FINANCIËLE VERORDENING OMGEVINGSDIENST HAAGLANDEN

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de omgevingsdienst Haaglanden en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 2.

  Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van mutaties betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de omgevingsdienst Haaglanden om tot een goed inzicht te komen in:

  • -

    de financiële positie;

  • -

    het financiële beheer;

  • -

    de uitvoering van de begroting;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • -

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• 3.

  Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• 4.

  Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van deomgevingsdienst Haaglanden.

• 5.

  Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.

• 6.

  Doelmatigheid: de mate waarin de omgevingsdienst er in slaagt om met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen het gewenste resultaat te bereiken.

• 7.

  Doeltreffendheid: de mate waarin de omgevingsdienst er in slaagt het resultaat te bereiken zoals vooraf met het vastgestelde beleid werd beoogd.

Artikel 2. Kaders begroting (begrotingsuitgangspunten)

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk op 1 februari van het begrotingsjaar aan het algemeen bestuur een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende begrotingsjaren. De kaders betreffen een meerjarenraming op hoofdlijnen van de belangrijkste baten en lasten, voorzien van een toelichtende beschouwing. Bij de baten en lasten wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele baten en lasten.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt de nota, bedoeld in het eerste lid, uiterlijk 1 maart van elk begrotingsjaar vast.

• 3.

  De door het algemeen bestuur vastgestelde nota dient als uitgangspunt voor de opstelling van debegroting voor het volgende begrotingsjaar.

Artikel 3. Indeling begroting

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt bij de aanvang van de nieuwe zittingsperiode de indeling van de programma’s van de begroting vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het begrotingsjaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient.

• 3.

  Het algemeen bestuur kan gedurende het begrotingsjaar begrotingswijzigingen vaststellen.

• 4.

  Het algemeen bestuur stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde productie (diensten);

  • b.

    de indicatoren om dit te meten;

  • c.

    de raming van de baten en lasten.

• 5.

  De programmabegroting bevat een overzicht van algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van de reservemutaties en een overzicht van de stelposten.

• 6.

  De programmabegroting bevat een uiteenzetting van de financiële positie voor het dienstjaar en de jaren van de meerjarenraming.

• 7.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de productie (diensten), opdat de doelmatigheid endoeltreffendheid van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid, kunnen worden getoetst.

Artikel 4. Uitvoering begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  De directeur van de omgevingsdienst maakt jaarlijks als specificatie van de programmabegroting een financiële begroting die door het dagelijks bestuur wordt vastgesteld, waarin in ieder geval wordt opgenomen dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening en tarieven, eenduidig zijn toegewezen aan de productie-eenheid waarop wordt gerapporteerd naar de deelnemers;

  • b.

    de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoalsgeautoriseerd bij de vaststelling van deuiteenzetting van de financiële positie, en

  • c.

    de lasten van een product niet dusdanigworden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de programmabegroting en de door het algemeen bestuur vastgestelde begrotingswijzigingen niet worden overschreden.

Artikel 5. Interne controle

• 1.

  De directeur biedt jaarlijks aan het dagelijks bestuur een intern controleplan aan vóór 31 december van elk begrotingsjaar van het jaar voorafgaand aan het controle jaar vastgesteld.

• 2.

  De directeur draagt ten behoeve van een getrouw beeld en de rechtmatigheid van dejaarrekening zorg voor de jaarlijkse internetoetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

• 3.

  De directeur zorgt op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het derde lid, indien nodig, voor een plan van verbetering. Het dagelijks bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Omgevingsdienst over de eerste vier maanden (Voorjaarsnota) en de eerste acht maanden (Najaarsnota) van het lopende boekjaar. De deelnemers worden eveneens over dezelfde perioden gerapporteerd over de gerealiseerde diensten voorzien van een financiële rapportage.

• 2.

  De tussenrapportages worden aan het algemeen bestuur aangeboden op de volgende tijdstippen:

  a) de Voorjaarsnota uiterlijk 1 juli van het lopende begrotingsjaar, en

  b) de Najaarsnota uiterlijk 1 november van het lopende begrotingsjaar.

• 3.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 4.

  De rapportages gaan in op afwijkingen van lasten en baten en van de geplande productie (diensten).

• 5.

  In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen op:

  • a.

    De ontwikkeling van de gerealiseerde lasten en baten ten opzichte van de begrote lasten en baten

  • b.

    De ontwikkeling van de gerealiseerde productie (diensten) ten opzichte van de geplande productie (diensten)

  • c.

    De realisatie van bijzondere projecten (zoals subsidies)

  • d.

    Het verloop van de investeringskredieten.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke productie (diensten) zijn geleverd;

  • c.

    wat de kosten zijn, en

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 2.

  Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de begroting of de doelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening,vast in het begrotingsjaar volgend op het begrotingsjaar waarop deze betrekking heeft.

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven.

• 2.

  De afschrijvingstermijn is gebaseerd op de verwachte levensduur van het actief. Deze zijn voor de verschillende soorten investeringen:

  • a.

    Kosten onderzoek enontwikkeling 4 jaar

  • b.

    Gereedschappen, meet- engeluidsapparatuur 5 jaar

  • c.

    Hardware en software automatisering met uitzondering van mobiele telefoons en tablets 5 jaar

  • d.

    Kantoorinventaris 10 jaar

  • e.

    mobiele telefoons en tablets 3 jaar.

• 3.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 15.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemden worden altijd geactiveerd.

• 4.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 5.

  Kosten van agio en disagio worden lineair afgeschreven over de restant looptijd van de betreffende lening.

• 6.

  Investeringskredieten moeten door het algemeen bestuur worden geautoriseerd.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan zes maanden.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

Het dagelijks bestuur biedt ten minste één keer in de vijf jaar aan het algemeen bestuur een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan. De nota behandelt:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van de Omgevingsdienst wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

• 2.

  Het systeem van kostentoerekening wordt elke vier jaar vastgesteld door het algemeen bestuur.

• 3.

  In de begroting wordt de jaarlijkse berekening van de kostprijs voor de producten en dienstentoegelicht.

• 4.

  Bij de indirecte kosten worden de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa betrokken.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  De directeur zorgt voor de kaders en inrichting van de financieringsfunctie en draagt zorgt voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen het door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen;

  • d.

    het minimaliseren van de kosten van het betalingsverkeer;

  • e.

    de uitvoeringsorganisatie voldoet aan de eisen die worden gesteld aan deze functie vanuit wetgeving en regelgeving.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde, bedoeld in het eerste lid, en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut.

• 3.

  Het dagelijks bestuur zendt het Treasurystatuut ter vaststelling aan het algemeen bestuur.

Artikel 13. Registratie bezittingen, activa, passiva en vermogen

• 1.

  De directeur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen en schulden.

• 2.

  De directeur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de omgevingsdienst systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt de directeur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4.

  De directeur draagt zorg voor verzekering tegen schade, verlies of diefstal van bovengenoemdebezittingen.

Artikel 14. Weerstandsvermogen en Risicobeheer

In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken wordt weergegeven:

• a.

  de risico’s van materieel belang en een

  inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen;

• b.

  De beheersmaatregelen die zijn gericht op

  deze risico’s;

• c.

  een weergave van de weerstandscapaciteit;

• d.

  in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

• e.

  Inzicht in de organisatie van het risicomanagement en de informatievoorziening hieromtrent.

Artikel 15. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf financiering in ieder geval verslag gedaan van:

• a.

  de kasgeldlimiet;

• b.

  de renterisico norm;

• c.

  de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

• d.

  De omvang en ontwikkeling van de portefeuille uitgezette en opgenomen gelden;

• e.

  De omvang en ontwikkeling van de rentekosten en opbrengsten.

Artikel 16. Bedrijfsvoering

• 1.

  In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens over de actuele onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begrotingbenoemde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

• 2.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf wordt in ieder geval aandacht besteed aan de ontwikkeling van het aantal personeelsleden, depersoneelskosten, de huisvestingskosten en deICT-kosten.

Artikel 17. Administratie

• 1. De administratie van de omgevingsdienst is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

   

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van vaste activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en andere personen of instellingen voor het maken van kostencalculaties en andere nader aan te wijzen doeleinden;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving en het afleggen van verantwoordelijkheiddaarover;

  • e.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

• 2.

  De directeur draagt zorg voor een adequate beveiliging van de informatievoorziening van de omgevingsdienst.

Artikel18. Financiële administratie

De directeur draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het ‘Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten’ en andere relevante wet - en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 19. Financiële organisatie

• 1.

  De directeur stelt een budgethoudersregeling vast en legt deze ter kennisneming voor aan het dagelijks bestuur.

• 2.

  In de budgethouderingsregeling is opgenomen

  a) een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controlewordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleidsorganen en beheersorganen is gewaarborgd;

  b) de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 20. Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van zowel werken als voor levering van goederen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de terzake geldende wet- en regelgeving.

Artikel 21. Bekendmaking en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening wordt bekendgemaakt in het Provinciaal Blad van de provincie Zuid-Holland.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

Artikel 22. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Financiële verordening Omgevingsdienst Haaglanden”.