Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2010 |
Citeertitel | Reglement van orde college 2010 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, artikel 52
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-02-2012 | 27-11-2018 | art. 9 en 9A | 07-02-2012 Geen | 691494 | |
01-07-2010 | 08-02-2012 | Nieuwe regeling | 22-06-2010 Geen | 147671 |
Indien het college beslist dat een vergadering of een deel van de vergadering van het college openbaar is, maakt de burgemeester dag, plaats en agenda van de te houden openbare vergadering en het tijdstip van de opening bekend. Eventuele voorstellen die daarin worden behandeld, liggen bij het Servicecentrum te Leidschendam en het Servicecentrum te Voorburg ter inzage en worden op de gemeentelijke website geplaatst.
Bij het leiden van de vergadering zorgt de voorzitter dat de volgorde van de agenda wordt aangehouden, daarna eventueel onderwerpen van een aanvullende agenda, daarna eventueel onderwerpen van de vertrouwelijke agenda en tot slot mogelijke onderwerpen bedoeld in het zesde lid van artikel 3. De vergadering kan besluiten de volgorde om te draaien.
Indien het quorum in de vergadering niet aanwezig is, kunnen in deze vergadering geen besluiten worden genomen. Alle te nemen besluiten worden in de eerstvolgende vergadering weer aan de orde gesteld. Op de agenda wordt duidelijk aangegeven welke onderwerpen in deze hoedanigheid weer worden geagendeerd. Ten aanzien van deze onderwerpen is dan geen quorum meer vereist om besluiten te kunnen nemen.
in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken beslist het lot.
Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste vier leden van het college voor akkoord is geparafeerd;
Aldus vastgesteld in de vergadering van
het college op 22 juni 2010
de secretaris, de burgemeester,
G. Brinkman, MBA, drs. J.W. van der Sluijs
Ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet dient het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast te stellen. Blijkens de Memorie van Toelichting wordt onder ‘andere werkzaamheden’ onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
Artikel 1 - Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld dat aan de orde komt in het zogenaamd constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct voor de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruik maken van de mogelijkheid die artikel 168 van de Gemeentewet biedt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld.
Door de Wet dualisering is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder.
Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde en vijfde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 - Tijd en frequentie van vergaderen
Dit artikel vormt een uitwerking van artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. In bijzondere gevallen bestaat de mogelijkheid om van de algemene regel af te wijken. Uit het eerste en tweede lid volgt dat ook de burgemeester, in zijn hoedanigheid van voorzitter van het college, en twee wethouders ervoor kunnen zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. Uit de imperatieve formulering van het tweede lid volgt dat de burgemeester niet de bevoegdheid heeft om een, door twee wethouders gevraagde, extra vergadering tegen te houden. De voorzitter en gemeentesecretaris regelen alle verdere huishoudelijke aspecten voor wat betreft de vergaderingen.
Op grond van artikel 103, eerste lid, van de Gemeentewet staat de secretaris onder meer het college bij de uitoefening van zijn taak terzijde. Het opstellen van de agenda voor het college is een onderdeel van het takenpakket van de secretaris. In het kader van de Wet dualisering gemeentebestuur heeft de burgemeester de bevoegdheid om onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het college toe te voegen (artikel 53a, tweede lid). Het eerste lid van de onderhavige bepaling biedt hiervoor ruimte.
In het zesde lid is deze bevoegdheid voor de wethouders vastgelegd. De agenda en de daarbij behorende agendastukken worden vrijdag naar de leden verstuurd (achtste lid). Slechts in spoedeisende gevallen kan hiervan worden afgeweken (negende lid).
De portefeuillehouder kan, indien hij niet akkoord is met een voorstel het betreffende voorstel terugtrekken. Indien het voorstel meerdere portefefeuillehouders betreft vindt onderling overleg plaats. Bij een patstelling vindt overleg plaats met burgemeester en secretaris. Indien ook dit niet tot een oplossing leidt, wordt aan het voorstel een memo van de gemeentesecretaris toegevoegd met zijn visie op het voorstel.
Artikel 4, eerste lid, maakt het mogelijk dat het college personen uitnodigt voor zijn vergaderingen. Op basis van artikel 10, derde lid, kan de secretaris bepalen dat bijvoorbeeld de leden van de Concerndirectie eveneens een kopie van de agenda en daarbij behorende stukken ontvangen.
De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het college niet anders heeft bepaald (artikel 54, eerste lid, Gemeentewet).
Op basis van artikel 54, tweede lid, van de Gemeentewet kan het reglement van orde regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van het college (artikel 54, tweede lid). De onderhavige bepaling beoogt hierin te voorzien.
In dit artikel zijn afspraken vastgelegd over de verslaglegging van de vergaderingen. De conceptbesluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk aan de leden toegezonden. In de eervolgende vergadering wordt de besluitenlijst vastgesteld. In de verdere uitwerking is de algemene afspraak gemaakt dat zowel inhoudelijke als redactionele wijzigingen vooraf gemeld zullen worden. Dit ter voorkoming van onnodige discussies over het verslag in de vergadering zelf.
Zowel redactionele als inhoudelijke aanpassingen worden bij voorkeur uiterlijk maandag voor 12:00 gemeld bij de gemeentesecretaris. Bij redactionele aanpassingen zal de gemeentesecretaris ervoor zorgdragen dat de voorgestelde redactionele aanpassing per e-mail bij de andere leden van het college kenbaar wordt gemaakt. Bij twijfel over de juistheid van de voorgestelde aanpassing zal hij dit ter besluitvorming voorleggen aan de voorzitter. Voor inhoudelijke aanpassingen zal hij in overleg met de voorzitter komen tot een voorstel tot aanpassing van de redactie en daarover terugkoppelen naar de indiener van het voorstel tot aanpassing. De gemeentesecretaris zal per e-mail de voorgestelde aanpassingen kenbaar maken aan de andere leden van het college. Het verslag wordt formeel in de eerstevolgende vergadering vastgesteld.
Het vierde lid vormt een uitwerking van artikel 56 van de Gemeentewet. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is (artikel 56, eerste lid). Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar artikel 56, opnieuw een vergadering (artikel 56, tweede lid). Bij de nieuwe vergadering is geen quorum vereist. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is (artikel 56, derde lid).
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. In verband hiermee en gelet op de uitgebreide regeling in de Gemeentewet ten aanzien van het stemmen is alleen het strikt noodzakelijke over stemmingen opgenomen. Artikel 58 van de Gemeentewet bepaalt dat de artikelen 28, eerste tot en met derde lid, 29 en 30 ten aanzien van de vergaderingen van het college van overeenkomstige toepassing zijn.
Een lid van het college neemt niet deel aan de stemming over:
a. een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken (artikel 28, eerste lid, onder a);
b. de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort (artikel 28, eerste lid, onder b).
Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een stembriefje. (artikel 28, tweede lid). Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt (artikel 28, derde lid).
Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen (artikel 29, eerste lid). Dit is niet van toepassing:
Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht (artikel 30, eerste lid). Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje (artikel 30, tweede lid).
Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd (artikel 59, eerste lid). Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter (artikel 59, tweede lid).
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Dit artikel gaat over ambtelijke adviezen waarover door het college moet worden besloten, maar die niet hoeven te worden besproken. Ook hiervoor geldt dat pas op het voorstel is besloten als het quorum hiermee instemt. Dit betekent dat in een periode van afwezigheid geen besluiten kunnen worden genomen als het quorum niet aanwezig is. Ambtelijke adviezen die op de conformlijst staan kunnen pas worden uitgevoerd wanneer het quorum hiermee heeft ingestemd.
Van de mogelijkheid tot het nemen van een parafenbesluit wordt uitsluitend in bijzondere omstandigheden gebruik gemaakt. Dit kan zich voordoen gedurende het zomerreces, waardoor geen collegevergaderingen plaatsvinden. Een voorwaarde hierbij is dat het uitsluitend gaat om routinematige voorstellen.
Artikel 11 - Informatie aan overige raadsleden, ambtenaren en overigen
Op basis van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke besluiten door het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan. Het staat het college uiteraard vrij om zèlf ook een regeling ter zake te treffen. Bovendien worden de besluitenlijsten, direct na vaststelling, in het raadsinformatiesysteem (RIS) opgenomen. In het licht van het dualisme is er vanaf gezien voor de raadsleden ook de agendastukken ter inzage te leggen.
De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang (artikel 60, derde lid).