Organisatie | Loon op Zand |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | E-mail en Internetprotocol Gemeente Loon op Zand |
Citeertitel | E-mail en Internetprotocol Gemeente Loon op Zand |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De bekendmaking van de regeling is niet meer te achterhalen.
De inwerkingtreding van de regeling is bij benadering ingevuld.
Onbekend.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-03-2014 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 27-02-2014 Onbekend. | Onbekend. |
Het gebruik van e-mail en internet heeft binnen de gemeente Loon op Zand een grote vlucht genomen. Naast de evidente voordelen voor zowel werkgever als werknemer zoals productiviteit, bereikbaarheid en snelheid hebben ook de negatieve kanten van deze media zich gemanifesteerd. De gemeente Loon op Zand heeft daarom de behoefte om het voorheen opgestelde protocol (April 2003) van het e-mail en internetgebruik aan te scherpen.
In deze notitie zal worden ingegaan op de wijze waarop de gemeente Loon op Zand omgaat met e-mail in procesmatige zin en hoe de persoonlijke levenssfeer van de werknemer beschermd wordt.
Elektronische verzending van berichten wordt binnen de gemeente Loon op Zand de laatste jaren steeds vaker gebruikt. Behalve voor berichten wordt e-mail ook gebruikt om bestanden en documenten uit te wisselen zowel intern als extern. De voordelen van e-mail zijn groot. Afstanden spelen geen rol meer en de kosten zijn laag.
e-mail zal als communicatiemiddel de bestaande schriftelijke en telefonische communicatie niet vervangen. Het is vooral een uitbreiding van bestaande communicatiemogelijkheden. De bijna onbeperkte mogelijkheden om berichten te ontvangen en te verzenden brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee voor de gebruikers.
Wat haal je allemaal binnen en welke risico’s zijn daaraan verbonden. Hoe regel je de registratie en archivering. Nog veel andere aspecten moeten hierbij in het oog worden gehouden.
Redenen voor opstellen protocol
De belangrijkste redenen voor het opstellen van regels en richtlijnen van de gemeente Loon op Zand voor het gebruik van e-mail en internet zijn:
Privacy: om te voorkomen dat medewerkers lastig worden gevallen via e-mail en om medewerkers te informeren over het feit dat hun bezoek aan sites in beginsel niet wordt gemonitord. Ter bescherming van het recht van medewerkers op een persoonlijke levenssfeer op het werk en ter handhaving van het recht op briefgeheim;
Bij de twee laatstgenoemde redenen is de mate van (dreigende) schade voor de gemeente Loon op Zand aanleiding om al of niet over te kunnen gaan tot maatregelen in de persoonlijke levenssfeer van de individuele medewerker binnen de hiertoe opgestelde grenzen van dit protocol.
Een e-mail- en Internetprotocol, als richtlijn, ontaard door de technische termen al gauw in een moeizaam leesbaar geheel. De richtlijn is dan nog uitsluitend bruikbaar als document om een overtreder achteraf mee om de oren te slaan, terwijl het juist bedoeld is om overtredingen tegen te gaan. Het protocol is bedoeld om aan te geven hoe we omgaan met e-mail en Internet. Wat mag een werknemer wel en wat niet. Wat mag een werkgever wel en wat niet. Deze samenvatting is dan ook bedoeld om in normaal Nederlands de regels weer te geven. De formele beschrijving volgt vanaf Pagina 8.
Dit protocol is bedoeld voor de formele e-mail en voor het gebruik van Internet.
Formele e-mail heeft alleen betrekking op e-mail die je vanuit je functie krijgt of verzend. Privé e-mail valt hier dus niet onder. Verder moet de e-mail een zeker belang hebben, een reclamefolder, spam etc. vallen hier dus niet onder. De officiële regel s staan vermeld op pagina, bij formele e-mailberichten.
Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met je afdelingshoofd of met iemand van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV.)
Het protocol streeft normaal en fatsoenlijk gebruik van de e-mail en van Internet na. Een burger wil na het insturen van een e-mail of formulier gewoon weten: hebben jullie het ontvangen en wanneer krijg ik antwoord. Dus een technisch bevestiging (automatisch) en een melding dat we het bericht in behandeling nemen, geen aanvullende vragen hebben (of juist wel). De burger stelt het zeer op prijs als we in staat zijn om over een jaar een vraag over zijn aanvraag nog te beantwoorden. Dus we moeten de e-mail bewaren en terug kunnen vinden. Dit kun je doen vanuit je eigen postmap in outlook, maar dan gaan we je bellen tijdens vakanties etc. Beter is het om de aanvraag (formele e-mail) door te sturen naar info@loonopzand.nl. De afdeling DIV verzorgt dan de registratie en de archivering.
Naar buiten toe, naar de burgers en bedrijven, maken we alleen het centrale e-mailadres bekend: info@loonopzand.nl, deze wordt dan door DIV geregistreerd, gearchiveerd en gedistribueerd. Maar natuurlijk krijg je tijdens vakanties etc. nog steeds e-mail op je eigen e-mailadres. Deze e-mails worden niet verwerkt. Dus zorg ervoor dat bij afwezigheid je afwezigheidsassistent (Wizard afwezigheid) aan staat en dat je leidinggevende eventueel bij je e-mail kan komen. Bij de helpdesk kun je terecht voor vragen over je afwezigheids-assistent.
e-mail en Internet mogen in beperkte mate voor privé doeleinden gebruikt worden. De werkgever heeft hier geen inzage in. De werkgever mag het gebruik van websites en de ingaande en uitgaande e-mailadressen wel registreren , zonder hierbij de naam van de medewerker vast te leggen.
De werkgever kan dus wel zien hoe vaak een bepaalde site bezocht is, waneer deze bezocht is maar niet door wie. Hetzelfde geld voor de e-mail. Pas bij een serieus vermoeden van misbruik mag er een onderzoek op naam gestart worden. Hier is opdracht van je afdelingshoofd of van de directie voor nodig.
Als werkgever vragen wij om je te houden aan de normale fatsoensnormen: Denk aan je taalgebruik, blijf beleefd naar de burgers, bezoek geen websites waarvan je kunt weten dat de werkgever dat niet op prijs stelt.
Bewaar de belangrijke e-mails (DIV), zorg dat je mailbox bereikbaar is, dat bij je afwezigheid de afwezigheidsassistent aanstaat. Wees en blijf beleefd en aardig en doe geen dingen waarvan je kunt weten dat het niet mag.
De controle op deze regels is minimaal en dat willen we graag zo houden. Dat kan met jullie hulp en medewerking.
Het begrip e-mail wordt in dit protocol als synoniem gebruikt voor elektronisch bericht. Het betreft het samenstel van de tekst van het bericht, de contextgegevens (afzender, geadresseerde(n), tijdstip verzending, enz.) en de eventueel bijgevoegde bestanden. Eén e-mail bestaat dus uit twee of meer componenten.
Er zijn twee hoofdindelingen van e-mail die een rol spelen bij het opstellen van omgangsregels:
Schematisch weergegeven ziet deze indeling er als volgt uit:
De e-mail die een medewerker uit hoofde van zijn (of haar) functie ontvangt / verzendt is functionele e-mail.
Alle e-mail die een medewerker als privé persoon ontvangt of verzendt, en die dus niet is gerelateerd aan het feit dat de medewerker een functie binnen de overheid bekleed, wordt getypeerd als privé e-mail.
Archiefwaardige (formeel) / Niet archiefwaardige (niet-formeel) e-mail
Indien een e-mail functioneel is dient vastgesteld te worden of deze in aanmerking komt voor archivering. Hiervoor gelden in principe dezelfde criteria (uit de Archiefwet 1995) als voor ‘normale’ post die op papier wordt verzonden of ontvangen. De opsteller c.q. de ontvanger van het bericht is degene die in eerste instantie de selectie uitvoert of het bericht wel of niet gearchiveerd dient te worden.
Elektronische post / e-mailberichten:
Deze begrippen zijn in dit protocol synoniem.
Informatie die langs elektronische weg verzonden wordt. Bij verkeer langs elektronische weg kan men bijvoorbeeld denken aan e-mail berichten, webformulieren en SMS berichten.
De verzendinformatie en het aan het bericht toegevoegde elektronische document maken integraal onderdeel uit van het elektronische postbericht.
Elektronische postbus welke niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Loon op Zand, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan. Bijvoorbeeld info@loonopzand.nl
Elektronische postbus welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Loon op Zand.
Elektronisch postadres eindigend op @loonopzand.nl.
De internetsite van de gemeente Loon op Zand, www.loonopzand.nl.
Als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het bericht zijn systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt.(Artikel 2:17 awb)
Ofwel “bijlagen”. Het is mogelijk om met een e-mail bericht één of meerdere bijlagen mee te sturen. Alles wat digitaal opgeslagen kan worden kan als bijlage meegestuurd worden, zoals tekstdocumenten, foto’s en programma’s.
Om problemen te voorkomen ten aanzien van de status van een e-mail bericht moet ieder extern verzonden e-mail bericht worden voorzien van een disclaimer. Zie pagina 16 voor de tekst van de disclaimer.
De formele post zoals die door de gemeente ontvangen dan wel verzonden is.
Een kopie, waarvan de inhoud identiek is aan die van het origineel
De digitale kopie van het elektronisch bericht dat door een medewerker aan DIV wordt aangeboden. Een archiefexemplaar is qua vorm, inhoud en structuur identiek aan het door een medewerker of derde opgestelde bericht.
Afzend- en bestemmingsadres zijn gelegen binnen de organisatie van de gemeente Loon op Zand.
Afzend- dan wel bestemmingsadres is gelegen buiten de organisatie van de gemeente Loon op Zand.
De bij de wet gestelde normen voor bewaring en vernietiging van overheidsdocumenten gelden onverkort voor elektronische documenten. Hierbij wordt toegestaan dat afdelingen en personen rechtstreeks e-mail ontvangen en verzenden, waarbij onderscheid wordt gemaakt in twee soorten e-mail:
De groep formele e-mail met aanvragen en dergelijke die gearchiveerd dienen te worden. Iedereen die de mogelijkheid heeft e-mail te ontvangen en te versturen heeft de verantwoordelijkheid om binnenkomende e-mail op zijn persoonlijk e-mail adres te beoordelen op het formele karakter en indien nodig door te sturen naar het info@loonopzand.nl adres. Daar wordt het afgedrukt en geregistreerd en gearchiveerd. Als correspondentieadres naar buiten wordt in principe alleen het infoadres bekend gemaakt.
Voor de duidelijkheid, niet functionele c.q. privé e-mail valt hoe dan ook buiten deze beoordeling
Het onderzoeken van het gebruik van e-mail binnen de technische infrastructuur van de gemeente door kennis te nemen van de inhoud van elektronische postbussen en door het genereren van kengetallen omtrent het gebruik.
Persoon (m/v) met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Loon op Zand, alsmede stagiaires, inleen-/uitzendkrachten, gedetacheerden en overige (externe) medewerkers.
Medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast.
Vanuit het integraal management is ieder afdelinghoofd verantwoordelijk voor het naleven van dit protocol. Dit ontslaat de medewerk(st)ers niet van de verantwoordelijkheid om functionele berichten conform dit protocol te behandelen.
Elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website. Indien de betreffende dienst of het product niet middels een webformulier wordt aangeboden staat de elektronische weg niet open.
7. Regels bij het gebruik van e-mail
Medewerkers zijn gerechtigd het e-mailsysteem te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mail berichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is of ten koste gaat van hun dagelijkse werkzaamheden. Hierbij wordt ook naar het vastgestelde privacy reglement verwezen. De algemeen geldende fatsoensnormen dienen in acht te worden genomen, waarbij de medewerkers gebonden zijn aan de volgende voorwaarden:
Voor uitgaande e-mail geldt het volgende:
Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. Alle overige uitgaande niet-formele post dient te zijn voorzien van de mededeling, dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend via een standaard disclaimer.
Bij thuiswerkzaamheden ten behoeve van werkgever zijn alle hierboven genoemde voorwaarden vanzelfsprekend eveneens van toepassing.
Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website of via e-mail wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.
Uitsluitend elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die via het daarvoor bestemde webformulier worden ingediend, worden in behandeling genomen. De afzender wordt hierover per omgaande van in kennis gesteld. De termijn van indiening van bezwaarschriften wordt hierdoor niet verlengd.
Op de controle van het gebruik van e-mail en internet op de werkplek is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. Hiertoe zijn regels opgesteld die in het privacyreglement van de gemeente Loon op Zand, dat op 1 april 2003 is vastgesteld, zijn opgenomen
Uitgangspunt is dat formele e-mailberichten geregistreerd en gearchiveerd dienen te worden, waarbij dezelfde regels en criteria gelden als bij de conventionele post.
Indien dit e-mailbericht niet voor u bestemd is verzoeken wij u dit aan de afzender te melden en het bericht uit uw bestanden te verwijderen. U mag dit bericht niet verder verspreiden.
Bij de verzending van berichten via e-mail dient u, omdat deze berichten via derden worden verzonden, rekening te houden met de mogelijkheid van bijvoorbeeld vertragingen of fouten in de overbrenging. Ook is het mogelijk dat virussen buiten medeweten van de gemeente of haar medewerkers via haar e-mail worden verspreid. De Gemeente Loon op Zand erkent geen aansprakelijkheid voor schade welke voortvloeit uit de verzending van e-mail, of niet-tijdige of onjuiste overbrenging daarvan.
Aan de inhoud van e-mail berichten kunnen geen rechten jegens de gemeente Loon op Zand of een van haar bestuursorganen worden ontleend. Indien u een officiële beslissing van de gemeente wilt waaraan rechtsgevolgen verbonden zijn (zoals een vergunning, een subsidiebesluit of een overeenkomst) is een e-mailbericht onvoldoende. U kunt dan om een ondertekende brief verzoeken.
De volgende wetgeving is van toepassing op het gebruik van internet en e-mail:
Wet elektronisch bestuurlijk verkeer
Met ingang van 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer van kracht geworden. Hierdoor mogen aanvragen, zoals vergunningen, subsidies, ontheffingen en bezwaarschriften, ook elektronisch ingediend worden, mits het overheidsorgaan de mogelijkheid tot elektronisch verkeer expliciet open heeft gesteld.
De wet verplicht het digitale verkeer niet. Het papieren verkeer blijft dan ook bestaan.
De bepalingen van deze wet zijn opgenomen in afdeling 2.3 van de algemene wet bestuursrecht.
Alle bescheiden door een overheidsorgaan opgemaakt of ontvangen en naar hun aard bestemd daaronder te berusten zijn / ongeacht hun vorm / archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Dit betekent dat ze in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te worden bewaard en tijdig moeten worden geselecteerd t.b.v. bewaring of vernietiging. Ook digitale gegevens, waaronder e-mail berichten, vallen onder deze wetgeving en dienen als dusdanig te worden behandeld.
Wet bescherming persoonsgegevens
Het geheel van elektronisch opgeslagen e-mailberichten wordt beschouwd als een bestand bedoeld in de Wbp. In artikel 8 Wbp worden de voorwaarden voor verwerking weergegeven. De (elektronische) verwerking van persoonsgegevens is daarmee beschermd. Er dient altijd naast het voldoen aan deze wetgeving een zorgvuldige afweging van privacybelangen plaats te vinden.
De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) bepaalt dat, behoudens uitzonderingen, de gegevens van de overheid openbaar zijn. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt naar het type informatiedrager van het document. Dat wil zeggen dat een elektronisch document even toegankelijk moet zijn als een papieren document. Formele e-mailberichten worden dus beschouwd als documenten in de zin van de Wob. De WOB definieert een document als: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat’. e-mailberichten bevatten op een elektronische drager opgeslagen gegevens en moeten derhalve beschouwd worden als documenten in de zin van Wob. Extern e-mailberichtenverkeer dient voor toepassing van de Wob op dezelfde wijze opgevat te worden als briefwisseling met derden. Alle e-mail die bewaard is door de overheid valt dan ook onder de WOB-verplichtingen. Hierbij gelden dezelfde toetsingscriteria die ook bij documenten op papier worden gehanteerd.
Besluiten van bestuursorganen dienen ingevolge de Awb (art.1) schriftelijk te worden vastgelegd en te worden bekendgemaakt/meegedeeld aan geadresseerden en aan belanghebbenden. Ook dient een aanvraag volgens de Awb schriftelijk te gebeuren. Indien op een elektronisch ingediende aanvraag een besluit wordt genomen is er niets aan de hand. Een aanvrager heeft, nadat hij de gelegenheid om zijn aanvraag aan te vullen ongebruikt heeft gelaten, echter geen rechtsmiddelen als een elektronische aanvraag uiteindelijk niet in behandeling wordt genomen.
Het e-mail- en internetprotocol geeft regels voor alle interne en externe medewerkers van de gemeente Loon op Zand en heeft betrekking op alle elektronische berichten.
Het e-mail- en internetprotocol heeft als doel het scheppen van duidelijkheid en veiligheid betreffende de elektronische berichten en de opslag daarvan.
De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor zowel de inhoud van documenten als de processen die daarmee samenhangen. Dit geldt voor de fysieke en dus ook voor de elektronische post. Omdat een afdelingshoofd niet alles kan controleren, heeft elke medewerk(st)er de eigen verantwoordelijkheid om de afgesproken procedures en regelingen zorgvuldig te handhaven.
Het grote verschil tussen de traditionele papieren post en e-mailberichten is dat de laatste bij elke medewerker persoonlijk kan binnenkomen terwijl de eerste centraal ontvangen wordt.
De medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de juiste behandeling van inkomende e-mailberichten. Daarnaast is er een centrale postbus aanwezig die valt onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening en waarbij het dagelijkse beheer uitgevoerd wordt door de DIV medewerkers. Het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de centrale digitale postbus, zowel inhoudelijk, procedureel als wat betreft beveiliging.
Dit item heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3
(Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene Wet Bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Loon op Zand geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg.
Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In lid 2 wordt gesteld dat elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk
is welke informatie aangeleverd moet worden. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Loon op Zand.
Ook vanuit de techniek worden een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Loon op Zand, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.
Iedere medewerker die de beschikking heeft over e-mailfaciliteiten, controleert dagelijks zijn persoonlijke postbus op ingekomen berichten. Tijdens afwezigheid langer dan twee dagen, bijv. vakantie, wordt de afwezigheidsagent ingesteld, zodat de afzender weet dat zijn bericht niet direct gelezen wordt. In het afwezigheidsbericht kan verwezen worden naar een ander e-mailadres voor spoedgevallen. De afdelingshoofden zijn er verantwoordelijk voor dat dit door de medewerkers wordt geregeld.
De werkgever is gerechtigd om vanuit het oogpunt van het bewaren van de goede bedrijfsnaam en het handhaven van fatsoensnormen het berichtenverkeer met behulp van specifieke software ook op de inhoud onpersoonlijk te laten scannen en controleren door systeembeheer in opdracht van de gemeentesecretaris. In geval van ernstig vermoeden van misbruik van de e-mailfaciliteiten kan de gemeentesecretaris een persoonlijk onderzoek instellen. Indien hierdoor aangetoond wordt dat er bewust misbruik is gemaakt van de faciliteiten, kan hoofdstuk 16 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de CAR/UWO toegepast worden.
8. Centrale elektronische postbus
Voor de distributie van elektronische postberichten die op het centrale punt worden ontvangen is een centrale afdelingspostbus ingericht. Een afdelingspostbus is een technische maatregel waarbij een elektronisch postadres wordt gemaakt onder de naam info@loonopzand.nl . Het beheer van de elektronische postbus geschiedt door de medewerkers van DIV onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening
Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel en formeel bericht op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure middels een behandelbericht. In dit behandelbericht wordt aangegeven wanneer de afzender een antwoord kan verwachten. Wanneer een functioneel bericht binnen drie weken wordt beantwoord is het sturen van een behandelbericht niet nodig.
Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn ook in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen acht weken. Gezien het ‘snelle’ karakter van elektronische berichten verdient het de voorkeur om deze berichten zo snel mogelijk af te handelen.
Voor de afhandeling van formele en functionele berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig opgelost worden door een afzender in een webformulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is.
Een andere eis die het protocol stelt aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen en formele berichten in het bijzonder, is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening.
Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.
Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn.
10. Registratie en archivering
Archiefwaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en archiefwaardige berichten die binnenkomen op info@Loon op Zand.nl worden vastgelegd in het Document Management Systeem door medewerkers van de afdeling documentaire informatievoorziening.
Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben.
De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van archiefwaardige berichten ter archivering berust bij de medewerkers zelf. Omdat archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website reeds geregistreerd worden betreft het hier uitsluitend berichten die rechtstreeks binnenkomen op een persoonlijk e-mail adres en uitgaande berichten. Berichten worden ter registratie aangeboden als sprake is van een:
De wijze waarop berichten aangeboden worden ter archivering is afhankelijk van de beschikbare technische hulpmiddelen.
Hierbij wordt verwezen naar het privacyreglement van de gemeente Loon op Zand waarin wordt besproken hoe de gemeente Loon op Zand omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van een tot een persoon herleidbare data omtrent e-mail- en internetgebruik. Met als doel een goede balans te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet en e-mail en bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek.
12. Observatie van het gebruik van e-mail
Dit artikel regelt het doel van de observatie. Waarbij de regels van de Wet bescherming persoonsgegevens in acht worden genomen. De observatie is niet gericht op privé e-mail, maar in de eerste plaats op functionele e-mail. Aangezien de observatie steekproefsgewijs plaatsvindt, moet er rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat als privé bedoelde berichten ook in de observatie kunnen worden betrokken. Slechts op basis van een ernstig vermoeden van misbruik kunnen uitsluitend de genoemde functionarissen, dit vermoeden aan de directie voorleggen. Deze kan besluiten om de e-mail van een medewerker inhoudelijk te onderzoeken. De directie doet van een dergelijk geval vooraf melding aan de OR.
13. Onderzoek naar mogelijk misbruik
Iedere medewerker van de gemeente Loon op Zand wordt geacht mogelijk misbruik van e-mail- en intgernetfaciliteiten te melden. Het vermoeden van mogelijk misbruik wordt gemeld aan de direct leidinggevende die dit vervolgens weer meldt aan de directie. Indien melding aan de direct leidinggevende problematisch is kan men zich direct wenden tot de directie.
De sancties zijn van toepassing bij overtreding van dit e-mail- en internetprotocol.