Organisatie | Steenwijkerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer |
Citeertitel | Reglement voor elektronisch berichtenverkeer |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-06-2006 | nieuwe regeling | 30-05-2006 Gemeenteblad, 2006, 23 | Geen |
Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland;
overwegende, dat het wenselijk is om regels vast te stellen voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer door en met de gemeentelijke organisatie;
gelet op ondermeer de bepalingen in de Archiefwet 1995, de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat;
besluiten vast te stellen het volgende reglement:
Reglement voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer.
Dit reglement heeft alleen betrekking op elektronische berichten die opgemaakt of ontvangen zijn in het kader van de uitvoering van de taken van de gemeente. Voor het gebruik van e-mail en ander elektronisch berichtenverkeer voor privé-doeleinden wordt verwezen naar het privacyreglement Internet en E-mailgebruik (zie bijlage).
Artikel 3. Verantwoordelijkheden
De beheerders van de respectievelijke e-mailadressen en overige informatiesystemen waarmee berichten ontvangen, verzonden of opgeslagen kunnen worden, zijn er verantwoordelijk voor dat elektronische berichten ontvangen op of verzonden van deze e-mailadressen of informatiesystemen conform dit reglement en andere gemeentelijke procedures, c.q. wettelijke regelgeving worden afgehandeld.
Artikel 5. Ontvangst en verzending van elektronische berichten
A. Ontvangst van elektronische berichten
B. Registratie en ontvangstbevestigingen
C. Elektronische berichten ontvangen op het centrale e-mailadres
Formele e-mail, ontvangen op het centrale e-mailadres, die geregistreerd moet worden, wordt door BUDIM bij registratie tegelijk digitaal gearchiveerd in het RMA. Zolang dit technisch nog niet mogelijk is worden dergelijke berichten door BUDIM uitgeprint, gestempeld, gescand, geregistreerd en voorzien van een registratienummer. Na registratie wordt het e-mailbericht op dezelfde wijze als andere post behandeld.
D.Elektronische berichten ontvangen op persoonlijke en overige e-mailadressen
E. Verzending elektronische berichten
“Dit emailbericht kan vertrouwelijke informatie bevatten, die mogelijk gedekt is door geheimhoudingsplicht of om andere redenen rechtens beschermd is. Indien u dit emailbericht abusievelijk hebt ontvangen, verzoeken wij u vriendelijk de afzender op de hoogte te stellen en het bericht te vernietigen. De gemeente Steenwijkerland staat niet in voor de inhoud en tijdige ontvangst van verzonden email. Aan dit emailbericht kunnen geen rechten worden ontleend. Bij enige twijfel over dit bericht kunt u contact opnemen met de afzender.
De gemeente Steenwijkerland bewaakt dagelijks de veiligheid van haar elektronisch berichtenverkeer. Desondanks kan de gemeente Steenwijkerland niet garanderen dat e-mailberichten virusvrij worden overgebracht. De gemeente Steenwijkerland aanvaardt geen enkele vorm van aansprakelijkheid voor onvolkomenheden en schade als gevolg van elektronisch berichtenverkeer.
Uw persoonlijke gegevens worden door de gemeente Steenwijkerland vastgelegd. Op de website vindt u het privacybeleid van de gemeente Steenwijkerland. Hierin is aangegeven waarvoor uw gegevens worden gebruikt en op welke wijze deze worden vastgelegd.”
Artikel 6. Archivering en vernietiging van elektronische berichten
A. Formele elektronische berichten betrekking hebbende op zaken, waarvan er digitale dossiers in de Record Management Applicatie (RMA) bestaan
Vanaf het moment dat het mogelijk wordt dat e-mailberichten door alle medewerkers binnen het RMA gearchiveerd kunnen worden, moeten ontvangen formele berichten waarvoor geen registratie noodzakelijk is en waarvoor van de desbetreffende zaak of serie een digitaal zaak- of seriedossier binnen de RMA bestaat, door de behandelaar van het desbetreffende bericht onmiddellijk digitaal gearchiveerd worden met behulp van de RMA.
Indien een intern formeel bericht voor zowel de ontvanger als de verzender deel uitmaken van verschillende processen en dus bij verschillende zaakdossiers moet worden opgeborgen, moet het bericht in beide zaakdossiers worden opgeborgen. De verzender en de ontvanger zijn dan beide verantwoordelijk voor de archivering.
B. Formele berichten betrekking hebbende op zaken, waarvan geen digitale dossiers in de RMA bestaan of waarvan de archivering niet is geregeld of nog niet mogelijk is
Artikel 8. Bijzondere regels voor de aanlevering van digitale kopieën van ingekomen poststukken
Bij gelijktijdige aanlevering door burgers en andere externe relaties van een papieren poststuk en digitale versies van dat document, dient er digitaal één volledig identiek archiefexemplaar (inclusief bijlagen) van het document te worden aangeleverd. De bestandsformaten van deze archiefexemplaren dienen te voldoen aan de wettelijke eisen die bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden gesteld aan archiefbescheiden.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 23 mei 2006,
Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland,
de secretaris, drs. A.W.van der Spek
de burgemeester, drs. H.H.Apotheker
De Archiefwet 1995 is duidelijk over elektronische documenten. Alle documenten die door een overheidsorgaan zijn opgesteld of ontvangen als gevolg van de uitoefening van haar taken zijn archiefbescheiden en vallen als zodanig onder de werking van de Archiefwet 1995. Het maakt daarbij niet uit of dit papieren of digitale of nog andersoortige documenten zijn.
In het kader van de Archiefwet 1995 en de daar uit voortvloeiende regelgeving kunnen hier een aantal relevante eisen worden genoemd:
Bij de verantwoording voor de afzonderlijke artikelen wordt verder toegelicht hoe het één en ander is vertaald binnen dit reglement.
Wet elektronisch bestuurlijk verkeer
Door de inwerkingtreding van de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer, waarvoor de Algemene Wet Bestuursrecht is aangepast, is het in principe mogelijk om formele berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter dit kan uitsluitend als het bestuursorgaan uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend (het bekend zijn met het e-mailadres van de gemeente is niet voldoende).
Het uitgangspunt voor de gemeente is dat het gebruik van e-mail voor formeel berichtenverkeer alleen is toegestaan als er voldoende garanties zijn voor de juridische betrouwbaarheid en voor een goede registratie en archivering van de desbetreffende e-mailberichten.
De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) bepaalt dat, behoudens enkele specifieke uitzonderingen, de gegevens van de overheid openbaar zijn. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt naar het type informatiedrager van het document, met andere woorden geen verschil tussen papier en digitaal. E-mailberichten vallen dus onder de WOB. Ook dit is een reden om het beheer van e-mailberichten goed te regelen en te zorgen dat in ieder geval de formele berichten goed gearchiveerd zijn.
Een juiste afbakening is noodzakelijk om geen problemen te veroorzaken met procedures voor allerlei andere gegevensstromen, die er tussen de gemeente en andere overheidsorganen lopen.
Het gebruik van e-mailfaciliteiten voor privé-berichten is niet in dit reglement geregeld, maar in het Privacyreglement Internet en E-mailgebruik, waarop dit reglement een aanvulling is.
Bij veel medewerkers bestaat er nauwelijks het bewustzijn dat interne berichten ook van waarde kunnen zijn voor de bedrijfsvoering. Daarom is hier expliciet opgenomen dat interne berichten ook onder dit reglement vallen.
De eis vanuit de Archiefwet 1995 dat archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard, wordt over het algemeen relatief gezien. De noodzakelijke mate van ordening en toegankelijkheid van stukken is afhankelijk van het gebruik en de duur van de bewaartermijn. Hetzelfde geldt voor de wijze waarop deze documenten bewaard moeten worden.
Voor stukken met een zeer geringe waarde voor de bedrijfsvoering, met eveneens een korte tot zeer korte bewaartermijn, zijn de eisen laag. Voor e-mailberichten met een zeer geringe waarde voor de bedrijfsvoering is de goede, geordende en toegankelijke staat voldoende gewaarborgd als de berichten alleen bewaard worden in de persoonlijke e-mailadressen.
Voor berichten met langere bewaartermijnen en een grotere waarde voor de bedrijfsvoering moeten de normen voor het bewaren hoger gesteld worden.
Een eerste voorwaarde voor een goede beheersing van het e-mailverkeer is daarom om een onderscheid te kunnen maken tussen dat kleine deel wat belangrijk is voor de bedrijfsvoering en het overgrote deel wat nauwelijks tot geen waarde heeft en waaraan de eisen voor archivering minimaal zijn.
In navolging van veel ander overheidsorganisaties in Nederland wordt daarom voor e-mailberichten een praktisch onderscheid gemaakt tussen formele en informele berichten. Onder formele berichten worden in deze context dan e-mailberichten verstaan met een dusdanige waarde voor de bedrijfsvoering dat het nodig is om er goede procedures voor de afhandeling, registratie en archivering voor op te stellen.
Onder informele berichten worden in deze context dan berichten verstaan met een dusdanig geringe waarde voor de bedrijfsvoering, dat het niet de moeite loont en ook te veel tijd kost om deze goed te archiveren.
Het onderscheid tussen formeel en informeel heeft hier dus met name betrekking op de inhoud en de daaruit voortvloeiende waarde van de berichten voor de bedrijfsvoering. Formeel in deze zin heeft niets te maken handtekeningen, besluiten e.d.
Veel medewerkers zijn zich er niet of nauwelijks van bewust dat er een noodzaak is voor goede procedures voor het e-mailverkeer en dat ze daar zelf ook een verantwoordelijkheid in hebben. Daarom is de verantwoordelijkheid hier nogmaals expliciet opgenomen.
Op persoonlijke e-mailadressen kunnen ook formele berichten binnenkomen, waarvoor een snelle afhandeling noodzakelijk is. De afdelingssecretariaten moeten daarom in geval van nood bij alle persoonlijke e-mailadressen kunnen komen. Omdat niet verwacht kan worden dat zij alle berichten van alle afwezige medewerkers ook daadwerkelijk allemaal inhoudelijk beoordelen en waar nodig afhandelen, dienen de medewerkers ook een naaste collega aan te wijzen die bij afwezigheid de ingekomen berichten inhoudelijk beoordeeld en indien nodig afhandelt.
De persoonlijke e-mailadressen van bestuurders, de gemeentesecretaris en de griffier worden ook op de website gepubliceerd (zie ook artikel 4.3). Burgers en andere belanghebbenden zullen zeker van de mogelijkheid gebruik maken om zich via dit kanaal rechtstreeks tot deze functionarissen te wenden. Dit zal ook zeker berichten tot gevolg hebben, die geregistreerd en/ of gearchiveerd moeten worden. Deze artikelen geven de genoemde secretariële en griffiemedewerkers mede de verantwoordelijkheid om in de gaten te houden dat daarvoor in aanmerking komende berichten ook daadwerkelijk geregistreerd en/ of gearchiveerd worden.
Voor de eenduidigheid naar buiten toe, wordt in de algemene uitingen naar buiten toe maar één e-mailadres gehanteerd.
Bovendien wil de gemeente het formele berichtenverkeer met externen van en naar persoonlijke e-mailadressen van medewerkers niet stimuleren. De beste garantie dat formele berichten alle juiste registratie en archiveringsprocedures volgen, blijft om deze net als brieven bij BUDIM te laten binnenkomen op het centrale e-mailadres.
Een uitzondering wordt gemaakt voor de persoonlijke e-mailadressen van de leden van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier. Omdat deze personen dusdanig publieke functies bekleden, is het wenselijk dat de burger de mogelijkheid gegeven wordt zich via de e-mail rechtstreeks tot deze personen te wenden. Deze adressen worden daarom ook op de website gepubliceerd. (N.b. het gaat hier niet om de privé-emailadressen, maar om de persoonlijke e-mailadressen bij de gemeente Steenwijkerland met de constructie voornaam.achternaam@steenwijkerland.nl).
Om te kunnen garanderen dat ook deze berichten de juiste archief- en registratieprocedures doorlopen, hebben de medewerkers van het bestuurssecretariaat, de secretaresse van de gemeentesecretaris en de griffiemedewerkers ook een rol gekregen bij de behandeling van deze berichten (zie 3.6/ 3.7/ 3.8). Zij moeten dan echter wel toegang hebben tot de desbetreffende persoonlijke e-mailadressen.
5.1/ 5.2/ 5.3/ 5.4/ 5.21/ 5.22
De “ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat”( 23 februari 2002 nr. WJZ/ 2002/ 6839 (8080) stelt eisen aan de bestandsformaten voor permanent te bewaren archiefbescheiden: …Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden
voor databases: het oorspronkelijke opslagformaat of ASCII (flatfile met veldscheidingstekens); vergezeld van documentatie bij voorkeur in XML-DTD over de structuur van de database (tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten); queries dienen in de vraagtaal SQL(SQL2) te worden vastgelegd....1
De formele overbrenging van de te bewaren stukken vindt pas plaats na 20 jaar. Wil de gemeente op dat moment heel ingewikkelde en dure conversieslagen voorkomen, dan zal ze in een zo vroeg mogelijk stadium aan de genoemde eisen moeten voldoen.
Een beperking van de toegestane formaten voorkomt bovendien dat de gemeente bestanden in formaten aangereikt krijgt, waarvoor geen programmatuur voorhanden is om deze te lezen.
De bovengenoemde regeling wordt op dit moment geëvalueerd. De daarin genoemde formaten staan hierbij ook ter discussie. Om deze redenen is er voor gekozen om niet zelf formaten in deze regeling op te nemen, maar te verwijzen naar de ministeriële regeling.
Ook kan het in sommige gevallen om praktische redenen wenselijk zijn om af te wijken van de wettelijk vereiste formaten bij overbrenging. Juridisch is dat geen probleem, zolang het vernietigbare bescheiden betreft of ze voor overbrenging alsnog geconverteerd zijn naar het juiste formaat. Om deze praktische reden is in de artikelen 5.2 en 5.22 een mogelijkheid geboden om af te wijken van het gestelde in de ministeriële regeling.
Als een bericht juridische vormfouten bevat kan dat conform de Algemene wet bestuursrecht (nog) niet in alle gevallen geaccepteerd worden. De ontvanger is ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document bijvoorbeeld schriftelijk en ondertekend in te dienen.
Juridisch en voor de bedrijfsvoering maakt het in wezen niets uit of een document een papieren of een andere drager kent. Daarom worden voor zover mogelijk dezelfde procedures en regels gehanteerd als voor papieren documenten.
Voorlopig is deze enigszins omslachtige procedure nog nodig om de stukken te kunnen registreren binnen het werkstroombeheersingsysteem.
Dit artikel is bedoeld om te voorkomen dat er twijfel ontstaat over het aanvangstijdstip van bezwaar- en beroepstermijnen.
Dit artikel is ondermeer opgenomen om te voorkomen dat er twijfel ontstaat over het aanvangstijdstip van bezwaar- en beroepstermijnen.
Door een e-mail kunnen verwachtingen worden gewekt waarvoor de gemeente aansprakelijk kan worden gesteld. De ontvanger moet ervan uit kunnen gaan dat een e-mail bericht betrouwbare informatie bevat. Als de informatie in een e-mail een ander karakter heeft, dan moet dit expliciet vermeld worden. Hierbij is het gebruik van een algemene disclaimer niet voldoende.
De gemeente Steenwijkerland automatiseert haar werkprocessen in een zogeheten werkstroombeheersingssysteem. De documenten, die opgemaakt of ontvangen zijn in het kader van deze geautomatiseerde werkprocessen worden digitaal opgeslagen met behulp van een archiveringssysteem voor digitale documenten. In vakkringen wordt dit een Record Management Applicatie genoemd, kortweg RMA.
Voor de werkprocessen die in het workflowmanagementsysteem zijn geïmplementeerd moet het digitale archief (het RMA) de primaire informatiebron zijn. Daarom wordt er vanuit gegaan, dat in de behandelfase van deze dossiers het digitale archief compleet moet zijn. Het dient daarom zowel alle formele digitale berichten te omvatten als digitale versies van alle papieren documenten.
Voor de vervanging van papieren archiefstukken, die vanuit de Archiefwet 1995 permanent bewaard moeten blijven, door digitale versies, is toestemming nodig van Gedeputeerde Staten. Het college van Gedeputeerde Staten heeft in een beleidsregel vastgelegd dat deze toestemming voorlopig niet gegeven gaat worden.
Om op termijn toch volledige te bewaren dossiers te houden, blijft daarom bij permanente bewaring papieren dossiers het uitgangspunt. Daarom worden bij afsluiting van permanent te bewaren zaken de bijbehorende digitale berichten uitgeprint en aan het dossier toegevoegd.
Voor op termijn vernietigbare onderdelen van het archief geldt deze beperking niet. Hiervan is een volledig digitaal dossier tot het moment van vernietiging het uitgangspunt. De papieren stukken worden voorlopig nog wel bewaard en blijven beschikbaar voor het geval ze nodig mochten zijn voor juridische procedures. Na verstrijken van de vernietigingstermijn worden zowel de papieren stukken als het digitale stukken vernietigd.
De Archiefwet 1995 schrijft voor dat te vernietigen archiefbescheiden ook daadwerkelijk vernietigd moeten worden. In het reglement zijn daarom bepalingen opgenomen dat informele berichten vernietigd moeten worden.
Van daadwerkelijk vernietigde archiefstukken moet de gemeente volgens het Archiefbesluit een overzicht bewaren in haar archief. Dit artikel is toegevoegd, zodat dit reglement als een overzicht voor informele berichten kan dienen.
Het advies van de seniormedewerker BUDIM is noodzakelijk om te garanderen dat de registratie, archivering en eventuele vernietiging van deze berichten conform de eisen van de Archiefwet 1995 en dit reglement verloopt.
Om het risico te vermijden dat er twee verschillende versies (digitaal en papier) van een formeel bericht met potentieel verschillende inhoud bij een burger binnenkomen, wordt een formeel bericht slechts éénmaal verzonden en wel in papieren vorm.
Archivering van deze webintake-formulieren in PDF-formaat is conform de wijze van archivering van alle tekstdocumenten in de RMA.
Artikel 7.6 vloeit rechtstreeks voort uit artikel 7.2.
De papieren versies worden als de originelen beschouwd, omdat:
Gekozen is voor CD-ROM/ DVD-ROM, omdat deze niet gewijzigd kunnen worden. Verschillen tussen de originele papieren versies en de digitale versies kunnen daarom alleen ontstaan zijn door fouten van de verzender.