Hoofdstuk 3 gemeentesecretaris / algemeen directeur
Artikel 5 Instructie
De bepalingen in dit hoofdstuk gelden als aanvulling op de “instructie voor de gemeentesecretaris gemeente Steenbergen”, zoals deze op grond van artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet door het college is vastgesteld.
Artikel 6 Relatie tot de gemeenteraad
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er uit eigener beweging of desgevraagd zorg voor dat het college en de burgemeester in staat zijn de informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet na te leven.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat de leden van de gemeenteraad desgevraagd ambtelijke bijstand krijgen, zoals bedoeld in artikel 33 Gemeentewet.
Artikel 7 Relatie tot college en burgemeester
De taken ter ondersteuning van het college en de burgemeester, zoals opgenomen in de artikelen 2 en 3 van de “Instructie gemeentesecretaris gemeente Steenbergen”, vastgesteld door het college bij besluit van 22 augustus 2017 (BBM1701116), kunnen onverkort worden ingelast in dit artikel.
Artikel 8 Relatie tot griffie (driehoeksoverleg)
De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert, samen met de burgemeester en de griffier, een goede afstemming tussen het college, gemeenteraad en ambtelijke organisatie. Hij/zij voert daartoe wekelijks overleg met de burgemeester en de griffier.
Artikel 9 Bijstand
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte medewerkers, zowel individueel als per organisatie-eenheid, inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn/haar taak nodig zijn.
- 2.
Voor zover de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij de uitvoering van zijn/haar taken op grond van dit hoofdstuk behoefte heeft aan advies en bijstand, kan hij/zij daarvoor een beroep doen op alle eenheden en medewerkers van de gemeentelijke organisatie en waar nodig externe ondersteuning inschakelen.
Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden functies
Artikel 10 gemeentesecretaris/algemeen directeur
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het college gegeven (beleid)kaders de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
de kwaliteit en tijdigheid van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen en/of leden van bestuursorganen en de daarbij behorende besluitvorming (primaire processen);
- b.
de ontwikkeling en de kwaliteit van het management en de organisatie;
- c.
de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;
- d.
de integrale beleidsontwikkeling, -advisering, -voorbereiding, –uitvoering en -evaluatie;
- e.
de vormgeving en uitvoering van het Middelenbeheer en de Programmabegroting;
- f.
het leveren van tijdige, juiste en volledige (sturings)informatie over de bestuurlijke programma’s en opgaven, alsmede over de bedrijfsvoering;
- g.
het terzijde staan van de bestuursorganen met uitzondering van de gemeenteraad.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de bevoegdheid om door middel van algemene instructies medewerkers opdracht te geven omtrent het uitoefenen van hun functie en/of taken.
- 3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor het scheppen van voorwaarden waarbinnen de medezeggenschap binnen de organisatie goed kan functioneren.
- 4.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is in de hoedanigheid van gemeentesecretaris (voor de gehele organisatie inclusief de griffie) bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en vertegenwoordigt burgemeester en wethouders in het overleg met de Ondernemingsraad. Hij ziet erop toe dat zaken ter informatie, voor advies of ter instemming aan de Ondernemingsraad worden voorgelegd.
- 5.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur geeft leiding aan de directeur B&D en de medewerkers in het team “Bestuur- en Concernondersteuning’, waaronder begrepen het voeren van functionerings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken en het functioneel aansturen van de aan dit team toegewezen functionarissen. Hiernaast geeft hij uitvoering aan het personeels- en organisatiebeleid.
- 6.
De gemeentesecretaris is masterbudgethouder voor alle budgetten van de gemeentebegroting, met uitzondering van de budgetten van de raad.
Artikel 11 directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening
- 1.
De directeur Bedrijfsvoering & dienstverlening draagt binnen de door de bestuursorganen en de gemeentesecretaris/algemeen directeur gegeven kaders de zorg en verantwoordelijkheid voor:
- a.
het zorg dragen dat de ontwikkeling van de medewerkers en de organisatie aansluit bij de bestuurlijk opgaven en het werk wordt gedaan dat hiervoor benodigd is;
- b.
het management, de coördinatie, de kwaliteitsbewaking en integratie van taken en werkzaamheden binnen de organisatie;
- c.
de inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering enfinanciën) op organisatieniveau;
- d.
het op organisatieniveau leveren van bijdragen voor alle documenten in de planning & control cyclus;
- e.
het leveren van tijdige, juiste en volledige informatie over de bedrijfsvoering van de organisatie;
- f.
de implementatie van de uitvoeringsagenda organisatieontwikkeling en het jaarplan van de organisatie;
- g.
het toezicht op de integraliteit van producten en diensten van de organisatie;
- h.
de budgetbewaking van budgetten die aan hemzelf zijn toegewezen (bestuurlijke opgaven/jaarplan, inhuur, etc.);
- i.
het leiding geven aan de teammanagers, waaronder begrepen het voeren van functionerings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken en het functioneel aansturen van de projectleiders die team overschrijdende projecten leiden in het kader van de uitvoeringsagenda;
- j.
het uitvoering geven aan het personeels- en organisatiebeleid binnen het managementteam;
- k.
een juiste, actuele en volledige communicatie binnen de werkorganisatie.
- 2.
De directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening is voorzitter van het managementteam en uit dien hoofde verantwoordelijk voor een integrale beleidsontwikkeling, -advisering, -voorbereiding en -realisatie binnen de door de bestuursorganen en gemeentesecretaris/algemeen directeur vastgestelde kaders.
- 3.
De directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening ziet erop toe dat de producten en diensten van de teams passen binnen de door de bestuursorganen vastgestelde kaders en voldoen aan alle ter zake geldende wet- en regelgeving. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten.
Artikel 12 teammanager
- 1.
De teammanager draagt, onverminderd de taken en bevoegdheden van de directeur Bedrijfsvoering & dienstverlening, zorg en verantwoordelijkheid voor:
- a.
het geven van leiding aan de van medewerkers binnen het team, waaronder begrepen het voeren van functionerings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken die primair gericht zijn op de ontwikkeling van de organisatie en de individuele medewerkers;
- b.
het motiveren, stimuleren en faciliteren van medewerkers zodat zij de gewenste kwaliteit en kwantiteit kunnen leveren, die nodig is om de reguliere dienstverlening alsmede organisatie of bestuurlijke opgaven in te kunnen vullen;
- c.
het geven van leiding aan de van gedetacheerde of ingehuurde medewerkers en stagiaires die werkzaam zijn binnen het team;
- d.
het management, de coördinatie, de kwaliteitsbewaking en integratie van taken en werkzaamheden binnen en buiten het team;
- e.
de coördinatie van het regulier overleg met de relevante portefeuillehouders;
- f.
het zorg dragen voor de kwaliteit van voorstellen, adviezen en rapportages (primaire processen) , waaronder begrepen de tijdigheid, juistheid, volledigheid, integraliteit en juridische/financiële rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid;
- g.
de effectieve en efficiënte inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering en financiën) binnen de gestelde kaders en budgetten;
- h.
het leveren van teamspecifieke bijdragen aan alle documenten in de planning & control cyclus;
- i.
het leveren van tijdige, juiste en volledige informatie over de bedrijfsvoering van het team;
- j.
een kwantitatieve, kwalitatieve en tijdige (planning) output van producten en diensten van het team die passen binnen de door de bestuursorganen vastgestelde kaders en voldoen aan alle ter zake geldende wet- en regelgeving. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten;
- k.
het slim inrichten, faciliteren, evalueren en waar nodig bijstellen van (team overschrijdende) hoofdprocessen;
- l.
de budgetbewaking van (bedrijfsvoering/dienstverlening)budgetten die aan het team zijn toegewezen;
- m.
het uitvoering geven aan het personeels- en organisatiebeleid binnen het team;
- n.
het gevraagd en ongevraagd leveren van de informatie aan de directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening die nodig is om zijn/haar functie goed te kunnen uitoefenen.
Artikel 13 regisseur bestuurlijke opgaven
- 1.
De regisseur bestuurlijke opgaven is gemandateerd ambtelijk opdrachtgever van een bestuurlijke opgave en is, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, verantwoordelijk voor:
- a.
het adviseren van het bestuur en de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij de totstandkoming, evaluatie en bijstelling van de bestuursopdracht;
- b.
het vertalen van de bestuursopdracht naar een ‘opgaveplan’ waarin vermeld staat welke projecten en activiteiten tegen welke randvoorwaarden opgepakt moeten worden om invulling te geven aan de bestuursopdracht;
- c.
het creëren van draagvlak bij de directie en de bestuurlijk verantwoordelijke portefeuillehouder. De bestuurlijk verantwoordelijke is op zijn/haar beurt verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak binnen het college, zijn de de bestuurlijke opdrachtgever;
- d.
het inrichten van de tijdelijke opgave structuur en rapportage- en evaluatiemethodiek binnen de gestelde kaders;
- e.
de coördinatie van het overleg bestuurlijke opgaven met de relevante portefeuillehouders;
- f.
het bewaken en bevorderen van de integrale samenhang met betrekking tot de projecten en activiteiten binnen de opgave en die met andere opgaven en bestuurlijke vraagstukken;
- g.
het verstrekken van (project)opdrachten aan de opdrachtnemers (projectleiders en adviseurs) en toezien op de juiste en tijdige invulling en bijstelling hiervan;
- h.
het aanvragen van de benodigde capaciteit en middelen aan de directie om invulling te geven aan de bestuurlijke opgave (in overleg met teammanagers/directie);
- o.
het toekennen van de door de projectleider aangevraagde capaciteit en middelen aan de opdrachtnemers binnen de bestuurlijke opgave.
- p.
het motiveren, stimuleren, faciliteren van en het verstrekken van opdrachten aan toegewezen projectleiders en adviseurs zodat zij op gedegen wijze invulling geven aan hun rol en opdracht.
Artikel 14 concerncontroller
- 1.
De concerncontroller is, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, verantwoordelijk voor / belast met:
- a.
de brede control rol, gericht op de bestuurlijke, financiële en bedrijfsvoering control. Voorwaarden scheppen, adviseren en toetsen vormen hierbij de rode draad;
- b.
het ontwerp van, regie op en coördinatie van de planning & control cyclus en de bijbehorende documenten;
- c.
de strategisch advisering (gevraagd en ongevraagd) van bestuur, directie en management voor sturingsvraagstukken, doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid;
- d.
kwaliteitsmanagement met als doel het bevorderen en vasthouden van het lerend vermogen in de organisatie;
- e.
interne controle: de voorbereiding en de uitvoering van het onderzoeksprogramma in het kader van de Verordening collegeonderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid en het geven van functionele richtlijnen voor de uitvoering van de interne controle;
- f.
het (laten) uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle..
- 2.
De concerncontroller toetst de, onder verantwoordelijkheid van de teamleiders, opgeleverde bestuurlijke- en managementinformatie aan de vastgestelde kaders en verbeterafspraken naar aanleiding van onderzoeken en/of accountantsrapporten. Bevindingen worden vastgelegd ten behoeve van de gemeentesecretaris/algemeen directeur om hem/haar te ondersteunen.
- 3.
De concerncontroller kan uit eigen beweging onderzoeken instellen of audits uitvoeren op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement.
- 4.
Voor zover de resultaten van toetsing en onderzoeken tevens betrekking hebben op hetfunctioneren van de gemeentesecretaris/algemeen directeur vindt onafhankelijke rapportage plaats aan het college.
- 5.
De concerncontroller geeft voor zover het betreft het integraal functioneren van de controlfunctie richtlijnen aan de strategisch adviseurs en toetst de uitvoering hiervan.
- 6.
Indien de concerncontroller bij de uitoefening van de hierboven genoemde werkzaamheden een ten opzichte van de gemeentesecretaris/algemeen directeur afwijkend standpunt inneemt, doet de concerncontroller hiervan -na voorafgaande melding aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur mededeling aan het college, dan wel - na voorafgaande melding aan het college- aan de gemeenteraad.
- 7.
Voor zaken die te maken hebben met het aangaan van risico’s en de integriteit van het bestuur en de organisatie heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot de burgemeester/de voorzitter van het college te wenden en te verlangen dat de door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennisname gebracht wordt aan het college of de gemeenteraad.
Artikel 15 beleidsmedewerker bestuurszaken (kabinetszaken)
De beleidsmedewerker bestuurszaken:
- 1.
stuurt functioneel de medewerkers aan, die belast zijn met kabinetswerkzaamheden;
- 2.
ondersteunt de burgemeester bij de aan het ambt van burgermeester verbonden werkzaamheden;
- 3.
verricht werkzaamheden met betrekking tot het uitreiken van onderscheidingen, waaronder Koninklijke onderscheidingen, en organiseert speciale bijeenkomsten ter ondersteuning van het bestuursorgaan Burgemeester.
Artikel 16 juridisch controller
- 1.
De juridische controller draagt onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening, de teammanagers en concerncontroller zorg voor:
- a.
het toetsen van voorstellen aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en gemeentesecretaris, alsmede van conceptovereenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;
- b.
het gevraagd en ongevraagd geven van onafhankelijk juridisch advies aan het college, de burgemeester en ambtelijke organisatie. Bij rechtstreekse juridische advisering aan het college of de burgemeester vindt voorafgaand melding plaats aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur;
- c.
het opstellen van richtlijnen voor de teams voor het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;
- d.
het toezicht op een juiste toepassing door de ambtelijke organisatie van de diensten van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;
- 2.
De juridisch controller deelt zijn/haar bevindingen over de juridische rechtmatigheid mee aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening, de concerncontroller en de betrokken teammanager.
- 3.
De juridisch controller kan indien hij/zij van mening is dat er sprake zou kunnen zijn van risico’s of onrechtmatigheden, op het eigen vakgebied uit eigen beweging -na voorafgaande melding aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening en de concerncontroller-, in juridische zin onderzoeken instellen of audits uitvoeren op het gebied van juridische rechtmatigheid en risicomanagement.
Artikel 17 Coördinator informatieveiligheid (CISO)
- 1.
De coördinator informatieveiligheid is, vanuit een onafhankelijke positie, op organisatieniveau verantwoordelijk voor:
- a.
de coördinatie van het informatieveiligheidsbeleid;
- b.
het opstellen van de informatieveiligheidsanalyse en het actualiseren hiervan;
- c.
de coördinatie van de prioritering van informatieveiligheidsmaatregelen uit de informatieveiligheidsanalyse en de uitvoering van het actieplan informatieveiligheid;
- d.
het opstellen van een afstemmingsmechanisme voor overleg en rapportage m.b.t. informatieveiligheid;
- e.
het ondersteunen van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden met kennis over informatieveiligheid, zodat zij hun verantwoordelijkheid voor de betrouwbaarheid van de informatievoorziening juist kunnen invullen;
- f.
het bevorderen van het beveiligingsbewustzijn in de organisatie;
- g.
het registreren van informatiebeveiligingsincidenten in een incidentenregister en is verantwoordelijk voor de juiste afhandeling en evaluatie van incidenten;
- h.
het rapporteren over de informatieveiligheid van de gemeente in de p&c managementrapportages;
- i.
is aanspreekpunt voor medewerkers van de gemeente over het onderwerp informatieveiligheid.
Artikel 18 Functionaris gegevensbescherming (FG)
- 1.
De functionaris gegevensbescherming houdt, vanuit een onafhankelijke positie gevraagd en ongevraagd de gegevensbescherming binnen de organisatie hoog op de agenda en is verantwoordelijk voor:
- a.
het informeren en adviseren over de verplichtingen die de gemeente heeft voortvloeiende uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving omtrent gegevensbescherming;
- b.
het toezien op de naleving van de AVG en andere wet- en regelgeving omtrent gegevensbescherming met inbegrip van het toewijzen van verantwoordelijkheden, bewustwording en opleiding van medewerkers van de gemeente die persoonsgegevens verwerken;
- c.
het rapporteren over de gegevensbescherming van de gemeente in de p&c managementrapportages;
- d.
het fungeren als contactpersoon met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoofdstuk 5 Coördinatie- en overlegorganen
Artikel 19 samenstelling en verantwoordelijkheid directieteam
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening vormen het directieteam, eventueel aangevuld met door het directieteam nader te bepalen functionarissen;
- 2.
Het directieteam is binnen de richtlijnen die het college heeft gegeven verantwoordelijk voor de totstandkoming en implementatie van het concernbeleid, de uitvoeringsagenda organisatieontwikkeling en jaarplan van de organisatie. Hiernaast vindt binnen het directieteam waar nodig besluitvorming plaats over de inzet van capaciteit en middelen vanuit de werkorganisatie ten behoeve van de bestuurlijke opgaven.
Artikel 20 samenstelling en doelstelling managementteam
- 1.
Het managementteam bestaat uit de directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening en de teammanagers, eventueel aangevuld met door het managementteam nader te bepalen functionarissen;
- 2.
Het managementteam fungeert als advies- en afstemmingsplatform op organisatieniveau. Onderdeel van de afstemming betreft in ieder geval de bestuurlijke agenda. Het managementteam is geen besluitvormend orgaan
Artikel 21 werkoverleg
Binnen de teams is er werkoverleg. De vorm en inhoud van het werkoverleg worden afgestemd op de doelgroep en efficiënt vormgegeven. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan desgewenst aanvullende overleggen organiseren.