Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent mandaat Mandaatregeling en Mandaatregister Zoeterwoude 2018

Mandaatregeling en mandaatregister gemeente Zoeterwoude 2018

Z17-016939

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude, de burgemeester van de gemeente Zoeterwoude en de gemeentesecretaris van de gemeente Zoeterwoude, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Gelet op de wettelijke voorschriften in het bijzonder het bepaalde in artikel 168 en 171 van de Gemeentewet,Gelet op artikel 21 van de Organisatieregeling Gemeente Zoeterwoude 2018,

Gelet op Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en het Burgerlijk Wetboek;

Overwegende,

dat het voor het efficiënt functioneren van de gemeente Zoeterwoude wenselijk is een mandaatregeling en een mandaatregister vast te stellen;

dat bevoegdheden kunnen worden overgedragen;

dat in dit besluit publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie worden toegekend om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig uit te voeren;

Dat de organisatiestructuur de functionarissen aanduidt als manager en medewerker;

B e s l u i t e n vast te stellen de

Mandaatregeling Zoeterwoude 2018 en het mandaatregister Zoeterwoude 2018

Artikel 1 Definities

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a.

  het college: het college van burgemeester en wethouders van Zoeterwoude;

• b.

  de burgemeester: de burgemeester van Zoeterwoude als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

• c.

  de gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris van de gemeente Zoeterwoude;

• d.

  manager: manager van een domein van de gemeente Zoeterwoude;

• e.

  medewerker: medewerker van een domein;

• f.

  de gemeente: de gemeente Zoeterwoude als publiekrechtelijk lichaam en als privaatrechtelijk rechtspersoon;

• g.

  de raad: de gemeenteraad van Zoeterwoude;

• h.

  mandaat: de bevoegdheid om namens het college, de burgemeester en gemeentesecretaris besluiten te nemen;

• i.

  volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• j.

  machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

• k.

  mandaatregister: de bijlage bij de Mandaatregeling Zoeterwoude 2018, waarin is beschreven welke bevoegdheden aan functionarissen zijn ( onder- )gemandateerd, overgedragen en toegekend.

Artikel 2 Toepassingsbereik Algemeen

• 1. Voor de toepassing van deze Mandaatregeling en de bijlage Mandaatregister wordt met mandaat , de verlening van volmacht en machtiging, gelijkgesteld.

• 2. Het mandaat omvat tevens alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

• 3. Tenzij sprake is van besluiten met een routinematig karakter geldt het mandaat niet ten aanzien van stukken gericht aan de Kroon, een minister, een staatssecretaris, een commissaris van de Koning en een college van Gedeputeerde Staten.

Artikel 3 Mandaatverlening

• 1. Het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris/algemeen directeur verlenen (onder)mandaat aan de functionaris, zijnde de managers en medewerkers, zoals bedoeld in de bijlage Mandaatregister 1 .

• 2. Het verlenen van mandaat of ondermandaat aan functionarissen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, blijft voorbehouden aan het bevoegde bestuursorgaan.

• 3. De mandaatverlening wordt vastgelegd in het Mandaatregister. De gemeentesecretaris wijst een functionaris aan voor het beheer van het mandaatregister.

Artikel 4 Bevoegdheden van de mandataris

• 1. Degene die mandaat verleent, kan het (onder)mandaat geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, intrekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd.

• 2. Indien er sprake is van voorwaarden, staat dit aangegeven in het Mandaatregister.

• 3. Er kunnen in aanvulling of afwijking van deze mandaatregeling, nadere voorwaarden worden verbonden aan het verlenen van mandaat of ondermandaat.

Artikel 5 Verplichtingen van de gemandateerde

• 1.

  Functionarissen maken van het hun verleende mandaat slechts gebruik bij aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein, of de hoofdtaken van het domein of team waarvoor zij werkzaam zijn.

• 2.

  Mandaten worden verleend onder de voorwaarde dat de gemandateerde het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend op een zorgvuldige wijze informeert over het gebruik van de gemandateerde bevoegdheden.

Als een gemandateerde, als bepaald in het eerste en het tweede lid, zijn bevoegdheid niet nakomt doet dit niet af aan de rechtsgeldigheid van de op grond van een in mandaat genomen beslissing, voor zover deze beslissing redelijkerwijs past binnen de mandaatverlening.

Artikel 6 Grenzen van het mandaat

• 1. Bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wettelijke regelingen, aanwijzingen, richtlijnen en dergelijke van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

• 2. Indien aan een krachtens mandaat te nemen besluit financiële consequenties zijn verbonden, moeten deze blijven binnen de desbetreffende begrotingspost of een in het Mandaatregister genoemde begrenzing.

Artikel 7 Vooroverleg en afstemming

• 1. Indien daartoe aanleiding bestaat, legt de gemandateerde een te nemen besluit voor aan de manager.

• 2. Indien nodig of raadzaam, wordt het voorgenomen besluit voorgelegd aan de portefeuillehouder binnen het bevoegde bestuursorgaan.

• 3. Het bepaalde in het eerste lid en tweede lid geldt indien:

  • a.

    het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van gevoerd beleid;

  • b.

    er raakvlakken zijn met in opdracht of projectmatig voorbereide en uitgevoerde taken;

  • c.

    indien er rekening mee moet worden gehouden dat de portefeuillehouder en/of het bevoegde bestuursorgaan op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

  • d.

    uit een te nemen besluit niet te voorziene financiële of andere bestuurlijk-juridische consequenties kunnen voortvloeien.

Artikel 8 Ondertekening

• 1. 1.Ingeval de in dit besluit bedoelde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

  Met vriendelijke groet, /Hoogachtend,

  namens burgemeester en wethouders,

  (max. 2 regels spatie )

  Voornaam Achternaam,

  functie + evt teamnaam/ Domein

• 2. .Ingeval de in dit besluit bedoelde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

  Met vriendelijke groet, /Hoogachtend,

  namens de burgemeester,

  (max 2 regels spatie)

  Voornaam Achternaam,

  Functie + evt. teamnaam/ Domein

• 3. Als de in dit besluit bedoelde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

  Met vriendelijke groet, /Hoogachtend,

  Namens de secretaris,

  (max 2 regels spatie)

  Voornaam Achternaam,

  Functie + evt. teamnaam/ Domein

• 4. Indien een besluit digitaal wordt ondertekend vindt ondertekening plaats op de wijze waarop de desbetreffende applicatie in de ondertekening voorziet.

• 5. Indien een applicatie niet in een digitale ondertekening voorziet kunnen de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening of diens naam worden vervangen door de mededeling ‘Dit besluit is elektronisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.

Artikel 7 Mandaat Servicepunt 71

In afwijking van hetgeen gesteld is in dit besluit gelden voor de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt 71 de bepalingen zoals neergelegd in het Mandaatbesluit Servicepunt 71/ de gemeente Zoeterwoude.

Artikel 8 Slotbepalingen en citeertitel

• 1.

  Onder intrekking van het Mandaatbesluit 2017 en het Mandaatregister 2017 treden de Mandaatregeling en het bijbehorende Mandaatregister 2018 met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2018.

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als: Mandaatregeling en Mandaatregister Zoeterwoude 2018.