CVDR487569_1Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Baarn 2018nlregelingBaarn2018-10-16BaarnGemeenteblad, 2018, nr. 49678, 9 maart 2018Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Baarn 2018Gemeentewet, artikel 149gemeenteraadbestuur en recht2018-02-21De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2018-03-10nieuwe regeling41684GeenVerordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Baarn
2018In deze verordening wordt verstaan onder:
gesprek: klankbordgesprek namens de raad met de
burgemeester;
commissie: de commissie bedoeld in artikel 2;
adviseurs: wethouder(s), gemeentesecretaris en griffier die de
commissie op verzoek van informatie voorzien;
1.De raad stelt een commissie in, die gesprekken voert met de
burgemeester.2.De commissie voert jaarlijks een gesprek.1.De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.2.In de ambtsperiode wordt het jaarlijkse gesprek drie maal gevoerd,
voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de
Koning met de burgemeester voert.3.De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de
commissaris van de Koning.1.Alle fractievoorzitters zijn lid van de commissie.2. Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wijst de commissie 3 á 5
fractievoorzitters aan die gedurende de raadsperiode de gesprekken
met de burgemeester voeren.3.Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid dat de
jaarlijkse gesprekken voert wordt een vervangende fractievoorzitter
aangewezen. 4.De commissie laat zich bijstaan door de griffier.5. De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s),
gemeentesecretaris en griffier. Over alle andere door de commissie te raadplegen personen wordt
door de commissie in overleg met de burgemeester met eenstemmigheid
besloten.6.De commissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur.1.De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als
voorzitter.2.De voorzitter leidt het gesprek.3.De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder.4.De commissie kan zich laten bijstaan door een externe
gespreksleider.1.De commissie legt in elke vergadering en in elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over
het behandelde tijdens de vergadering c.q. het gesprek en de inhoud
van de verslagen.2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid
wordt voldaan.3.Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en
geheimhouding in gevaar komen. In de voorbereiding kunnen
betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en
ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk
verkregen informatie van adviseurs c.q. door de commissie te
raadplegen personen; dit met inachtneming van artikel 4 lid 5. Het
op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg
met derden is uitgesloten. Het inwinnen van inlichtingen of
informatie bij personen als bedoeld, vindt altijd plaats in
aanwezigheid van de voorzitter van de commissie.4. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid
wordt voldaan.Lid 3 Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de
vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komen. In de
voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van
eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel
vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs c.q. door de
commissie te raadplegen personen; dit met inachtneming van artikel 4
lid 5. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie
of overleg met derden is uitgesloten. Het inwinnen van inlichtingen
of informatie bij personen als bedoeld, vindt altijd plaats in
aanwezigheid van de voorzitter van de commissie.5.De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste
lid verplicht, opheffen.6.De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze
waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van
documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van
plaats en tijdstip van de gesprekken.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
griffier, de adviseurs en een eventuele externe adviseur.1.De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid
om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te
zien.2.De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid
om bespreekpunten aan te leveren.3.Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de
commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke
uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en
bespreekpunten.4.Een betrokkene die niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt
dit tijdig mee.5.Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de
griffier voor een nieuwe afspraak.1.De bijeenkomsten van de commissie en het gesprek met de burgemeester
vinden plaats in beslotenheid.2.Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de
burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de
geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.3.Uitgangspunt bij het gesprek vormen de profielschets waarop de
burgemeester is benoemd en de afspraken die in het voorafgaande
gesprek zijn gemaakt.4.Het gesprek bestaat uit een gedeelte dat gaat over het functioneren
van de burgemeester en een gedeelte dat onder meer betrekking heeft
op het functioneren van de raad.5.De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:
de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in
het presidium of overleg met de fractievoorzitters;
de burgemeester als voorzitter van het college;
de burgemeester in het proces van dualisme;
de burgemeester als coördinator van beleid,
kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170
Gemeentewet;
de burgemeester die invulling geeft aan het functioneren van
de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris
en griffier;
de burgemeester die invulling geeft aan zijn eigen
portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en
veiligheid;
de burgemeester en zijn contacten met de inwoners,
organisaties en bedrijven;
de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente
in de regio, deprovincie, het rijk en Europa;
de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name
de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de
gemeentelijke organisatie;
de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;
de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde,
competenties.
verwachtingen over en weer gelet op ontwikkelingen die
gaande zijn, verwacht worden c.q. nodig zijn.
1.Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud
opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening
vastgesteld.2.Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol
van de aanwezigen bij het gesprek. Er wordt melding gemaakt van
eventueel geraadpleegde personen.3.Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het
besprokene. Het verslag kan conclusies, aandachtspunten en
actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de raad,
verbijzonderen van conclusies, aandachtspunten en actiepunten die
betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester.4.Een verslag dat niet kan worden vastgesteld wordt door de
burgemeester en alle deelnemers aan het gesprek voor gezien
getekend. De mogelijkheid bestaat met aller instemming een
aanhangsel aan het verslag toe te voegen. 5.Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet
openbaar gemaakt.6.Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester
en aan de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd. De
commissie kan besluiten het gedeelte dat betrekking heeft op het
functioneren van de raad niet mee te sturen.1.De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering
van de stukken, waaronder een exemplaar van het vastgestelde
verslag.2.Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken
door de griffier vernietigd.Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel
139, tweede lid van de Gemeentewet op 21 februari 2018.Deze verordening wordt aangehaald als:Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Baarn
2018.Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Baarn,
gehouden op 21 februari 2018,de griffier, de voorzitter,