Organisatie | Veiligheidsregio Groningen |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | regeling personeelsdossiers |
Citeertitel | personeelsdossiers |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | 01-01-2014 | Onbekend | 01-12-2013 Onbekend | onbekend |
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Artikel 2 De doelstelling van de registratie
De doelstelling van de registratie is het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de rechtspositieregelingen die de VRG voor haar medewerkers heeft vastgesteld en in dat kader nader geldende wettelijke verplichtingen.
Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie
De registratie bevat uitsluitend gegevens van medewerkers die door of vanwege de VRG zijn aangesteld.
Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
De registratie bevat geen andere gegevens dan vermeld in de bij deze Regeling behorende bijlage “Dossierindeling personeelsdossiers”.
De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medeweten van de geregistreerde.
De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.
Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders
Het Bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. De directeur Veiligheidsregio ziet tevens toe op de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling.
De medewerkers van de afdeling DPOO zijn beheerders van de registratie en belast met de dagelijkse zorg.
Artikel 6 Aanleggen van een (digitaal) dossier
Het aanleggen van een dossier gebeurt uitsluitend in opdracht van de beheerders en de door deze aangewezen medewerkers, een en ander met inachtneming van de door de beheerders vastgestelde voorschriften.
De in een dossier opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.
Artikel 7 Toegang tot de registratie
De beheerders hebben binnen het kader van de opgedragen werkzaamheden toegang tot de registratie.
De leidinggevende heeft in het kader van zijn leidinggevende taken op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling toegang tot de persoonsdossiers van zijn medewerkers.
In alle overige gevallen beslist het Bestuur over toegang tot de registratie.
Voor de registratie van de gegevens in de personeelsdossiers wordt verwezen naar de bijlage “Dossierindeling personeelsdossiers” behorende bij deze regeling.
Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden
Uit een (digitaal) dossier worden slechts gegevens verstrekt aan derden indien:
De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.
Het telefonisch verstrekken van persoonsgegevens over geregistreerden is niet toegestaan.
Artikel 9 Bewaring en vernietiging
Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens geschieden in overeenstemming met hetgeen hierover in de bijlage is opgenomen.
Artikel 10 Recht op inzage en afschrift
De geregistreerde of zijn gemachtigde krijgt desgevraagd inzage in zijn (digitale) dossier. Deze (digitale) inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling. Daarbij wordt hem desgewenst een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
Indien (digitale) inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld. Het weigeren geschiedt op basis van de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens.
De beheerders eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.
De geregistreerde of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerders om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem in zijn (digitale) dossier zijn opgenomen, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd.
Het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering wordt schriftelijk ingediend bij de beheerders van de registratie.
De beslissing van de beheerders op het verzoek wordt binnen 8 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld.
De verzoeker ontvangt een afschrift van de gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens.
Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld.
Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de WBP.
Artikel 12 Organisatie en beveiliging
De (digitale) dossiers worden, onder toezicht van de beheerders, beheerd door de beheerders. Zij zijn verantwoordelijk voor een adequate opname, verstrekking en verwijdering van persoonsgegevens in de door hen beheerde (digitale) dossiers, in overeenstemming met het gestelde in of bij deze regeling.
De beheerders dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 13 Bijzondere gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het Bestuur.
Deze regeling ligt ter inzage bij de beheerders en is ter kennis gebracht aan alle medewerkers.
Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Groningen”.
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.
Bijlage “Dossierindeling personeelsdossiers”
Overzicht Indeling Personeelsdossiers
2 jaar maximaal bewaren: documenten uitsluitende te informatie van algemeen bestuur en administratie (Archiefwet)7 jaar maximaal bewaren: overige bescheiden, o.m. met financiële consequenties (Archiefwet)Tot eind dienstverband (dv): loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs en documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet en belastingwetgeving).
Na dienstverband (einde dienstverband, pensionering of overlijden)2 jaar bewaren: in principe moeten gegevens uit het personeelsdossier na 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd worden verwijderd (WPB). Is de bewaartermijn tijdens het dienstverband verstreken, dan is directe verwijdering noodzakelijk.
Uitzonderingen wat betreft de bewaartermijn na dienstverband:
5 jaar bewaren; loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs (belastingwetgeving) 7 jaar bewaren: fiscaal relevante gegevens (belastingwetgeving)10 jaar bewaren: documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet)40 jaar bewaren: dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen (Archiefwet)
De personeelsdossier worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken:
Kopie van het paspoort of identiteitsbewijs Kopie van verblijfsvergunning Verklaring samenlevingsvorm c.q. niet-huw relatievorm Echtscheiding Overlijden echtgenoot Geheimhoudingsverklaring
Arbeidsvoorwaarden en salarisafspraken
Verzoek wijzigingen arbeidsduur Besluit verandering arbeidsduur Buitengewoon verlof Onbetaald verlof Ouderschapsverlof Zorgverlof Opgave diensttijd Toeslagen Jubilea/Eerbewijzen Bevorderingsbesluit Persoonlijke toelage Arbeidsmarkttoelage Verhoging opleidingsbudget Piket vergoeding Gratificatie Verhuiskostenvergoeding Waarnemingstoelage FLO gegevens Correspondentie omtrent ontslag Ontslag verzoek (bij ontslag op verzoek) Verslag exit gesprek Ontslagbesluit Eventuele bestuursstukken Kopie laatste salarisstrook Individuele loonstaat Getuigschrift Einde dienst uitkeringen
Sollicitatiebrief CV Benoeming (evt. met proeftijd) Aanstelling in tijdelijke of vaste dienst Oproepovereenkomst Besluit tot reorganisatie van een afdeling Brief wijziging inhoud functie
Beoordelingen Verslagen jaargesprekken Gespreksverslagen Disciplinaire maatregelen Psychologisch onderzoek
Keuring, arbeidsongeschiktheid, FLO en pernsioen
Arbeidsongeschiktheid (alle correspondentie) Werkplekonderzoek PPMO UWV Korting/verlofstop i.v.m. ziekte Re-integratie documenten Zwangerschaps- en bevallingsverlof Dienstongeval Correspondentie omtrent pensioen en FLO