CVDR485094_1Regeling behandeling bezwaarschriften 2018nlregelingVelsen2018-03-08VelsenElektronisch gemeenteblad 15 maart 2018Regeling behandeling bezwaarschriften 2018Artikel 6:4, lid 1 en artikel 4:8, lid 1 van de Algemene wet bestuursrechtcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2018-03-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2018-03-162019-07-19Nieuwe regelingB18.0057GeenRegeling behandeling bezwaarschriften 2018Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen en van de burgemeester van Velsen inhoudende de vaststelling van beleidsregels met betrekking tot de behandeling van bezwaarschriften (Regeling behandeling bezwaarschriften 2018).De burgemeester van Velsen, enHet college van burgemeester en wethouders van Velsen, ieder voor zover het zijn eigen bevoegd-heden betreft,gelet op artikel 6:4, lid 1, engelet op artikel 4:81, lid 1, van de Algemene wet bestuursrecht;overwegende dat zij bevoegd zijn om te besluiten over de bij hen ingediende bezwaarschriften tegen eveneens door hen genomen besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht en dat zij eveneens bevoegd zijn om met betrekking tot het gebruik van deze bevoegdheid beleidsregels vast te stellen,besluiten:- de door beide bovengenoemde bestuursorganen op 28 september 2004 vastgestelde (beleids) regeling behandeling bezwaarschriften in te trekken;- hiervoor in de plaats de onderstaande beleidsregeling vast te stellen;- vast te stellen dat deze beleidsregels één dag na publicatie conform de wettelijke vereisten in werking zullen tredenBegripsbepalingen1a.de wet: de Algemene wet bestuursrecht;b. bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders dat, dan wel de burgemeester die het middels een bezwaarschrift bestreden primaire besluit c.q. beschikking heeft genomen;c. bezwaarde: diegene die een bezwaarschrift heeft ingediend zoals bedoeld in artikel 1:5 van de wet;d. belanghebbende: zoals bedoeld in artikel 1:2 van de wet;e. bestreden besluit: primair besluit; het besluit waartegen het bezwaarschrift zich richt;f. fysiek domein: het ruimtelijk domein; de fysiek leefomgeving inclusief de van toepassing zijnde voorschriften in de Algemeen Plaatselijke Verordening; het omvat in ieder geval bouwwerken, infrastructuur, watersystemen, water, bodem, lucht, natuur, cultureel erfgoed; (Wabo, APV, c.a.);g. sociaal domein: zorg, werk, jeugd en inkomen (Wmo, Participatiewet, Jeugdwet, c.a.).Algemene bepalingen behandeling bezwaarschriften2Deze beleidsregel is van toepassing op alle bezwaarschriften die gericht zijn tegen besluiten genomen door het bestuursorgaan31.Voor de afhandeling van de bezwaarschriften door het bestuursorgaan is geen adviescommissie  ingesteld als bedoeld in artikel 7:13 van de wet;2.De advisering over de afhandeling van de bezwaarschriften is door het bestuursorgaan in handen gesteld van het team Juridische Zaken, onderdeel van de afdeling Algemene Zaken;4Ontvangstbevestiging1.Op het bezwaarschrift dan wel op de bijbehorende envelop wordt de datum van ontvangst aangetekend en het kenmerk van het gemeentelijke registratiesysteem;2.Binnen vijf werkdagen na de ontvangst van het bezwaarschrift zendt het bestuursorgaan aan bezwaarde: a. een ontvangstbevestiging, dan wel b. een uitnodiging voor een hoorzitting, dan welc. als niet is voldaan aan artikel 6:5 van de wet of aan enig ander wettelijke vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaarschrift, een uitnodiging om het bezwaarschrift aan te vullen met daarbij vermeld een redelijke termijn, die nooit langer dan vier weken zal bedragen, tijdens welke het bezwaarschrift kan worden aangevuld met daarbij de waarschuwing dat indien dit niet of dit buiten de genoemde termijn wordt ontvangen bezwaarde de kans loopt dat het bezwaarschrift  zonder inhoudelijke beoordeling kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard3.Als de indiener verzoekt om uitstel voor de aanvulling van gronden, krijgt hij hiertoe maximaal vier weken de gelegenheid; alleen in bijzondere gevallen kan die termijn worden verlengd met nog eens vier weken4.In de gevallen als genoemd onder lid 2, sub a en b, brengt het bestuursorgaan daarnaast andere  belanghebbende(n) binnen vijf werkdagen na ontvangst van het bezwaarschrift schriftelijk op de hoogte van het ingediende bezwaar; het bezwaarschrift zal hierbij als bijlage worden meegezonden met weglating van eventuele bijzondere persoonsgegevens zoals omschreven in de  Wet bescherming persoonsgegevens dan wel in de Algemene verordening gegevensbescherming5vertegenwoordiging1.Als het bezwaarschrift is ingediend (mede) namens een natuurlijke persoon of een rechtspersoon kan het bestuursorgaan een schriftelijke machtiging verlangen.2.Als het bestuursorgaan een schriftelijke machtiging verlangt stelt het de indiener in de gelegenheid binnen twee weken een machtiging te overleggen aangevuld met de waarschuwing dat  indien de machtiging niet of buiten de genoemde termijn wordt ontvangen bezwaarde de kans loopt dat het bezwaarschrift zonder inhoudelijke beoordeling kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard.6Voorprocedure1.Alvorens een ontvangstbevestiging of een uitnodiging voor een hoorzitting aan bezwaarde wordt  verzonden, dus in ieder geval binnen vijf werkdagen, zal telefonisch contact worden opgenomen met bezwaarde met onder meer als oogmerk: a. om te achterhalen of een behandeling van het bezwaarschrift buiten de wettelijke procedure bijvoorbeeld middels een gesprek of mediation kans van slagen heeft c.q. of een gesprek kan leiden tot een oplossing; b. om bij een beknopt bezwaarschrift te achterhalen wat precies de kwestie is waar bezwaarde moeite mee heeft; c. om bezwaarde een toelichting te geven op het bestreden besluit d. om bezwaarde een toelichting te geven over de wijze van de afhandeling van zijn bezwaarschrift;e. om bezwaarde uit te leggen waarom zijn bezwaarschrift niet-ontvankelijk is.2.Als bezwaarde vertegenwoordigd wordt door een professionele rechtsbijstandsverlener zal in het algemeen geen telefonisch contact plaatsvinden ten aanzien van de onder lid 1 genoemde redenen.7Prematuur bezwaarAls artikel 6:10 van de wet van toepassing is en de omstandigheden genoemd onder lid 1, sub a en b, van de wet niet aan de orde zijn stelt het bestuursorgaan de bezwaarde binnen vijf werkdagen in kennis van dit feit en vermeldt hierbij of en zo ja wanneer het bestuursorgaan alsnog een besluit zal nemen en op welke wijze hij dit bekend zal maken8TermijnoverschrijdingHet bestuursorgaan kan de bezwaarde wiens bezwaarschrift buiten de wettelijke termijn is ingekomen in de gelegenheid stellen zijn zienswijze over dit verzuim binnen een redelijke termijn naar voren te brengen; deze redelijke termijn zal niet langer bedragen dan vier weken.Hoorzitting9het horen1.Tenzij bezwaarde schriftelijk of telefonisch heeft aangegeven af te zien van het recht gehoord te worden, wordt de bezwaarde wiens bezwaarschrift ontvankelijk is en eventueel belanghebbende(n) conform artikel 7:2 van de wet door het bestuursorgaan uitgenodigd voor een hoorzitting2.Conform artikel 7:3 van de wet kan het bestuursorgaan besluiten af te zien van het horen van bezwaarde dan wel van belanghebbende(n);3.De afgesproken datum en tijd van de hoorzitting wordt zo veel mogelijk in telefonisch overleg met de bezwaarde vastgesteld;4.Het bestuursorgaan stuurt in ieder geval bezwaarde en andere belanghebbende(n) een schriftelijke dan wel elektronische uitnodiging voor de hoorzitting; deze uitnodiging wordt tenminste twee weken voor de geplande hoorzitting verzonden;5.Een verzoek om uitstel door bezwaarde van een reeds geplande hoorzitting wordt in principe eenmaal gehonoreerd indien er sprake is van een valide reden voor het uitstel zoals ziekte en andere zaken die buiten de macht van bezwaarde vallen6.Het bestuursorgaan stelt de dag en het tijdstip vast waarop en de plaats waar de hoorzitting zal plaatsvinden10Telefonisch horenConform jurisprudentie (ABRvS, 24 februari 2016, ECLI:NL:RVS:2016:458) kan het bestuursorgaan telefonisch horen indien:a. een eventuele belanghebbende hiermee instemt en door het telefonisch horen niet in zijn belangen kan worden geschaad;b. er slechts één bezwaarde is tegen één besluit;c. de technische middelen dit mogelijk maken11openbaarheid1.De hoorzitting die betrekking heeft op een bezwaar gericht tegen een besluit in het fysiek domein is openbaar; de datum, het tijdstip en de plaats van deze hoorzitting wordt echter niet actief openbaar gemaakt;2.De hoorzitting die betrekking heeft op een bezwaar gericht tegen een besluit in het sociaal domein of tegen een besluit in het domein van burgerzaken is niet openbaar op grond van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;3.Het bestuursorgaan en de door het bestuursorgaan aangewezen voorzitter kan voorts bepalen dat een hoorzitting geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren zal plaatsvinden op grond van: a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; of,b. in het belang van de openbare orde, veiligheid en/of goede zeden12de voorzitter1.Het bestuursorgaan stelt zoveel onafhankelijke voorzitters aan als hij raadzaam acht om de hoorzittingen te leiden;2.Een sollicitatieprocedure kan onderdeel uitmaken van de aanstelling als voorzitter3.Een voorzitter wordt voor een vaste termijn aangesteld, waarvoor geldt dat: a deze termijn gelijk loopt met de zittingsperiode van het college, namelijk vier jaar; b.  deze termijn tweemaal verlengd kan worden (zittingsperiode maximaal 12 jaar) c. in wederzijds overleg een aanstelling eerder beëindigd kan worden;d. het bestuursorgaan onder opgave van reden de aanstelling van een voorzitter kan herroepen4.Een voorzitter krijgt voor zijn werkzaamheden per dag dat er één of meerdere hoorzittingen plaatsvinden een financiële vergoeding die gelijk is aan de vergoeding die leden van  adviescommissies van het bestuursorgaan per dagdeel ontvangen5.Een voorzitter van een hoorcommissie is niet tevens: a.  werkzaam bij de gemeente Velsen; b. werkzaam als (een gemeentelijke) ombudsman; c. lid van een Velsens bestuursorgaan; d. als advocaat of als adviseur in geschillen werkzaam ten behoeve van een wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur;e. zonder toestemming van het bestuursorgaan leverancier van andere goederen en/of diensten aan de gemeente Velsen anders dan het voorzitterschap6.Een voorzitter: a. is op de hoogte van de van toepassing zijnde (publiekrechtelijke) wetgeving; b. maakt aan het college en/of de burgemeester bekend welke andere functies dan het voorzitterschap hij vervult voor zover dit van belang kan zijn voor zijn functie als voorzitter;c. heeft als taak de hoorzitting onafhankelijk en technisch voor te zitten;7.De voorzitter bepaalt de orde tijdens de hoorzitting.13aanwezigen1.Naast de voorzitter, bezwaarde en overige belanghebbenden zijn aanwezig; a. één of meerdere medewerkers van het team Juridische Zaken ten behoeve van het advies dat aan het bestuursorgaan over het te nemen besluit op bezwaar wordt uitgebracht; b.  een notulist voor zover noodzakelijk; c. eventueel een afvaardiging van de afdeling onder wiens verantwoordelijkheid het bestreden besluit van het bestuursorgaan is voorbereid als vertegenwoordiger(s) van het verwerende bestuursorgaan; d. eventuele toehoorders en anderen indien de hoorzitting openbaar is;2.De voorzitter kan anders bepalen ten aanzien van de aanwezigen onder c en d van dit artikel.14het verslag1.Op grond van artikel 7:7 van de wet wordt een verslag gemaakt van de hoorzitting2.Dit verslag houdt een korte vermelding in van hetgeen over en weer is gezegd en van hetgeen voor het overige ter zitting is voorgevallen inclusief de overhandiging van nieuwe stukken voor in het dossier;3.Als de hoorzitting niet geheel of gedeeltelijk openbaar is maakt het verslag hiervan melding4.Het verslag kan in onderlinge overeenstemming ook alleen in elektronische vorm worden  opgemaakt5.Het verslag vermeldt de namen van de aanwezigen met daarbij ook de hoedanigheid waarin zij bij de bij de hoorzitting aanwezig waren6.a. het verslag wordt door de voorzitter van een ondertekening voorzien;b. dit ondertekende verslag is het definitieve verslag van de hoorzitting7.Het ondertekende verslag wordt in beginsel gelijktijdig met het besluit op bezwaar bekend gemaakt;8.Op aanvraag kan het ondertekende verslag ook eerder aan belanghebbenden worden bekend gemaakt.15geluidsopnamen1.Het is verboden om zonder toestemming van de voorzitter geluidsopnamen te (laten) maken2.De voorzitter kan, als alle aanwezigen daarmee instemmen, een geluidsopname van de hoorzitting (laten) maken, om: a. te dienen als hulp bij het uitwerken van het schriftelijk verslag; na de uitwerking van het schriftelijke verslag wordt deze geluidsopname vernietigd; b. om te dienen als elektronisch verslag; dit verslag wordt bewaard zolang als de Archiefwet dit voorschrijft;3.De voorzitter staat het maken van een geluidsopname door een bezwaarde of belanghebbende toe, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om dit niet te doen;4.Een bezwaarde of belanghebbende dient voor het begin van de hoorzitting duidelijk te vermelden als hij een geluidsopname wil maken5.De bezwaarde of belanghebbende verstrekt op verzoek een kopie van deze geluidsopname aan  het bestuursorgaan; het bestuursorgaan verstrekt op verzoek een kopie van de geluidsopname aan belanghebbende6.Noch belanghebbende noch bestuursorgaan knipt of plakt in een geluidsopname7.Noch belanghebbende noch bestuursorgaan verstrekt zonder toestemming van de andere partij geluidsopnamen aan derden of maakt deze openbaarAdvisering16onafhankelijk advies 1.Het advies voor een door het bestuursorgaan te nemen besluit naar aanleiding van een bezwaarschrift door het bestuursorgaan wordt opgesteld door het team Juridische Zaken2.Het advies wordt in de vorm van een conceptbesluit aan het bestuursorgaan voorgelegd3.Het advies kan niet worden opgesteld door een medewerker die enig (persoonlijk) belang heeft bij het bestreden besluit of hier op enige wijze bij is betrokken;4.De advisering naar aanleiding van een bezwaarschrift  aan het bestuursorgaan moet zien op een  conceptbeslu­it dat in overeenstemming is met het recht, dat op de juiste feiten berust en waarin het algemeen belang en het specifieke belang van de bezwaarde goed zijn meegewogenSlotbepalingen17citeertitelDeze beleidsregel kan worden aangehaald als " Regeling behandeling bezwaarschriften 201818 Overgangsrecht1.De bezwaarschriften die voor de inwerkingtreding van onderhavige beleidsregels bij het bestuursorgaan zijn ingekomen worden afgehandeld volgens de beleidsregels die zijn vastgesteld op 28 september 2004;2.De vergoeding van de op dit moment zitting hebbende voorzitters blijft onveranderd3.De zittingstermijn van de op dit moment zitting hebbende voorzitters wordt geacht voor het eerst  een aanvang te nemen met ingang van de collegetermijn 2018 - 2022Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Velsen op 6 maart 2018 :De secretaris, De burgemeester,K.M. Radstake   F. C. Dales Vastgesteld door de burgemeester op 6 maart 2018De burgemeester van Velsen