Regeling Evenementenfonds gemeente Houten 2020

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  Aanvraagformulier: het vastgestelde aanvraagformulier ‘Evenementenfonds Houten’, waarop de aanvrager zijn evenement kan vermelden en toelichten.

• -

  Aanvrager: rechtspersoon zonder winstoogmerk (volgens de inschrijving bij de Kamer van Koophandel) met economische of maatschappelijke binding met de gemeente Houten, die voornemens is voor de inwoners van de gemeente Houten een evenement uit te voeren.

• -

  Toetsingscommissie: De commissie die de aanvragen aan het evenementenfonds beoordeelt.

• -

  Besluit: het besluit van het college van B&W tot subsidieverlening, tot subsidieweigering, subsidievaststelling of andersluidend.

• -

  Evenement: een evenement is een gebeurtenis die verplaatsbaar is en waarbij muziek, kunst, cultuur, sport, wetenschap of een combinatie van deze centraal staat. Een evenement in het kader van deze regeling dient publiek toegankelijk te zijn.

Artikel 2 Beleidsdoelstelling

De regeling heeft tot doel bij te dragen aan evenementen die beeldbepalend en identiteitsversterkend zijn, óf worden, voor Houtenaren. De evenementen die de gemeente met het evenementenfonds wil ondersteunen zijn primair gericht op inwoners van Houten, secundair op bezoekers van buiten Houten. Het kunnen bestaande evenementen zijn, maar ook nieuwe.

Het is belangrijk dat deze evenementen een bijdrage leveren aan het versterken van het gevoel van trots en de identiteit van inwoners van Houten. Daarnaast verdient het aanbeveling wanneer een evenement het woon- en leefklimaat in Houten versterkt en bezoekers en bestedingen in Houten optimaliseert waarmee het evenement tevens een impuls aan de lokale werkgelegenheid geeft.

Artikel 3 Doelgroep

Subsidie wordt verstrekt aan Houtense organisaties die evenementen voor de inwoners van de gemeente Houten organiseren.

Artikel 4 Subsidieplafond

Het college stelt jaarlijks het subsidieplafond voor deze subsidieregeling vast. Het maximaal per jaar aan subsidie te verstrekken bedrag wordt gelijk verdeeld over twee subsidietranches. Aanvragen die dit plafond overschrijden worden slechts ten dele gehonoreerd of geweigerd, tenzij het college anders bepaalt.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

In het kader van de regeling subsidieert de gemeente beeldbepalende en identiteitsversterkende evenementen in de gemeente Houten (zie artikel 2); evenementen die in eerste instantie gericht zijn op de eigen inwoners. De evenementen kunnen mogelijk ook bezoekers van buiten Houten aantrekken. De evenementen leveren een bijdrage aan de profilering van Houten en versterken het gevoel van trots en identiteit van inwoners. De evenementen zijn terugkerend van aard, of hebben de intentie om dit te worden.

Het kan zowel gaan om seizoensgerelateerde evenementen die levendigheid brengen in een commerciële omgeving als om evenementen van culturele aard. Evenementen die sec gericht zijn op het uitoefenen van een sport komen niet in aanmerking voor subsidie, evenals de vaste programmering van culturele podia.

Terugkerende evenementen in Houten komen alleen in aanmerking voor subsidie wanneer het evenement zich blijft ontwikkelen. Deze ontwikkeling houdt bijvoorbeeld in het uitbreiden of veranderen van de activiteiten, of het aantrekken van nieuwe doelgroepen. Voor deze evenementen dient elke keer een nieuwe aanvraag te worden gedaan.

Voor nieuwe evenementen geldt dat ze eerst andere fondsen dienen aan te spreken, zoals het Cultuurfonds, het Sportfonds of Ons Fonds, en pas in tweede instantie aanspraak kunnen maken op een bijdrage uit het Evenementenfonds.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Een subsidieaanvraag moet voldoen aan de richtlijnen en verplichtingen van de geldende Algemene Subsidieverordening. Een aanvrager moet een volledig ingevuld aanvraagformulier en de bijbehorende bijlagen insturen gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Dit formulier is te vinden op www.houten.nl/subsidies.

De subsidieaanvraag bestaat uit:

• -

  Een activiteitenplan: in het activiteitenplan beschrijft de aanvrager:

  • o

    de activiteiten waarmee inwoners/bezoekers aangetrokken worden

  • o

    hoe de activiteiten/het evenement passen binnen de subsidievoorwaarden en voldoen aan de criteria (zie artikel 8), waarbij nadrukkelijk wordt ingegaan op de onderwerpen ‘beeldbepalend en identiteitsversterkend: evenement levert een bijdrage aan de profilering van Houten en versterken het gevoel van trots en identiteit van inwoners van Houten’.

  • o

    Het marketing- en communicatieplan met betrekking tot de activiteiten, inclusief een bezoekersprofiel en inschatting van het aantal bezoekers.

• -

  Een planning: de aanvrager geeft met een planning aan wanneer, hoe en waar welke activiteit wordt verricht.

• -

  Begroting: de aanvrager geeft de totale kosten die samenhangen met de activiteiten per kostenpost weer. Daarnaast moet uit de begroting duidelijk worden op welke wijze de kosten worden gefinancierd. De eigen bijdrage, inkomsten en de bijdrage door co-financiers (zoals partnerbijdragen en andere subsidiënten) moeten duidelijk worden weergegeven.

• -

  Statuten/rechtspersoonlijkheid (KvK- registratie)

Artikel 7 Indiening en Indieningstermijn subsidieaanvraag

Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college, gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Dit formulier is te vinden op www.houten.nl/subsidies. Aanvragen die op een andere wijze worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

Jaarlijks zijn er 2 subsidietranches. De deadlines voor het indienen van de aanvragen voor het volgende jaar worden jaarlijks uiterlijk op 1 december bekendgemaakt via www.houten.nl/evenementenfonds.

Na (tijdige en complete) ontvangst van de subsidieaanvraag worden de subsidieaanvragers ieder afzonderlijk uitgenodigd om een korte ‘elevator pitch’ te geven aan een afvaardiging van de toetsingscommissie: een presentatie waarin in 5 minuten het belang van het evenement wordt toegelicht, gevolgd door 10 minuten gelegenheid voor vragen van de commissieleden aan de aanvragers. De aanvraag én presentatie wordt als één geheel door de toetsingscommissie beoordeeld.

In het geval de subsidieaanvraag niet vóór de hiervoor genoemde deadlines is ontvangen wordt de subsidieaanvraag afgewezen. Indien er ondanks een verzoek tot aanvulling van de stukken, stukken blijvend ontbreken of er geen presentatie gegeven wordt, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

De aanvraag moet per tranche worden ingediend: er mag niet met één aanvraag voor twee of meer opvolgende tranches worden aangevraagd.

Uiterlijk vier weken na de indieningsdeadline neemt het college een besluit.

Artikel 8 Beoordeling en verlening

Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken of de aanvraag volledig is en of deze voldoet aan de in deze regeling genoemde eisen en toetsingscriteria en verplichtingen. Het verkrijgen van een vergunning voor het evenement is voorwaarde voor het daadwerkelijk verlenen van de subsidie.

Alleen aanvragen die aan alle voorwaarden voor de evenementenvergunning voldoen, waaronder eisen in het kader van openbare orde en veiligheid, komen in aanmerking voor subsidie.

Tevens moet de aanvraag ‘voldoende vertrouwen’ geven in de kwaliteit, de financiën en de uitvoerbaarheid van het evenement. Denk hierbij aan de productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen binnen het (culturele) veld.

8.1Toetsingscommissie

De toetsing van de aanvragen is belegd bij een toetsingscommissie. De toetsingscommissie geeft een inhoudelijke en financiële beoordeling van de aanvragen voor het Evenementenfonds en brengt een advies uit. De toetsingscommissie bestaat uit:

• -

  Beleidsmedewerker Economische Zaken/projectleider citymarketing - gemeente Houten

• -

  Beleidsmedewerker Cultuur - gemeente Houten

• -

  Portefeuillehouder Economische Zaken/citymarketing – gemeente Houten

• -

  Portefeuillehouder Cultuur – gemeente Houten

8.2 Subsidie-eisen

Om voor subsidie in aanmerking te komen moet het evenement/de aanvrager verder aan de volgende eisen voldoen:

• 1.

  het evenement vindt plaats in de gemeente Houten (stedelijke kern of buitengebied);

• 2.

  het evenement past in de evenementenkalender, en draagt bij aan een goede spreiding van evenementen over Houten, kijkend naar locatie en moment in het jaar;

• 3.

  de totale begroting van het evenement is gedekt: er is een minimale cofinanciering uit andere inkomstenbronnen dan het Evenementenfonds Houten van 50%;

• 4.

  het evenement heeft geen winstoogmerk: de resultaten vloeien terug in de activiteiten.

• 5.

  de aanvrager heeft een maatschappelijke dan wel economische binding met Houten.

8.3 Beoordeling door de toetsingscommissie

De toetsingscommissie beoordeelt de aanvragen op onderstaande criteria en in relatie tot het bestaande en gewenste aanbod in Houten. Er zijn twee primaire criteria, namelijk:

• 1.

  Een evenement moet een aspect van de Houtense identiteit op een positieve manier belichten of versterken; daarbij gaat het bijvoorbeeld om het zichtbaar of beleefbaar maken van:

• -

  Houtens erfgoed of oude geschiedenis.

• -

  Recente Houtense geschiedenis

• -

  De Houtense stedenbouwkundige opzet of landschap.

• 2.

  Inwoners zelf zijn ook een belangrijk deel van de identiteit. Daarom moet een evenement het Houtense talent op een goede manier neerzetten.

Als wordt voldaan aan de primaire criteria kan het evenement in aanmerking komen voor subsidie. In welke mate dat het geval is wordt bepaald aan de hand van de score op de secundaire criteria:

• -

  Een evenement draagt bij aan een aantrekkelijke leefomgeving voor Houtense inwoners.

• -

  Een evenement moet (deels) voor en door Houtense inwoners, organisaties of ondernemers worden georganiseerd.

• -

  Een evenement moet ontmoeting en levendigheid stimuleren.

• -

  Er wordt samengewerkt met lokale maatschappelijke organisaties.

• -

  Duurzaamheid (mate waarin aantoonbaar maatregelen zijn getroffen om het evenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren.

8.4 Scoring en verlening

• 1.

  De toetsingscommissie geeft een prioritering aan op basis van inhoudelijke motivering van de aanvragen.

• 2.

  Beoordeling per criterium met een score van 0 t/m 5.

• 3.

  Aanvragen die een 0 scoren op één of meerdere van de primaire criteria komen niet voor subsidie in aanmerking.

• 4.

  Aanvragen die positief scoren op beide primaire beoordelingscriteria worden verder beoordeeld op de overige criteria.

• 5.

  Naar volgorde van totale scoring op primaire en secundaire criteria (van hoog naar laag) wordt subsidie verleend.

• 6.

  Als het (resterende) budget onvoldoende honorering van de volgende aanvragen toelaat zal de toetsingscommissie beoordelen wat het best bijdraagt aan de doelstellingen van het Evenementenfonds en een optimale besteding van het beschikbare budget: een gedeeltelijke verlening van voorliggende aanvraag, dan wel verlening van de dan volgende aanvraag/aanvragen.

• 7.

  Subsidie waarop geen aanspraak is gemaakt wordt toegevoegd aan het beschikbare subsidiebudget van het lopende jaar.

Artikel 9 Weigeringsgronden

Naast de in artikel 9 van de Algemene subsidieverordening genoemde weigeringsgronden kan de subsidie worden geweigerd als:

• a.

  met de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, is begonnen voordat de aanvraag is ontvangen;

• b.

  aannemelijk is dat de activiteiten ook zonder subsidie en zonder een belangrijke vertraging zouden worden uitgevoerd;

• c.

  de activiteiten een privébelang of een commercieel belang dienen.

Artikel 10 Hoogte subsidie

De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 50% van de totale subsidiabele kosten met een maximum van het subsidieplafond per tranche.

Artikel 11 Verplichtingen

• 1.

  Naast de algemene en bijzondere verplichtingen, genoemd in artikel 11 respectievelijk artikel 12 van de Algemene subsidieverordening zijn de verplichtingen, genoemd in de Subsidieregeling beoordelingscriteria en verplichtingen van toepassing

• 2.

  De subsidiecoördinator kan andere of nieuwe verplichtingen aan de subsidiebeschikking verbinden, indien het onderwerp of de te dienen belangen dat nodig of wenselijk maken.

Artikel 12 Vaststelling en uitbetaling

Binnen drie maanden na beëindiging van het evenement dient de aanvrager een aanvraag tot subsidievaststelling bij de gemeente Houten in te dienen. Dit verzoek dient te voldoen aan de Algemene subsidieverordening en vergezeld te gaan van:

• a.

  Een inhoudelijke rapportage, in woord en beeld, inclusief de waardering van de activiteiten door publiek en media.

• b.

  Een financiële rapportage die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Houten.

• c.

  Een bezoekersanalyse: aantallen en herkomst.

De vaststelling vindt plaats binnen 6 weken na indiening van de aanvraag tot subsidievaststelling. Betaling vindt plaats binnen twee weken na verzending van de beschikking tot subsidievaststelling.

Artikel 13 Evaluatie

Het beleid in welk kader deze subsidieregeling wordt ingezet, wordt na afronding van de eerste volledige subsidiecyclus geëvalueerd (uiterlijk 1 januari 2020). De evaluatie kan leiden tot aanpassing van deze regeling.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1.

  Deze subsidieregeling treedt in werking 1 dag na publicatie. .

• 2.

  Deze subsidieregeling wordt aangehaald als “Regeling Evenementenfonds”

Houten, 5 november 2019,

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

de secretaris,

A. J. Barink

de burgemeester,

G.P. Isabella