| Organisatie | Steenwijkerland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement voor de afhandeling van ingekomen brieven |
| Citeertitel | Reglement briefafhandeling |
| Vastgesteld door | gemandateerde functionaris |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Vervangt de Nota "Mijnheer Van Dale wacht op antwoord".
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-05-2007 | nieuwe regeling | 01-03-2007 Gemeenteblad, 2007, 9 | Geen |
De directie van de gemeente Steenwijkerland;
gelet op ondermeer de bepalingen in de Algemene Wet Bestuursrecht en de Archiefwet 1995;
overwegende, dat in het collegeprogramma hoge prioriteit wordt gegeven aan het verbeteren van de briefafhandeling, dat in de kabinetsvisie “Andere Overheid” benadrukt wordt dat de correspondentie tussen burger en overheid verbeterd moet worden en dat op 23 januari 2003 door de directie vastgestelde nota “Mijnheer Van Dale wacht op antwoord” hiervoor niet meer voldoet;
Artikel 4. Behandelberichten en doorsturen van brieven
Artikel 5. Behandeltermijnen en tussenberichten
Aldus vastgesteld in de vergadering van 1 maart 2007.
De directie van de gemeente Steenwijkerland,
de loco-secretaris, drs. G.H.Aalderink
de directiesecretaris, H.Groeneveld
Uit meerdere incidenten en klachten van burgers blijkt dat de briefafhandeling nog steeds te wensen over laat. In het collegeprogramma is daarom een actiepunt ”verbetering briefafhandeling” opgenomen.
Bij de eerste verkenning voor de uitvoering van het actiepunt bleken de huidige richtlijnen, zoals verwoord in de door de directie vastgestelde nota “Mijnheer Van Dale Wacht Op Antwoord”, niet meer actueel. Ook zouden zij op een flink aantal punten verder aangescherpt dan wel uitgebreid of verduidelijkt moeten worden. Intrekking en vervanging van deze nota bleek te prefereren boven aanpassing.
Gekozen is daarom voor een aanpak van twee fasen voor de verbetering van de briefafhandeling.
In de eerste fase worden de huidige richtlijnen vervangen. In de tweede fase zullen de richtlijnen geïmplementeerd worden, waarbij er naast ruime aandacht voor communicatie naar de medewerkers ook veel tijd en aandacht moet worden gestoken in handhaving van de richtlijnen.
Door bestuur en directie is aangegeven dat zij een actievere rol voor de afdeling Burger en Bestuur, cluster Documentair Informatiemanagement (BUDIM) bij de briefafhandeling voor ogen hebben dan tot nu het geval is. Daarbij dient opgemerkt te worden dat een actievere rol van BUDIM alleen niet het belangrijkste is om de briefafhandeling te verbeteren. Nog belangrijker is een actieve rol en betrokkenheid van de afdelingshoofden. Zij moeten sturen op een correcte en tijdige afhandeling.
Correspondentiewijzer Nationale Ombudsman
Ten aanzien van behandeltermijnen, behandelberichten of tussenberichten is de Correspondentiewijzer van de Nationale Ombudsman het uitgangspunt geweest. Om praktische redenen zijn een aantal punten echter wat scherper gesteld, dan de Nationale Ombudsman adviseert.
Dit reglement beoogt het volgende te bereiken:
Dit reglement is geschreven in een overgangsperiode waarin er nog geen sprake is van digitale archivering. In de visie op digitale archivering, zoals beschreven in het plan van aanpak DIAS, zal het nodig zijn om alle voor het archief relevante documenten te scannen en registreren. Deze documenten zullen dan ook altijd digitaal beschikbaar zijn. Aparte maatregelen om te garanderen dat bekend is dat belangrijke externe brieven binnen gekomen zijn en niet uit het zicht raken zijn dan niet meer nodig. Zolang een goed digitaal archief echter nog niet gerealiseerd is, zijn er nog twee extra doelstellingen voor dit reglement:
vastleggen dat belangrijke brieven voor de gemeente zijn binnengekomen
Dit artikel vloeit voort uit de belangrijkste doelstelling van dit reglement.
Naast dit reglement is er nog een e-mailreglement. Deze twee reglementen zijn niet strijdig met elkaar, maar vullen elkaar aan.
De keuze van deze categorieën ingekomen brieven is gebaseerd op de in de inleiding vermelde doelstelling.
Met dit artikel wordt voorkomen dat er een hele extra administratie en bewakingssysteem opgezet wordt voor zaken die standaard altijd binnen een heel korte tijd worden afgehandeld en waarvan registratie en bewaking meer tijd kost dan de daadwerkelijk behandeling. Voorbeelden hiervan zijn allerlei aanvragen bij Burgerzaken. Mocht blijken dat het toch wenselijk is om bepaalde stukken alsnog te registreren dan biedt artikel 3.3. daartoe de mogelijkheid.
Sommige categorieën post moeten ook in andere systemen geregistreerd en bewaakt worden. Met dit artikel kan voorkomen worden dat er onnodige dubbele registraties plaatsvinden.
De correspondentiewijzer van de Nationale Ombudsman geeft een termijn van één à twee weken aan voor het verzenden van behandelberichten. De praktijk leert echter dat dit het beste zo snel mogelijk na ontvangst kan gebeuren. De kans is groot dat dit anders vergeten wordt.
Onder meer bij een inhaalslag ten aanzien van de briefafhandeling (Taskforce briefafhandeling) is gebleken dat een tweetal belangrijke problemen de effectiviteit van de bewaking van de tijdige briefafhandeling belemmeren:
In de eerste plaats is vaak is niet duidelijk wie de behandelaar van een brief is. Door BUDIM wordt de behandelende afdeling of cluster in het registratiesysteem vastgelegd. Nauwkeuriger vastlegging van de behandelaar dan op het niveau van cluster valt door BUDIM bij de registratie niet aan te geven. Later (b.v. naar aanleiding van rappellijsten) blijkt het dan vaak moeilijk te achterhalen waar de brief is gebleven en wie de brief in behandeling heeft gehad.
In de tweede plaats kennen veel soorten brieven afwijkende behandeltermijnen. Standaard wordt bij BUDIM een behandeltermijn van acht weken gehanteerd. Veel brieven kennen echter langere wettelijke behandeltermijnen. Het komt daarom voor dat er brieven op rappellijsten verschijnen, die weliswaar ouder zijn dan acht weken, maar waarvan de (wettelijke) termijn nog niet verstreken is. Bij BUDIM zijn juist die bijzondere behandeltermijnen vaak onvoldoende inzichtelijk en daarom niet aan te geven.
Zowel de juiste behandelaar als de juiste behandeltermijn behoren ook in een correct behandelbericht vermeld te worden. Als BUDIM na verzending van een behandelbericht ook een afschrift krijgt, kan ze de juiste gegevens over de behandelaar en behandeltermijn verwerken in de registratie. Bij die verwerking kan dan ook meteen aangevinkt worden dat er van die brief een ontvangstbevestiging verzonden is, zodat later controle mogelijk is of de ontvangstbevestigingen ook daadwerkelijk verzonden zijn.
Vanwege de hoge prioriteit die college en directie hechten aan een tijdige briefafhandeling, wordt voorgesteld om de beslissing over het verlengen van een behandeltermijn bij het afdelingshoofd neer te leggen.
Omwille van de flexibiliteit van het reglement wordt verwezen naar de wettelijke termijnen en staan ze niet in het reglement zelf genoemd. In de praktijk gaat het met het schrijven van dit reglement echter concreet in ieder geval om de volgende termijnen.
- aanvragen: de wettelijke termijn of indien die ontbreekt 8 weken
- klaagschriften, niet in behandeling genomen: 4 weken
- klaagschriften, in behandeling genomen en geen klachtadviesprocedure: 6 weken
- klaagschriften, in behandeling genomen en klachtadviesprocedure: 10 weken
- bezwaarschriften WOZ: 1 jaar
- overige bezwaarschriften, zonder commissiebehandeling: 6 weken
- overige bezwaarschriften, met commissiebehandeling: 10 weken
Niet alle afdelingen zenden nu nog direct na verzending een afschrift van een uitgaande brief aan BUDIM. De afschriften van tussenberichten zijn echter zo spoedig mogelijk na verzending nodig bij BUDIM om de aanpassing in de behandeltermijn te kunnen verwerken om de afhandeladministratie actueel te houden.
Voor bepaalde procedures kan het praktisch zijn om af te wijken van de inhoud en ondertekening van het tussenbericht. De senior BUDIM dient dan toe te zien of er voldoende garanties zijn voor een correct gebruik van de tussenberichten.
Ook met de introductie van het workflowmanagementsysteem wordt er voor gekozen om het daadwerkelijk afboeken en de controle op een correcte afhandeling bij BUDIM neer te blijven leggen. Dit is de beste garantie om te zorgen voor een betrouwbaar totaalbeeld over de afhandeling van de post.