Het college van burgemeester en wethouders van Leiden
Gelet op artikel 3:21 en artikel 3:22 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR/UWO);
met instemming van de commissie voor Georganiseerd Overleg op 4 januari 2018;
b e s l u i t:
vast te stellen de navolgende
REGELING REISKOSTEN
Artikel 1 Begripsbepaling
a. | ambtenaar | de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onder a van de CAR |
b. | bevoegd gezag | het college van Burgemeester en Wethouders van Leiden, of de werkgeverscommissie van de Raad |
c. | woon- werkverkeer | het reizen tussen het woonadres en de standplaats |
d. | standplaats | de gemeente of het met name genoemde gedeelte van de gemeente, waar de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht (artikel 15:1:17 CAR-UWO) |
e. | reisafstand | de afstand van het woonadres tot de standplaats |
f. | reisdagen | het gemiddeld aantal dagen per week waarop woon-werkverkeer van toepassing is, waarbij maximaal 1 thuiswerkdag gemiddeld ook als reisdag wordt aangemerkt |
g. | dienstreis | een reis die de ambtenaar maakt in het belang van de dienst |
h. | Reisregeling binnenland | de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vastgestelde Reisregeling binnenland |
i. | Reisbesluit binnenland | het door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vastgestelde Reisbesluit binnenland |
j. | de werkgever | de gemeente Leiden |
I. REIS- EN VERBLIJFSKOSTEN BIJ DIENSTREIZEN
Artikel 2 Vergoeding reis- en verblijfskosten bij dienstreizen
- 1.
De ambtenaar heeft recht op een vergoeding van reis- en verblijfskosten voor het reizen in het belang van de dienst.
- 2.
De vergoeding voor reiskosten als bedoeld in het eerste lid wordt vastgesteld overeenkomstig de Reisregeling binnenland en het Reisbesluit binnenland, met uitzondering van de reiskosten bij gebruik van het openbaar vervoer.
- 3.
De vergoeding voor de reiskosten bij gebruik van het openbaar vervoer is, overeenkomstig artikel 3:21 van de CAR, gebaseerd op het reizen 2e klasse tarief.
- 4.
De vergoeding voor reiskosten bij gebruik van het eigen vervoer is inclusief parkeerkosten, tol- en veergelden.
- 5.
De vergoeding wegens verblijfkosten wordt vastgesteld overeenkomstig de Reisregeling binnenland en het Reisbesluit binnenland.
- 6.
Bij overwerk geldt dat de vergoeding voor een avondmaaltijd gelijk is aan die van Reisregeling binnenland. De noodzaak wordt in overleg met het bevoegd gezag vastgesteld. De werktijd moet bovendien ten minste 2 uur verlengd zijn.
II. VASTE ONKOSTENVERGOEDING SOCIAAL RECHERCHEURS
Artikel 3 Vaste onkostenvergoeding
- 1.
Aan de betrokkene in de functie van sociaal rechercheur kan door het bevoegd gezag een vaste maandelijkse netto onkostenvergoeding worden toegekend.
- 2.
Bij grote verschillen in de kosten tussen betrokkenen, fiscale wijzigingen of wegens andere redenen kan deze vergoeding worden afgeschaft.
- 3.
Bij de toekenning wordt per groep betrokkenen bepaald:
- a.
waarvoor de vergoeding bestemd is en in welke omvang, declaraties van deze kosten is dan niet mogelijk.
- b.
de hoogte van de vergoeding, deze wordt bepaald door de kosten van het in sub a benoemde te bepalen over 3 maanden. Bij deze bepaling wordt rekening gehouden met de hoeveelheid vrije dagen in die periode en de hoeveelheid op jaarbasis.
- 4.
Bijstelling van het in lid 3 bepaalde bedrag vindt plaats door de meting na 3 jaar te herhalen.
- 5.
De vaste onkostenvergoeding is voor parttimers naar rato van toepassing.
- 6.
De vaste onkostenvergoeding vervalt:
- a.
- 1.
bij kortstondige afwezigheid wordt de onkostenvergoeding doorbetaald. Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid te verwachten is.
- 2.
indien langdurige afwezigheid, langer dan zes weken, is te voorzien, wordt de onkostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog uitbetaalt. Per de eerste van de maand volgend op de hervatting van het werk, al dan niet op therapeutische basis, wordt de onkostenvergoeding weer uitbetaald.
- b.
Als de betrokkene de functie niet meer uitoefent.
- 7.
Het bevoegd gezag kan te allen tijde de betrokkene verplichten over een periode van 3 maanden de werkelijke kosten bij te houden en aan te tonen met bonnen en bescheiden.
III. LEASEAUTO’S SOCIAAL RECHERCHEURS
Artikel 4 Afbouwregeling lease auto’s
- 1.
De betrokkene die op 1 januari 2011 de functie van sociaal rechercheur vervult, kan, zolang hij de functie van sociaal rechercheur vervult, gebruik maken van een leaseauto.
- 2.
Bij gebruik van een leaseauto wordt gebruik gemaakt van een leasemaatschappij, waar de gemeente een binding mee heeft.
- a.
Bij gebruik van een leaseauto volgens deze regeling maakt de betrokkene twee maanden voor het aangaan van het leasecontract de keuze:
- 1.
om deze alleen voor de gemeente, inclusief woon- werkverkeer te gebruiken, of
- 2.
om deze ook privé te gebruiken, in dat geval is maandelijks een inhouding van € 125,- maand op het salaris van toepassing. Dit bedrag wordt verhoogd met het bedrag, dat de leaseprijs hoger is dan € 500,- of verlaagd als de leaseprijs lager is.
- b.
Tegemoetkoming in reiskosten:
- 1.
een vergoeding voor woon- werkverkeer (conform hoofdstuk 18 of 3:22 van de CAR-UWO) is bij gebruik van een leaseauto niet van toepassing.
- 2.
een vergoeding voor dienstreizen is alleen van toepassing, als in overleg met de leidinggevende van het openbaar vervoer gebruik gemaakt is.
- c.
De auto heeft een maximaal leasebedrag van € 500,- per maand de looptijd van een leasecontract is in principe 5 jaar. Bij het contract wordt rekening gehouden met:
- 1.
Maximaal 10.000 km per jaar privégebruik.
- 2.
Een indicatie voor de verreden kilometers per betrokkene blijkt uit de periodieke afrekening van het brandstofpasje. Na inschatting hiervan zal er bij twijfel in individuele gevallen een sluitende kilometerregistratie van het zakelijk gebruik moeten worden bijgehouden.
- 3.
Alle voertuigen worden op naam van de gemeente gesteld of op naam van de betrokkene, al naar gelang de vereisten van de leasemaatschappij.
- 4.
De kosten voor om- en inbouw van accessoires en verbindingsapparatuur nodig voor een goede uitoefening van de functie zijn voor rekening van de gemeente. Het bevoegd gezag bepaalt de noodzaak. De meerkosten van op verzoek van de betrokkene ingebouwde duurdere apparatuur worden bij de aanschaf ingehouden op het salaris van de betrokkene.
- d.
Brandstofkosten in Nederland worden vergoed door de gemeente. Brandstofkosten in het buitenland, zijn voor rekening van betrokkene, declaratie is mogelijk als deze kosten voor het werk gemaakt zijn.
- e.
De auto kan, indien dit voor het werk nuttig is, aan andere ambtenaren van de gemeente na overleg onder werktijd in gebruik worden gegeven.
- f.
Het is mogelijk, dat ambtenaren, die parttime werken, verplicht worden om één of meer auto’s gezamenlijk te gebruiken. In dat geval kan afgesproken worden, dat slechts één van de twee ambtenaren de auto tevens privé gebruikt.
- g.
Indien een betrokkene (tijdelijk) geen gebruik kan maken of behoeft te maken van de aan hem ter beschikking gestelde auto (bijvoorbeeld door tijdelijke uitoefening van een andere functie of ziekte) geldt het volgende:
- 1.
bij ziekte:
- i.
bij kortstondige afwezigheid loopt het privégebruik van de leaseauto door. Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aansluitende weken in redelijkheid te verwachten is;
- ii.
indien langdurige afwezigheid, langer dan 6 weken is te voorzien, loopt het privégebruik van de leaseauto de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog door, daarna kan de gemeente de auto op een andere wijze inzetten. Per de eerste van de maand volgend op de hervatting van het werk, al dan niet op therapeutische basis, is privégebruik van de leaseauto weer mogelijk.
- 2.
Bij het tijdelijk vervullen van een andere functie kan de gemeente vanaf de eerste dag de auto op een andere wijze inzetten.
- 3.
Als de betrokkene de auto niet meer ter beschikking heeft, dan vervalt de eigen bijdrage.
- h.
De voorwaarden van het leasecontract met betrekking tot het melden van schade, reparaties en dergelijke worden aan de betrokkene verstrekt en dienen door hem nageleefd te worden. Schade, reparaties en dergelijke worden terstond aan de gemeente gemeld. Het aanbieden ter reparatie geschiedt in overleg met de leidinggevende.
- i.
Voor het gemeentegebruik gelden de volgende aanvullende regels:
- 1.
De betrokkene mag de auto bij de woning parkeren.
- 2.
De betrokkene draagt als een goed huisvader zorg voor de aan hem toebedeelde leaseauto.
- 3.
De kosten voor de parkeerkaart in Leiden worden door de gemeente betaald.
- 4.
Verkeersboetes zijn voor rekening van de werknemer. Alleen als de boete veroorzaakt werd door de uitoefening van de functie en niet aan de betrokkene te wijten is, wordt deze door de gemeente vergoed.
- 5.
Indien sprake is van privégebruik gelden de volgende aanvullende regels: Meer gereden kilometers worden aan de gemeente vergoed op basis van de prijs per leasekilometer vermeerderd met de gemiddelde brandstofprijs per kilometer. De meer gereden kilometers worden berekend over de leaseperiode van 5 jaar.
- 6.
Naast de betrokkene zijn de levenspartner waarmee duurzaam wordt samengeleefd en gezinsleden eveneens gerechtigd tot gebruik. De betrokkene doet opgaaf van deze personen. In afwijking hiervan kan bij dringende redenen eveneens van de leaseauto gebruik worden gemaakt door een ieder die door de hoofdverantwoordelijke, dan wel één van zijn gemachtigde wordt aangewezen. De eindverantwoordelijkheid blijft bij de betrokkene.
- 7.
Tijdens privé gebruik is het eigen risico van toepassing inclusief en voor zover van toepassing met een verhoging voor jeugdige bestuurders.
- j.
Bij wijziging van de fiscale wetgeving voor de gemeente vindt aanpassing van deze regeling plaats.
- k.
Het college kan voor zover nodig in afwijking van de bij of krachtens dit hoofdstuk gestelde regels beslissen in individuele gevallen, waarin deze regelen naar het oordeel van het college niet of niet naar redelijkheid voorzien.
IV. TEGEMOETKOMING IN REISKOSTEN WOON- WERKVERKEER
Artikel 5 Vergoeding reiskosten woon- werkverkeer voor niet-verhuisplichtigen
- 1.
Voor niet-verhuisplichtige ambtenaren, die meer dan 10 km van het werk wonen is een vergoeding voor reiskosten voor het woon- werkverkeer van toepassing. Bij de berekening en uitbetaling wordt uitgegaan van het bepaalde in de volgende leden van dit artikel.
- 2.
Voor ambtenaren die op of voor 31 december 2014 in dienst zijn wordt de reiskostenvergoeding voor het jaar 2018 voor het woon- werkverkeer vastgesteld op het bedrag van het jaar 2017 (maximaal € 102,76 netto per maand) opgehoogd met 1,22% en wordt vervolgens jaarlijks in januari geïndexeerd met de tariefsverhoging voor abonnementen van de NS.
- 3.
De indexering als bedoeld in het tweede lid vindt niet plaats indien het toepassingsbereik van de gerichte vrijstelling voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer, wordt overschreden. In 2017 en 2018 kan de gerichte vrijstelling worden toegepast tot € 0,19 per kilometer.
- 4.
De vergoeding wordt aangepast bij:
- a.
minder dan 4 reisdagen (zie artikel 7)
- b.
doorbetalen en stopzetten van de regeling bij afwezigheid:
- 1.
bij kortstondige afwezigheid wordt de reiskostenvergoeding doorbetaald. Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid te verwachten is;
- 2.
indien langdurige afwezigheid, langer dan 6 weken, is te voorzien, wordt de reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog uitbetaald. Per de eerste van de maand volgend op de hervatting van het werk, al dan niet op therapeutische basis, wordt de reiskostenvergoeding weer uitbetaald.
- 5.
Deze regeling wordt automatisch aangepast aan het toepassingsbereik van de gerichte vrijstelling voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer, zoals deze gerichte vrijstelling is opgenomen in de Wet op de loonbelasting 1964.
- 6.
Bedragen van € 5,00 per maand of minder worden niet uitbetaald.
Artikel 6 Reiskostenvergoeding woon- werkverkeer voor niet-verhuisplichtige ambtenaren die op of na 1 januari 2015 in diensttreden of verhuizen
- 1.
Niet-verhuisplichtige ambtenaren die op of na 1 januari 2015 in diensttreden of verhuizen en die meer dan 10 km van het werk wonen, ontvangen een vergoeding voor reiskosten voor het woon- werkverkeer overeenkomstig de volgende leden.
- 2.
De hoogte van de vergoeding bedraagt € 0,05 per kilometer, waarbij de reisafstand is beperkt tot maximaal 45 kilometer enkele reisafstand. De vergoeding wordt verstrekt over de heen en terugreis.
- 3.
De enkele reisafstand wordt berekend volgens de routeplanner van Routenet.nl, (snelste route met de auto) op basis van de postcode en het huisnummer van het woonadres van de ambtenaar en de postcode en huisnummer van de standplaats.
- 4.
De berekening van de vaste maandelijkse tegemoetkoming is als volgt: {214 (dagen) x afstand km’s enkele reis x 2 x € 0,05 x 5/5}:12 maanden.
- 5.
De vergoeding wordt aangepast bij:
- a.
minder dan 4 reisdagen (zie artikel 7);
- b.
doorbetalen en stopzetten van de regeling bij afwezigheid:
- 1.
bij kortstondige afwezigheid wordt de reiskostenvergoeding doorbetaald. Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid te verwachten is;
- 2.
indien langdurige afwezigheid, langer dan 6 weken, is te voorzien, wordt de reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog uitbetaald. Per de eerste van de maand volgend op de hervatting van het werk, al dan niet op therapeutische basis, wordt de reiskostenvergoeding weer uitbetaald.
- 6.
Bedragen van € 5,00 per maand of minder worden niet uitbetaald.
Artikel 7 Reisdagen woon- werkverkeer voor niet-verhuisplichtige ambtenaren
- 1.
De vergoeding, als bedoeld in artikel 5 en 6 is afhankelijk van het aantal dagen dat de ambtenaar reist. Het percentage, dat van het berekende bedrag wordt betaald is afhankelijk van het aantal reisdagen:
reisdagen | uitbetaald percentage van de berekende reiskosten |
1 dag | 30% |
2 dagen | 60% |
3 dagen | 90% |
4 of meer dagen | 100% |
- 2.
De berekende reiskosten op basis van het percentage uit het vorig lid worden automatisch aangepast aan het toepassingsbereik van de gerichte vrijstelling voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer, zoals deze gerichte vrijstelling is opgenomen in de Wet op de loonbelasting 1964. In 2017 en 2018 kan de gerichte vrijstelling worden toegepast tot € 0,19 per kilometer.
V. SLOTBEPALINGEN
Artikel 8 Automatische aanpassingen
Wijzigingen in de CAR/UWO en/of de belastingwetgeving die van invloed zijn op deze regeling zullen zo spoedig mogelijk worden verwerkt in deze regeling.
Artikel 9 Correcte gegevens
- 1.
De ambtenaar is gehouden de juiste gegevens met betrekking tot het woon- werkverkeer te verstrekken en actueel te houden.
- 2.
Het bevoegd gezag behoudt zich het recht voor om teveel betaalde reiskosten op basis van onjuist verstrekte gegevens terug te vorderen over het lopende kalenderjaar.
Artikel 10 Overgangsmaatregel
De tegemoetkoming reiskosten woon- werkverkeer wordt met ingang van 1 januari 2018 uitbetaald op grond van de geactualiseerde woon- werkverkeergegevens. Een verschil in de tegemoetkoming ten opzichte van 2017 zal niet worden teruggevorderd of nabetaald.
Artikel 11 Onvoorziene gevallen
In de gevallen waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, treft het bevoegd gezag een bijzondere regeling.
Artikel 12 Inwerkingtreding
- 1.
De regeling reiskosten zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van 31 januari 2017, nummer 17.0038 wordt per 1 januari 2018 ingetrokken.
- 2.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.
Toelichting regeling reiskosten:
Algemeen
De vergoedingen die in het kader van deze regeling worden uitgekeerd zijn in beginsel bruto uitkeringen. Doordat de Wet op de loonbelasting 1964 gerichte vrijstellingen kent, geldt dat de werkgever een deel van de of de gehele vergoeding onbelast aan de ambtenaar mag uitbetalen. Voor 2018 geldt in ieder geval een gerichte vrijstelling voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer, tot een bedrag van € 0,19 per kilometer dan wel de werkelijke kosten van openbaar vervoer.
Artikel 1
- 1.
Voor het begrippenkader wordt daar waar mogelijk verwezen naar de definities zoals die in de bestaande regelgeving van de CAR/UWO, het Handboek Loonheffing van de Belastingdienst en in de Reisregeling en het Reisbesluit Binnenland worden gehanteerd.
- 2.
Indien een ambtenaar een dag per week thuiswerkt, wordt deze thuiswerkdag ook als reisdag aangemerkt.
- 3.
Indien een ambtenaar met bijv. een fulltime aanstelling zijn werkweek indeelt in 4 dagen x 9 uur per dag, is het aantal reisdagen vier
- 4.
Een arbeidspatroon waarbij de ene week 5 dagen wordt gewerkt en de andere week 4 dagen is gemiddeld 4,5 reisdagen per week.
Artikel 2
De vergoeding van reis- en verblijfkosten, voor een gemaakte dienstreis, maakt onderdeel uit van de rechtspositie waarvoor op lokaal niveau nadere regels moeten worden vastgesteld. Voor de ambtenaren van de gemeente Leiden is de Reisregeling binnenland en het Reisbesluit binnenland, van overeenkomstige toepassing verklaard. Voor wat betreft het recht op en de hoogte van de vergoeding wordt naar deze regelingen verwezen.
Artikel 5 en Artikel 6
De tegemoetkoming reiskosten woon- werkverkeer wordt per maand uitbetaald. Als de ambtenaar gedurende een aangesloten periode van langer dan zes weken niet reist wordt, de uitbetaling van de tegemoetkoming reiskosten aansluitend aan deze zes weken stopgezet. Zodra en voor zover de ambtenaar weer gaat reizen zal de uitbetaling van de tegemoetkoming reiskosten weer worden hervat.
Indien het niet reizen van de ambtenaar het gevolg is van een eigen verzoek –anders dan vakantieverlof- van de ambtenaar (bijvoorbeeld onbetaald verlof, zwangerschaps- en bevallingsverlof etc.) wordt de termijn van 6 weken niet in acht genomen.
Artikel 9
De werkgever wordt door de belastingdienst gecontroleerd op de fiscaal correcte uitbetaling van de reiskosten. De ambtenaar is daarom verplicht de gegevens correct aan te leveren en up-to-date te houden.