Organisatie | Omgevingsdienst Haaglanden |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst Haaglanden 2017 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer ODH 2017 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | milieu |
Eigen onderwerp | Besluit Informatiebeheer |
Dit besluit vervangt het Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst Haaglanden 2013.
Archiefverordening Omgevingsdienst Haaglanden 2017, art. 6
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2017 | nieuwe regeling | 20-10-2016 | ODH-2018-00087571 |
Hoofdstuk II Vorming en ordening van archiefbescheiden
Afdeling 1 Produktie van archiefbescheiden
De vervaardiging van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze en met zodanige materialen, apparatuur en systemen dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De archiefbescheiden worden beheerd in de vorm waarin zij worden ontvangen of gecreëerd. Een verandering in de vorm wordt aangemerkt als vervanging.
De recordsmanager of diens leidinggevende geeft zijn advies over een voorgestelde procedure alvorens deze wordt vastgesteld. Het advies omvat ten minste een uitspraak over de inpasbaarheid van de inhoud, structuur, verschijningsvorm en metagegevens van de documenten waarop de procedure betrekking heeft, in de toepaste ordeningsstructuur en het gehanteerde metagegevensschema.
Afdeling 2 Identificering, ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden
Uit ieder archiefbescheid, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt a. wanneer het is ontvangen of opgemaakt;
b. wie de afzender of vervaardiger is;
c. op welke taak het betrekking heeft;
d. wat de status en het ontwikkelingsstadium ervan het zijn;
e. wanneer en aan wie een exemplaar of kopie ervan is verzonden.
Het vorige lid is niet van toepassing op archiefbescheiden, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met burgers en/of bedrijven.
In aanvulling op de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale archiefbescheidenalle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingspro-grammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijnverstrijkt.
Hoofdstuk III Beheer van archiefbescheiden
Afdeling 1 De informatiebeheerfunctie
Het hoofd van de beheereenheid stelt een plan vast voor de inrichting van het informatiebeheer. Dit plan omvat een uitwerking van ten minste de volgende onderwerpen:
de opzet en het onderhoud van een systematisch overzicht van informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
Afdeling 2 Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheereenheid beveiligt de archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status in aanmerking komen , tegen wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging. Hij treft daartoe de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen.
Het is verboden archiefbescheiden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Hoofdstuk IV De archiefbewaarplaats
In de archiefbewaarplaats kunnen zich archiefbescheiden met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de het hoofd van de beheereenheid bijgehouden depotstaat bevinden.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de ODH. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geautoriseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten hoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.