Organisatie | Valkenswaard |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Valkenswaard |
Citeertitel | Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Valkenswaard |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2018 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 27-02-2018 www.gvop.nl | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard;
Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;
Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2017.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Valkenswaard 2017.
Valkenswaard d.d. 27 februari 2018,
Burgemeester en wethouders van Valkenswaard,
drs. R.F.W van Eijck drs. A.B.A.M. Ederveen
De gemeente Valkenswaard neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger in 2017 digitaal te laten plaatsvinden.
Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Valkenswaard. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na scanning niet worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek Vervanging.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
De uitvoering van de in artikel 2 lid 2 genoemde vernietiging vindt plaats op een nader te bepalen tijdstip na goedkeuring.
Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De gemeente Valkenswaard heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Handboek Vervanging.