Organisatie | Rotterdam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde gebiedscommissies |
Citeertitel | Reglement van orde gebiedscommissies |
Vastgesteld door | burgemeester |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-04-2018 | Nieuwe regeling | 11-04-2018 | Gemeenteblad 2018, nummer 54 |
In dit reglement wordt verstaan onder:
Artikel 2 Openbaarheid formele vergadering
De formele vergadering van de commissie wordt in het openbaar gehouden.
Artikel 5 Aanwezigheid tijdens een formele vergadering en vergaderquorum
Wanneer een kwartier na de voor de formele vergadering bepaalde aanvangstijd de vereiste meerderheid van de leden niet aanwezig is, verdaagt de voorzitter de vergadering naar een later tijdstip, totdat de vereiste meerderheid van de leden wel aanwezig is. De voorzitter verdaagt de formele vergadering naar een nieuwe dag, indien op de dag van de formele vergadering de vereiste meerderheid van de leden, ook na verdaging naar een later tijdstip, niet aanwezig is. Het vereiste van zeven dagen uit artikel 4 eerste lid is op deze nieuwe vergadering niet van toepassing. Indien tijdens de op basis van dit reglement uitgeschreven nieuwe formele vergadering opnieuw geen vergaderquorum aanwezig is, wordt de formele vergadering met de aanwezige leden gehouden.
Artikel 6 Vaststellen agenda formele vergadering
Als vast agendapunt worden inwoners van het gebied en andere belanghebbenden in de gelegenheid gesteld binnen een redelijke tijd, te bepalen door de voorzitter, het woord te richten tot de commissie of antwoord te krijgen op door hen gestelde vragen of geuite opvattingen, dan wel een voorstel te doen voor een agendapunt. De commissie beslist terstond over de wijze van behandeling van een voorgesteld agendapunt.
Artikel 10 Besloten formele vergadering
Adviezen van de commissie over een onderwerp waaromtrent door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de commissie zelf geheimhouding is opgelegd overeenkomstig de bepalingen van de Gemeentewet of de Verordening worden in een besloten vergadering vastgesteld. Andere adviezen worden in een openbare vergadering vastgesteld.
Artikel 12 Ondersteuning formele vergadering
De ondersteuning is bij de formele vergaderingen van de commissie aanwezig en kan daar desgevraagd het woord voeren.
Artikel 13 Verslaglegging formele vergadering
Van iedere vergadering wordt door de ondersteuning een beknopte besluitenlijst gemaakt die in de volgende formele vergadering door de commissie wordt vastgesteld. De besluitenlijst wordt door de voorzitter en de ondersteuning ondertekend en daarna openbaar gemaakt.
Artikel 15 Uitleg reglement van orde
Bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Dit reglement van orde geldt voor wijkraden, wijkcomités en gebiedscommissies. Dit reglement wordt conform de verordening op de gebiedscommissies 2014 vastgesteld door de burgemeester, zodat deze ook relatief eenvoudig bijgewerkt kan worden. Kort gezegd bevat dit reglement de regels en de werkwijze voor het vergaderen en voor de besluitvorming tijdens die vergadering.
Conform de verordening is de uitvoering van dit reglement de kerntaak van de voorzitter van de commissie die de vergaderingen technisch leidt. Dat houdt binnen dit reglement in dat deze voorstellen van orde kan doen en betrokken is bij de voorbereiding en uitvoering van de formele vergadering. De formele vergaderingen zijn bedoeld voor besluitvormingsdoeleinden zoals het vaststellen van adviezen, het bepalen van budgetverdelingen en het besluiten over de toekenning van bewonersinitiatieven. Gezien het formele karakter zijn deze vergaderingen openbaar toegankelijk en op locatie in de buurt of het gebied. Omdat deze vergadering dus besluitvormend is zijn hier de vereisten van tijdige kennisgeving en het bijhouden van de besluiten van toepassing. In de regels staat het woord schriftelijk opgenomen voor wat betreft de kennisgeving. Dit houdt ook in dat dit op digitale wijze kan.
Hoe vaak een commissie formeel vergadert is verder vrij en aan de commissie zelf. In de regel is een maandelijkse vergadering een logische frequentie, maar voor wijkraden kan het bijvoorbeeld ook tweemaandelijks als die betreffende commissie (dus de wijkraad zelf) dit wenst.
Dit reglement heeft ook een relatie met de Verordening vergoedingen gebiedscommissieleden 2018. Dit is in het experimentbesluit voor de wijkraden en wijkcomités van overeenkomstige toepassing verklaard zij het dat deze commissies 12 vergaderingen per jaar mogen laten vergoeden en gebiedscommissies maximaal 24 per jaar. Conform de Gemeentewet kan het college de leden van een commissie alleen vergoeden voor presentie bij vergaderingen. Om te waarborgen dat de commissieleden ook hun werk in de wijk kunnen doen is er naast een formele vergadering ook een informele vergadering geïntroduceerd. Periodiek stelt de commissie een lijst op van bijeenkomsten die aan te merken zijn als informele vergadering. De voorwaarde daarbij is dat deze vergaderingen wel gerelateerd kunnen worden aan de taakinvulling van de commissie. Bijvoorbeeld een bewonersbijeenkomst om een plan te bespreken of toe te lichten, een bijeenkomst om een uitreiking te doen of een dag die de commissie organiseert om bewonersinitiatieven te beoordelen.
In dit reglement wordt ook ruimte gelaten om de presentie niet per se bij te houden via een schriftelijke lijst, maar ook andere mogelijkheden te benutten. Hierbij valt te denken aan een app of andere digitale vorm. Zolang het maar controleer- en verifieerbaar is.
Dit gemeenteblad 2018, nummer 54, is uitgegeven op 12 april 2018 en ligt op dins-, woens- en donderdagen van 9.00 tot 13.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halve Maanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie)
(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)