| Organisatie | Tilburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2017 |
| Citeertitel | Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2017 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-03-2018 | Nieuwe regeling | 02-10-2017 | raad 2017_574 |
Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2017
De raad van de gemeente Tilburg;
I.In te trekken de Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2011.
II. Vast te stellen de Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2017, luidende als volgt:
Artikel 1 Recht op financiële vergoeding
1.De in de raad vertegenwoordigde raadsfracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 5.265,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 1.215,-- per raadszetel.
2.Voor de toepassing van het bepaalde in deze verordening worden als een fractie beschouwd de leden van de raad, gekozen op eenzelfde lijst, zoals deze heeft gediend voor de verkiezing van de raad.
Een lid, gekozen als enige op een lijst, zoals deze voor de verkiezing van de raad heeft gediend, wordt mede als een fractie aangemerkt.
Alsdan wordt met de gewijzigde situatie rekening gehouden, met ingang van de dag waarop de wijziging is ingegaan en hiervan schriftelijk mededeling is gedaan aan de voorzitter van de raad. Vanaf het moment van wijziging worden de vergoedingen voor de betrokken fracties opnieuw vastgesteld, overeenkomstig de maatstaf zoals die geldt op grond van de leden 1 en lid 2, onverminderd het bepaalde in artikel 4.
Artikel 8 Toepassing Algemene wet bestuursrecht
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
Toelichting bij de verordening tegemoetkoming raadsfracties 2017
In de Boardletter 2015 (n.a.v. de accountantscontrole 2015) heeft de accountant enkele aanbevelingen gedaan over de verbetering van de controle op de fractievergoedingen.
Met de aanpassing van de verordening wordt beoogd te verduidelijken waaraan de fractievergoeding besteed kan worden, de manier van verantwoorden door de fracties te uniformeren en meer inhoudelijke controle mogelijk te maken, door beschikbaarheid van stukken (declaraties en facturen).
De tegemoetkoming in de kosten van raadsfracties bestaat uit twee elementen.
In de verordening is rekening gehouden met de vorming van nieuwe raadsfracties als gevolg van afsplitsingen of samengaan van fracties, of wanneer een raadslid zich wil aansluiten bij een andere fractie.
Wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fractie enige mate van vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Daartoe is in artikel 6 een aantal kostencategorieën vastgelegd.
In artikel 2 is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de bijdrage voor de fractieondersteuning.
In het algemeen is het doen van giften ten laste van het fractiebudget niet toegestaan. Kleine / representatieve attenties ten laste van het fractiebudget zijn toegestaan. Dit sluit aan bij de Tilburgse uitvoeringspraktijk. De hoogte van het bedrag van € 50,-- is conform het toegestane schenkingsbedrag van de gedragscode.
Raadsleden ontvangen naast hun raadsvergoeding ook een onkostenvergoeding. Deze onkostenvergoeding is bedoeld voor kosten die niet gedeclareerd kunnen worden, zoals representatie, vakliteratuur, reiskosten, excursies, bureaukosten, porti, contributies, lidmaatschappen en zakelijke giften. Voor dienstreizen buiten de gemeente kan een onkostenvergoeding worden verstrekt.
Kosten die geacht moeten worden uit de onkostenvergoeding bestreden te kunnen worden, mogen niet ten laste van het fractiebudget worden gebracht.
Algemene opleidingen of trainingen voor de hele raad of voor een specifieke groep raads- of commissieleden worden in de praktijk door de griffie georganiseerd. De kosten hiervan komen ten laste van het opleidingsbudget van de raad. Denk hierbij aan een debattraining of een training voor commissievoorzitters.
Het fractiebudget mag worden besteed aan opleidingen en trainingen die inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers (lees: partijpolitieke uitgangspunten).
De fractievergoeding is nadrukkelijk niet bedoeld voor het doen van partijuitgaven, zoals verkiezingsactiviteiten. Daarom is in de verordening vastgelegd dat de fractievergoeding gestort wordt op een afzonderlijke bankrekening van de fractie, om te voorkomen dat er vermenging met de partijkas plaatsvindt.
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst en de hoogte daarvan wordt aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Dit artikel is zo geformuleerd dat het kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen verdwijnen, voor nieuwe fracties na de verkiezingen en bij het groter of kleiner worden van fracties. raad 2017_574 definitief 10
Bij splitsing van een fractie moet het eerder verstrekte voorschot direct verrekend worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen.
De vorige Tilburgse verordening kende geen beperking ten aanzien van het opbouwen van reserves.
Omdat de fractievergoeding een kostenvergoeding is, is het logisch dat er een beperking wordt gesteld aan de hoogte van de reserve die kan worden opgebouwd. In casu 50%.
De hoogte van de reserve kan toe- of afnemen, als een fractie groter of kleiner wordt, na verkiezingen of door fusies van fracties of bij afsplitsingen. Voor het bepalen van de toegestane omvang van de reserve wordt uitgegaan van de actuele situatie aan het einde van elk kalenderjaar.
De omvang van de reserves bij de fracties varieert per fractie. Enkele fracties hebben geen of nauwelijks reserve. Andere fracties hebben vanuit het verleden een grotere reserve dan 50%.
Omdat de regeling met betrekking tot reserves in de huidige regeling nieuw is, is als overgangsregeling opgenomen dat fracties bestaande reserves die groter zijn dan 50% mogen behouden, zodat de fracties de ruimte hebben om die in de toekomst nog in te zetten voor fractieondersteuning.
Voor het bepalen van de hoogte van de reserve wordt het baten-lasten stelsel gehanteerd. Dat betekent dat niet het moment van betalen leidend is bij het bepalen van de reserve, maar het moment waarop de prestatie wordt geleverd. Dit om te voorkomen dat in een bepaald jaar vooruitbetalingen plaatsvinden om gelden veilig te stellen.
In dit artikel is een aantal kostencategorieën vastgelegd, om inzicht te krijgen in de besteding van de fractievergoeding, teneinde de controle daarop te vergemakkelijken.
Deze opsomming is niet limitatief bedoeld. Dat blijkt ook uit de categorie "overige kosten". De fracties hebben vrijheid om de tegemoetkoming, binnen het doel van de regeling, te besteden.
Ten aanzien van ICT, kan gedacht worden aan de kosten van een eigen site van een raadsfractie.
Bij fractie-ondersteuning, kan het gaan om loonkosten van een fractieondersteuner of een vrijwilligersvergoeding..
Bij informatie en communicatie kan gedacht worden aan werkbezoeken of advieskosten.
De kosten van reizen binnen de gemeente moeten bestreden worden uit de onkostenvergoeding van de raadsleden. Reëel gemaakte reiskosten van commissieleden kunnen desgewenst ten laste van het fractiebudget worden gebracht. Hetzelfde geldt voor reiskosten buiten de gemeente, mits die gemaakt worden in het kader van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de raad. Wanneer raads- of commissieleden op verzoek van de gemeente reiskosten maken buiten de gemeente, kunnen die kosten van gemeentewege vergoed worden.
Voor scholingskosten, zie de toelichting bij artikel 2.
Onder secretariaatskosten vallen bureaukosten.
Van gemeentewege worden aan fracties vergaderfaciliteiten beschikbaar gesteld voor regulier fractieoverleg. In de praktijk maken fracties daarnaast (veelal incidenteel) gebruik van externe vergaderfaciliteiten, bijvoorbeeld ter voorbereiding op de begrotingsvergaderingen.
Bij overige kosten kan bijvoorbeeld gedacht worden aan bankkosten
Uit oogpunt van verantwoording en controle is vastgelegd dat de fracties jaarlijks een financieel verantwoordingsverslag aan het presidium moeten overleggen.
Om de controlemogelijkheden te verbeteren, heeft het presidium de volgende nadere regels gesteld over de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de verantwoordingsplicht.
In dit artikel is geregeld in welke gevallen terugbetaling moet plaatsvinden van de fractievergoeding of een deel daarvan.
Het college is, op grond van artikel 160 van de Gemeentewet, belast is met de uitvoering van besluiten, waaronder verordeningen. Het betreft hier weliswaar een verordening die de raadsfracties betreft, maar uiteindelijk gaat het om de toepassing van een regeling. Dit past ook binnen de functiescheiding tussen raad en college, waarbij de raad de kaders van de regeling stelt en het college belast wordt met de uitvoering van de regeling.
In Tilburg is het uitvoeringspraktijk dat het presidium materieel belast is met operationele aangelegenheden van de raad. Omdat het presidium geen formeel bestuursorgaan is, kan de uitvoering van deze verordening niet bij het presidium worden neergelegd.
Daarom is ook in de huidige verordening vastgelegd dat het college belast is met de uitvoering van de verordening, maar dat, indien daar aanleiding voor is, het college vooraf in overleg treedt met het presidium.
De operationele uitvoering berust in de praktijk bij de raadsgriffie.
De nieuwe verordening treedt per 1 januari 2018 in werking. De verantwoording over het jaar 2017 valt dus onder de werkingssfeer van de nieuwe verordening.