Organisatie | Steenwijkerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente Steenwijkerland |
Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Steenwijkerland |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 107a, lid 2
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-01-2003 | 07-12-2011 | nieuwe regeling | 21-01-2003 Gemeenteblad, 2003, 4 | 2003/8 |
Artikel 1 Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover kunnen worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Toelichting op de instructie voor de griffier
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
De raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium. De griffier en eventuele medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door of vanwege de griffie verleend.
Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. In de vergaderingen van de raad en de raadscommissies wordt de griffier ondersteund door een coördinator/notulist.
Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium bestaat uit de burgemeester, de twee plaatsvervangend raadsvoorzitters en de voorzitters van de raadscommissies. Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. In het presidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Indien niet alle in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties in het presidium zijn vertegenwoordigd kunnen belangrijke inhoudelijke zaken ook in een fractievoorzittersoverleg aan de orde komen. Ook een dergelijk overleg wordt door de griffier ondersteund.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor kan worden uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Vooralsnog is ervoor gekozen nog geen zaken in een verordening vast te leggen, maar te handelen naar bevind van zaken. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend; zonodig kan de hulp van het ambtelijk apparaat worden ingeroepen.. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
In een dualistische stelsel horen de werkzaamheden van de griffie losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie. Daarvoor is vooralsnog niet gekozen. De functie van commissiegriffier bestaat dan ook (nog) niet. Uit het ambtelijk apparaat verkregen ambtelijke bijstand of fractieondersteuning valt in voorkomend geval onder het gezag van de griffier. Daartoe is het derde lid opgenomen.