Financiële verordening BSR

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BSR besluit;

Gelet op artikel 34 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Rivierenland, waarin is bepaald dat het algemeen bestuur regels vaststelt met betrekking tot de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden;

dat deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan;

vast te stellen “Verordening voor de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden van de Gemeenschappelijke Regeling BSR (hierna: Financiële verordening BSR)”

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.

afdeling

organisatorische eenheid binnen BSR.

b.

administratie 

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) BSR ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c.

financiële administratie

Het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) BSR bevat, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1.

  de financieel-economische positie;

• 2.

  het financiële beheer;

• 3.

  de uitvoering van de begroting;

• 4.

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 5.

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

   

d.

administratieve organisatie

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

e.

financieel beheer

Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van BSR.

f.

rechtmatigheid

Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, alsmede met besluiten van het algemeen en dagelijks bestuur.

g.

doelmatigheid

Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

h.

doeltreffendheid

De mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

2. Begroting en verantwoording 

Artikel 2 Programmabegroting

Het algemeen bestuur stelt bij het vaststellen van de begroting een programma-indeling vast.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

Het algemeen bestuur stelt per programma vast:

• a.

  doelstelling van het programma;

• b.

  speerpunten van het programma;

• c.

  de baten en lasten. 

   

Artikel 4. Uitvoering begroting 

1. Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen, dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

• 1.

  De lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan producten van de productenraming.

• 2.

  De budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.

• 3.

  De lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de saldo’s van de programma’s zoals geautoriseerd in

de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma. 

2. Nieuwe investeringen worden door het algemeen bestuur bij de begrotingsbehandeling

geautoriseerd.

3. Het dagelijks bestuur is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en

onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien van het desbetreffende programma.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van BSR conform de afspraken in de SLA opgenomen termijnen. 

2. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en

een overzicht met de bijgestelde raming van:

• a.

  de baten en lasten;

• b.

  het resultaat voor bestemming;

• c.

  de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

• d.

  het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen b en c. 

3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de inrichting van de programmabegroting.

4. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten

en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur de jaarrekening aan conform de wettelijke termijnen volgens de Wet Gemeenschappelijke Regeling af over de uitvoering van de programma’s.

In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

• a.

  wat is bereikt;

• b.

  welke activiteiten zijn ondernomen;

• c.

  wat de kosten en baten zijn.

   

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota waardering en afschrijving vaste activa aan. Het algemeen bestuur stelt deze nota vast. In deze nota is opgenomen:

• a.

  welke activa worden gewaardeerd tegen welke waarde;

• b.

  welke termijn en welke methode van afschrijving wordt gehanteerd;

• c.

  overig van belang zijnde aspecten ten aanzien van waardering en afschrijving. 

   

Artikel 9. (On)inbare vorderingen

Bij het opstellen van de jaarrekening wordt voor de openstaande vorderingen een beoordeling op inbaarheid gedaan. Afhankelijk van de bevindingen wordt bij de jaarrekening een oordeel over (on)inbaarheid gedaan en de naar aanleiding daarvan genomen maatregelen.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

Bij de begroting en de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur inzicht in de stand en het verloop van de reserves en voorzieningen.

Artikel 11. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van BSR wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alle indirecte kosten betrokken die samenhangen met de door BSR verleende diensten.

Kosten van overhead worden conform het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) opgenomen in een afzonderlijk programma. De methodiek van toerekening van overhead wordt vastgesteld bij de begroting.

4. Financiële administratie en organisatie

Artikel 12. Administratie

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de administratie van de opgelegde aanslagen en de

ingevorderde belastingen gescheiden wordt gehouden van de administratie voor de bedrijfsvoering

van BSR.

2. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• 1.

  zowel de heffing en invordering van belastingen, de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken, de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen als de bedrijfsvoering van BSR;

• 2.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen BSR;

• 3.

  het verstrekken van informatie over onder meer de ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• 4.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 5.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• 6.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Interne controle

Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 14. Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

• 1.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• 2.

  de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan BSR.

Artikel 15. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast:

• 1.

  een eenduidige indeling van de organisatie van het samenwerkingsverband en een eenduidige toewijzing aan de diensten;

• 2.

  een toedeling van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4.

  een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden;

• 5.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 6.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 16. Inkoop en aanbesteding

Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de interne regels en de leveringsvoorwaarden voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese regels.

Artikel 17. Deelnemers gemeenschappelijke regeling

In de begroting en de jaarstukken wordt in elk geval ingegaan op nieuw toegetreden deelnemers, uitgetreden deelnemers, het wijzigen van bestaande deelnemers en eventuele problemen bij bestaande deelnemers.

6. Slotbepalingen

Artikel 18. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

• 2.

  De “financiële verordening BSR” van 22 november 2007 wordt hierbij per 31 december 2017 ingetrokken.

Artikel 19. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Financiële verordening BSR”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op 7 december 2017.

H.C. van Oorschot

Voorzitter

G.M. Scholtus, MBA

Directeur