Organisatie | Leudal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Leudal 2018 |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Leudal 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
02-05-2018 | Nieuwe regeling | 17-04-2018 Gemeenteblad 2018, 91333 | Onbekend |
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leudal;
Gelet op de Financiële verordening gemeente Leudal 2017 ter uitvoering van artikel 212 van de Gemeentewet.
dat de gemeente Leudal als professionele opdrachtgever op integere, doelmatige en transparante wijze opdrachten wil verlenen door te handelen binnen de kaders van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid, in de geest van de uitgangspunten van dit inkoop- en aanbestedingsreglement en binnen de kaders van wet- en regelgeving.
vast te stellen het “Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Leudal 2018”.
Een vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij verschillende ondernemers in staat worden gesteld om ter zake van de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen aan de gemeente.
De beschrijving van de aanbestedingsprocedure, het Programma van Eisen van het werk, de dienst of levering en/of het concept van de overeenkomst. Ook wel genoemd: Offerteaanvraag, Bestek.
1.3 Aanbestedingswet 2012 (laatstelijk in 2016 gewijzigd).
Regels en wetten op het gebied van aanbesteden.
Een ondernemer aan wie een concessieopdracht is gegund.
1.5 Concessieopdracht voor diensten
Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en die betrekking heeft op het verlenen van andere diensten dan die welke vallen onder overheidsopdracht voor werken, en waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht de dienst die het voorwerp van de overeenkomst vormt, te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling.
1.6 Concessieopdracht voor werken
Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en die betrekking heeft op:
a. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken die betrekking hebben op een in bijlage I van richtlijn 2014/23/EU aangewezen activiteit, of
b. een werk dan wel het verwezenlijken, met welke middelen dan ook, van een werk dat voldoet aan de eisen van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf die een beslissende invloed uitoefenen op het soort werk of op het ontwerp van het werk, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht het werk dat het voorwerp van de opdracht vormt, te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling.
Een dienst heeft betrekking op het uitvoeren van werkzaamheden (dienstverlening), die niet als levering of werk worden gedefinieerd.
Het toepassen van milieu- én sociale aspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu én sociale aspecten.
Een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf, dat is beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd openstaat voor ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen.
1.10 Enkelvoudig onderhandse procedure
Een wijze van marktbenadering waarbij slechts één ondernemer gevraagd wordt om een inschrijving (offerte) in te dienen.
Een procedure (niet-openbaar of openbaar) op basis van de Europese Richtlijn, waarop alle geïnteresseerden uit de Europese Unie hun interesse kunnen tonen om mee te dingen naar gunning van de opdracht of op kunnen inschrijven.
Een natuurlijke of rechtspersoon die zich aanmeldt middels een aanvraag tot deelneming met het verzoek tot inschrijving te worden uitgenodigd.
1.13 Geschiktheidseisen/selectiecriteria
Eisen van kwalitatieve aard waaraan de gegadigde, respectievelijk de inschrijver moet voldoen om voor inschrijving op of de gunning van een opdracht in aanmerking te kunnen komen.
Criteria op basis waarvan de inschrijvingen worden beoordeeld ter bepaling van de inschrijving die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt.
Alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.
1.16 Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Geeft de beleidsuitgangspunten aan waar alle bij het inkoopproces betrokken medewerkers van de gemeente Leudal rekening mee moeten houden.
Een samenhangend geheel van producten en/of diensten en/of werken.
Een natuurlijke of rechtspersoon die door middel van een inschrijving aangeeft in aanmerking te willen komen voor gunning van de opdracht.
Het aanbod van een inschrijver waarin die aangeeft hoe en tegen welke prijs en kwaliteit hij de opdracht wil uitvoeren. Ook wel “offerte” of “aanbieding” genoemd.
Een levering heeft betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.
1.21 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Producten, bouwwerken en/of diensten aanschaffen die nu en later goed zijn voor de inkopende partij, mens en milieu (people, planit, profit).
1.22 Meervoudig onderhandse procedure
Een vraagtechniek waarbij meerdere (minimaal 3/maximaal 5) partijen uitgenodigd worden tot het doen van een inschrijving.
1.23 Midden- en kleinbedrijf (MKB)
Categorie onderneming Werknemers Jaaromzet of balanstotaal
Middelgroot < 250 ≤ € 50 mln. ≤ € 43 mln.
Klein < 50 ≤ € 10 mln. ≤ € 10 mln.
Micro < 10 ≤ € 2 mln. ≤ € 2 mln.
Een wijze van marktbenadering (Europees of nationaal) waarbij de marktpartijen via een openbare aankondiging opgeroepen worden hun interesse in uitvoering van de opdracht kenbaar te maken, waarbij de Opdrachtgever, uit de partijen die interesse hebben getoond, op basis van vooraf kenbaar gemaakte selectiecriteria een vooraf vastgesteld aantal ondernemers zal selecteren om daadwerkelijk een inschrijving te doen.
Aannemer, leverancier of dienstverlener.
De geraamde waarde van de opdracht exclusief omzetbelasting, maar inclusief verlengingen en/of opties zoals in het aanbestedingsdocument genoemd.
Een wijze van marktbenadering (Europees of nationaal) waarbij de marktpartijen via een openbare aankondiging opgeroepen worden om een inschrijving in te dienen, op basis van een beschikbaar gesteld aanbestedingsdocument.
Een overeenkomst is een meerzijdige rechtshandeling, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan.
Een afgebakend onderdeel van de opdracht waarop kan worden ingeschreven.
1.30 Procedure van de concurrentiegerichte dialoog
Procedure waarbij alle ondernemers naar aanleiding van een aankondiging een verzoek mogen doen tot deelneming en waarbij de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, teneinde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde ondernemers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven.
1.31 Procedure van het innovatiepartnerschap
Procedure waarbij alle ondernemers een verzoek tot deelneming mogen indienen naar aanleiding van een aankondiging voor een opdracht die is gericht op de ontwikkeling en aanschaf van een innovatief product of werk of een innovatieve dienst welke niet reeds op de markt beschikbaar is en waarbij door middel van onderhandelingen met een of meer van hen naar definitieve inschrijvingen wordt toegewerkt.
Afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer met als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
1.33 Standstill periode (Alcateltermijn/bezwaartermijn)
Dit houdt in dat aanbestedende diensten een termijn moeten aanhouden voordat zij een overeenkomst mogen sluiten. Bij Europese aanbestedingen geldt een termijn van ten minste 20 kalenderdagen. Voor overige : per uitvraag naar oordeel van de gemeente in te vullen (wel een acceptabele termijn hanteren).
(Volgens de voorzieningenrechter dient ook bij onderhandse aanbestedingsprocedures een bezwaartermijn gesteld te worden en dient dit een redelijke en proportionele termijn te zijn. Advies: minimaal een week --dus 7 kalenderdagen--).
Deze termijn vangt aan, de dag na verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. Deze periode kan door inschrijvers worden gebruikt voor het instellen van een beroep in rechte tegen de voorgenomen gunning.
Criteria waaraan een gegadigde of inschrijver moet voldoen. Bij niet voldoen aan deze criteria komt hij niet voor gunning van de opdracht in aanmerking.
Het verzoek van een gegadigde om te worden geselecteerd als inschrijver.
Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
Indien een subsidieverstrekker voor het verkrijgen van een subsidie, aan de gemeente Leudal nadere eisen stelt ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt, gaan de eisen van de subsidieverstrekker voor het gemeentelijk inkoop- aanbestedings-beleid c.q. -reglement.
Afwijken van enige regel in dit reglement is en voor zover niet elders anders bepaald (artikel 6.10, 6.11, 6.12) enkel mogelijk indien een belang van de gemeente Leudal zulks vordert en het college van B&W of gemandateerde, daarmee voorafgaand en gemotiveerd kennis heeft genomen en met de voorgenomen afwijking heeft ingestemd. (Artikel 3.6, Inkoop- en aanbestedingsbeleid).
Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht genomen, in het bijzonder; het gelijkheidsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel, het vertrouwensbeginsel, het ‘fair play’ beginsel en het verbod op ‘detournement de pouvoir’ oftewel een wettelijke bevoegdheid mag alleen gebruik worden voor het doel waarvoor die bevoegdheid is afgegeven.
De gemeente past bij al haar aanbestedingen de volgende vigerende wet- en regelgeving toe:
De Europese aanbestedingsrichtlijn, 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU, 2007/66/EG. Deze zijn geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving in de Aanbestedingswet 2012;
Zowel bij aanbestedingen boven als onder de Europese Drempel de Gids Proportionaliteit en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Daarnaast bij Werken wordt ook nog het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016) toegepast
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor leveringen/diensten => € 40.000,-- en voor werken => € 150.000,--, wordt minimaal één leverancier en/of ondernemer uit de gemeente Leudal uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven zijn in Leudal die aan de gestelde geschiktheidseisen kunnen voldoen.
Hierbij geldt dat majeure en politiek gevoelige aanbestedingen altijd vooraf in de PHO-en met de portefeuillehouders worden besproken.
bij toepassing van de openbare, niet-openbare of een onderhandse procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of geen of geen geschikte verzoeken tot deelneming zijn ingediend, de oorspronkelijke voorwaarden van de overheidsopdracht niet wezenlijk worden gewijzigd en de Europese Commissie op haar verzoek een verslag van de oorspronkelijke procedure wordt overgelegd,
voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen van de openbare procedure, de niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling wegens dwingende spoed niet in acht kunnen worden genomen als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.
2. Voor de toepassing van het eerste lid, onderdeel a, wordt:
De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen:
voor de levering van producten die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd en waarvan de productie niet in grote hoeveelheden plaatsvindt met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen,
voor door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen die bestemd zijn:
1° voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, of
2° voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, indien verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten leveringen te verwerven met andere technische eigenschappen die niet verenigbaar zijn met de technische eigenschappen van reeds verworven leveringen of zich bij gebruik en onderhoud van de te verwerven leveringen onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze overheidsopdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar,
voor de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteiten stopzet, bij curatoren of vereffenaars van een faillissement of een vonnis of bij de toepassing van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen of een in andere nationale regelgeving bestaande vergelijkbare procedure.
De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen voor een overheidsopdracht voor diensten indien die overheidsopdracht voortvloeit uit een procedure van het uitschrijven van een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag dient te worden gegund en de aanbestedende dienst alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitnodigt.
De aanbestedende dienst kan voor nieuwe werken of diensten tot drie jaar volgend op de gunning van de oorspronkelijke overheidsopdracht de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen, voor zover die werken of diensten bestaan uit herhaling van soortgelijke werken of diensten die door dezelfde aanbestedende diensten worden toevertrouwd aan de ondernemer waaraan de oorspronkelijke overheidsopdracht werd gegund en:
1° deze werken of diensten overeenstemmen met een basisproject waarvoor de oorspronkelijke opdracht is gegund met toepassing van een procedure als bedoeld in paragraaf 2.2.1.2 tot en met paragraaf 2.2.1.6 (AW 2012) of met toepassing van de procedure voor sociale en andere specifieke diensten,
2° de aanbestedende dienst reeds bij het basisproject waarvoor de oorspronkelijke opdracht is gegund de omvang van de aanvullende werken of diensten en de voorwaarden waaronder deze worden gegund, vermeldde,
3° de aanbestedende dienst reeds in de aankondiging van de aanbesteding van het basisproject vermeldde dat een procedure zonder aankondiging kan worden toegepast, en
4° de aanbestedende dienst bij toepassing van afdeling 2.1.2 (AW 2012) het totale voor de volgende werken of diensten geraamde bedrag in aanmerking heeft genomen voor de raming van de waarde van de overheidsopdracht.
Op alle aanbestedingen betreffende Werken zijn de ARW 2016 van toepassing en op Leveringen en Diensten worden de Algemene Inkoopvoorwaarden Leudal van toepassing verklaard. Bij aanbestedingen betreffende ICT zullen de) de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) worden toegepast. Daarbij worden de leveringsvoorwaarden danwel andere branche voorwaarden uitdrukkelijk van de hand gewezen, voor zover niet anders in de aanbestedingsprocedure is bepaald.
De gemeente kan de deelneming aan een aanbestedingsprocedure voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen of ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben middels een voorbehouden opdracht, zoals nader omschreven in artikel 2.82 van de Aanbestedingswet 2012.
De deelnemende gemeenten hebben ervoor gekozen om ‘social return’ in beginsel op te nemen als eis bij alle aanbestedingen van werken,leveringen en of diensten. Hierbij wordt de drempel van € 50.000,- als uitgangspunt genomen, dus social return geldt voor alle aanbestedingen boven dit bedrag.
In de bestekvoorwaarden wordt als verplichting opgenomen dat 5% van de totale aanneemsom of 7% van de loonsom bij kapitaalintensieve opdrachten ingezet moet worden om werkplekken te realiseren voor mensen een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.
De deelnemende gemeenten gebruiken bij voorkeur minimaal de milieu en sociale criteria voor productgroepen, ontwikkeld door Agentschap NL (vh SenterNovem) in het kader van het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden van het Ministerie van VROM, zoals deze gepubliceerd worden op www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/productgroepen.
De zwaarte van de toegepaste geschiktheidseisen dient steeds in redelijke verhouding tot de te verwerven opdracht te staan (proportionaliteitsbeginsel). Daarbij dient de Gids Proportionaliteit (Aanbestedingswet 2012) als leidraad te worden gehanteerd.
Een aanbestedende dienst geeft in de aankondiging van de overheidsopdracht of in de uitnodiging tot inschrijving aan welke van de in het eerste lid bedoelde gegevens en welke andere bewijsstukken overgelegd dienen te worden.
Indien de ondernemer om gegronde redenen niet in staat is de door de aanbestedende dienst gevraagde bewijsstukken over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere bescheiden die de aanbestedende dienst geschikt acht.
De navolgende uitgangspunten worden in acht genomen:
Aan een combinatie worden geen hogere eisen gesteld dan aan een enkele ondernemer.
Indien een geschiktheidseis met betrekking tot de omzet van een ondernemer wordt gesteld in de drie jaren voorafgaand aan de dag van aanbesteding mag per jaar maximaal 300% van de opdrachtwaarde bedragen voor zover de opdracht binnen 12 maanden uitgevoerd wordt. Ter zake een meerjarige opdracht mag de omzeteis niet meer bedragen dan 300% van de opdrachtwaarde van één opdrachtjaar.
De bij een geschiktheidseis ter zake overleggen van referentieprojecten mag maximaal 1 referentieproject gevraagd worden. De gevraagde waarde van een referentieproject mag maximaal 60% van de geraamde opdrachtwaarde zijn. De referentieprojecten dienen naar aard, complexiteit en competenties voldoende overeen te komen met de opdracht en dienen niet langer dan 3 jaar voorafgaand aan de datum van aanbesteding opgeleverd te zijn.
Om de integriteit te toetsen kan de aanbestedende dienst om het GVA (GedragsVerklaring Aanbesteden) vragen die op het tijdstip van indiening van het verzoek tot deelneming of inschrijving niet ouder is dan 2 jaar.
Een ondernemer kan met een GedragsVerklaring Aanbesteden aantonen dat de door een aanbestedende dienst gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelijke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels, op hem niet van toepassing zijn. Het opvragen van een GedragsVerklaring Aanbesteden is onder de Aanbestedingswet 2012 niet verplicht, maar als een aanbestedende dienst hiervoor kiest dan moet deze het vastgestelde model gebruiken.
Aanvragen worden rechtstreeks bij het ministerie van Justitie en Veiligheid /Dienst Justis/ Afd. COVOG ingediend.
Art 12.1 van de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Leudal bepaalt dat de contractant de gemeente vrijwaart tegen eventuele aanspraken van derden terzake van schade door deze derden geleden ten gevolge van de uitvoering door de contractant van de overeenkomst en het gebruik of toepassing van de geleverde goederen of diensten van de contractant.
Dit betreft een ongelimiteerde vorm van aansprakelijkheid. Op grond van de Gids Proportionaliteit, die onderdeel uitmaakt van de Aanbestedingswet 2012, wordt een onbeperkte aansprakelijkheid vermoed disproportioneel te zijn, evenals een aansprakelijkheidseis voor onbepaalde duur.
Mocht daar in een inkoop/aanbestedingsprocedure aanleiding toe zijn dan kan in afwijking van de algemene inkoopvoorwaarden de aansprakelijkheid worden beperkt.
De VNG heeft een handvat gegeven in de vorm van een voorbeeld-artikel voor de aansprakelijkheidsbeperking:
Bovenstaande (uitzonderlijke) beperking wordt dan expliciet als aanvulling op de algemene inkoopvoorwaarden toegevoegd.
Dit kan vorm gegeven worden door middel van het opnemen van een aanvullende zinsnede m.b.t. de aansprakelijkheidsstelling:
‘Op deze offerteaanvraag en een eventueel daaruit voortvloeiende opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeenteLeudalvan toepassing. Deze zijn volledigheidshalve bijgevoegd. Als beperking van de aansprakelijkheid zoals opgenomen in artikel 14 van deze Algemene Inkoopvoorwaarden, zal voor deze opdracht bijgevoegd ‘artikel aansprakelijkheidsbeperking’ van toepassing zijn.
Eventuele door u te hanteren algemene of bijzondere voorwaarden worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten.’
Hierdoor wordt voldaan aan de Gids Proportionaliteit voor wat betreft de aansprakelijkheid en staat in gevallen waarin bovengenoemd artikel niet proportioneel wordt geacht, de mogelijkheid open ervan af te wijken. In de gevallen waarin enkel de Algemene Inkoopvoorwaarden met daarin de ongelimiteerde aansprakelijkheid van toepassing worden verklaard, staat voor inschrijvers de mogelijkheid open hierover een opmerking in te dienen ter wijziging, wanneer het disproportioneel wordt geacht.
Iedere inkoop/aanbesteding met een waarde vanaf € 5.000,-- wordt afgesloten met het invullen het verantwoordingsformulier (checklist rechtmatigheid), ten behoeve van de periodieke rapportages en de interne controle.Het verantwoordingsformulier bevat o.m. gegevens over het aantal offertes, de namen van de gevraagde leveranciers, de naam van de opdrachtnemer, het gunningsbedrag en in welke mate duurzaamheid en/of social return is toegepast. Het betreffend formulier wordt vastgelegd in het inkoopdossier in JOIN.