Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent financiën Financiële verordening gemeente Zoeterwoude 2018

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en beschikbaar stellen van informatie voor het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. domein:

Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen verantwoordings-plicht aan het college.

c. teamplan en bedrijfsplan:

Een teamplan is een planmatig overzicht per team/domein van activiteiten in een jaar. In het teamplan  wordt een relatie gelegd tussen de geplande activiteiten en de beschikbare capaciteit en middelen om de activiteiten te kunnen realiseren.

De teamplannen worden samengevoegd tot een bedrijfsplan.

d. administratieve organisatie:

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging voor de verantwoordelijke leiding.

e. doelmatigheid:

Het realiseren van prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

f. doeltreffendheid:

De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

g. financieel beheer:

Het beheer van de financiële middelen van de gemeente Zoeterwoude.

h. financiële administratie:

Het onderdeel van de administratie dat gericht is op het systematisch opstellen en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente, en dienstbaar is aan een goed inzicht in, en het afleggen van verantwoording over:

• 1.

  1 de financieel-economische positie;

• 2.

  2 het financiële beheer;

• 3.

  3 het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 4.

  4 bezittingen.

i. producten:

In de administratie zijn alle taken zijn ondergebracht in producten. Er worden twee soorten producten onderscheiden:

• 1.

  1 Externe producten: behorend bij een begrotingsprogramma;

• 2.

  2 Interne producten of kostenplaatsen: dit zijn organisatie ondersteunende taken en behoren tot de indirecte kosten (kosten niet direct toe te wijzen aan een extern product).

j. rechtmatigheid:

Het handelen in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

k Getrouwheid

Getrouwheid houdt in dat de weergave van het financieel beheer en de jaarrekening in overeenstemming is met de werkelijkheid, en niet zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker onjuist beïnvloed wordt, rekening houdend met het doel waarvoor de verantwoording is opgesteld.

l. Regeling Budgethouders:

Regeling waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de budgethouders zijn geregeld.

m. BBV

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Artikel 2 Planning en controlcyclus (P&C-cyclus)

Voor de aanvang van een begrotingsjaar biedt het college aan de raad een overzicht aan, met daarin de data waarop de P&C documenten aan de raad worden aangeboden, en de data waarop de raad de documenten bespreekt, dan wel vaststelt.

Artikel 3 De Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt een programma-indeling vast waaraan taakvelden worden toegedeeld.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken?);

    b. de te leveren goederen en diensten om de maatschappelijke effecten te bereiken. (wat gaan we doen om effectief de doelen te bereiken?);

  • c.

    de baten en lasten (wat mag het kosten?).

• 3.

  De raad stelt per programma beleidsindicatoren vast voor de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties. Daartoe behoren tenminste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

• 4.

  De raad stelt vast over welke onderwerpen hij, naast de verplichte paragrafen in de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd door middel van een extra paragraaf.

• 5.

  Ter voorbereiding op de vaststelling als bedoeld in lid 1, 2, 3 en 4 doet het college een voorstel.

Artikel 4 Perspectiefnota

In de Perspectiefnota worden de kaders en richtlijnen voor de begroting, voor het volgende begrotingsjaar en het meerjarenperspectief opgenomen. De Perspectiefnota wordt, voorafgaand aan de opstelling van de begroting aan de raad aangeboden en stelt de raad in staat richtinggevende uitpspraken te doen voor het opstellen van de begroting.

Artikel 5 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  In de begroting en de jaarstukken wordt in elk van de programma’s, een beleidstoelichting en het overzicht van lasten en baten weergegeven.

• 2.

  In de begroting worden in elk van de programma’s, indien van toepassing nieuwe investeringen weergegeven, inclusief het benodigde krediet en een toelichting op de investering.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde kredieten en de voortgang van elk investering weergegeven.

• 4.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Met het vaststellen van de begroting autoriseert de raad het college tot het realiseren van de doelstellingen en de baten en lasten per programma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling kan de raad aangeven van welke nieuwe investeringen hij een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten van een programma of de investeringsuitgaven van een krediet de geautoriseerde lasten (dreigen te) overschrijden, of indien de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het college doet hierbij een voorstel voor het wijzigen van de baten en de lasten dan wel het bijstellen van de beleidsdoelen.

Artikel 7 Uitvoering begroting

Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

Artikel 8 Rapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad over de voortgang van de begroting na de 4e maand van het begrotingsjaar via de Voorjaarsnota, na de 8e maand via de Najaarsnota en na afloop van het jaar via het jaarverslag, conform de P&C-cyclus, bedoeld in artikel 2 van deze verordening. De verslaggeving bevat alle informatie waarover de raad uit hoofde van haar controlerende functie dient te beschikken.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages en het jaarverslag sluit aan bij indeling van de  programma-indeling van de

• 3.

  De tussentijdse rapportages en het in de jaarrekening opgenomen jaarverslag rapporteren op de afwijkingen ten opzichte van de begroting of de laatste rapportage, gericht op de baten en lasten, de planning en de maatschappelijke effecten.

• 4.

  Geconstateerde en verwachte afwijkingen van het programmabudget worden in de vorm van een voorstel tot wijziging van de begroting aangeboden aan de raad.

Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa

Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

Artikel 10 Reserves

• 1.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het doel van de reserve;

  • b.

    de toevoegingen en de onttrekkingen aan de reserve;

  • c.

    indien van toepassing de minimale en maximale hoogte van de reserve; en

  • d.

    eventueel de maximale looptijd.

Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor vorderingen op derden wordt een voorziening Dubieuze debiteuren wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op ouderdom van de openstaande vorderingen.

• 2.

  Tenzij expliciet vermeld worden daarbij d e volgende criteria gehanteerd:

   

  Belastingdebiteuren:			Overige debiteuren
  Ouder dan 3 maanden:	10%		0 - 30 dagen:	0%
  Ouder dan 6 maanden:	20%		30 - 120 dagen:	10%
  Ouder dan 12 maanden:	40%		120 - 210 dagen:	20%
  Ouder dan 18 maanden:	60%		210 - 300 dagen:	50%
  Ouder dan 24 maanden:	70%		300 - 390 dagen:	80%
  Ouder dan 36 maanden:	90%		Meer dan 390 dagen:	100%
  Ouder dan 48 maanden:	100%

Artikel 12 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente over de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de eventuele bijdragen en onttrekkingen aan  reserves en voorzieningen voor de vervanging van activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschaps-belastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 4.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen wordt uitgegaan van de omvang van het betreffende taakveld gedeeld door de omvang van alle taakvelden exclusief het taakveld overhead  en vermenigvuldigd met de omvang van het taakveld overhead ofwel: Omvang betreffende taakveld / omvang alle taakvelden exclusief overhead x overhead = opslag

• 5.

  Op deze opslag kan door de raad een correctie met een bedrag worden toegepast.

• 6.

  Het percentage van de omslagrente wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

• 7.

  Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten en het rentepercentage van de rentevergoeding over de reserves. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een-tiende procent afgerond.

• 8.

  In geval van een verstrekte lening wordt voor de bepaling van de rente uitgegaan van de omslagrente. Het college kan besluiten tot een opslag voor het debiteurenrisico.

• 9.

  Indien voor een verstrekte lening vreemd vermogen wordt aangetrokken, wordt voor de bepaling van de rente uitgegaan van de rentekosten voor het aangetrokken vreemd vermogen. Het college kan besluiten tot een opslag voor het debiteurenrisico.

• 10.

  In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden de werkelijke rentekosten toegerekend. In alle andere gevallen wordt uitgegaan van het omslagpercentage conform lid 7.

Artikel 13 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten, werken of kapitaalverstrekkingen door de gemeente aan derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan de raad, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 3.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in lid 2 zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 14 Financieringsfunctie

• 1.

  Het college stelt regels inzake algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede voor de administratieve organisatie van de financierings-functie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening en legt deze vast in een treasurystatuut, die ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden.

• 2.

  Bij het uitoefenen van de financieringsfunctie handelt het college conform het treasurystatuut

Artikel 15 Waarborgen en garanties

Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt vermeld in de paragraaf Weerstands-vermogen.

Artikel 16 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, bezittingen, eigen vermogen en reserves en voorzieningen;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders voor het afleggen van verantwoording in de rapportages, jaarverslag en het maken van kostencalculaties en beleidsvoorstellen;

• d.

  het afleggen van verantwoording over, en de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de geldende wet- en regelgeving.

Artikel 17 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 18 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  het verlenen van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en kredieten;

• d.

  interne regels voor taken en bevoegdheden, en verantwoording van de financieringsfunctie;

• e.

  afspraken met de afdelingen over te leveren prestaties, beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan taakvelden;

• g.

  het beleid en de regels voor inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de regels voor steunverlening en toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i.

  beleid en regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19 Interne controle

• 1.

  Het college draagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, de rechtmatigheid van de beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

• 2.

  In een intern controleplan worden nadere regels voor deze toetsing gegeven.

• 3.

  In het controleplan wordt in ieder geval opgenomen:

  • a.

    op welke wijze de interne controle zal plaatsvinden;

  • b.

    welke processen getoetst worden op rechtmatigheid;

  • c.

    welke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet gedaan zullen worden.

• 4.

  Het college neemt op basis van de resultaten van de toets zo nodig maatregelen tot herstel en ter voorkoming van de tekortkomingen.

• 5.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden de raad ter kennisgeving aangeboden.

Artikel 20 Onvoorziene uitgaven

Voor onvoorziene uitgaven gedurende het begrotingsjaar neem de raad een budget op in de begroting gebaseerd op ongeveer € 5 per inwoner. Dit budget is ter beschikking van het college voor onontkoombare uitgaven waarvan uitstel ongewenst is. Het college doet verslag over de aanwending van het budget Onvoorzien in de eerstvolgende verslaggeving aan de raad.

Artikel 21 Inwerkingtreding

Deze gewijzigde verordening treedt in werking op 1 februari 2018.

Artikel 22 Citeertitel

Deze verordening heet de “Financiële verordening gemeente Zoeterwoude 2018”.