Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2010 van de gemeente Ferwerderadiel

Behoort bij raadsbesluit dd. 16 december 2010, nr.68

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE

ACCOUNTANTSCONTROLE

OP DE

JAARREKENING 2010

VAN DE GEMEENTE FERWERDERADIEL

1. Inleiding

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole 2010 moet de gemeenteraad een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. De nadere invulling van het controleprotocol is de verantwoordelijkheid van het college.

• 1.1

  Object van controle

  Object van controle is de jaarrekening 2010 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2010 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel.

  1.2 Doelstelling

  Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2010 van de gemeente Ferwerderadiel.

  1.3 Wettelijk kader

  De Gemeentewet(GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

  In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is.

  De gemeenteraad heeft op 20 november 2003, gelet op art 213 Gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten, de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld.

  In de bijlage bij dit Controleprotocol is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Deze verordening is middels beslissing van 22 december 2009 door de raad opnieuw vastgesteld.

  1.4 Procedure

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt bij de jaarrekening een overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, de griffier, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder Financiën, sectorhoofd van de sector II en de beleidsmedewerker Financiën. In bijlage 3 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

  2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid èn rechtmatigheid)

  Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle, van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd worden door de door de raad benoemde accountant, gericht op het afgeven van een oordeel over:

• •

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• •

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen);

• •

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• •

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

  Met ingang van het rekeningjaar 2007 heeft het rijk single information en single audit (SISA) ingevoerd voor alle specifieke uitkeringen. Hiermee zijn de aparte accountantscontroles met bijbehorende controleprotocollen en verantwoordingsprotocollen voor deze specifieke uitkeringen vervallen. Hiervoor in de plaats moeten gemeenten voortaan een bijlage bij de jaarrekening opnemen met daarin de verantwoordingsinformatie over deze specifieke uitkeringen, voor zover de gemeente rijksmiddelen voor de betreffende specifieke uitkeringen ontvangt. In 2009 ging het voor onze gemeente om 15 specifieke uitkeringen. In het najaar 2010 heeft het ministerie de zogenoemde “kruisjeslijst” (concept) gepubliceerd, waarin per gemeente is aangegeven welke specifieke uitkeringen het betreft. Voor 2010 gaat het om 14 specifieke uitkeringen.

  In de onderstaande tabel zijn deze specifieke uitkeringen voor onze gemeente benoemd.

  Tabel: Specifieke uitkeringen gemeente Ferwerderadiel jaar 2010

  Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de kadernota Rechtmatigheid. adviezen van het Platform rechtmatigheid Provincies en Gemeenten en de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

  In de kaderbrief van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) d.d. 12 juli 2010 is het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole als volgt uitgewerkt:

  “Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of alle handelingen binnen de gemeente conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Het gaat om financiële beheershandelingen”

  Bovenstaande sluit in beginsel regels uit met betrekking tot handelingen en beslissingen van niet-financiële aard. Hierop dienen twee belangrijke nuances te worden aangebracht:

• 1.

  handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en – beheer van de gemeente. De ratio is dat niet-financiële handelingen wel kunnen leiden tot financiële risico’s waarvoor bijvoorbeeld een voorziening zou moeten worden gevormd;

• 2.

  de accountant gaat na of het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat ten opzichte van de jaarrekening. Zo worden de paragrafen in het jaarverslag niet op rechtmatigheidsaspecten getoetst. Wel wordt gekeken of het beeld dat in de paragrafen wordt gegeven niet botst met de jaarrekening.

  Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf.

  De inventarisatie bestaat uit:

• •

  externe wetgeving die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen;

• •

  gemeentelijke verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen;

• •

  raadsbesluiten, niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen;

• •

  collegebesluiten:

  Verplichte controle door de accountant:

  kaderstellende collegebesluiten, betrekking hebbend op financiële beheershandelingen, kunnen verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Indien het opstellen en nemen van een collegebesluit verplicht wordt gesteld, toetst de accountant alleen of het voorgeschreven besluit daadwerkelijk door het college is genomen. Indien de wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit stellen, wordt ook gecontroleerd of aan deze eisen is voldaan.

  Bij een eventuele controle op collegebesluiten zijn daarom drie varianten te onderscheiden:

• 1.

  de accountant toetst alleen of het besluit is genomen;

• 2.

  de accountant toetst of in het besluit ook de in de wet- en regelgeving voorgeschreven bepalingen zijn opgenomen;

• 3.

  de accountant toetst inhoudelijk of de bepalingen in het besluit adequaat zijn opgevolgd.

  Dit laatste is bijvoorbeeld het geval bij wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten, waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidstoets moet worden uitgevoerd, zoals bij de controle van verantwoordingen over de besteding van specifieke uitkeringen (bijv. eigen uitvoeringsregels betreffende de toepassing van de hardheidsclausule).

  Alle overige kaderstellende en uitvoerende collegebesluiten vallen niet standaard onder de door de accountant uit te voeren rechtmatigheidscontrole.

  Controle van collegebesluiten op verzoek van de raad:

  De gemeenteraad kan echter de behoefte hebben om (kaderstellende) collegebesluiten en door het college uitgevaardigde voorschriften door de accountant te laten toetsen in het kader van de rechtmatigheidscontrole.

  Als de raad de naleving van deze regelgeving wil laten toetsen zijn er twee opties:

• 1.

  de raad neemt een afzonderlijk besluit om één of meerdere collegebesluiten/regelgeving waartoe het college bevoegd is op te nemen in het normenkader voor de accountantscontrole van de jaarrekening. De accountant moet de naleving van deze regelgeving dan in de rechtmatigheidscontrole meenemen en geconstateerde fouten en/of onzekerheden in het oordeel meewegen;

• 2.

  de raad neemt een besluit om aan de accountant een aanvullende onderzoeksopdracht te verstrekken. De accountant rapporteert over de bevindingen naar aanleiding van deze onderzoeksopdracht in een afzonderlijk uit te brengen rapport van bevindingen.

  In de kaderbrief van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) van 12 juli 2010 adviseert het PRPG de gemeenteraden de suggestie om te kiezen voor optie 2. In situatie 1 zou de raad zich moeten afvragen of het toetsen van de regelgeving waar het college toe bevoegd is, zinvol is. Uiteindelijk heeft het college de mogelijkheid om te besluiten over aanpassing en /of afwijking van de eigen regelgeving. Indien de raad afwijkingen van de regelgeving van het college wil laten meewegen in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant ligt het meer voor de hand dat de raad de bevoegdheid betreffende deze regelgeving naar zicht toe trekt, bijvoorbeeld via een bepaling in de financiële verordening. De accountant gaat daarom na of de raad doelbewust kiest voor optie 1 dan wel, gezien deze overwegingen, niet alsnog de voorkeur geeft aan optie 2.

  De gemeente Ferwerderadiel heeft voor 2010 van bovengenoemde opties geen gebruik gemaakt.

  De geldende wet- en regelgeving voor de rechtmatigheid is uitgewerkt in een normenkader( bijlage 1.).

  3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de rechtmatigheid

  De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen. De accountant baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

  In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn de minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeente­raden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. De gemeenteraad van Ferwerderadiel heeft, middels de vaststelling van de Controleverordening ex. artikel 213 GW, voor 2010 de controletoleranties vastgesteld overeenkomstig de wettelijke minimumeisen. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement).

  De definitie van de goedkeuringstolerantie is:

  “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzeker­heden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”

  De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

  Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd:

  “De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voort­vloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen”

  Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De gemeenteraad van Ferwerderadiel heeft, middels de vaststelling van de Controleverordening ex. artikel 213 GW, voor 2010 de rapporteringstoleranties vastgesteld overeenkomstig de wettelijke minimumeisen.

  De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

  In het hierna opgenomen schema zijn de door de gemeenteraad vastgestelde goedkeurings­tolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen.

  De totale lasten van de begroting 2010 (t/m begrotingswijziging nr.65) bedragen € 18.345.859,00. Op basis van deze begroting betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 183.459,00 en een totaal van onzekerheden van circa € 550.376,00 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

  Hierbij moet worden opgemerkt dat begrotingswijzigingen vanaf nr. 66 en volgende ook nog doorwerken in het fouten- en onzekerheden bedrag. In de praktijk betekent dit dat bovengenoemde bedragen nog hoger zullen zijn.

  Hierbij dient te worden opgemerkt dat op basis van recente accountantswetgeving alle door de accountant gevonden fouten in de jaarrekening moeten worden gecorrigeerd, voor zover dit (economisch rationeel) mogelijk is. Niet-gecorrigeerde fouten moeten aan de raad worden gerapporteerd in het verslag van bevindingen.

  4. Normstelling rechtmatigheid

  4.1 Inleiding

  In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.

  In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

• 1.

  het begrotingscriterium;

• 2.

  het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

• 3.

  het voorwaardencriterium.

  In de volgende paragrafen wordt de normstelling voor de rechtmatigheidscontrole beschreven. In paragraaf 5 wordt de reikwijdte van de controle van de accountant ten aanzien van bovengenoemde criteria beschreven. Deze punten heeft het college op basis van een plan van aanpak uitgewerkt.

  4.2 Begrotingscriterium

  Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als:

  “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”

  Het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten noemt hieromtrent in de Kadernota Rechtmatigheid d.d. 12 juli 2010 de volgende mogelijkheden inzake begrotingsoverschrijdingen en de consequenties daarvan voor het accountantsoordeel:

  Kostenoverschrijdingen

  In die gevallen dat er geen nader beleid is gesteld, geldt het uitgangspunt dat kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten en kostenoverschrijdingen bij open-einde regelingen door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende accountantsverklaring kan worden gegeven wordt betrokken. Voorwaarde is wel dat deze kostenoverschrijdingen dan goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.

  Hiernaast zijn er nog budgetafwijkingen welke weliswaar in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij zeer duidelijk is dat aanzienlijk minder prestaties zijn geleverd c.q. activiteiten zijn ontplooid dan in de financiële begroting specifiek als doelstelling was aangegeven en welke niet in de jaarrekening zijn toegelicht. Deze vormen een aparte categorie “begrotingsoverschrijdingen”.

  Het gaat hier om afwijkingen van beoogde prestaties en niet om financiële budgetafwijkingen c.q. niet financiële informatie die de accountant soms wel waarneemt, maar waarop hij niet standaard toetst. Indien de accountant dit waarneemt heeft dit geen gevolgen voor de strekking van de accountantsverklaring. Wel kan de accountant deze waarnemingen opnemen in zijn verslag van bevindingen.

  4.3 M&O criterium

  Onder misbruik wordt verstaan:

  Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

  Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:

  Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

  De accountant richt zich in zijn controle op :

• •

  toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen.

• •

  de accountant zal in zijn onderzoek er op moeten toezien dat het M&O-beleid, gelet op de mogelijkheden die er zijn, voldoende actueel is.

  Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten M&O beleid vastgelegd.

  Aangezien voor bestaande procedures moet worden getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn genomen, is de veronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording.

  4.4 Voorwaardencriterium

  Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving.

  De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:

• •

  algemeen. Dit zijn over het algemeen de begripsbepalingen en slotbepalingen;

• •

  termijnbepalingen. Dit zijn bepalingen, waarin termijnen, zijn gesteld voor betaling, indienen van stukken etc.;

• •

  administratieve bepalingen. Dit zijn veelal procedurele bepalingen over bijvoorbeeld een incassoprocedure en het voeren van een administratie;

• •

  bevoegdheden; Deze bepalingen regelen de bevoegdheden van functionarissen of organen zoals bijv. raad of college;

• •

  bewijsstukken. Dit kunnen aanvraagformulieren of bewijsstukken zijn die derden moeten kunnen overleggen in het kader van de verordening;

• •

  recht. In deze bepalingen is aangegeven wie, onder welke voorwaarden recht heeft op bijvoorbeeld een subsidie of vergoeding van de gemeente. Het gaat ten alle tijde om harde bepalingen waarbij 'sanctie' bestaat dat het recht wordt ontnomen;

• •

  hoogte. Hoogte heeft betrekking op tarieven, formules en andere criteria die aangeven welke voorwaarden over hoogte zijn opgenomen. Het gaat hier om de spelregels van de berekening;

• •

  duur. Bij duur gaat het om termijnen van verstrekking, toekenning of werkingsperiode;

• •

  hardheidsclausules. Veel verordeningen en besluiten geven het college de bevoegdheid om te besluiten over een aanvraag of toekenning indien de verordening hierin niet voorziet.

  De exacte invulling verschilt per wet, regeling, verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. In bijlage 1 zijn per proces de externe regels opgenomen, die de accountant in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Dit is het normenkader.

  Het normenkader bestaat uit een overzicht van de geldende externe regelgeving en eigen regelgeving met betrekking tot financiële beheershandelingen. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de accountantscontrole moet het worden geoperationaliseerd. Dit gebeurt via een toetsingskader. Zie hiervoor bijlage 2.

  Bij het toetsingskader is het van belang aan te geven welke bepalingen van de regelgeving uit het normenkader relevant zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Dit betreft uitsluitend de bepalingen waaraan financiële consequenties zitten. Het college heeft derhalve voor de interne en externe regels in kaart gebracht welke bepalingen een financiële consequentie hebben en welke niet.

  Voor de accountantscontrole van de jaarrekening is tevens een koppeling van de externe en gemeentelijke regelgeving aan de jaarrekeningposten (balans en exploitatie) nodig.

  De accountantscontrole van de jaarrekening geschiedt top-down:

• 1)

  de jaarrekening vormt het controleobject waarbij de verklaring wordt afgegeven;

• 2)

  per jaarrekeningpost (balans en exploitatie) wordt het onderliggende bedrijfsproces benoemd;

• 3)

  per bedrijfsproces wordt de onderliggende externe en gemeentelijke regelgeving benoemd;

• 4)

  binnen deze regelgeving wordt het toetsingskader benoemd (de financiële regels dus).

  De genoemde zaken onder punt 3 en 4 zijn nader uitgewerkt in de eerder genoemde bijlage 1: het zogenaamde normenkader. Hierin is een overzicht van de koppeling van de bedrijfsprocessen met de regelgeving opgenomen, inclusief een indicatie van de gemoeide bedragen in de jaarrekening 2010 (Bron: begroting 2010).

  Bovendien is in de laatste kolom van het overzicht de relatieve grootte van de geldstromen ten opzichte van de totale exploitatie van uw gemeente aangegeven. Zo betreffen bijvoorbeeld de salarissen circa 15 % van de totale lasten van de gemeente.

  De accountantscontrole zal zich primair richten op de processen met de grotere geldstromen (hogere percentages). De accountantscontrole op de processen met relatief kleinere geldstromen (lagere percentages) geschiedt op basis van risicoanalyse voor zowel de getrouwheid, als de rechtmatigheid.

  Mocht evenwel blijken dat de afwijking van formele voorschriften toch financiële consequenties heeft, dan dient het college dit te melden aan de raad en aan de accountant. De raad kan dan alsnog de afwijking goedkeuren. Een dergelijke aanpak kan slechts incidenteel of tijdelijk zijn, letter en praktijk moeten zo snel mogelijk met elkaar in overeenstemming worden gebracht.

  5. Reikwijdte accountantscontrole

  • 5.1

    Rechtmatigheid

    Begrotingscriterium en M&O criterium

• •

  Zie paragraaf 4.2 en 4.3

  Voorwaardencriterium

  • o

    de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Externe regelgeving (financiële regelgeving)” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten” is opgenomen (bijlage 1 “Het normenkader”). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

  • o

    De naleving van de interne kaders zoals opgenomen in de kolom “Interne regelgeving” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten” (zie bijlage 1 “Het normenkader”). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de recht, hoogte en duur (zie bijlage 2 “Het toetsingskader”) bepalingen van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.

  • o

    Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normen- en/of toetsingskader niet juist of compleet is, dan geeft het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf aan welke regels het betreft en hoe zij van het normenkader naar het toetsingskader is gekomen. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.

  • o

    Collegebesluiten maken geen onderdeel uit van het normen- en toetsingskader en daarmee ook niet voor de oordeelsvorming van de accountant, met twee uitzonderingen ( zoals omschreven in hoofdstuk 2 van dit protocol).

    5.2. Getrouwheid

    Ten aanzien van getrouwheid doet de accountant de werkzaamheden als contractueel overeengekomen. De toleranties zijn in paragraaf 2 van dit protocol verwerkt.

    6. Rapportering accountant

    De accountant rapporteert naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole op de wijze als aangegeven in bijlage 4.

    Conform het gestelde in de Verordening op de controle van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ferwerderadiel (artikel 7, lid 1; ex. art 213 Gemeentewet) zal de accountant contact met de raad opnemen indien uit omstandigheden blijkt dat misschien geen goedkeurende accountantsverklaring kan worden verstrekt.

    Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

    Interim-controles

    In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt verslag uitgebracht aan het college. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportagewensen – ook aan de gemeenteraad gerapporteerd in de rapportage van de accountant bij de jaarrekening.

    Verslag van bevindingen

    Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

    Uitgangspunten voor de rapportagevorm

    Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht, gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in dit Controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

    Accountantsverklaring

    In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

    Bijlagen:

• 1.

  Het normenkader rechtmatigheid

• 2.

  Het toetsingskader rechtmatigheid

• 3.

  Communicatie en periodiek overleg

• 4.

  Rapportage

  Bijlage 3 Communicatie en periodiek overleg

  Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2010.

  Bijlage 4 Rapportage

  De volgende standaard rapportagevormen worden onderkend:

  1 De belangrijke bevindingen uit de interim-controle worden ook aan de gemeenteraad gemeld.