| Overheidsorganisatie | Gemeente Noordoostpolder |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Algemene subsidieverordening Noordoostpolder |
| Citeertitel | Algemene subsidieverordening Noordoostpolder 2008 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-06-2008 | 02-04-2011 | Nieuwe regeling | 29-05-2008 Gemeenteblad 5, Flevopost 09-06-2008 | 2008-7273 |
De raad van de gemeente Noordoostpolder,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 april 2008; no. 7273-1;
gelet op de artikelen 108 en 149 van de gemeentewet en titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht;
B E S L U I T:
vast te stellen de:
ALGEMENE SUBSIDIEVERORDENING NOORDOOSTPOLDER
In deze verordening wordt verstaan onder:
activiteit: de activiteit die door de instelling zal worden uitgevoerd en die door het gemeentebestuur kan worden gesubsidieerd.
activiteitenplan:een overzicht van de voorgenomen activiteiten overeenkomstig artikel 4:62 van de wet.
beleidsterrein: een door de raad als zodanig aangemerkt geheel van samenhangende activiteiten;
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder.
deelterrein: Een door de raad als zodanig aangemerkt geheel van activiteiten binnen een bepaald beleidsterrein.
instelling:subsidieaanvrager.
prestatie: in meetbare eenheden omschreven inhoudelijke resultaten van gesubsidieerde activiteiten.
professionele instelling:een instelling die als zodanig door het college is aangewezen en als zodanig is benoemd in de beschikking tot subsidieverlening.
niet-professionele instelling:een instelling wier taken voornamelijk uitgevoerd worden door één of meer vrijwilligers en als zodanig aangewezen door het college.
raad:de gemeenteraad van de gemeente Noordoostpolder.
rechtspersoon: een rechtspersoon als bedoeld in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek die zich, zonder winstoogmerk, de behartiging van de belangen van ideële en / of materiële aard van de bevolking van de gemeente Noordoostpolder, of een of meer delen daarvan, ten doel stelt.
ruimtelijke voorziening:een al dan niet overdekte ruimte die bestemd is voor activiteiten waarvoor een subsidieaanvraag is ingediend;
subsidieperiode:Het in de beschikking tot subsidieverlening genoemde tijdvak waarvoor de subsidie is verstrekt. Dit tijdvak is met betrekking tot subsidies van structurele aard, zoals genoemd in artikel 4:51 van de wet, gelijk aan een kalenderjaar.
subsidieprogramma:Het overzicht van verleende subsidiebedragen aan de instellingen voor het daarop volgende kalenderjaar.
uitvoeringsovereenkomst:de overeenkomst die in de zin van artikel 4:36 van de Wet tussen de instelling en het college wordt gesloten ter uitwerking van de beschikking tot subsidieverlening. In een uitvoeringsovereenkomst worden in ieder geval aangegeven: de looptijd van de subsidie, de beoogde prestaties en de doelgroep(en) met betrekking tot de te ontwikkelen activiteiten en te verrichten prestaties.
verstrekkingennota:de in het voorjaar door het college vast te stellen nota waarin een overzicht is opgenomen van de, onder voorbehoud van vaststelling ervan door de raad na de vaststelling van de programmabegroting, de subsidieplafonds conform afdeling 4.2.2. van de wet zijn opgenomen.
vrijwilliger:een persoon die niet op grond van een arbeidsovereenkomst en die anders dan beroepsmatig actief is ten behoeve van een instelling.
wet:Algemene wet bestuursrecht.
1. Deze verordening is van toepassing op alle subsidieaanvragen aan en subsidiebesluiten van het college die betrekking hebben op de onder lid 4 van dit artikel vallende beleidsterreinen.
2. Subsidie wordt slechts verstrekt voor zover de raad de benodigde gelden heeft toegekend. Het begrotingsvoorbehoud als genoemd in artikel 4:34 van de wet is daarbij van toepassing.
3. Het college is belast met de uitvoering van deze verordening.
4. Tot de in lid 1 genoemde beleidsterreinen behoren in ieder geval:
de prestatievelden zoals opgenomen in de Wet maatschappelijke ondersteuning
zorg
onderwijs
sport
cultuur
alsmede andere door de raad dan wel door het college nader te benoemen andere beleidsterreinen.
1. Subsidie kan slechts worden verstrekt aan rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid. Deze voorwaarde geldt niet voor waarderingssubsidies tot een subsidiebedrag van € 5.000,-.
2. In bijzondere gevallen kan het college, in afwijking van het gestelde in het eerste lid, incidentele subsidie verlenen aan instellingen zonder volledige rechtsbevoegdheid of (een groep van) natuurlijke personen.
3. De in deze verordening opgenomen bepalingen zijn, voor zover mogelijk, overeenkomstige toepassing op de in artikel 3 lid 2 genoemde instellingen en natuurlijke personen.
4. Een aanvraag door een niet volledige rechtsbevoegdheid bezittende instelling dient ondertekend te zijn door ten minste twee, van deze instelling deel uitmakende, natuurlijke personen.
5. De beslissing op de aanvraag zoals genoemd in artikel 3 lid 4, wordt ten naam gesteld van de personen die de aanvraag om subsidie hebben ondertekend.
1. Subsidiëring van activiteiten vindt slechts plaats voor zover deze naar de mening van het college in voldoende mate in een direct aanwijsbaar belang voor de gemeente wordt geacht, passend binnen het door de raad geformuleerde beleid en die door de raad als subsidiabel zijn aangemerkt.
2. Niet subsidiabel zijn in ieder geval activiteiten die partijpolitiek of godsdienstig of levensbeschouwelijk van aard zijn, voortvloeien vanuit partijpolitieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke motieven dan wel een vorming of een verspreiding terzake tot doel hebben.
3. Subsidiëring van activiteiten vindt in ieder geval niet plaats indien de instelling zelf in de bekostiging daarvan kan voorzien, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden of een combinatie daarvan.
4. Ten aanzien van subsidies kunnen jaarlijks door de raad, aansluitend aan de vaststelling van de begroting, per functie/product subsidieplafonds worden vastgesteld en bekend gemaakt.
5. Aanvragen om een incidentele subsidie geschieden met inachtneming van het bepaalde in artikel 13.
De instelling dient geen winst te beogen door middel van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt.
1. Subsidie wordt slechts verstrekt indien:
de Europese, rijks- of provinciale gelden die op het moment van de vaststelling van de gemeentebegroting als bijdrage in de kosten van uitvoering van het beleid verwacht mochten worden ook daadwerkelijk worden verkregen;
de instelling kan aantonen dat er behoefte is aan de door de instelling georganiseerde dan wel voorgenomen activiteiten.
2. Subsidieverlening kan, naast de in artikel 4:35 van de wet genoemde gronden, geweigerd worden indien gegronde redenen bestaan om aan te nemen dat:
de activiteiten van de aanvrager niet gericht zullen zijn op de gemeente of niet aanwijsbaar ten goede zullen komen aan de ingezetenen van de gemeente.
de instelling niet, dan wel niet tijdig alle wettelijk voorgeschreven dan wel door het college gevraagde informatie verstrekt die naar het oordeel van het college nodig is voor de beoordeling van het subsidieverzoek.
3. De structurele subsidieverstrekking aan een instelling kan op grond van algemene financiële of beleidsinhoudelijke overwegingen worden beëindigd of verminderd op grond van een door het college te nemen besluit.
4. Het college stelt de instelling schriftelijk in kennis van het voornemen zoals genoemd in artikel 6 lid 3, tenminste zes maanden voorafgaand aan de het jaar waarop de beschikking betrekking heeft.
5. De subsidieverstrekking aan een instelling wordt beëindigd wanneer:
de instelling bij rechterlijk vonnis wordt ontbonden;
bij de instelling conservatoir beslag is gelegd op het vermogen of een deel ervan;
aan de instelling surseance van betaling is verleend, of,
het faillissement over de instelling is uitgesproken.
1. Het college stelt jaarlijks, in het kader van de voorbereiding van de begrotingsbehandelingen, voor 1 mei voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvragen betrekking hebben, de verstrekkingennota vast.
2. De verstrekkingennota wordt opgesteld op basis van de volgende uitgangspunten:
het beleid zoals dat is vastgelegd door de raad in de laatste door haar vastgestelde programmabegroting.
de doelstellingen zoals opgenomen in de activiteitenplannen van de instellingen die betrekking hebben op de onderhavige subsidieperiode.
.de in de meerjarenbegroting opgenomen financiële middelen per beleidsterrein.
3. De instellingen dienen de inhoud van hun activiteitenplan en het daaruit voortvloeiende subsidiebedrag af te stemmen op de in de verstrekkingennota opgenomen subsidieplafonds onder begrotingsvoorbehoud dan wel de daarin genoemde indexeringspercentages.
4. De raad kan de in artikel 7 lid 1 genoemde bedragen en indexeringspercentages wijzigen indien voor de desbetreffende begrotingspost of het desbetreffende beleidsterrein of deelterrein het beschikbare budget:
wordt verhoogd bij de vaststelling van de begroting van het jaar waarop deze subsidiabele maxima betrekking hebben.
tussentijds wordt verhoogd of verlaagd.
Het college stelt, na vaststelling van de begroting en de subsidieplafonds door de raad, het Subsidieprogramma voor het desbetreffende begrotingsjaar vast.
1. Als soorten van subsidie worden onderscheiden:
Structurele subsidies:
- Waarderingsubsidie: een subsidie die is gericht op het realiseren van binnen het gemeentelijke beleid passende activiteiten uitgevoerd door een niet professionele instelling. Dit door middel van een nader door het college te bepalen bedrag. Waarderingssubsidie wordt bij verlening vastgesteld.
- structurele activiteitensubsidie: een subsidie om activiteiten van structurele aard uit te voeren.
- Budgetsubsidie: een subsidie waarbij de instelling een bedrag krijgt toegewezen om een van tevoren overeengekomen takenpakket uit te voeren. Eén en ander wordt vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst.
Incidentele subsidies:
- incidentele activiteitensubsidie: een subsidie om activiteiten van eenmalige, incidentele aard uit te voeren.
investeringssubsidie: een subsidie als tegemoetkoming in de kosten die gepaard gaan met het doen van investeringen.
- nvesteringssubsidie: een subsidie als tegemoetkoming in de kosten die gepaard gaan met het doen van investeringen.
2. De voorwaarden waaronder en de vorm waarin met betrekking tot de verschillende soorten subsidie wordt verstrekt worden opgenomen in de door het college vast te stellen Beleidsregels Subsidieverstrekking gemeente Noordoostpolder 2008.
3. Het college bepaalt welke subsidiesoort op welke aanvraag tot subsidieverlening van toepassing is en kan per soort subsidie een aanvraagformulier vaststellen. De instelling is verplicht gebruik te maken van het formulier.
1. Met betrekking tot de structurele activiteitensubsidie, de budgetsubsidie en de incidentele activiteitensubsidie worden de volgende subsidiabele kosten onderscheiden:
personeelskosten;
huisvestingskosten;
organisatie- / materiële kosten;
activiteitenkosten;
afschrijvingskosten;
gemeentelijke belastingen en heffingen;
accountantskosten.
2. Op de subsidiabele kosten als bedoeld in het eerste lid worden de volgende baten in mindering gebracht;
eigen bijdragen van leden / deelnemers;
ontvangsten van renten van beleggingen;
ontvangsten van derden voor verrichte diensten;
uitkeringen van verzekeringen.
andere inkomsten waaronder sponsoring en donaties van gelieerde organisaties en instellingen.
De baten worden in mindering gebracht op de kostensoorten waarop zij betrekking hebben.
3. Niet in mindering gebracht worden de baten van incidentele acties die er specifiek op zijn gericht inkomsten te verwerven. Dat met inachtneming van het gestelde in de artikelen die betrekking hebben op de maximale omvang van de egalisatie- / risicoreserve.
1. Afdeling 4.2.8 en artikel 4:24 van de wet zijn van toepassing op de verstrekking van een subsidie van meer dan € 50.000,-. Het college kan bepalen dat afdeling 4.2.8. en artikel 4:24 van de wet ook op andere aanvragen van toepassing zijn.
2. De subsidieontvanger op wiens subsidieaanvraag afdeling 4.2.8. van de wet van toepassing is behoeft de toestemming van het college voor de handelingen, bedoeld in artikel 4:71 van de wet.
3. Artikel 4:76 is van toepassing op het financiële verslag van de ontvangers van een budgetsubsidie.
4. Bij het onderzoek, bedoeld in artikel 4:78 van de wet, wordt tevens de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen onderzocht;
5. Het college stelt een aanwijzing vast over de reikwijdte en de intensiteit van de controle, als bedoeld in artikel 4:78, tweede lid van de wet.
1. a. Een aanvraag tot verlening van een incidentele subsidie wordt ten minste twaalf weken voordat met de activiteiten wordt aangevangen ingediend.
Een aanvraag tot verlening van structurele activiteitensubsidie en budgetsubsidie wordt ingediend vóór 1 juni voorafgaand aan het boekjaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd.
Als er sprake is van een bouwkundige investering waarvoor een bouwvergunning nodig is, geldt dat de aanvraag tot verlening van een investeringssubsidie moet zijn ingediend zestien weken voorafgaan aan het moment dat de bouwvergunning wordt aangevraagd.
2. Indien een aanvraag tot subsidieverlening niet op de in lid 1 genoemde tijdstippen is ingediend zal het college besluiten deze aanvraag niet in behandeling te nemen. Dit geldt eveneens voor aanvragen die weliswaar tijdig maar niet volledig zijn ingediend. Alvorens hiertoe te besluiten geeft de instelling een termijn waarbinnen men het verzuim kan herstellen. Indien daaraan binnen de gestelde termijn niet is voldaan, besluit het college de aanvraag niet in behandeling te nemen.
1. Een aanvraag om subsidie bevat, naast de in artikel 4:2, eerste lid van de wet en – indien van toepassing – artikel 4:61 van de wet genoemde gegevens, ter uitwerking van artikel 4:2, tweede lid van de wet:
naam en adres van de instelling;
samenstelling van het bestuur en de wijzigingen daarin ten opzichte van de vorige subsidieaanvraag;
voorgenomen en doorgevoerde wijzigingen van de statuten.
een activiteitenplan;
een raming van de met de in het activiteitenplan vermelde activiteiten samenhangende inkomsten en uitgaven;
een inhoudelijk en financieel verslag van het boekjaar voorafgaand aan het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend;
2. Naast de in lid 1 genoemde gegevens bevat een aanvraag voor een structurele activiteitensubsidie tevens:
gegevens over de aard en omvang van het eigen vermogen van de instelling;
een opgave van de subsidiemogelijkheden die de instelling bij de gemeente of bij derden heeft openstaan en van de mate waarin hiervan gebruik is of zal worden gemaakt;
een opgave van de met de instelling gelieerde instellingen, alsmede van de aard van de betrekkingen met die instellingen.
Het in het eerste lid onder f. bedoelde verslag bevat een verslag van het meest recente boekjaar alsmede een door het bestuur van de instelling gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting daarop.
Daarnaast bevat de aanvraag tot subsidieverlening een beschrijving van de beoogde resultaten en effecten van de activiteiten in relatie tot de gestelde doelen, uitgedrukt in meetbare eenheden.
3. Naast de in het eerste en tweede lid genoemde gegevens bevat een aanvraag om een budgetsubsidie tevens:
een beschrijving van de beoogde resultaten en effecten van de activiteiten in relatie tot de gestelde doelen, uitgedrukt in meetbare eenheden;
een begroting van baten en lasten van het lopende boekjaar alsmede het volgende boekjaar en een toelichting daarop;
een globaal inhoudelijk en financieel plan voor de volgende drie boekjaren;
een beschrijving van bestuurlijke, organisatorische dan wel andersoortige verhoudingen met andere instellingen.
een opgave van de subsidiemogelijkheden die de instelling bij de gemeente of bij derden heeft openstaan en van de mate waarin daarin gebruik is zal worden gemaakt.
Het in het eerste lid onder f. bedoelde financiële verslag bevat een verslag van het meest recente boekjaar. Dit verslag bevat ten minste een door het bestuur van de instelling gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting daarop.
4. Indien een instelling voor de eerste keer subsidie aanvraagt, wordt naast de gegevens die worden genoemd in het eerste en - voor zover van toepassing - tweede tot en met derde lid, een exemplaar van de oprichtingsakte, statuten of reglement overgelegd.
5. Instellingen die slechts een waarderingssubsidie aanvragen kunnen volstaan met een globale omschrijving van de activiteiten en een eenvoudig ingerichte begroting, exploitatierekening en balans. Zij moeten daarvoor het door het college vast te stellen subsidieaanvraagformulier hanteren.
6. Het college kan met betrekking tot de subsidieaanvraag nadere regels vaststellen.
Onder een gelieerde instelling zoals genoemd in artikel 13 lid 2 onder c. wordt verstaan:
een instelling waaraan de instelling die subsidie aanvraagt in het verleden om niet een bedrag van meer dan € 500,- ter beschikking heeft gesteld en waarover de instelling op enig moment weer de beschikking kan krijgen.
een instelling ten aanzien waarvan de instelling die subsidie aanvraagt een beslissende invloed heeft op de besteding van middelen dan wel invloed op de benoeming van één of meer bestuursleden.
een instelling die statutaire bepalingen kent op grond waarvan liquidatiegelden aan de instelling die subsidie aanvraagt kunnen toevloeien.
een instelling ten aanzien waarvan statutair is bepaald dat deze (mede) tot doel hebben de instelling die subsidie aanvraagt financieel te ondersteunen.
een instelling waaraan de instelling die subsidie aanvraagt diensten beschikbaar stelt.
1. Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:37 van de wet legt het college de subsidieontvanger de volgende verplichtingen op:
de instelling verleent aan het college of aan de door hen aangewezen personen desgevraagd inzage in de administratie en verstrekt inlichtingen die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie en / of voor het naleven van de voorschriften die aan de subsidieverstrekking zijn verbonden.
de instelling volgt de aanwijzingen op die het college in het belang van een doelmatig beheer en goede administratie kan geven.
2. De administratie van de instelling wordt op een overzichtelijke wijze gevoerd en is zodanig ingericht dat op eenvoudige wijze inzicht wordt verkregen in de bezittingen, reserves, voorzieningen, vorderingen, schulden en exploitatieresultaten van de instelling.
3. De instelling is verplicht de navolgende verzekeringen af te sluiten:
een verzekering tegen het risico van aansprakelijkheid ten aanzien van derden.
een opstalverzekering, op basis van herbouwwaarde, ten aanzien van gebouwen die eigendom zijn van de instelling.
een inboedelverzekering, op basis van nieuwwaarde, ten aanzien van roerende goederen die eigendom zijn van de instelling.
een aanvullende ongevallenverzekering voor de vrijwilligers die betrokken zijn bij door de gemeente gesubsidieerde activiteiten.
andere door het college aan te wijzen verzekeringen.
Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:38 van de wet legt het college subsidieontvangers in ieder geval de volgende verplichtingen op:
Een ruimtelijke voorziening dient naar aard, omvang, inrichting, situering, tariefstelling en openstellingsuren regelmatig en doelmatig gebruikt te kunnen worden voor het laten plaatsvinden van subsidiabele activiteiten.
De instelling dient er zorg voor te dragen, dat waar de activiteiten plaatsvinden in een ruimtelijke voorziening:
Deze waar mogelijk en nodig geschikt is voor de in zijn bewegingen beperkte mens;
De openstellingen zo veel mogelijk afgestemd zijn op de wensen, behoeften of mogelijkheden van de doelgroep(en) en de organisatoren en deelnemers van gesubsidieerde activiteiten.
Opheffing en liquidatie:
Indien een instelling wordt opgeheven dient het bestuur daarvan onmiddellijk schriftelijk kennis te geven aan het college. Hetzelfde geldt bij het door de instelling geheel of gedeeltelijk staken van door de gemeente te subsidiëren dan wel gesubsidieerde activiteiten.
Bij liquidatie zijn de voorschriften omtrent de verantwoording alsmede die betreffende de vaststelling van de subsidie van overeenkomstige toepassing.
Een met subsidie verworven batig liquidatiesaldo dient, met toepassing van het bepaalde in artikel 4:41 van de wet, zo spoedig mogelijk aan de gemeente te worden terugbetaald tot maximaal het bedrag dat in totaliteit over de laatste vijf jaren aan subsidie is verstrekt.
De instelling waarbij de personeelsformatie één van de subsidiegrondslagen is, een en ander vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening, heeft voor de subsidiabele personeelsformatie, alsmede wijziging daarin, vooraf schriftelijke goedkeuring van het college nodig.
Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41, lid 1 sub b, wordt door het college vastgesteld.
Onder egalisatiereserve worden verstaan de vermogensbestanddelen die worden opgenomen om in de toekomst fluctuaties in de (exploitatie) baten en lasten op te vangen.
1. Een instelling die structurele subsidie ontvangt kan met voorafgaande schriftelijke toestemming van het college onder voorwaarden een egalisatiereserve vormen die (mede) is opgebouwd uit verleende subsidie.
2. Het vormen dan wel het voeden van een egalisatiereserve met verleende subsidie, is uitsluitend mogelijk wanneer de structureel gesubsidieerde instelling een positief jaarresultaat heeft en voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
3. Het toevoegen van subsidiegelden aan de egalisatiereserve, alsmede het onttrekken daaraan kan uitsluitend gebeuren met voorafgaande schriftelijke toestemming van het college.
4. De hoogte van de egalisatiereserve bedraagt maximaal 10% van de structurele subsidiegelden die de instelling in het betreffende boekjaar van de gemeente heeft ontvangen, vermeerderd met dat deel van de egalisatiereserve dat gevormd is door andere inkomsten.
5. Het college kan met betrekking tot de hoogte van de egalisatie- en risicoreserve, voor zover opgebouwd uit subsidiegeld, nadere regels vaststellen.
1. Artikel 4:41 van de wet is van toepassing.
2. De bestemmingsreserve is een bestanddeel uit het eigen vermogen dat bestemd is om in de toekomst beoogde specifieke uitgaven te kunnen bekostigen
3. Een instelling die structurele subsidie ontvangt kan met voorafgaande schriftelijke toestemming van het college onder voorwaarden een bestemmingsreserve vormen die (mede) is opgebouwd uit subsidie.
4. Een aanvraag voor het vormen van een bestemmingsreserve bevat in ieder geval de volgende gegevens:
het doel van de reserve;
een onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte van de reserve;
een onderbouwing van het tijdstip waarop de organisatie de middelen nodig heeft.
Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen.
5. Het vormen van, dan wel het doen van toevoegingen aan, een bestemmingsreserve met subsidie is uitsluitend mogelijk wanneer de structureel gesubsidieerde instelling een positief jaarresultaat heeft en voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt.
6. Voor het toevoegen van subsidiegelden of de onttrekking van subsidiegelden, niet voor dit doel bestemd, aan de bestemmingsreserve is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van het college.
Onder voorziening worden vermogensbestanddelen verstaan die worden gevormd voor toekomstige kosten die een periode van twee of meer jaren omvatten en die niet binnen de jaarlijkse exploitatie opgevangen kunnen worden, nu reeds te voorzien zijn, onvermijdelijk zijn, hun oorzaak in het verleden hebben en kwantificeerbaar of berekenbaar zijn.
1. Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. Een instelling die structurele subsidie ontvangt kan met voorafgaande schriftelijke toestemming van het college onder voorwaarden een voorziening vormen die (mede) is opgebouwd uit subsidie.
2. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41 lid 1 sub b. van de wet wordt door het college vastgesteld.
3. Een voorziening kan gevormd worden voor toekomstige kosten die een periode van tenminste twee jaar omvatten en die:
niet binnen de jaarlijkse exploitatie of via de egalisatiereserve opgevangen kunnen worden;
nu reeds te voorzien zijn;
onvermijdelijk zijn;
hun oorzaak in het verleden hebben, en
kwantificeerbaar dan wel berekenbaar zijn.
4. Een voorziening kan in ieder geval niet worden gevormd voor:
de kosten samenhangend met ziekte van werknemers;
reeds ontvangen maar nog niet volledig bestede subsidiegelden.
5. Een aanvraag voor het vormen van een voorziening bevat een plan waarin in ieder geval de volgende gegevens zijn opgenomen:
het doel van de voorziening;
de onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte van de voorziening;
een planmatige onderbouwing van de meerjarige opbouw van en onttrekkingen uit de voorziening.
6. Het toestaan van het vormen van een voorziening, die (mede) is opgebouwd uit subsidie, gebeurt onder de voorwaarde dat het onderliggende plan, zoals bedoeld in artikel 23 lid 5, is goedgekeurd.
7. Voor het in afwijking van het goedgekeurde plan toevoegen van subsidiegelden of het in afwijking van het goedgekeurde plan onttrekken van subsidiegelden aan de voorziening, is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van het college.
1. Algemeen uitgangspunt bij het bepalen van subsidie is het gemeentelijk afschrijvingsbeleid.
2. Investeringen en aankopen met een afzonderlijke aanschafwaarde van minimaal € 1.000,- moeten worden geactiveerd en over meerdere jaren afgeschreven.
3. Investeringen en aankopen van minder dan € 1.000,- moeten rechtstreeks ten laste van het resultaat van het jaar van aanschaf worden gebracht.
4. De vaste activa worden gewaardeerd op de aanschafwaarde.
5. De waarde waarover wordt afgeschreven is de aanschafwaarde van goederen, verminderd met de nog te verwachten restwaarde.
1. Het college kan voor een periode van meerdere aaneen gesloten jaren subsidie verlenen indien deze past in de daartoe vastgestelde beleidsvoornemens.
2. Deze verlening geschiedt met toepassing van begrotingsvoorbehoud.
3. Indien het college gebruik maakt van de in het eerste lid bedoelde vorm van subsidiëring kan jaarlijks een uitvoeringsovereenkomst worden afgesloten met de instelling. Dit ter uitvoering van hetgeen in de subsidiebeschikking is opgenomen.
1. Het college beslist op de aanvragen voor een structurele subsidie binnen acht weken na de vaststelling van de programmabegroting door de raad. Deze beslissing houdt tevens een beoordeling in van alle door de aanvrager te overleggen bescheiden.
2. In de beschikking tot subsidieverlening wordt aangegeven welk budget of gedeelte daarvan verbonden is aan welke te leveren prestatie en voor welk tijdvak.
3. Indien dit naar het oordeel van het college van toepassing is wordt in een uitvoeringsovereenkomst vastgelegd dat de subsidieontvangende instelling zich verplicht de overeengekomen producten en de prestaties conform de vastgelegde kwalitatieve en kwantitatieve eisen te realiseren.
4. Het college beslist op de aanvragen voor een incidentele subsidie binnen een termijn van acht weken na ontvangst van de aanvraag. Deze termijn mag ten hoogste met een termijn van acht weken worden verlengd.
Het college kan met toepassing van artikel 4:55 van de wet voorschotten verlenen. In de beschikking tot subsidieverlening wordt opgenomen of, en hoe het voorschotbedrag berekend wordt.
1. Met toepassing van de artikelen 4:37, lid 1 sub f en 4:44, lid 2 van de wet, legt het college:
een instelling die een incidentele subsidie ontvangt de verplichting binnen twaalf weken na afloop van de activiteit een financieel en inhoudelijk verslag bij het college in te dienen.
een instelling die een structurele activiteitensubsidie ontvangt, dient vóór 1 juni volgend op het boekjaar een financieel en inhoudelijk verslag in bij het college.
een instelling die een budgetsubsidie ontvangt heeft de verplichting op vóór 1 juni volgend op het boekjaar een financieel en inhoudelijk verslag als bedoeld in artikel 4:75 lid van de wet in te dienen.
2. Het in het eerste lid genoemde financieel verslag bevat:
een exploitatierekening die betrekking heeft op de gehele instelling;
een balans die betrekking heeft op de gehele instelling;
bij een subsidie hoger dan € 50.000,- een beoordelingsverklaring uitgebracht naar aanleiding van het onderzoek van de jaarstukken en van de administratie van de organisatie, waarbij expliciet is vermeld of de verstrekte voorschotten zijn besteed overeenkomstig het bepaalde in of krachtens de Algemene Subsidieverordening Noordoostpolder 2008 en waarin aandacht wordt besteed aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de middelen in relatie tot de uitgevoerde activiteiten en de gerealiseerde prestaties.
3. De in het vorige lid genoemde beoordelingsverklaring hoeft geen deel uit te maken van de financiële verslaglegging indien de subsidie direct definitief is vastgesteld.
4. Als de begrote kosten van gesubsidieerde activiteiten minder bedragen dan € 50.000,- en de instelling is een vereniging, dan bepaalt het college in de beschikking tot subsidieverlening de controle die in de plaats van de accountantscontrole komt. Is de instelling een stichting, dan geldt daarbij een ondergrens van € 25.000,-.
5. Indien de begrote kosten van de gesubsidieerde activiteiten meer bedragen dan € 500.000,- moet het financiële verslag in plaats van een beoordelingsverklaring een accountantsverklaring bevatten.
6. De financiële verantwoording dan wel de jaarrekening worden op dezelfde wijze ingericht als de begroting.
7. In het inhoudelijk jaarverslag wordt, naast een weergave van de activiteiten en prestaties, verslag gedaan van de gevolgde werkwijze.
8. Lid 2 tot en met 7 zijn niet van toepassing op waarderingssubsidies.
9. Het college beslist binnen 6 maanden op een aanvraag om subsidievaststelling die volledig is.
Wanneer de aanvraag tot vaststelling met betrekking tot verslaglegging niet voldoet aan de vereisten zoals die gesteld zijn in de wet en het hierboven opgenomen artikel 28 wordt een hersteltermijn gehanteerd van vier weken na dagtekening van het verzoek om de aanvraag aan te vullen.
Indien na afloop van de termijn zoals genoemd in artikel 29 de aanvraag tot vaststelling nog steeds niet volledig is ingediend, kan het college de subsidie ambtshalve vast stellen.
1. Indien feiten of omstandigheden als bedoeld in artikel 4:46 lid 2 van de wet aanleiding geven tot een lagere vaststelling van de subsidie over het betreffende jaar, vindt verrekening zo mogelijk plaats door inhouding op de voorschotbetalingen in het jaar waarin het besluit tot subsidievaststelling wordt genomen. Indien dit niet mogelijk is gezien het tijdstip van het jaar waarin laatstgenoemd besluit wordt genomen geschiedt verrekening zo mogelijk door inhouding van het verschuldigde bedrag op de voorschotbetalingen in het eerstvolgende subsidiejaar. In de beschikking tot voorschotbetaling wordt een voorbehoud gemaakt dat een terugvorderingbesluit als bedoeld in dit artikellid kan worden genomen.
2. Een waarderingssubsidie wordt ineens betaald op een nader door het college te bepalen tijdstip.
3. Een incidentele subsidie wordt binnen vier weken na de subsidievaststelling betaald, tenzij in de beschikking tot verlening anders is bepaald.
1. De subsidie wordt in gedeelten betaald indien dat door het college bij beschikking is bepaald.
2. Subsidies die meer bedragen dan € 10.000,- worden jaarlijks in vier gelijke termijnen uitbetaald in het jaar waarop de subsidie betrekking heeft.
1. Het college is bevoegd om in individuele gevallen ontheffing te verlenen van één of meer bepalingen in deze verordening en krachtens deze verordening gegeven voorschriften.
2. Bij de overeenkomst als bedoeld in artikel 4:36 van de wet kan het college met de instelling overeen komen één of meerdere gedeelten van deze verordening buiten toepassing te laten, mits hiermee wordt gehandeld ter behartiging van het doel waarvoor de subsidie wordt verstrekt.
In gevallen waarin deze verordening niet of niet voldoende voorziet beslist het college.
1. Op subsidies die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn verleend blijven de bepalingen van toepassing zoals die zijn opgenomen in de Algemene Subsidieverordening 2003 en daarbij behorende bijlagen.
2. Deze verordening treedt in werking op 15 juni 2008 onder gelijktijdige intrekking van de Algemene Subsidieverordening 2003 en de daarbij behorende bijlagen en is voor het eerst van toepassing op het subsidiejaar 2009.
3. De Algemene Subsidieverordening 2003 en de daarbij behorende bijlagen blijven van toepassing op de op de datum van de inwerkingtreding reeds aangevraagde subsidies.
Deze verordening kan aangehaald worden als ‘Algemene Subsidieverordening Gemeente Noordoostpolder 2008.
Aldus besloten in de openbare vergadering
van 29 mei 2008.
De griffier, de voorzitter,
Veel van de beleidsdoelstellingen die de gemeente in haar plannen heeft opgenomen gaat zij niet zelf uitvoeren maar laat dat over aan allerlei soorten instellingen. Dat kunnen zowel vrijwilligersorganisaties als professionele organisaties zijn. Om de uitvoering van haar beleid over te kunnen dragen aan die organisaties moet er een ‘wettelijk kader’ zijn in de vorm van een Algemene Subsidie Verordening (ASV). Deze ASV is de basis voor het verstrekken van subsidie aan tientallen grotere en kleinere organisaties. De hoogte van de subsidie varieert van € 55 tot bij na een miljoen euro!
Nadat de ‘oude’ ASV in 2003 van kracht werd is er veel veranderd in subsidieland:
De invoering van het duale stelsel krijgt steeds meer gestalte met een scheiding van bevoegdheden tussen raad en college. Het college is nu het bestuursorgaan dat de subsidies verstrekt.
De juridische regels worden in zijn algemeenheid strenger: rechtmatigheid wordt breed getoetst alsook steeds meer de doelmatige en doeltreffende inzet van de subsidiemiddelen.
Aan professionele instellingen worden nu andere eisen gesteld dan vroeger het geval was.
De subsidieverstrekking aan vrijwilligersorganisaties moet vooral simpeler gemaakt worden.
Onlangs werd de WMO ingevoerd.
De vernieuwing van de subsidiesystematiek wordt in 2008 in een aantal fases uitgevoerd:
De juridische kaders: de Algemene Subsidie Verordening wordt fors herzien en feitelijk ongevormd tot een nieuwe.
De uitvoering: de verwerking wordt versimpeld voor zowel de subsidie aanvragers als de ambtenaren die de wetten en regels moeten uitvoeren.
Beleidskader: het bestaande beleid wordt gescreend en verder, in het kader van de rechtmatigheid, aangescherpt.
Belangrijk is verder dat er rechtsgelijkheid is: ongeacht de plaats van vestiging van een organisatie, de soort organisatie en de aard van de aanvragen moeten alle subsidieaanvragers uit kunnen gaan van een ‘gelijke behandeling’.
De eerste fase is nu gestart: de totstandkoming van de Algemene Subsidie Verordening Noordoostpolder 2008.
De uitgangspunten die bij het ontwerpen van de nieuwe ASV zijn gehanteerd:
Juridisch waterdicht om daarmee duidelijkheid te scheppen voor alle gebruikers (subsidieaanvragers, college, raad en ambtenaren).
Goed hanteerbaar in de praktijk voor alle betrokkenen.
Praktijkgericht:
‘Houdt het simpel’ voor vrijwilligersorganisaties
Hoe meer subsidie, des te hoger de eisen die aan een instelling worden gesteld (rechtmatigheid – doelmatigheid – doeltreffendheid)
Een vertaling van de wetgeving naar subsidieaanvraagformulieren waardoor alleen die vragen worden gesteld (en moeten worden beantwoord) die voor de desbetreffende aanvrager van belang zijn.
Door de ontwikkelingen in de afgelopen jaren is het steeds duidelijker geworden dat zowel de gemeente als de subsidierelaties zich ‘aan de regels moeten houden’. Dat betekent dat zaken als termijnen (‘op tijd zijn’) en volledigheid (‘alles wat wordt gevraagd moet worden ingevuld’) moeten worden ‘gehandhaafd’, ofwel dat zowel de gemeente als ook de subsidieaanvrager zich daaraan moeten houden!
Hoe ziet het traject er voor de komende maanden op hoofdlijnen uit:
Vaststelling Algemene Subsidie Verordening Noordoostpolder 2008
Februari 2008 1e concept gereed na interne besprekingen
Februari 2008 behandeling college
Maart 2008 inspraak
April 2008 behandeling in de functionele commissies
April 2008 vaststelling door de raad
Vaststelling Nota subsidiebeleid Noordoostpolder 2008
Maart 2008 1e concept gereed na interne besprekingen
April 2008 behandeling college
April / mei 2008 inspraak
Juni 2008 behandeling in de functionele commissie
Juni 2008 vaststelling door de raad
Vaststelling Beleidsregels subsidieverstrekking Noordoostpolder 2008
April 2008 1e concepten gereed na interne besprekingen
Mei 2008 bespreking met de belanghebbenden
Juli 2008 vaststelling door het college.
In deze overgangsperiode van oud naar nieuw subsidiebeleid worden twee data gehanteerd waarop de subsidieaanvragen 2009 moeten zijn ingediend:
01 06 2008: betreffende professionele instellingen die in aanmerking komen voor een budgetsubsidie
01 10 2008: betreffende de overige structurele subsidies
Met betrekking tot de professionele instellingen wordt uitgegaan van de volgende relatiestructuur:
Een meerjaren convenant waarin de gemeente en de desbetreffende instelling met elkaar overeen komen in beginsel voor een bepaalde periode met elkaar een subsidierelatie aan te gaan.
Een subsidieverstrekking per jaar op basis van een beschikking tot subsidieverlening met in het verlengde daarvan een uitvoeringsovereenkomst ter nadere uitwerking van de beschikking.
In bepaalde gevallen is er sprake van zowel een bestuursrechtelijke subsidierelatie als een privaatrechtelijke huurrelatie. In de bovengenoemde stukken wordt de bestuursrechtelijke relatie leidend ten opzichte van de privaatrechtelijke relatie. Dat betekent dat de huurrelatie van rechtswege eindigt op het moment dat de subsidierelatie wordt beëindigd.
Een ASV vooral een juridisch stuk waarin de ‘algemene regels (procedures) staan’: op basis van de ASV kan niet worden opgemaakt of men in aanmerking komt voor subsidie en zo ja, wat er wordt gekregen en onder welke voorwaarden. Een ASV is meestal geen ‘lekker lezend stuk’ en daarom vindt er dus een ‘praktische vertaling plaats’ in de vorm van subsidieaanvraagformulieren. Verder zullen artikelen uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) waarnaar in de ASV wordt verwezen, in kaders in de tekst van de ASV worden opgenomen. De Awb is namelijk de juridische basis voor alle documenten die in het bestuursrecht worden gebruikt.
Van belang is de definitie van het begrip ‘subsidie’. In artikel 4:21 van de Algemene wetbestuursrecht, de Awb, staat het begrip als volgt gedefinieerd: ‘De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en diensten’.
Dat betekent onder andere dat alleen een bestuursorgaan, een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld (Awb 1:1), in dit geval een raad of een college, subsidie kan verstrekken. In het kader van het Dualisme is dat het college.
Van subsidie is verder alleen sprake als het geld bestemd is voor de uitvoering van door het college benoemde activiteiten. Het niet kostendekkend ter beschikking stellen van accommodaties en dranghekken, om maar enkele voorbeelden te noemen, valt ook niet onder het begrip subsidie omdat er geen ‘direct geld’ mee is gemoeid. Het leveren van goederen en diensten aan het college, zoals PC’s of adviezen, valt niet onder het begrip subsidie. Je zou kunnen zeggen dat als de activiteiten direct gericht zijn op de bevolking er sprake is van een (bestuursrechtelijke) subsidieverstrekking en als die activiteiten voor de burger lopen via de gemeente er sprake is van een (privaatrechtelijke) inkooprelatie.
Bij de subsidieverstrekking is er sprake van het ‘eenzijdig’ afgeven van een beschikking (een specifiek besluit) en bij een aan- of inkoop van een tweeledig contractrelatie. Van belang is nog dat op de subsidieverstrekking geen heffing van omzetbelasting (BTW) van toepassing is. Ook niet als er sprake is van een uitvoeringsovereenkomst conform artikel 4: 36 Awb. Dit mits deze uitvoeringsovereenkomst duidelijk ondergeschikt is gemaakt aan de beschikking tot subsidieverlening.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht is het geen verplichting om na een aanbestedingsprocedure over te gaan tot een contractrelatie. Een aanbestedingsprocedure is immers niet meer of minder dan een vorm van een selectieprocedure. Daarna kan, in beginsel, gekozen worden voor een bestuursrechtelijke subsidierelatie dan wel een privaatrechtelijke contractrelatie. Omdat het bestuursrecht voor het privaatrecht gaat is het aannemelijk dat het verstrekken van geld aan instellingen om het gemeentelijke beleid uit te voeren waar mogelijk plaatsvindt via de subsidieverstrekking.
Gemeenschappelijke regelingen vallen niet onder het subsidiebeleid, regionale instellingen die vanuit meerdere gemeenten worden gesubsidieerd vallen met betrekking tot hun vanuit onze gemeente ontvangen subsidie onder ons subsidiebeleid en wet- en regelgeving.
Nieuw binnen onze gemeente is de beleidsregel waarin de voorwaarden zijn opgenomen om voor subsidieverstrekking in aanmerking te komen.
Omdat de realisatie van activiteiten centraal staat vervalt de oude vorm van de exploitatiesubsidie waarbij het ontstane tekort de basis vormde voor de hoogte van de subsidie.
Een beknopte toelichting op de ASV per artikel.
1.Begripsomschrijvingen: alle belangrijke begrippen moeten daarin zijn opgenomen.
Van belang: het college voert uit wat door de raad op hoofdlijnen is besloten:
Raad: gemeentebegroting en subsidieplafonds
College: subsidieprogramma en beschikkingen tot subsidieverlening en –vaststelling
De ASV is van toepassing op alles subsidieaanvragen. ‘Donaties’ en ‘giften’ zijn niet bekend binnen het bestuursrecht en moeten dan ook worden beschouwd als subsidies en moeten voldoen aan de daaraan gestelde voorwaarden! In dit artikel staan de beleidsterreinen opgenomen waarop de ASV van toepassing is. Daarin neemt de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (de Wmo)een belangrijke plaats in. Verder hebben zowel de raad als het college gelegenheid in te springen op nieuwe ontwikkelingen.
Als een subsidieaanvrager geen ‘rechtspersoonlijkheid met volledige rechtsbevoegdheid’ bezit zijn de bestuursleden hoofdelijk aansprakelijk als ‘er iets mis gaat’. Om dat soort ‘ongelukken’ te voorkomen wordt er als uitgangspunt alleen maar subsidie verstrekt aan stichtingen en verenigingen die beschikken over statuten die ‘bij de notaris zijn gepasseerd’. Alleen in uitzonderingsgevallen kan een ‘groep van (minimaal twee) natuurlijke personen’ subsidie ontvangen maar dan zijn die personen zelf persoonlijk aansprakelijk voor het geval een activiteit bijvoorbeeld ‘letterlijk (of figuurlijk) in het water valt’ en voor de daaruit voortvloeiende (meestal nadelige) financiële gevolgen.
De personen op wier naam een beslissing tot het geheel of gedeeltelijk toekennen van de subsidieaanvraag is gesteld, zijn persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de aan de naleving van de aan het subsidiebesluit verbonden verplichtingen.
Op basis van de ASV kan iemand, zoals al eerder gezegd, niet opmaken of zijn of haar activiteiten in aanmerking kunnen komen voor subsidie. Dat kan wel op basis van de verdere uitwerking in de nog op te stellen Beleidsregels. De Beleidsregels komen in de volgende fase van het hele project aan de orde (voorjaar 2008). Alleen activiteiten die passend zijn binnen het vastgestelde beleid, dus activiteiten die het gemeentelijke beleid uitvoeren, komen in aanmerking voor subsidie. De statuten van een organisatie zijn natuurlijk leidend voor de activiteiten die de organisatie wil uitvoeren. Maar of een activiteit in aanmerking komt voor subsidie en zo ja, hoe hoog die zal zijn en onder welke voorwaarden die wordt verstrekt, wordt bepaald door de gemeente. ‘Wie betaalt die bepaalt’ (maar wel binnen de vastgestelde wetten en regels)! Kerkelijke, politieke en levensbeschouwelijke activiteiten (kerkkoren, politieke actiegroepen en zondagschool e.d.) komen dan ook niet in aanmerking voor subsidie. In Nederland is er nu eenmaal sprake van een scheiding tussen kerk en staat! Een uitzonderingspositie wordt, op basis van een specifieke verordening, ingenomen door het godsdienstig en levensbeschouwelijke vormingsonderwijs zoals dat binnen het primair onderwijs wordt aangeboden. Verder kunnen door deze instellingen georganiseerde activiteiten wel voor subsidie in aanmerking komen als zij algemeen toegankelijk zijn en niet (mede) zijn gericht op het verspreiden van het gedachtegoed. Vroeger werden lokale professionele instellingen wel eens beschermd door de statutaire vestiging binnen de gemeentegrenzen als subsidievoorwaarde te hanteren. Als gevolg van de aangescherpte Europese wet- en regelgeving kan dat niet meer: ongeacht de vestigingsplaats kan iemand in aanmerking komen voor subsidieverstrekking. De plaats van vestiging mag dan ook geen enkele rol spelen bij de beoordeling van de aanvraag! Jaarlijks stelt het college, net zoals nu het geval is, de subsidieplafonds vast: niet alleen de maximale subsidiebudgetten maar ook de basis waarop deze bedragen worden verdeeld. Subsidiëren op basis van ledenaantallen is trouwens een lastig punt: de Wet Bescherming Persoonsgegevens legt belemmeringen op. Maar ook in inhoudelijk opzicht valt veel te zeggen voor een ander systeem waarbij de activiteiten centraal staan! Dat andere systeem houdt in dat wordt gekozen voor de eenheid ‘activiteit’. Relevant is verder dat de gemeente niet verplicht is de subsidie ieder jaar aan te passen aan loon- en kostenstijgingen. Dat is een autonoom beleid van iedere gemeente. Het voelt, zeker bij professionele instellingen, uiteraard wel als een soort bezuiniging als lonen en prijzen meer stijgen dan de subsidie, maar formeel is het geen vorm van bezuiniging (dus is artikel 4:51 van de wet niet van toepassing!). Een dergelijke frictie tussen de stijging van baten en lasten zal zeker (een negatief) effect kunnen hebben op de kwaliteit en de kwantiteit van wat voor het beschikbare subsidiebudget kan worden gerealiseerd.
Geen subsidie wordt verstrekt aan instellingen die uit zijn op het maken van winst door middel van gesubsidieerde activiteiten. Overigens kan het college altijd nadere regels stellen voor zover dat te maken heeft met het bevorderen van het uitvoeren van haar beleid door middel van het verstrekken van subsidie.
In dit artikel staan wat algemene weigeringsgronden. Van belang is vooral dat er enige zekerheid moet zijn dat de subsidie ook werkelijk aan de bedoelde activiteiten zal worden besteed en dat ‘alles ophoudt’ als er onvoldoende geld beschikbaar is. Verder is hier geregeld dat de gemeente geen financiële garantsteller is als subsidies van ‘hogere overheden’ lager uitvallen dan verwacht.
Voor vooral professionele instellingen is het belangrijk zo vroeg mogelijk te weten van welk subsidiebedrag zij, natuurlijk onder het voorbehoud van het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad, uit kunnen gaan voor het daarop volgende jaar. Het subsidiebudget is vaak toch bepalend m.b.t. welke activiteiten kunnen worden gerealiseerd! Voor de meeste vrijwilligersorganisaties, die meestal geen personeel te betalen hebben, is de hoogte van de indexering van de subsidie van minder belang. Deze ‘verstrekkingennota’ geeft duidelijke richtlijnen aan waaraan de subsidieaanvrager zich qua financiële grenzen hoort te houden. Daarmee wordt al bij de subsidieaanvraag voorkomen dat er begrotingsoverschrijdingen gaan plaatsvinden: de hoogte van de aanvraag moet passen binnen het aangegeven maximum. Als niet aan die voorwaarde wordt voldaan krijgt een subsidieaanvrager 4 weken de tijd de begroting aan te passen aan het aangegeven maximum.
Het college stelt, na de vaststelling van de gemeentebegroting en de subsidieplafonds door de raad, het Subsidieprogramma vast. Het is een totaaloverzicht van de te subsidiëren activiteiten en de daaraan verbonden te verlenen subsidiebedragen en de daarbij behorende uitvoerende instellingen.
Er zijn twee soorten subsidies: de structurele en de incidentele. Om een duidelijk verschillende aanpak te kunnen realiseren tussen de vrijwilligersorganisaties en de professionele instellingen, is er binnen de categorie ‘structurele subsidies’ een scheiding aangebracht tussen de waarderingssubsidies, de structurele activiteitensubsidies en de budgetsubsidies.
De waarderingssubsidies zijn gericht op de vele tientallen vrijwilligersorganisaties die een subsidiebedrag ontvangen dat varieert van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s. De afhandeling wordt zo sterk mogelijk vereenvoudigd, verlenen en vaststellen van de subsidie kan in één handeling gebeuren, en de subsidie wordt verleend op basis van ‘genormeerde bedragen’: vaste bedragen als tegemoetkoming in de kosten. De aanvraag en de verantwoording worden zo ‘simpel mogelijk gehouden’. Het is de opzet op zo kort mogelijke termijn over te gaan tot het verstrekken van de waarderingssubsidie over een langere periode: van halfweg de lopende tot halfweg de volgende raadsperiode. Door dit systeem wordt de administratieve last voor de vrijwilligersorganisaties (en de ambtelijke organisatie) aanzienlijk beperkt zonder dat daardoor een relevant financieel risico gaat ontstaan gezien de hoogte van de subsidiebedragen.
De structurele activiteitensubsidies zijn grofweg vanaf € 5.000,- tot ca. € 50.000,-. De verlening van de subsidie en de vaststelling er van worden gescheiden afgehandeld en de verantwoording is zwaarder dan bij de waarderingssubsidies het geval is. Zo moeten er activiteitenplannen worden opgesteld met bijbehorende begrotingen. Verantwoording op ‘productniveau’ zal niet altijd mogelijk en nodig zijn. Maar ook hier geldt: hoe meer subsidie er wordt verstrekt, des te zwaarder wordt de verantwoording! In veel gevallen zal op deze subsidiesoort ‘individueel maatwerk’ moeten worden toegepast.
De budgetsubsidie is vooral van toepassing op professionele instellingen zoals het Algemeen Maatschappelijk Werk, het professionele welzijnswerk, het bibliotheekwerk, het Bosbad en het Peuterspeelzaalwerk. Met deze instellingen zullen concrete afspraken gemaakt gaan worden betreffende de voor de bevolking te verzorgen Diensten – Activiteiten – Producten, de daaraan verbonden baten en lasten en de daaruit voortvloeiende prestaties en effecten. Kortom: het zijn hoge bedragen waarvoor adequate verantwoording moet worden afgelegd met betrekking tot de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de subsidiegelden! Bij de subsidieverstrekking aan professionele instellingen wordt uitgegaan van de BCV: de Beleidsgestuurde Subsidie Verstrekking, de bestuursrechtelijke variant van de BCF (Beleidsgestuurde Contractfinanciering).
Tot de incidentele subsidies horen ook de investeringssubsidies. Aan de subsidiesoort investeringssubsidie worden relatief hoge eisen gesteld omdat het vaak over respectabele bedragen gaat met een lange doorlooptijd en daaruit voortvloeiende langjarige verplichtingen. De aan deze subsidiesoort verbonden verplichtingen worden opgenomen in de Beleidsregel investeringssubsidie.
Niet alle kosten zijn subsidiabel: alleen kosten die direct verband (kunnen) houden me de uitvoering van het gemeentelijke beleid komen voor bekostiging vanuit subsidie in aanmerking. Van belang is dat de opbrengsten van acties (zoals oliebollen- en oud papieracties) niet op de subsidie worden gekort. Dit mits de maximale hoogte van de egalisatie- / risicoreserve niet wordt overschreden.
Dit artikel bepaalt dat instellingen die een budgetsubsidie ontvangen moeten voldoen aan de eisen zoals die zijn gesteld in afdeling 4.2.8. van de Awb. Vrijwilligersorganisaties hoeven in het algemeen niet te voldoen aan de daarin opgenomen zware eisen! Wel van een bredere toepassing is artikel 4:71 van de Awb. Besluitvorming over zaken als fuseren, het wijzigen van de statuten, het vaststellen van de tarieven die gelden voor gesubsidieerde activiteiten en het opheffen van de organisatie mag alleen maar na toestemming van de gemeente.
Om tot een goede beoordeling van de aanvragen tot subsidieverlening te kunnen komen én om de beoordeling er van door te kunnen laten werken in de gemeentebegroting, de subsidieplafonds en het subsidieprogramma, moeten de aanvragen ruim voor de zomervakantie in het bezit zijn van de gemeente (voor 01 06). Vergeleken met de ‘oude’ ASV 2003 is de indientermijn al met enkele maanden verruimd waardoor instellingen aanzienlijk meer ruimte hebben hun jaarstukken af te ronden en hun aanvragen tot subsidieverlening en –vaststelling voor te bereiden. Deze datum nog verder naar achteren schuiven levert problemen op i.v.m. de vakantieperiode als een aanvraag moet worden aangevuld of hersteld en met het feit dat de gemeente, zeker bij de professionele instellingen, die begrotingen nodig heeft bij het opstellen van haar eigen begroting! N.B. voor het overgangsjaar 2008 geldt een afwijkende inzendtermijn voor de vrijwilligersorganisaties: hun aanvragen tot subsidieverlening 2009 moeten uiterlijk op 01 10 2008 in het bezit zijn van het college. Ook als men al sinds jaar en dag subsidie ontvangt is het noodzakelijk dat men ieder jaar een schriftelijke aanvraag tot subsidieverlening (en –vaststelling) indient. Dit is zo in de Algemene wet bestuursrecht bepaald en daar valt dus niet aan te tornen! Aan de andere kant betekent zo’n jarenlange subsidierelatie niet dat men meer recht op subsidie heeft dan een nieuwkomer: het gaat om de doelstelling van de activiteiten en het al dan niet voldoen aan de gestelde voorwaarden. Uit jurisprudentie is gebleken dat ‘te laat inleveren’ betekent dat een instelling niet in aanmerking komt voor subsidieverstrekking! Een te laat ingeleverde of onvolledig ingevulde aanvraag betekent in principe dat een aanvraag niet in behandeling mag en kan worden genomen waardoor zo’n instelling ‘naar haar subsidie kan fluiten’. ‘Een beetje te laat’ geldt dan ook niet in het bestuurs- en subsidierecht!
Een aanvraag tot subsidieverlening moet aan een aantal eisen voldoen. Die eisen variëren sterk per subsidiesoort. Ook hier geldt weer dat de eisen die aan een waarderingssubsidie worden gesteld aanzienlijk lager zijn dan die welke aan andere subsidiesoorten worden gesteld. Waar mogelijk worden deze specifieke eisen ‘vertaald verpakt’ in de subsidieaanvraagformulieren.
Bij subsidieverstrekking kan het van groot belang zijn te weten welke gelieerde instellingen er zijn. Het gaat daarbij o.a. om steunstichtingen e.d. die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het ‘financieel gezond houden van een instelling’.
Aanvragers van subsidie moeten aan een aantal algemene verplichtingen voldoen. Deze gaan over de toegankelijkheid en de inzichtelijkheid van de administratie. Zelfs kan het college aanwijzingen geven hoe de administratie moet zijn ingericht. Verder zijn gesubsidieerde instellingen verplicht verzekeringen af te sluiten. Dit om te voorkomen dat bij de genoemde calamiteiten de gemeente kans loopt te worden aangesproken om aanvullende subsidie te verlenen.
Naast een aantal in de Awb opgenomen wettelijke verplichtingen moeten gesubsidieerde instellingen zorgen voor een goede huisvesting van hun activiteiten en voor een zo doelmatig mogelijk gebruik van hun accommodaties. Verder zijn er voorschriften opgenomen die van kracht worden bij het staken van de activiteiten.
Het kan voorkomen dat de personeelsformatie de basis is voor subsidieverstrekking. In die, in de praktijk uitzonderlijke, gevallen mogen de instellingen daarin geen wijzigingen aanbrengen zonder toestemming van het college.
Instellingen mogen in principe een egalisatie- of risicoreserve vormen.
Een egalisatie- / risicoreserve is bestemd voor het opvangen van fluctuaties betreffende de inkomsten en de uitgaven.
Deze reserve mag niet worden opgebouwd vanuit niet bestede subsidiegelden die het gevolg zijn van het geen doorgang gevonden hebben van activiteiten. In die gevallen moet subsidie worden terugbetaald aan de gemeente. In het algemeen mag een egalisatie- / risicoreserve maximaal 10% bedragen van de laatst ontvangen subsidiebedrag. Dit mag worden vermeerderd met bijvoorbeeld de opbrengsten van acties. Bij budgetsubsidies hangt de hoogte die wordt toegestaan samen met de hoogte van inkomsten anders dan vanuit subsidies: hoe hoger de inkomsten vanuit andere bronnen, des te hoger is vaak het risico! Daarbij moet worden gedacht aan bijvoorbeeld het peuterspeelzaalwerk waar ouderbijdragen een belangrijke bron van inkomsten vormen. De te hanteren maximale percentages zullen door het college per individuele professionele instelling (dan wel organisatie per beleidsterrein) worden bepaald.
In bijzondere gevallen mag een instelling uit de positieve exploitaties vanuit gesubsidieerde activiteiten een bestemmingsreserve opbouwen. Dat wil zeggen dat er geld apart mag worden gezet voor bijzondere activiteiten. Ook hierbij geldt dat het college toestemming moet verlenen voor het, vanuit overgeschoten subsidiemiddelen, sparen voor bepaalde (wellicht niet direct subsidiabele) activiteiten. Te denken valt aan een jubileumvoorstelling, -toernooi of -festival waarvoor een aantal jaren gespaard moet worden.
Voorzieningen behoren, in tegenstelling tot de reserves, tot de ‘vreemde vermogens’.
Onder een voorziening ligt een bestedingsplan over een reeks van twee of meer jaren. De daaraan verbonden kosten zijn niet vanuit de lopende exploitatie of de egalisatiereserve op te vangen. Te denken valt aan de onontkoombare kosten die zijn verbonden aan het verzorgen van het groot planmatig onderhoud van een gebouw, zowel aan de buiten- als de binnenkant.
Vooral professionele instellingen kopen goederen waarop afgeschreven kan worden. Ook in relatie tot de hoogte van de egalisatiereserve worden afschrijvingstermijnen gehanteerd waardoor de vervanging van goederen, die vanuit subsidiegelden worden bekostigd, gefaseerd plaatsvindt.
Het college kan besluiten tot subsidieverlening over een periode langer dan één jaar. Als dat gebeurt vindt dat wel plaats onder ‘begrotingsvoorbehoud’: dat wil zeggen dat de raad ieder jaar het laatste woord heeft en dus af kan wijken van de verlening. Het plan is de waarderingssubsidies als meerjarige subsidies te gaan verstrekken zonder begrotingsvoorbehoud. Gezien de hoogte van de bedragen wordt vooralsnog niet overwogen bij professionele instellingen over te gaan tot meerjarige subsidies zonder dat er sprake is van duidelijk begrotingsvoorbehoud. De aanzienlijke en niet voorspelbare financiële risico’s (loon- en prijsontwikkelingen versus de inkomsten vanuit het Gemeentefonds) blijven dan voor zowel de gemeente als de professionele instellingen beperkt.
Instellingen willen graag zo spoedig mogelijk zekerheid over de hoogte van de subsidie. In de ASV is opgenomen dat instellingen voor 1 januari van het jaar waarop de subsidieverlening betrekking heeft, weten welk subsidiebedrag wordt verleend. Dat is ongeveer binnen 8 weken (de wettelijke ‘redelijke termijn’) nadat de gemeentebegroting door de raad is vastgesteld. Een eerdere bekendmaking kan niet zonder ‘begrotingsvoorbehoud’ waardoor een dergelijke verlening maar een beperkte waarde zou hebben. Ook in relatie tot het daarmee ‘wekken van verwachtingen’ wordt gekozen voor een duidelijke lijn.
Zeker bij professionele instellingen is het, vanuit het oogpunt van liquiditeit, van belang dat er regelmatig subsidie binnenkomt. De manier van bevoorschotting van het verleende subsidiebedrag wordt in de beschikking tot subsidieverlening vermeld. Omdat dit een apart besluit is kan daar apart bezwaar en beroep tegen worden aangetekend!
Behalve bij de waarderingssubsidie vindt het verstrekken van subsidie plaats in twee fasen: de fase van de subsidieverlening (voorafgaand aan [het jaar waarin] de activiteiten [plaatsvinden]) en de fase van de subsidievaststelling na afloop ervan. Het zijn twee gescheiden trajecten met aparte besluitvorming waarbij in beide fasen sprake is van de mogelijkheid tot het indienen van een bezwaar- of beroepsschrift. De beschikking tot de subsidievaststelling is gebaseerd op de inhoudelijke en financiële verantwoording (jaarverslag en jaarrekening) door de subsidieontvanger. Bijstichtingen met meer dan € 25.000,- subsidie en bij verenigingen met een subsidiebedrag boven de € 50.000,- moet de verantwoording zijn voorzien van een beoordelingsverklaring. Bij subsidiebedragen van € 500.000,- of hoger is een accountantsverklaring verplicht. Aan die laatste groep subsidieontvangers worden duidelijk zwaardere eisen gesteld dan aan de vrijwilligersorganisaties. Een beoordelings- of accountantsverklaring heeft het college nodig om de rechtmatige besteding van de door haar verstrekte subsidiemiddelen geborgd te zien. Overigens beoogt het college de beoordeling van de aanvragen tot subsidievaststelling binnen enkele maanden af te kunnen ronden. De maximaal daarvoor te hanteren termijn is zes maanden. Als het college deze termijn niet nakomt, is er over enkele jaren, op basis van de inwerkingtreding van de nieuwe 4e tranche van de Awb, sprake van (financiële) sancties.
Als een aanvraag tot subsidievaststelling niet voldoet aan de voorschriften geldt een hersteltermijn van 4 weken.
Als de aanvraag tot subsidievaststelling ook na de hersteltermijn nog niet voldoet aan de eisen wordt de subsidie ‘ambtshalve’ vastgesteld. Dat kan, zo blijkt uit jurisprudentie, leiden tot het volledig moeten terugbetalen van de al ontvangen subsidie!
De uiteindelijke betaling van de subsidie na de vaststelling ervan gebeurt met verrekening van de verstrekte voorschotten. Waarderingssubsidies worden in één keer betaald bij de vaststelling die plaatsvindt bij de subsidieverlening (de ‘korte procedure’).
Subsidiebedragen die hoger zijn dan € 10.000,- worden per kwartaal bevoorschot. In zeer bijzondere gevallen, bijvoorbeeld in relatie tot de liquiditeitspositie, kan daarvan op basis van de hardheidsclausule worden afgeweken.
Dit is de zogenaamde ‘hardheidsclausule’: in individuele gevallen kan van de subsidieverordening worden afgeweken.
Ook onder de hardheidsclausule valt dat het college het recht heeft te beslissen in die gevallen waar de verordening ergens niet, of niet voldoende, in voorziet.
Hierin wordt de overgang van de oude naar de nieuwe ASV geregeld.
Een aandachtspunt.
Het betreft een aangelegenheid die niet in de ASV is geregeld maar die wellicht toch van belang kan zijn.
·Om een breed verbreid misverstand gelijk weg te nemen: een gemeente die niet specifiek anders heeft geregeld in haar wet- en regelgeving is nooit aansprakelijk voor wachtgeldverplichtingen, of uitkeringen die aanvullend zijn op de bij enigerlei wet vastgestelde uitkeringen. Ook niet als die rechtstreeks voortvloeien uit een besluit tot vermindering en / of beëindiging van subsidie. In die gevallen treedt namelijk ‘alleen’ artikel 4:51 van de Awb in werking: het verlagen van een structurele subsidie mag alleen met inachtneming van een redelijke termijn. Bij een algehele afbouw geldt (op basis van de jurisprudentie) een maximale afbouwtermijn van 4 à 5 jaar. Bij een minder forse verlaging van de subsidie gelden (veel) kortere termijnen. Het niet indexeren van de subsidiebedragen is formeel geen vorm van bezuinigen, het subsidiebedrag wordt immers niet verlaagd, maar de instelling moet, zeker als er personeel in dienst is, wel maatregelen gaan treffen. Dit om ‘de tering naar de nering te zetten’. Ook kosten die uit een eventueel deeltijdontslag voortvloeien komen niet in aanmerking voor een gemeentelijke tegemoetkoming!