Organisatie | Noordoostpolder |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemene subsidieverordening Noordoostpolder 2011 |
Citeertitel | Algemene subsidieverordening gemeente Noordoostpolder 2011 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door de Algemene subsidieverordening Noordoostpolder.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-04-2011 | 01-07-2017 | Nieuwe regeling | 24-03-2011 Gemeenteblad 5, Flevopost 30-03-2011 | 2011-1902 | |
15-06-2008 | 02-04-2011 | Nieuwe regeling | 29-05-2008 Gemeenteblad 5, Flevopost 09-06-2008 | 2008-7273 |
Paragraaf 1. Algemene bepalingen.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen.
In deze verordening wordt verstaan onder:
uitvoeringsovereenkomst: de overeenkomst die in de zin van artikel 4:36 van de Wet tussen de instelling en het college wordt gesloten ter uitwerking van de beschikking tot subsidieverlening. In een uitvoeringsovereenkomst worden in ieder geval aangegeven: de looptijd van de subsidie, de beoogde prestaties en de doelgroep(en) met betrekking tot de te ontwikkelen activiteiten en te verrichten prestaties;
Artikel 4. Weigering- en beëindiginggronden.
De structurele subsidieverstrekking aan een instelling kan op grond van algemene financiële of beleidsinhoudelijke overwegingen worden beëindigd of verminderd op grond van een door het college te nemen besluit. Het college stelt de instelling tenminste zes maanden voorafgaand aan het subsidiejaar waarop het besluit betrekking heeft, schriftelijk in kennis van het voornemen tot dit besluit.
Als soorten van subsidie worden onderscheiden:
- waarderingssubsidie: een subsidie die is gericht op het realiseren van binnen het gemeentelijke beleid passende activiteiten uitgevoerd door een niet professionele instelling. Dit door middel van een nader door het college te bepalen bedrag.
Waarderingssubsidie wordt bij verlening vastgesteld;
- structurele activiteitensubsidie: een subsidie om activiteiten van structurele aard uit te voeren;
- budgetsubsidie: een subsidie waarbij de instelling een bedrag krijgt toegewezen om een van tevoren overeengekomen takenpakket uit te voeren. Eén en ander wordt vastgelegd i een n uitvoeringsovereenkomst.
Artikel 7. Subsidiabele kosten.
Paragraaf 2. De aanvraag om subsidieverlening.
Artikel 9. Tijdstip indiening aanvraag.
Indien een aanvraag tot subsidieverlening niet op de in lid 1 genoemde tijdstippen is ingediend zal het college besluiten deze aanvraag niet in behandeling te nemen. Dit geldt eveneens voor aanvragen die weliswaar tijdig maar niet volledig zijn ingediend. Alvorens hiertoe te besluiten geeft de instelling een termijn waarbinnen men het verzuim kan herstellen. Indien daaraan binnen de gestelde termijn niet is voldaan, besluit het college de aanvraag niet in behandeling te nemen.
Artikel 10. Vereisten aanvraag.
Naast de in lid 1 genoemde gegevens bevat een aanvraag voor een structurele activiteitensubsidie tevens:
een opgave van de met de instelling gelieerde instellingen, alsmede van de aard van de betrekkingen met die instellingen.
Het in het eerste lid onder f. bedoelde verslag bevat een verslag van het meest recente boekjaar alsmede een door het bestuur van de instelling gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting daarop.
Daarnaast bevat de aanvraag tot subsidieverlening een beschrijving van de beoogde resultaten en effecten van de activiteiten in relatie tot de gestelde doelen, uitgedrukt in meetbare eenheden.
Naast de in het eerste en tweede lid genoemde gegevens bevat een aanvraag om een budgetsubsidie tevens:
het in het eerste lid onder f. bedoelde financiële verslag bevat een verslag van het meest recente boekjaar. Dit verslag bevat ten minste een door het bestuur van de instelling gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting daarop.
Paragraaf 3. Verplichtingen van de subsidieontvanger.
Artikel 12. Administratie en verzekering.
Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:37 van de wet legt het college de subsidieontvanger de volgende verplichtingen op:
de instelling verleent aan het college of aan de door hen aangewezen personen desgevraagd inzage in de administratie en verstrekt inlichtingen die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie en / of voor het naleven van de voorschriften die aan de subsidieverstrekking zijn verbonden;
Artikel 13. Overige verplichtingen.
Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:38 van de wet legt het college subsidieontvangers in ieder geval de volgende verplichtingen op:
De instelling dient er zorg voor te dragen, dat waar de activiteiten plaatsvinden in een ruimtelijke voorziening:
a. deze waar mogelijk en nodig geschikt is voor de in zijn bewegingen beperkte mens;
b. de openstellingen zo veel mogelijk afgestemd zijn op de wensen, behoeften of mogelijkheden van de doelgroep(en) en de organisatoren en deelnemers van gesubsidieerde activiteiten.
a. Indien een instelling wordt opgeheven dient het bestuur daarvan onmiddellijk schriftelijk kennis te geven aan het college;
b. Bij liquidatie zijn de voorschriften omtrent de verantwoording alsmede die betreffende de vaststelling van de subsidie van overeenkomstige toepassing;
c. Een met subsidie verworven batig liquidatiesaldo dient, met toepassing van het bepaalde in artikel 4:41 van de wet, zo spoedig mogelijk aan de gemeente te worden terugbetaald tot maximaal het bedrag dat in totaliteit over de laatste vijf jaren aan subsidie is verstrekt.
Paragraaf 4. Reserves, voorzieningen en afschrijvingen.
Artikel 15. Egalisatie- / risicoreserve.
Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41, lid 1 sub b, wordt door het college vastgesteld.
Het vormen dan wel het voeden van een egalisatiereserve met verleende subsidie, is uitsluitend mogelijk wanneer de structureel gesubsidieerde instelling een positief jaarresultaat heeft en voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
Artikel 17. Bestemmingsreserve.
Het vormen van, dan wel het doen van toevoegingen aan, een bestemmingsreserve met subsidie is uitsluitend mogelijk wanneer de structureel gesubsidieerde instelling een positief jaarresultaat heeft en voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt.
Paragraaf 6. Vaststelling van de subsidie.
Artikel 22. Aanvraag tot vaststelling.
Het in het eerste lid genoemde financieel verslag bevat:
bij een subsidie hoger dan € 50.000,- een beoordelingsverklaring uitgebracht naar aanleiding van het onderzoek van de jaarstukken en van de administratie van de organisatie, waarbij expliciet is vermeld of de verstrekte voorschotten zijn besteed overeenkomstig het bepaalde in of krachtens de Algemene Subsidieverordening Noordoostpolder 2011 en waarin aandacht wordt besteed aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de middelen in relatie tot de uitgevoerde activiteiten en de gerealiseerde prestaties.
Indien feiten of omstandigheden als bedoeld in artikel 4:46 lid 2 van de wet aanleiding geven tot een lagere vaststelling van de subsidie over het betreffende jaar, vindt verrekening zo mogelijk plaats door inhouding op de voorschotbetalingen in het jaar waarin het besluit tot subsidievaststelling wordt genomen. Indien dit niet mogelijk is gezien het tijdstip van het jaar waarin laatstgenoemd besluit wordt genomen geschiedt verrekening zo mogelijk door inhouding van het verschuldigde bedrag op de voorschotbetalingen in het eerstvolgende subsidiejaar. In de beschikking tot voorschotbetaling wordt een voorbehoud gemaakt dat een terugvorderingbesluit als bedoeld in dit artikellid kan worden genomen.
Het college kan, in bijzondere gevallen, een artikel of artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing gelet op het belang van de aanvrager of subsidieontvanger leidt tot onbillijkheid van overwegend aard. Het van toepassing verklaren van dit artikel wordt gemotiveerd in het besluit en hiervan wordt periodiek verslag gedaan aan de Raad
Veel van de beleidsdoelstellingen die de gemeente in haar plannen heeft opgenomen gaat zij niet zelf uitvoeren maar laat dat over aan allerlei soorten instellingen. Dat kunnen zowel vrijwilligersorganisaties als professionele organisaties zijn. Om de uitvoering van haar beleid over te kunnen dragen aan die organisaties moet er een ‘wettelijk kader’ zijn in de vorm van een Algemene Subsidie Verordening (ASV). Deze ASV is de basis voor het verstrekken van subsidie aan tientallen grotere en kleinere organisaties. De hoogte van de subsidie varieert van € 55 tot bijna een miljoen euro!
Een ASV is vooral een juridisch stuk waarin de ‘algemene regels (procedures) staan’: op basis van de ASV kan niet worden opgemaakt of men in aanmerking komt voor subsidie en zo ja, wat er wordt gekregen en onder welke voorwaarden. Een ASV is meestal geen ‘lekker lezend stuk’ en daarom vindt er dus een ‘praktische vertaling plaats’ in de vorm van subsidieaanvraagformulieren. Verder zullen artikelen uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) waarnaar in de ASV wordt verwezen, in kaders in de tekst van de ASV worden opgenomen. De Awb is namelijk de juridische basis voor alle documenten die in het bestuursrecht worden gebruikt.
Gemeenschappelijke regelingen vallen niet onder het subsidiebeleid, regionale instellingen die vanuit meerdere gemeenten worden gesubsidieerd vallen met betrekking tot hun vanuit onze gemeente ontvangen subsidie onder ons subsidiebeleid en wet- en regelgeving.
Een beknopte toelichting op de ASV per artikel.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen.
Alle belangrijke begrippen moeten daarin zijn opgenomen.
Van belang: het college voert uit wat door de raad op hoofdlijnen is besloten:
Artikel 2. Reikwijdte van de verordening/bevoegdheid.
De ASV is van toepassing op alles subsidieaanvragen. ‘Donaties’ en ‘giften’ zijn niet bekend binnen het bestuursrecht en moeten dan ook worden beschouwd als subsidies en moeten voldoen aan de daaraan gestelde voorwaarden! In dit artikel staan de beleidsterreinen opgenomen waarop de ASV van toepassing is. Daarin neemt de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (de Wmo) een belangrijke plaats in. Verder hebben zowel de raad als het college gelegenheid in te springen op nieuwe ontwikkelingen.
Artikel 3. Rechtspersoonlijkheid/rechtsbevoegdheid.
Als een subsidieaanvrager geen ‘rechtspersoonlijkheid met volledige rechtsbevoegdheid’ bezit zijn de bestuursleden hoofdelijk aansprakelijk als ‘er iets mis gaat’. Om dat soort ‘ongelukken’ te voorkomen wordt er als uitgangspunt alleen maar subsidie verstrekt aan stichtingen en verenigingen die beschikken over statuten die ‘bij de notaris zijn gepasseerd’. Alleen in uitzonderingsgevallen kan een ‘groep van (minimaal twee) natuurlijke personen’ subsidie ontvangen maar dan zijn die personen zelf persoonlijk aansprakelijk voor het geval een activiteit bijvoorbeeld ‘letterlijk (of figuurlijk) in het water valt’ en voor de daaruit voortvloeiende (meestal nadelige) financiële gevolgen.
De personen op wier naam een beslissing tot het geheel of gedeeltelijk toekennen van de subsidieaanvraag is gesteld, zijn persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de aan de naleving van de aan het subsidiebesluit verbonden verplichtingen.
Artikel 4. Weigering- en beëindiginggronden.
In dit artikel staan wat algemene weigering- en beëindiginggronden. Van belang is vooral dat er enige zekerheid moet zijn dat de subsidie ook werkelijk aan de bedoelde activiteiten zal worden besteed en dat ‘alles ophoudt’ als er onvoldoende geld beschikbaar is. Verder is hier geregeld dat de gemeente geen financiële garantsteller is als subsidies van ‘hogere overheden’ lager uitvallen dan verwacht.
Artikel 5. Vaststelling verstrekkingennota en subsidieplafonds.
Jaarlijks stelt het college de subsidieplafonds vast. Voor vooral professionele instellingen is het belangrijk zo vroeg mogelijk te weten van welk subsidiebedrag zij, natuurlijk onder het voorbehoud van het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad, uit kunnen gaan voor het daarop volgende jaar. De subsidieplafonds worden per functie/product vastgesteld en bekend gemaakt. Het subsidiebudget is vaak toch bepalend m.b.t. welke activiteiten kunnen worden gerealiseerd! Deze ‘verstrekkingennota’ geeft duidelijke richtlijnen aan waaraan de subsidieaanvrager zich qua financiële grenzen hoort te houden. Daarmee wordt al bij de subsidieaanvraag voorkomen dat er begrotingsoverschrijdingen gaan plaatsvinden: de hoogte van de aanvraag moet passen binnen het aangegeven maximum. Als niet aan die voorwaarde wordt voldaan krijgt een subsidieaanvrager 4 weken de tijd de begroting aan te passen aan het aangegeven maximum.
Er zijn twee soorten subsidies: de structurele en de incidentele. Om een duidelijk verschillende aanpak te kunnen realiseren tussen de vrijwilligersorganisaties en de professionele instellingen, is er binnen de categorie ‘structurele subsidies’ een scheiding aangebracht tussen de waarderingssubsidies, de structurele activiteitensubsidies en de budgetsubsidies.
De waarderingssubsidies zijn gericht op de vele tientallen vrijwilligersorganisaties die een subsidiebedrag ontvangen dat varieert van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s. De afhandeling wordt zo sterk mogelijk vereenvoudigd, verlenen en vaststellen van de subsidie kan in één handeling gebeuren, en de subsidie wordt verleend op basis van ‘genormeerde bedragen’: vaste bedragen als tegemoetkoming in de kosten. De aanvraag en de verantwoording worden zo ‘simpel mogelijk gehouden’. Het is de opzet op zo kort mogelijke termijn over te gaan tot het verstrekken van de waarderingssubsidie over een langere periode: van halfweg de lopende tot halfweg de volgende raadsperiode. Door dit systeem wordt de administratieve last voor de vrijwilligersorganisaties (en de ambtelijke organisatie) aanzienlijk beperkt zonder dat daardoor een relevant financieel risico gaat ontstaan gezien de hoogte van de subsidiebedragen.
De verlening van de subsidie en de vaststelling er van worden gescheiden afgehandeld en de verantwoording is zwaarder dan bij de waarderingssubsidies het geval is. Zo moeten er activiteitenplannen worden opgesteld met bijbehorende begrotingen. Verantwoording op ‘productniveau’ zal niet altijd mogelijk en nodig zijn. Maar ook hier geldt: hoe meer subsidie er wordt verstrekt, des te zwaarder wordt de verantwoording! In veel gevallen zal op deze subsidiesoort ‘individueel maatwerk’ moeten worden toegepast.
De budgetsubsidie is vooral van toepassing op professionele instellingen zoals het Algemeen Maatschappelijk Werk, het professionele welzijnswerk, het bibliotheekwerk, het Bosbad en het Peuterspeelzaalwerk. Met deze instellingen zullen concrete afspraken gemaakt gaan worden betreffende de voor de bevolking te verzorgen Diensten – Activiteiten – Producten, de daaraan verbonden baten en lasten en de daaruit voortvloeiende prestaties en effecten. Kortom: het zijn hoge bedragen waarvoor adequate verantwoording moet worden afgelegd met betrekking tot de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de subsidiegelden! Bij de subsidieverstrekking aan professionele instellingen wordt uitgegaan van de BCV: de Beleidsgestuurde Subsidie Verstrekking, de bestuursrechtelijke variant van de BCF (Beleidsgestuurde Contractfinanciering).
Tot de incidentele subsidies horen ook de investeringssubsidies. Aan de subsidiesoort investeringssubsidie worden relatief hoge eisen gesteld omdat het vaak over respectabele bedragen gaat met een lange doorlooptijd en daaruit voortvloeiende langjarige verplichtingen.
Artikel 7. Subsidiabele kosten.
Niet alle kosten zijn subsidiabel: alleen kosten die direct verband (kunnen) houden me de uitvoering van het gemeentelijke beleid komen voor bekostiging vanuit subsidie in aanmerking. Van belang is dat de opbrengsten van acties (zoals oliebollen- en oud papieracties) niet op de subsidie worden gekort. Dit mits de maximale hoogte van de egalisatie- / risicoreserve niet wordt overschreden.
Artikel 8. Van toepassingverklaring afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht.
Dit artikel bepaalt dat instellingen die een budgetsubsidie ontvangen moeten voldoen aan de eisen zoals die zijn gesteld in afdeling 4.2.8. van de Awb. Vrijwilligersorganisaties hoeven in het algemeen niet te voldoen aan de daarin opgenomen zware eisen!
Wel van een bredere toepassing is artikel 4:71 van de Awb. Besluitvorming over zaken als fuseren, het wijzigen van de statuten, het vaststellen van de tarieven die gelden voor gesubsidieerde activiteiten en het opheffen van de organisatie mag alleen maar na toestemming van de gemeente.
Artikel 9. Tijdstip indiening aanvraag.
Om tot een goede beoordeling van de aanvragen tot subsidieverlening te kunnen komen én om de beoordeling er van door te kunnen laten werken in de gemeentebegroting, de subsidieplafonds en het subsidieprogramma, moeten de aanvragen ruim voor de zomervakantie in het bezit zijn van de gemeente (voor 1 juni).
Ook als men al sinds jaar en dag subsidie ontvangt is het noodzakelijk dat men ieder jaar een schriftelijke aanvraag tot subsidieverlening (en –vaststelling) indient. Dit is zo in de Algemene wet bestuursrecht bepaald en daar valt dus niet aan te tornen! Aan de andere kant betekent zo’n jarenlange subsidierelatie niet dat men meer recht op subsidie heeft dan een nieuwkomer: het gaat om de doelstelling van de activiteiten en het al dan niet voldoen aan de gestelde voorwaarden. Uit jurisprudentie is gebleken dat ‘te laat inleveren’ betekent dat een instelling niet in aanmerking komt voor subsidieverstrekking! Een te laat ingeleverde of onvolledig ingevulde aanvraag betekent in principe dat een aanvraag niet in behandeling mag en kan worden genomen waardoor zo’n instelling ‘naar haar subsidie kan fluiten’. ‘Een beetje te laat’ geldt dan ook niet in het bestuurs- en subsidierecht!
Artikel 10. Vereisten aanvraag.
Het college bepaalt welke subsidiesoort op welke aanvraag tot subsidieverlening van toepassing is en kan per soort subsidie een aanvraagformulier vaststellen. De instelling is verplicht gebruik te maken van het formulier. Een aanvraag tot subsidieverlening moet aan een aantal eisen voldoen. Die eisen variëren sterk per subsidiesoort. Ook hier geldt weer dat de eisen die aan een waarderingssubsidie worden gesteld aanzienlijk lager zijn dan die welke aan andere subsidiesoorten worden gesteld. Waar mogelijk worden deze specifieke eisen ‘vertaald verpakt’ in de subsidieaanvraagformulieren.
Bij subsidieverstrekking kan het van groot belang zijn te weten welke gelieerde instellingen er zijn. Het gaat daarbij o.a. om steunstichtingen e.d. die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het ‘financieel gezond houden van een instelling’.
Artikel 12. Administratie en verzekering.
Aanvragers van subsidie moeten aan een aantal algemene verplichtingen voldoen. Deze gaan over de toegankelijkheid en de inzichtelijkheid van de administratie. Zelfs kan het college aanwijzingen geven hoe de administratie moet zijn ingericht. Verder zijn gesubsidieerde instellingen verplicht verzekeringen af te sluiten. Dit om te voorkomen dat bij de genoemde calamiteiten de gemeente kans loopt te worden aangesproken om aanvullende subsidie te verlenen.
Artikel 13. Overige verplichtingen.
Naast een aantal in de Awb opgenomen wettelijke verplichtingen moeten gesubsidieerde instellingen zorgen voor een goede huisvesting van hun activiteiten en voor een zo doelmatig mogelijk gebruik van hun accommodaties. Verder zijn er voorschriften opgenomen die van kracht worden bij het staken van de activiteiten.
Het kan voorkomen dat de personeelsformatie de basis is voor subsidieverstrekking. In die, in de praktijk uitzonderlijke, gevallen mogen de instellingen daarin geen wijzigingen aanbrengen zonder toestemming van het college.
Artikel 15. Egalisatie- / risicoreserve.
Instellingen mogen in principe een egalisatie- of risicoreserve vormen. Een egalisatie- / risicoreserve is bestemd voor het opvangen van fluctuaties betreffende de inkomsten en de uitgaven.
Deze reserve mag niet worden opgebouwd vanuit niet bestede subsidiegelden die het gevolg zijn van het geen doorgang gevonden hebben van activiteiten. In die gevallen moet subsidie worden terugbetaald aan de gemeente. In het algemeen mag een egalisatie- / risicoreserve maximaal 10% bedragen van de laatst ontvangen subsidiebedrag. Dit mag worden vermeerderd met bijvoorbeeld de opbrengsten van acties. Bij budgetsubsidies hangt de hoogte die wordt toegestaan samen met de hoogte van inkomsten anders dan vanuit subsidies: hoe hoger de inkomsten vanuit andere bronnen, des te hoger is vaak het risico! Daarbij moet worden gedacht aan bijvoorbeeld het peuterspeelzaalwerk waar ouderbijdragen een belangrijke bron van inkomsten vormen. De te hanteren maximale percentages zullen door het college per individuele professionele instelling (dan wel organisatie per beleidsterrein) worden bepaald.
Artikel 17. Bestemmingsreserve.
In bijzondere gevallen mag een instelling uit de positieve exploitaties vanuit gesubsidieerde activiteiten een bestemmingsreserve opbouwen. Dat wil zeggen dat er geld apart mag worden gezet voor bijzondere activiteiten. Ook hierbij geldt dat het college toestemming moet verlenen voor het, vanuit overgeschoten subsidiemiddelen, sparen voor bepaalde (wellicht niet direct subsidiabele) activiteiten. Te denken valt aan een jubileumvoorstelling, -toernooi of -festival waarvoor een aantal jaren gespaard moet worden.
Onder een voorziening ligt een bestedingsplan over een reeks van twee of meer jaren. De daaraan verbonden kosten zijn niet vanuit de lopende exploitatie of de egalisatiereserve op te vangen. Te denken valt aan de onontkoombare kosten die zijn verbonden aan het verzorgen van het groot planmatig onderhoud van een gebouw, zowel aan de buiten- als de binnenkant. Voorzieningen behoren, in tegenstelling tot de reserves, tot de ‘vreemde vermogens’.
Vooral professionele instellingen kopen goederen waarop afgeschreven kan worden. Ook in relatie tot de hoogte van de egalisatiereserve worden afschrijvingstermijnen gehanteerd waardoor de vervanging van goederen, die vanuit subsidiegelden worden bekostigd, gefaseerd plaatsvindt.
Artikel 20. Meerjarige subsidie.
Het college kan besluiten tot subsidieverlening over een periode langer dan één jaar. Als dat gebeurt vindt dat wel plaats onder ‘begrotingsvoorbehoud’: dat wil zeggen dat de raad ieder jaar het laatste woord heeft en dus af kan wijken van de verlening. Het plan is de waarderingssubsidies als meerjarige subsidies te gaan verstrekken zonder begrotingsvoorbehoud. Gezien de hoogte van de bedragen wordt vooralsnog niet overwogen bij professionele instellingen over te gaan tot meerjarige subsidies zonder dat er sprake is van duidelijk begrotingsvoorbehoud. De aanzienlijke en niet voorspelbare financiële risico’s (loon- en prijsontwikkelingen versus de inkomsten vanuit het Gemeentefonds) blijven dan voor zowel de gemeente als de professionele instellingen beperkt.
Instellingen willen graag zo spoedig mogelijk zekerheid over de hoogte van de subsidie. In de ASV is opgenomen dat instellingen voor 1 januari van het jaar waarop de subsidieverlening betrekking heeft, weten welk subsidiebedrag wordt verleend. Dat is ongeveer binnen 8 weken (de wettelijke ‘redelijke termijn’) nadat de gemeentebegroting door de raad is vastgesteld.
Een eerdere bekendmaking kan niet zonder ‘begrotingsvoorbehoud’ waardoor een dergelijke verlening maar een beperkte waarde zou hebben. Ook in relatie tot het daarmee ‘wekken van verwachtingen’ wordt gekozen voor een duidelijke lijn.
Artikel 22. Aanvraag tot vaststelling.
Behalve bij de waarderingssubsidie vindt het verstrekken van subsidie plaats in twee fasen: de fase van de subsidieverlening (voorafgaand aan [het jaar waarin] de activiteiten [plaatsvinden]) en de fase van de subsidievaststelling na afloop ervan. Het zijn twee gescheiden trajecten met aparte besluitvorming waarbij in beide fasen sprake is van de mogelijkheid tot het indienen van een bezwaar- of beroepsschrift. De beschikking tot de subsidievaststelling is gebaseerd op de inhoudelijke en financiële verantwoording (jaarverslag en jaarrekening) door de subsidieontvanger. Bij verenigingen en stichtingen met een subsidiebedrag boven de € 50.000,- moet de verantwoording zijn voorzien van een beoordelingsverklaring. Bij subsidiebedragen van € 500.000,- of hoger is een accountantsverklaring verplicht. Aan die laatste groep subsidieontvangers worden duidelijk zwaardere eisen gesteld dan aan de vrijwilligersorganisaties. Een beoordelings- of accountantsverklaring heeft het college nodig om de rechtmatige besteding van de door haar verstrekte subsidiemiddelen geborgd te zien. Overigens beoogt het college de beoordeling van de aanvragen tot subsidievaststelling binnen enkele maanden af te kunnen ronden. De maximaal daarvoor te hanteren termijn is zes maanden. Als het college deze termijn niet nakomt, is er over enkele jaren, op basis van de inwerkingtreding van de nieuwe 4e tranche van de Awb, sprake van (financiële) sancties.
Als een aanvraag tot subsidievaststelling niet voldoet aan de voorschriften geldt een hersteltermijn van 4 weken.
Artikel 24. Vaststelling subsidie bij onvolledige aanvraag.
Als de aanvraag tot subsidievaststelling ook na de hersteltermijn nog niet voldoet aan de eisen wordt de subsidie ‘ambtshalve’ vastgesteld. Dat kan, zo blijkt uit jurisprudentie, leiden tot het volledig moeten terugbetalen van de al ontvangen subsidie!
De uiteindelijke betaling van de subsidie na de vaststelling ervan gebeurt met verrekening van de verstrekte voorschotten. Waarderingssubsidies worden in één keer betaald bij de vaststelling die plaatsvindt bij de subsidieverlening (de ‘korte procedure’).
Artikel 26. Betaling voorschotten.
Het college kan met toepassing van artikel 4:55 van de wet voorschotten verlenen. In de beschikking tot subsidieverlening wordt opgenomen of, en hoe het voorschotbedrag berekend wordt. Zeker bij professionele instellingen is het, vanuit het oogpunt van liquiditeit, van belang dat er regelmatig subsidie binnenkomt. De manier van bevoorschotting van het verleende subsidiebedrag wordt in de beschikking tot subsidieverlening vermeld. Omdat dit een apart besluit is kan daar apart bezwaar en beroep tegen worden aangetekend! Subsidiebedragen die hoger zijn dan € 10.000,- worden per kwartaal bevoorschot. In zeer bijzondere gevallen, bijvoorbeeld in relatie tot de liquiditeitspositie, kan daarvan op basis van de hardheidsclausule worden afgeweken.
Artikel 27. Hardheidsclausule.
In individuele gevallen kan van de subsidieverordening worden afgeweken. Ook onder de hardheidsclausule valt dat het college het recht heeft te beslissen in die gevallen waar de verordening ergens niet, of niet voldoende, in voorziet.
Artikel 28. Overgangs- en slotbepalingen.
Hierin wordt de overgang van de oude naar de nieuwe ASV geregeld.