Paragraaf 1. Voorbereidingen
Artikel 8. Oproep en voorlopige agenda
- 1.
De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissie een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.
- 2.
Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 9, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering digitaal aan de leden gezonden.
Artikel 9 Aanvullende agenda: vaststellen agenda
- 1.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een digitale oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt op de gemeentelijke website.
- 2.
Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.
- 3.
Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de digitale oproep op de gemeentelijke website gepubliceerd. Als na het verzenden van de digitale oproep stukken worden gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
- 2.
Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.
Artikel 11. Openbare kennisgeving
Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website en de gemeentelijke pagina in het huis-aan-huis-blad “De Krant van Midden-Drenthe”.
Paragraaf 2. Ter vergadering
Artikel 12. Presentielijst
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
- 2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van de vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
- 1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielist meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.
- 2.
Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.
Artikel 14. Spreektermijnen
- 1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de commissie anders beslist.
- 2.
Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
- 3.
Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 15. Verslagen en besluitenlijsten
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor verslagen en besluitenlijsten van commissievergaderingen.
- 2.
De verslagen worden gedaan in de vorm van een video- en geluidsopname.
- 3.
De besluitenlijsten bevatten in ieder geval:
- a.
de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord hebben gevoerd;
- b.
aantekening van welke commissieleden afwezig waren;
- c.
een vermelding van de agendapunten die aan de orde zijn geweest en welke fracties daarbij het woord hebben gevoerd;
- d.
een samenvatting van het advies aan de raad onder de vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed-of afkeuring, en met de aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben en op het agendapunt terug willen komen in de raadsvergadering.
- 4.
Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de voorzitter en de commissiegriffier.
Artikel 16. Advies; geen stemmingen
- 1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op het voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
- 2.
In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.
- 3.
In een commissievergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
Artikel 17. Deelname aan de beraadslagingen door derden
Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat derden mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 18. Spreekrecht burgers
- 1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen onderwerpen die wel op de agenda staan en onderwerpen die niet op de agenda staan.
- 2.
Insprekers over onderwerpen die niet op de agenda staan mogen het woord voeren bij het begin van de agenda.
- 3.
Insprekers over onderwerpen die op de agenda staan krijgen het woord bij de behandeling van het betreffende agendapunt.
- 4.
De voor het spreekrecht beschikbare tijd bedraagt per vergadering maximaal 30 minuten, onafhankelijk van het aantal insprekers of agendapunten.
- 5.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.
- 6.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
- 7.
De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
- 8.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.
Artikel 19. Handhaving orde en schorsing
- 1.
De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.
- 2.
Hij kan de commissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worde ontzegd.
- 3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
- 4.
Hij roept de sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Artikel 20. Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 21. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 22. Verslag besloten vergadering
- 1.
Concept-verslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.
- 2.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.
- 3.
De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel 23. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die de geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 24 Toehoorders en pers.
- 1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
- 2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
- 3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
- 4.
De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel 25. Geluid- beeldregistraties
Degenen die van de openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.