CVDR49617_1Archiefverordening gemeente Baarn 1998nlregelingBaarn2018-10-16BaarnBaarns Weekblad, Gemeentenieuws, 26-8-2008Archiefverordening gemeente Baarn 1998Archiefwet 1995, artikelen 30, eerste lid, 31 en 32Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht1998-08-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-08-272013-06-13Nieuwe regelingRaadsbesluit nr. 64 van 1998GeenArchiefverordening gemeente Baarn 1998Nr. 64 van 1998De raad der gemeente Baarn;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 juli 1998gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995gehoord de commissie voor algemeen bestuurlijke zaken d.d. 11 augustus
1998b e s l u i t :vast te stellen de navolgendeVerordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de
archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht
op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).Hoofdstuk I Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1,
onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
c. de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel
31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemdegemeentearchivaris;e. beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van
dearchiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; f. beheerseenheid een door de burgemeester en wethouders als zodanig aan
te wijzen organisatie-onderdeel;g. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en
geraadpleegd.IIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats2De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de
archiefbewaarplaats van de gemeente Amersfoort. IIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2,
alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder.5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende
deskundig personeel voor werkzaamheden verbonden aan het beheer van de
gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.6eerste lidBurgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en
bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het
behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd.tweede lidHet eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere
belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden
aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende
bewaring in aanmerking komen.7Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.8Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van gemeentelijke organen die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.9Burgemeester en wethouders doen eenmaal per jaar aan de raad verslag
omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 20 van de
wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen
zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in
de artikelen 15 en 21. IVHet beheer van de archiefbewaarplaats10Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast
met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.11De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden
en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of
personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale
geschiedenis van belang kan worden geacht.12Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de
archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van
gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens
alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die
zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 13Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de
archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de
archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en verzamelingen. Hij
verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen,
afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden
gecollationeerd en geauthentiseerd. 14De uitvoering van onderzoek en verstrekkingen genoemd onder artikel 13
wordt vanwege de archivaris verricht door medewerkers van de
Gemeentelijke Archiefdienst Amersfoort. De daarmee gemoeide kosten
worden door die archiefdienst in rekening gebracht volgens het door de
gemeente Amersfoort gehanteerde tarief. Deze tariefopbrengsten komen de
archiefdienst ten goede.15De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en
wethouders over het door hem gevoerde beheer van de
archiefbewaarplaats.VToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden,
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats16De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden,
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt
overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan
gegeven voorschriften.17De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte
ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als
bedoeld in artikel 22 van de wet.18eerste lid De beheerder of de beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of
aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk
zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden
zijn opgenomen.tweede lidDe archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten
aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.19De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan
welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.20De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het
voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikgeving van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
21De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders
verslag betreffende uitoefening van het toezicht. VISlotbepalingen22De Archiefverordening van de gemeente Baarn 1997 wordt ingetrokken.23Deze verordening treedt in werking op de dag na die zij is
vastgesteld.24Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente
Baarn 1998.Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Baarn, gehouden op 26 augustus 1998de secretaris, de voorzitter,