Organisatie | Baarn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsregels evenementen gemeente Baarn 2018 |
Citeertitel | Beleidsregels evenementen gemeente Baarn 2018 |
Vastgesteld door | burgemeester |
Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
Eigen onderwerp |
Zie ook de Geluidsbeleidsregels bij evenementen gemeente Baarn
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-04-2018 | nieuwe regeling | 13-03-2018 | zaaknummer 42805 |
Er is behoefte aan duidelijkheid bij organisatoren van evenementen, omwonenden van locaties waar geregeld evenementen worden gehouden, de gemeentelijke organisatie en de adviseurs, die betrokken worden bij aanvragen voor evenementenvergunningen, over de procedure en kaders waarbinnen evenementenvergun-ningen worden verleend.
Er is gekozen voor uitvoeringsregels en enkele beleidsregels rond het doen van meldingen en het aanvragen van vergunningen voor evenementen. Eind 2018 worden deze beleidsregels geëvalueerd en zal worden beoordeeld of het wenselijk dan wel noodzakelijk is een breder evenementenbeleid op te stellen.
Bij het bepalen van deze beleidsregels zijn de volgende uitgangspunten aangehouden:
Er kunnen niet twee (of meer) evenementen tegelijkertijd plaatsvinden, tenzij kan worden vastgesteld dat deze evenementen geen directe of indirecte invloed op elkaar hebben. In en rond de Lage Vuursche kunnen niet twee of meer evenementen tegelijkertijd plaatsvinden wanneer het te verwachten bezoekersaantal totaal meer is dan 1.000 bezoekers.
Bij te houden evenementen dient de duurzaamheid in acht te worden genomen. Daarom moet een evenement passen binnen de natuur- en milieuregels (zoals de Wet natuurbescherming en de Verordening bescherming Natuur en Landschap provincie Utrecht 2017) en is het oplaten van ballonen (ook de biologisch afbreekbare) tijdens evenementen ongewenst in verband met de milieuschade, die het oplaten van ballonnen kan veroorzaken. De organisatoren van evenementen worden hierover geïnformeerd.
In verband met een efficiënte en eenduidige afdoening van evenementenvergunningen is het gewenst beleidsregels vast te stellen, waarmee bij het nemen van beschikkingen op aanvragen voor de verlening van een evenementenvergunning rekening wordt gehouden.
Bij het opstellen van deze beleidsregels is rekening gehouden met de Gemeentewet, artikel 4:81 van de Algemene wet Bestuursrecht en de artikelen 2:24 en 2:25 van de Algemene plaatselijke verordening Baarn 2018.
De burgemeester van Baarn besluit de “Beleidsregels evenementen gemeente Baarn 2018” vast te stellen.
Paragraaf 1 Algemene bepalingen
Artikel 1.1 Algemene begripsbepaling
In deze beleidsregels wordt verstaan onder:
Categorie A (regulier): een klein evenement, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
Categorie B (aandachts): een groot evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
Categorie C (risicovol): een groot evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
Voor begripsbepalingen die niet in deze beleidsregels zijn voorzien, gelden de bepalingen uit de APV.
Deze beleidsregels geven nadere invulling aan artikel 1:4, 1:8, 2:24 en 2:25 van de APV voor het verlenen van evenementenvergunningen.
Artikel 1.3 Vereisten aanvraag/melding
Een aanvraag voor een evenementenvergunning of melding zoals bedoeld in artikel 2:25 APV dient te worden gedaan op het vastgestelde aanvraagformulier c.q. meldingsformulier –waarvan een model van beide bij deze beleidsregels als bijlagen zijn opgenomen– inclusief de gevraagde bijlagen en vergezeld te gaan van:
Voor de aanvraag of melding maakt de indiener zoveel mogelijk gebruik van beschikbare situatietekeningen (op schaal 1:500 van vaste evenementenlocaties) en een standaard draaiboek met daarin een concept veiligheidsplan, verkeers- en vervoersplan en een calamiteitenplan (waarin onder meer moet worden vermeld wat met de bezoekers wordt gedaan wanneer een evenement door weersomstandigheden op het laatste moment wordt afgelast of vroegtijdig moet worden beëindigd).
Artikel 1.4 Termijn indienen aanvraag/melding
Gelet op de beslistermijn als bedoeld in artikel 1:2 van de APV dient een volledige aanvraag voor een evenementenvergunning te worden aangevraagd:
Indien een aanvraag te laat is ingediend besluit de burgemeester de aanvraag niet in behandeling te nemen en het evenement op de geplande datum geen doorgang te laten vinden. Dit geldt ook voor een melding. In uitzonderlijke gevallen kan de burgemeester hiervan gemotiveerd afwijken.
Artikel 1.5 Indienen aanvraag/melding
Een aanvraag of melding kan op de volgende twee wijzen worden ingediend:
De voorkeur wordt gegeven aan een digitale indiening. Met ingang van 1 januari 2019 kan de aanvraag of melding alleen digitaal worden gedaan.
Contact over de aanvraag of melding loopt via evenementen@baarn.nl.
Paragraaf 2 Bepalingen voor alleen meldingsplichtige evenementen
Artikel 2.1 Meldingsplichtige evenementen
Op grond van artikel 2:25, tweede lid van de APV kan de burgemeester evenementen, zoals een straatfeest of een barbecue, aanwijzen waarvoor vrijstelling van de vergunningsplicht geldt. Er is geen vergunning voor een evenement vereist indien:
De burgemeester kan in uitzonderlijke gevallen afwijken van bovengenoemde vereisten.
Er moet worden voldaan aan de eisen gesteld in het ‘Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’ aan het gebruik van:
Een beknopt overzicht van de brandveiligheidseisen is opgenomen in de “Folder Veiligheid bij kleine evenementen” opgesteld door de Veiligheidsregio Utrecht met tips over brandveiligheid en gezondheid.
Artikel 2.7 Gebruik van tenten
Er mogen slechts kleine tenten worden geplaatst met een oppervlakte tot 10m2 per tent. Een aaneenschakeling van tenten is niet toegestaan.
Artikel 2.9 Verstrekken van gratis drinkwater
Bij temperaturen boven de 25 graden zorgt de organisator voor voldoende gratis drinkwater. Afhankelijk van het type publiek en de aard van het evenement kan ook beneden de 25 graden Celsius de verstrekking van gratis drinkwater wenselijk zijn.
Paragraaf 3 Inleiding vergunningsplichtige evenementen
Artikel 3.1 Vergunningsplichtige evenementen
Gelet op het bepaalde in artikel 2:25, lid 1, APV zijn die evenementen, welke niet onder artikel 2.1 van deze beleidsregels vallen, vergunningsplichtig. De organisator dient aan te vragen: - een evenementvergunning op grond van de APV inclusief de vereiste gegevens gebaseerd op het ‘Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’; - bij een meerdaags evenement (de opbouw en afbouw daarin begrepen) een omgevingsvergunning; - in het geval van het schenken van alcohol een ontheffing artikel 35 van de Drank- en Horecawet; - in geval van muziekgeluid een geluidsontheffing op grond van de APV; - eventueel nog andere meldingen te doen of vergunningen aan te vragen.
Artikel 3.2 Categorieën vergunningsplichtige evenementen
De hulpverleningsdiensten, zoals de politie Midden-Nederland, Veiligheidsregio Utrecht en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR) en andere adviesinstanties zoals de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) worden over aanvragen voor evenementen gevraagd advies te geven betreffende de te nemen maatregelen voor de veiligheid van bezoekers van een evenement.
Bij evenementen die vallen onder de categorie B en C vindt voorafgaand aan de indiening op initiatief van de organisator een vooroverleg plaats. Dit vooroverleg vindt plaats ruim voor de uiterlijke datum waarop de aanvraag moet zijn ingediend. Deze evenementen worden altijd geëvalueerd. De gemeente neemt daarvoor het initiatief.
In verband met het verdelen van de druk op de (woon)omgeving als gevolg van evenementen is ervoor gekozen evenementen op een aantal locaties te laten plaatsvinden tot een maximum aantal per kalenderjaar. Meerdaagse evenementen tijdens opeenvolgende dagen (met een maximum van zeven dagen) op dezelfde locatie worden als één evenement gezien. Op de volgende locaties kunnen vergunningsplichtige evenementen worden georganiseerd:
Het landgoed Pijnenburg in het bosgebied nabij de kruising Hilversumsestraatweg en Hoge Vuurscheweg voor maximaal 50 A evenementen (40 voor maximaal 200 personen en 10 voor maximaal 600 personen met maximaal vier op- en afbouwdagen) en maximaal 50 evenementsdagen (in bestemmingsplan aangewezen als evenemententerrein). Daarnaast kunnen evenementen worden gehouden op niet plaatsgebonden locaties, zoals de Avondvierdaagse wandeltocht en de Intocht van Sinterklaas.
Bij uitzondering kan van de in het eerste lid genoemde maximum aantallen worden afgeweken in geval van een meerdaags A evenement, indien een ruimtelijke onderbouwing bij de omgevingsvergunning is aangeleverd waaruit naar het oordeel van de gemeente blijkt dat het evenement ruimtelijk aanvaardbaar is.
Paragraaf 4 Aanvraag vergunningsplichtige evenementen
Uiterlijk 1 november dient de organisator van een B of C evenement aankondiging te doen van het evenement dat in het daarop volgende jaar plaats vindt. A evenementen kunnen worden aangekondigd. De gemeente stelt op basis van de aankondigingen een evenementenkalender op en plaatst deze voor 1 januari op de website van de gemeente. Deze dient tevens als input voor de regionale evenementenkalender van de veiligheidsregio Utrecht.
Voor aanvang van een B of C evenement wordt een schouw afgenomen. Daarbij is in ieder geval aanwezig de organisator of diens plaatsvervanger als de persoon die toeziet op naleving van de veiligheidsvoorschriften. De vergunninghouder dient voor het maken van een afspraak tijdig contact op te nemen met een inspecteur toezicht en handhaving van de gemeente. Aan de schouw nemen zoveel mogelijk toezichthouders van verschillende organisaties tegelijk deel. Van de schouw wordt een verslag gemaakt en aan de organisator verstrekt.
Voor het gebruik van de Pekingtuin en de Brink als locatie voor een evenement wordt voor het gebruik van water en/of elektriciteit een gebruiksovereenkomst aangegaan. Daarbij worden voorafgaand aan het evenement en na afloop de meterstanden genoteerd. De gebruikskosten worden in rekening gebracht bij de vergunninghouder. De tarieven per eenheid worden in de gebruiksovereenkomst opgenomen.
Paragraaf 5 Voorwaarden voor alleen vergunningsplichtige evenementen
Wanneer er (muziek)geluiden ten gehore worden gebracht die geluidhinder kunnen veroorzaken wordt een geluidadvies gevraagd aan de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht. Op basis van het “Geluidbeleid bij evenementen gemeente Baarn”, zoals vastgesteld door burgemeester en wethouders in maart 2018, wordt advies uitgebracht en worden de geluidsnormen voor het evenement bepaald.
Voor evenementen op zondag geldt de Zondagswet. De aanvraag om een evenementenvergunning wordt aangemerkt als een ontheffingsverzoek op grond van artikel 4 van de Zondagswet indien het
evenement vóór 13.00 uur aanvangt. Voor optochten vóór 13.00 uur kan geen ontheffing wordenverleend (artikel 5 van de Zondagswet). Voor evenementen nabij kerken e.d. waardoor degodsdienstuitoefening wordt gehinderd, kan evenmin ontheffing worden verleend (artikel 2 van deZondagswet). Voor geluid en muziek bij evenementen op zondag kan na 13.00 uur ontheffing worden verleend.
Wanneer een (nood)aggregaat wordt gebruikt dient deze zover mogelijk van de bestaande bebouwing te worden geplaatst. Bij de aanvraag worden technische gegevens over het aggregaat overgelegd, zoals type Lwr het producerend geluidvermogen in dB’s. Voor het producerend geluid van (nood)aggregaten gelden geluidsnormen. De RUD toetst door middel van een indicatieve overdracht berekening of het geluid aan de gestelde geluidnormen kan voldoen en indien nodig worden voorschriften gesteld voor het gebruik van aggregaten.
Artikel 5.5 Podia, tenten, tribunes en schermen
Wanneer er podia, tenten, tribunes en/of schermen worden geplaatst, gaat de aanvraag om vergunning vergezeld van een meldingsformulier op basis van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen en een plattegrond met de locatie van de te plaatsen objecten. Tevens wordt aangegeven hoe lang de op- en afbouw gaat duren.
Artikel 5.6 Bouwkundige voorwaarden
Minimaal 4 weken voor uitvoering van de opbouw van het evenement dient de vergunninghouder, conform het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, de juiste en volledige constructieve tekeningen, berekeningen en certificaten bij de gemeente te hebben ingediend (voor tenten, podia, tribunes, decors en dergelijke).
Voor aanvang van het evenement, op een nader af te stemmen tijdstip, dient een schouw plaats te vinden voor de controle van de opbouw. Daarbij is in ieder geval aanwezig de vergunninghouder of diens plaatsvervanger en de persoon die toeziet op naleving van de veiligheidsvoorschriften. De vergunninghouder dient voor het maken van een afspraak tijdig contact op te nemen met een inspecteur toezicht en handhaving van de gemeente.
Artikel 5.7 Weersomstandigheden
De organisator is verplicht zich vóór en tijdens het evenement actief door een erkende meteorolo-gische dienst zoals KNMI of Meteoconsult te laten informeren over de weersomstandigheden en de weersvoorspellingen. In geval van onzekerheid van de weersverwachting overlegt de organisator ieder uur met de gemeente en hulpdiensten of en onder welke voorwaarden het evenement kan doorgaan of (tijdelijk) wordt stilgelegd.
Artikel 5.8 Verstrekken dan wel schenken van zwakalcoholhoudende dranken
Wanneer er een ontheffing conform artikel 35 van de Drank- en Horecawet is verleend, dient de organisator van een evenement erop toe te zien dat zwakalcoholhoudende drank enkel wordt verstrekt aan personen die de leeftijd van 18 jaar bereikt hebben. De houder van de ontheffing dient erop toe te zien dat deze leeftijdsgrens wordt nageleefd. Indien de verstrekker twijfelt of een persoon de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt, moet de leeftijd worden geverifieerd middels een identiteitsbewijs voordat de consumptie mag worden verstrekt (tonen ID voor iedereen jonger dan 25 jaar).
Er geldt een zerotolerance beleid met betrekking tot het verstrekken en gebruiken van drugs. De organisator dient hierop toe te zien.
Artikel 5.10 Verstrekken van gratis drinkwater
Bij temperaturen boven de 25 graden Celsius zorgt de organisator voor voldoende gratis drinkwater. Afhankelijk van het type publiek en de aard van het evenement kan ook beneden de 25 graden Celsius de verstrekking van gratis drinkwater worden voorgeschreven.
Artikel 5.11 Verbod gebruik gevaarlijke verpakkingen
De verstrekking van drank mag niet in glaswerk, aardewerk, porselein of blikjes plaatsvinden. Dit geldt ook indien de reguliere horeca deelneemt aan het evenement. Om vervuiling tegen te gaan wordt bij verstrekking van de bekers statiegeld in rekening gebracht. Het bedrag aan statiegeld is dusdanig hoog dat de prikkel om de beker terug te brengen groot is.
Artikel 5.13 Sanitaire voorzieningen
De organisator zorgt ervoor dat er voldoende sanitaire voorzieningen aanwezig zijn, daarbij geldt: - één toilet per 75 (op evenementen waarop alcohol wordt geschonken) tot één op 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers (evenredig m/v verdeeld) met een minimum van twee toiletten (één voor dames en één voor heren);
Voor evenementen in bouwwerken waar meer dan 50 personen verblijven dient een gebruiksmelding op grond van het Bouwbesluit 2012 te worden gedaan. Een dergelijke melding dient ook te worden gedaan indien er een wijziging is van het gebruik en/of er een afwijkend aantal personen gebruik gaat maken van het bouwwerk.
Paragraaf 6 Bijzondere activiteiten vergunningsplichtige evenementen
Artikel 6.3 Evenement met een bijzondere (sport)wedstrijd
Als er sprake is van een bijzondere (sport)wedstrijd die niet behoort tot de wedstrijden die normaalgesproken op of in een sportaccommodatie wordt gehouden en er daardoor extra risico’s in hetkader van de openbare orde te verwachten zijn, moet een evenementenvergunning wordenaangevraagd.
Artikel 6.4 Evenement met attracties
Als er op een evenement ook attracties worden geplaatst, dan dienen certificaten over de veiligheid bij de aanvraag te worden overgelegd. Dit vormt onderdeel van de evenementenvergunning.
Artikel 6.5 Evenement met luchtvaartbewegingen
Als er op een evenement activiteiten worden georganiseerd als ballonvaarten of helikopterbewegingen dan dient de organisator daarvoor toestemming te vragen bij de Rijksluchtvaartdienst dan wel te voldoen aan de vereisten in de ‘Regeling veilig gebruik luchthavens en andere terreinen’.
Artikel 7.1 Overgangsbepalingen
Indien voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze beleidsregel een aanvraag om vergunning voorhet organiseren van een evenement is ingediend en voor het tijdstip van de inwerkingtreding van deze
beleidsregel nog niet definitief op de aanvraag is beslist, wordt daarop deze beleidsregels toegepast.