CVDR48417_1Archiefverordening streekarchief Rijnlands Midden 1999nlregelingAlphen aan den Rijn2017-04-04Alphen aan den RijnWitte Weekbad, 09-06-1999Archiefverordening streekarchief Rijnlands Midden 1999Archiefwet 1995Archiefbesluit 1995gemeenteraadbestuur en recht1999-06-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht1999-06-121999-01-012016-01-01Onbekend1999/134geenGeen ARCHIEFVERORDENING STREEKARCHIEF RIJNLANDS MIDDEN 1999(vastgesteld door de gemeenteraad op 3 juni 1999)Verordening voor de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden die naar de gemeenschappelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht en voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden. I Begripsbepalingen 1 Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: a de wet: de Archiefwet 1995; b gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet voor zover behorende tot de gemeente; c de samenwerkingsovereenkomst: samenwerkingsovereenkomst streekarchief Rijnlands Midden; d de archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van het streekarchief, welke dient als gemeenschappelijke archief- bewaarplaats voor de deelnemende gemeenten; e de archivaris: de overeenkomstig artikel 8 van de samenwerkingsovereenkomst jo. artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris; f beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van de Archiefverordening van de deelnemende gemeenten is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; g beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; h informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardig, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. II DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS 2 Als de in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het streekarchief Rijnlands Midden, die zich bevindt in gedeelten van het perceel Burgemeester Visserpark 28 te Alphen aan den Rijn. III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2. 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen. 5 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. 7 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 13 en 19. IV Het beheer van de archiefbewaarplaats 8 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. 9 Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. 10 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 11 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 12 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. 13 De archivaris brengt éénmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. V TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARHIEFBEWAARPLAATS 14 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. 15 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. 16 1 De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2 De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. 17 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. 18 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot: a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b bouw, verbouwing, inrichting, of verandering en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; c voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. 19 De archivaris doet éénmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. VI Slotbepalingen 20 Deze verordening treedt in werking met ingang van de derde dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 1999. 22 Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening streekarchief Rijnlands Midden 1999.