Organisatie | Veiligheidsregio Groningen |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Werving en selectie |
Citeertitel | werving en selectie |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-04-2016 | 01-04-2016 | Onbekend | 01-04-2016 Onbekend | onbekend |
Als Veiligheidsregio Groningen staan wij voor de incidentbestrijding in de provincie Groningen, waarbij we ons als eerste richten op het voorkómen van crises en op het coördineren van geoliede samenwerkingsverbanden met onze partners. Als er dan toch een incident plaatsvindt, proberen we alleen of samen met onze partners de gevolgen voor mens, dier en have zoveel als mogelijk te beperken. Daar hebben we goede mensen voor nodig. Hier doen wij van alles aan: we leiden mensen op met oog voor de eisen van vandaag én van morgen, leidinggevenden geven hen feedback en begeleiding en we zijn met mensen in gesprek over hun toekomst. Het werven en selecteren van mensen is een essentieel onderdeel die aan deze zaken voorafgaan. We willen de juiste mens op een bij hem of haar goed passende functie, waarbij we het ene oog gericht hebben op de toekomst en het andere oog op het organisatiebelang. Dat betekent:
Snelle procedures helpen de teams vooruit: niemand is erbij gebaat dat vacatures onnodig lang vacant blijven. Het versnellen van het W&S-proces is mogelijk, waarbij snelheid altijd afgewogen wordt tegen bovenstaande uitgangspunten.
Het onderstaande W&S-proces is uitgebreid besproken in de Ondernemingsraad en in verschillende andere overlegvormen. Wij zijn van mening dat dit memo een goed beeld geeft hoe wij met onze werving en selectie willen omgaan. Toch zullen er in de toekomst situaties ontstaan waarover wij nog niet hebben nagedacht of die net iets anders zijn dan in dit memo besproken. Een voorbeeld hiervan is de vervulling van tijdelijke plekken; hiervoor zijn de specifieke omstandigheden te bepalend om hiervoor nu één werkwijze te bepalen. Het is altijd onze bedoeling om zo veel mogelijk in de geest van deze afgesproken werkwijze te handelen, uiteraard met oog voor de specifieke omstandigheden.
Wij streven er naar dat het personeel van VRG een afspiegeling is van de maatschappij. We streven er daarom naar om meer vrouwen en meer allochtonen in dienst te nemen. Het betekent dat bij gelijke geschiktheid de voorkeur aan deze groepen wordt gegeven. Parttime werken mag, waarbij de minimale arbeidsomvang varieert per functie en we een absolute ondergrens van 0,5 fte hanteren.
In de onderliggende notitie staan voor verschillende functies de te nemen stappen beschreven. We beschrijven eerst de procedure voor dagdienst- en ploegmedewerkers, daarna die van de repressieve vrijwilligers.
In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet c.q. in redelijkheid knelt, kan de (plv) directeur VRG, na ingewonnen advies van het D.B. van de O.R., anders besluiten.
Deze regeling vervangt de ‘Voorlopige regeling vacaturevoorziening VRG, 1-12-2013’.
I. Werving- en selectieprocedure bij vacatures voor dagdienst- en beroepsfuncties
Hieronder staat welke stappen gezet worden om te bepalen of een vacature opengesteld wordt. Daarna volgt een samenvatting van de werving- en selectieprocedure als besloten wordt tot het openstellen van een vacature. Vervolgens wordt de handelswijze beschreven indien besloten wordt geen vacature open te stellen voor werving.
I.I. Ja/nee openstellen van een vacature
Om te beslissen of een vacature opengesteld wordt, worden de volgende stappen gezet:
Bij de overweging om te bepalen of de vacature opengesteld moet worden, neemt de leidinggevende de volgende zaken mee:
Een voorrangskandidaat is een medewerker met een vaste aanstelling in de zin van Artikel 2:4 uit de CAR-UWO, die:
op grond van ongeschiktheid door ziekte of medische ongeschiktheid herplaatst dient te worden in een andere passende functie, dit geldt ook voor een medewerker die valt onder het FLO-overgangsrecht en die na zijn 50e levensjaar (medisch) ongeschikt wordt en waarvoor een passende functie gezocht dient te worden;
Indien de toetsing voor het hoofd DPOO aanleiding is de vacaturestelling ter discussie te stellen, bespreekt de adviseur DPOO dit met de leidinggevende. Indien deze instemt met de redenen voor het niet openstellen van de vacature/het op een andere manier invullen van de vacature, worden de hierbij passende vervolgstappen gezet. Zie I.III.
I.II. Ja, er is besloten een vacature open te stellen. De volgende stappen in de werving- en selectieprocedure worden gezet
De vacature wordt intern uitgezet. Dit betekent dat alle medewerkers van VRG, inclusief de vrijwilligers, met een vaste aanstelling kunnen reageren. Wanneer er redenen aanwezig zijn om de vacature niet eerst intern, maar gelijktijdig extern en intern uit te zetten, dan stemt de (plv) directeur dit eerst af met het DB van de OR. Medewerkers die langer dan 1,5 jaar op tijdelijke basis bij VRG werken, worden behandeld als medewerkers met een vaste aanstelling.
Medewerkers die korter dan 1,5 jaar tijdelijk bij VRG werken, kunnen eveneens solliciteren, maar hun sollicitatie wordt pas in behandeling genomen nadat gebleken is dat er geen medewerkers genoemd onder 3 in aanmerking komen voor de functie. De leidinggevende kan beslissen over te gaan naar externe werving en deze sollicitanten daarbij mee te nemen.
Indien de functie door de stappen 3 en 4 niet wordt vervuld, wordt de vacature extern opengesteld: op de VRG-site, naar Noorderlink, de 23 Groninger gemeenten, naar Veiligheidsregio Fryslân en Veiligheidsregio Drenthe en naar Randstad. Indien gewenst worden gelijktijdig andere kanalen gebruikt. Kandidaten van de Noorderlink-organisaties en van één van de Groninger gemeenten krijgen bij gelijke geschiktheid de voorkeur.
Voor functies die tijdelijk zijn, kan gekozen worden voor gelijktijdige externe werving. De leidinggevende neemt hierover een beslissing, na advies van de adviseur DPOO. Een contra-indicatie is: loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden voor interne medewerkers, vast te stellen door de betrokken leidinggevenden in overleg met DPOO . (Indien de functie later structureel blijkt te zijn, wordt de functie alsnog intern opengesteld.)
Indien de vacature niet voortkomt uit het formatieplan geeft de leidinggevende de aard van financiering door aan de adviseur DPOO. Deze geeft dit bij afronding van de procedure, met daarbij de toestemming van het hoofd DPOO, door aan de Medewerker Personeelsadministratie 1. Deze zorgt voor registratie in Profit en informeert de vakspecialisten FEZ 1 en 2.
Per vacature wordt in overleg met de betrokken leidinggevende(n) de selectiecommissie samengesteld. Hierin nemen zitting: de direct leidinggevende, een collega van de nieuwe functionaris, een adviseur DPOO. In het geval van een leidinggevende functie komt/komen hierbij: medewerker(s) van het team of het cluster.
Bij een vacature van een leidinggevende op tactisch niveau is de (plaatsvervangend) directeur voorzitter van de selectiecommissie *. Wanneer er sprake is van de selectie van een clustercommandant, wordt de door de selectiecommissie gekozen kandidaat voorgesteld aan de burgemeester(s) *. Wanneer er geen sprake is van zwaarwegende bezwaren, gaat de directeur Veiligheidsregio over tot benoeming.
In het geval van een vacature voor de functies van directeur en regionaal commandant, wordt de vacaturestelling voorbereid door het hoofd DPOO in overleg met het D.B. Naast de selectiecommissie waarin o.a. bestuursleden zitten, wordt een adviescommissie samengesteld in overleg met de O.R., bestaande uit medewerkers van VRG.
I.III. Nee, er is besloten de vacature niet open te stellen voor werving
Indien besloten is een vacature op een andere manier te vervullen dan door het openstellen van de vacature, ziet het proces er als volgt uit.
A. Functies voor niet-leidinggevenden
B. Functies voor leidinggevenden op tactisch niveau
Voor de functies van leidinggevenden op tactisch niveau maakt Veiligheidsregio Groningen gebruik van horizontale plaatsing om op die manier een match te maken van de juiste persoon met de juiste plek. Horizontale mobiliteit kan worden toegepast in geval van een vacature of bij een ruiling * binnen de tactische laag. Dit is voor onze organisatie een nieuwe manier van werken die we graag zo transparant mogelijk willen uitvoeren. Dit vraagt om een continue afweging tussen belang van organisatie en individu én tussen transparantie aan de ene kant en privacy van betrokkenen aan de andere kant. Wij hebben dit proces uitgewerkt in deze regeling. Per 1 januari 2017 vervalt de regeling. Eind 2016 wordt deze regeling geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie wordt de regeling, al dan niet aangepast, opnieuw ter instemming voorgelegd aan de OR.
Het plaatsingsproces is onderdeel van het leiderschapsbeleid van Veiligheidsregio Groningen en kan niet los worden gezien van:
De managementschouw van de tactische laag: de strategisch leidinggevenden bespreken jaarlijks de uitkomsten van de jaargesprekken tijdens de managementschouw. In de managementschouw wordt de directie en DPOO gevoed met een gedeeld gemeenschappelijk beeld van de tactisch laag. De strategisch leidinggevende koppelt dit gedeeld gemeenschappelijke beeld terug aan de tactisch leidinggevende.
In geval van een vacature of een ruiling binnen de tactische laag, worden de volgende processtappen doorlopen.
Horizontale plaatsing De directie stelt in overleg met de strategisch adviseur DPOO vast of horizontale mobiliteit aan de orde is. Wanneer dat niet het geval is omdat er geen directe match is (bijvoorbeeld in geval van specifieke know-how of diversiteitsbeleid) wordt de functie (in geval van een vacature) opengesteld conform de regeling vacaturevoorziening. Het DB-OR wordt hierover geïnformeerd.
Geschikte kandidaten gevonden De directie stelt, na consultering van de sector- en diensthoofden en in overleg met de strategisch adviseur DPOO, vast welke kandidaten voor de functie/ voor de ruiling in aanmerking komen en in welke volgorde zij benaderd worden. Indien er geen geschikte kandidaten zijn, wordt de functie (in geval van een vacature) opengesteld conform de regeling vacaturevoorziening. Het DB-OR wordt hierover geïnformeerd.
Voeren gesprek met kandidaat/ kandidaten De (plv.) directeur voert samen met de strategisch adviseur DPOO een gesprek met de kandidaat/ kandidaten. In dit gesprek wordt verkend in hoeverre er een daadwerkelijke match is tussen de kandidaten en de openstaande/ beoogde functie. Indien er geen match is, wordt de functie (in geval van een vacature) opengesteld conform de regeling vacaturevoorziening. Het DB-OR wordt hierover geïnformeerd.
Plaatsen in functie Indien er sprake is van een match gaat de directie over tot plaatsing. In het geval van een functie van clustercommandant wordt de kandidaat voorafgaand aan de formele plaatsing voorgesteld aan een door de regionaal commandant samen te stellen commissie. In deze commissie, onder voorzitterschap van de regionaal commandant, hebben in ieder geval vertegenwoordigers van het personeel zitting. Daarna vindt het kennismakingsgesprek met de betrokken burgemeester(s) plaats. Het uitgangspunt van deze ronde is nadrukkelijk geen selectie, maar het voorstellen van de kandidaat. Bij zwaarwegende bezwaren kan de directeur Veiligheidsregio zijn voorstel tot plaatsing van de betreffende kandidaat heroverwegen. Het DB-OR wordt hierna over de plaatsing geïnformeerd.
II. Werving- en selectieprocedure voor de functies van repressieve vrijwilligers
In de notitie ‘Werving en selectie van vrijwilligers’ staat de werving- en selectieprocedure uitgebreid beschreven: o.a. de selectiecriteria, bij welke functie een assessment nodig is, wanneer de tijdelijke aanstelling kan overgaan naar een vaste aanstelling en een gesprekshandleiding.
Hieronder staat welke stappen gezet worden om te bepalen of een vacature opengesteld wordt. Daarna volgt een samenvatting van de werving- en selectieprocedure.
II.I. Ja/nee openstellen van een vacature
Om te beslissen of een vacature opengesteld wordt, worden de volgende stappen gezet:
Ieder jaar kijkt de clustercommandant, in overleg met de ploegchef en de vakinhoudelijk medewerker brandweerzorg, hoe het gesteld is met de bezetting op dat moment en de komende jaren:
De opleiding van een vrijwilliger duurt twee jaar, dus er moet vooruit gekeken worden om voldoende bezetting te waarborgen.
II.II. Nadat besloten is een vacature open te stellen, worden de volgende stappen in de werving- en selectieprocedure gezet