Budgetregeling kantoor AMG 2011

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  budget: de aanwijzing aan een budgethouder van (een deel van) de begroting;

• b.

  budgethouder: de functionaris die door mandaat de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om binnen het vastgestelde budget overeenkomsten aan te gaan, activiteiten te ontplooien en prestaties te realiseren t.a.v. de onder zijn verantwoordelijkheid vallende investering(en) en/of programma(’s);

• c.

  Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van AMG;

• d.

  financiële verplichting: plicht van AMG tot betaling van een geldbedrag aan derden op basis van een overeenkomst;

• e.

  hoofdkostensoort: samenhangend geheel van kosten, aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen de rubriek 4 van het rekeningschema AMG;

• f.

  hoofdopbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten, aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen rubriek 8 van het rekeningschema AMG;

• g.

  kostensoort: samenhangend geheel van kosten, aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 4 van het rekeningschema AMG;

• h.

  mandaat: de bevoegdheid om in naam van het Dagelijks Bestuur een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken aan te gaan;

• i.

  misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het betreft een bewuste misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen en kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude;

• j.

  oneigenlijk gebruik: het, door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Aangezien bij oneigenlijk gebruik feitelijk gehandeld wordt in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig;

• k.

  opbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten, aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 8 van het rekeningschema AMG;

• l.

  overeenkomst: verplichting of vordering jegens derden met betrekking tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken;

• m.

  programma: de vastgestelde en als zodanig in de programmabegroting opgenomen programma’s heffen, invorderen en waarderen.

Artikel 2 Budgethouderschap ambtelijk apparaat

• 1.

  het Dagelijks Bestuur draagt de budgethouder van AMG op de, in de begroting opgenomen, programma’s met toekenning van bijbehorend budget en de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten te realiseren binnen de kaders van deze regeling;

• 2.

  uitvoering van de activiteiten en het gebruik van de toegekende mandaten vindt plaats met inachtneming van het algemeen belang, de Administratieve Organisatie inkoopproces AMG, alle overige vigerende wet- en regelgeving en vastgesteld beleid en handelend zoals in het maatschappelijk verkeer betamelijk wordt geacht;

• 3.

  gebruikmaking van de toegekende mandaten waarbij sprake is van politieke gevoeligheid vindt enkel plaats na afstemming met het portefeuille houdend DB-lid.

Artikel 3 Bevoegdheden budgethouder algemeen

• 1.

  de budgethouder heeft de volgende bevoegdheden:

  • a.

    de inzet van mensuren tot de, in de vastgestelde begroting aangegeven, aantallen per programma;

  • b.

    de aanwending van het budget tot de, in de vastgestelde begroting aangegeven, bedragen per programma;

• 1.

  het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het, in deze regeling omschreven, budgethouderschap mits aantoonbaar voldaan wordt aan de Administratieve Organisatie inkoopproces AMG;

• 2.

  bij investeringen is Artikel 5 van toepassing onverlet het bepaalde in lid b1;

  • c.

    de realisatie van budget inzake opbrengsten tot de, in de vastgestelde begroting aangegeven, bedragen per programma met dien verstande dat de budgethouder de verantwoordelijkheid heeft aan te tonen dat de maximale subsidies en inkomsten gegenereerd worden.

Artikel 4 Bevoegdheden budgethouder met betrekking tot compensatie en overheveling vanbudget

• 1.

  in de afdelingsbudgetten staan bij de hoofdkostensoort Personeelslasten (42 reeks) de bedragen vermeld, afgestemd op de formatiecapaciteit van de afdelingen. De budgethouder is bevoegd om het mogelijke verschil tussen het bedrag van de formatiecapaciteit en de werkelijke formatie aan te wenden voor de inzet van tijdelijk personeel, binnen het beschikbare afdelingsbudget;

• 2.

  de budgethouder kan een overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op de financiële middelen van een ander budget (donorbudget) mits tussen kostensoorten binnen hoofdkostensoort 43/44 Goederen en diensten van derden c.q. 45 Bijdragen van derden;

• 3.

  na beschikbaarstelling van het donorbudget moet het programma waaruit de compensatie plaatsvindt al zijn gerealiseerd, dan wel met het resterende budget gerealiseerd kunnen worden;

• 4.

  compensatie of overheveling van budget kan alleen plaatsvinden binnen het totaal van hetzelfde programma;

• 5.

  van het gebruik van bovenstaande compensatie- en overhevelingsmogelijkheden wordt direct melding gedaan ten behoeve van verwerking in de financiële administratie en vindt beargumenteerd verantwoording plaats in de bestuursrapportage;

• 6.

  compensatie en/of overheveling van budget van kostensoorten met opbrengstensoorten of van opbrengstensoorten onderling is niet toegestaan;

• 7.

  compensatie en/of overheveling van budget is alleen mogelijk binnen het betreffende dienstjaar;

• 8.

  compensatie en/of overheveling van budget onder andere dan bovenstaande voorwaarden is niet toegestaan en leidt tot onrechtmatig handelen.

Artikel 5 Bevoegdheden budgethouder met betrekking tot investeringen

• 1.

  de budgethouder is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van een investering en voor het opnemen van de benodigde gelden in de meerjarenraming;

• 2.

  na beschikbaarstelling van het krediet is de budgethouder bevoegd tot het houden van aanbestedingen en het doen van gunningen voor de, in het investeringsvoorstel opgenomen, onderdelen;

• 3.

  de budgethouder is bevoegd tot het verlenen van opdrachten tot meerwerk in het kader van investeringen. Voorwaarde is dat het totaal van het meerwerk past binnen het vrijgegeven krediet onverlet het bepaalde in lid 4;

• 4.

  de bevoegdheid om te kunnen beschikken over het verschil tussen het vastgestelde krediet en het bedrag van de aanbesteding vermeerderd met 10% is voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur. Hiertoe wordt dit deel van het krediet geblokkeerd.

Artikel 6 Verplichtingen budgethouder

• 1.

  de budgethouder is verplicht:

• a.

  het programma binnen het daarvoor vastgestelde budget zowel kwalitatief als kwantitatief te realiseren;

• b.

  het budget uitsluitend in te zetten voor het daaraan ten grondslag liggende programma;

• c.

  misbruik en oneigenlijk gebruik van het budget te voorkomen;

• d.

  de administrateur alle gegevens en stukken te verstrekken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie en de begrotingsbewaking;

• e.

  de controller alle gegevens en stukken te verstrekken die nodig zijn voor de (jaar)verslaggeving;

• f.

  op hun verzoek, de controller en de administrateur in het kader van hun toetsende en controlerende bevoegdheden, informatie te verstrekken. Omgekeerd stellen de controller en de administrateur de budgethouder in staat tijdig te beschikken over adequate informatie. Dit alles voor zover van belang voor een goede uitoefening van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording;

• g.

  overeenkomsten met derden voor levering van goederen en/of diensten schriftelijk vast te leggen in het Orderbonnensysteem, zodanig dat de hieruit voortvloeiende verplichtingen en vorderingen geregistreerd kunnen worden in de financiële administratie en altijd de actuele stand van het budget duidelijk is. Hierop zijn de uitzonderingen van toepassing zoals deze zijn opgenomen in de Administratieve Organisatie inkoopproces AMG;

• h.

  in het kader van de planning & control-cyclus door middel van registratie en verantwoording van de gerealiseerde prestaties en kengetallen de voortgang vast te leggen;

• 2.

  lid 1 is eveneens van toepassing voor investeringen met dien verstande dat overal waar sprake is van programma, dit door de budgethouder eveneens gelezen dient te worden als investering.

Artikel 7 Bevoegdheden externen

Een externe heeft slechts bevoegdheden in het kader van budgethouderschap indien de externe een functie vervult waaraan rechtstreeks mandaat is verstrekt.

Artikel 8 Uitoefening mandaat bij afwezigheid

Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door zijn daartoe aangewezen vervanger.

Artikel 9 Regeling van de tekenbevoegdheid

• 1.

  de budgethouder is binnen het inkoop- en factuurproces verantwoordelijk voor afdoende functiescheiding tussen de besteller, ontvanger (akkoord levering) en betaalbaarsteller (akkoord betaling factuur);

• 2.

  de budgethouder accordeert (digitaal) facturen die in totaliteit meer dan 10% afwijken van de financiële verplichting en de facturen waarvoor (vanwege de kostensoort) geen financiële verplichting is aangegaan. De overige facturen worden geaccordeerd door de administrateur;

• 3.

  bij afwezigheid van de budgethouder accordeert zijn daartoe aangewezen vervanger de factuur, onverlet het bepaalde in lid 1 en 2;

• 4.

  bij een mantel- of afroepcontract wordt de 10%-norm uit lid 2 alleen toegepast op de factuur waarmee de financiële verplichting wordt overschreden en op de hiernavolgende facturen;

• 5.

  bij voorschotbetalingen of betalingen in termijnen zijn de contractvoorwaarden bepalend voor akkoord levering.

Artikel 10 Het afleggen van verantwoording

De budgethouder legt verantwoording af over het verloop van het budget binnen de kaders zoals gesteld in de planning & control-systematiek van AMG. De budgethouder legt door middel van bestuursrapportages periodiek verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur. De rapportageperiodes zijn per begrotingsjaar vastgelegd in de jaarlijks op te stellen planning- & control-kalender.

Artikel 11 Bekendmaking en inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 1 JULI 2011

Artikel 12 Slotbepalingen

Deze regeling kan aangehaald worden als: Budgetregeling kantoor AMG 2011.