Organisatie | Oldebroek |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O |
Citeertitel | Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Toelichting Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.pdf |
Geen.
Wet gemeenschappelijke regelingen, art. 8, lid 3.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-12-2017 | nieuwe regeling | 14-03-2017 Staatscourant, 2017, 72870 | 275960. |
Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek,
dat de colleges van burgemeester en wethouders van Hattem, Heerde en Oldebroek op 21 juni 2016 de notitie ‘Ankerpunten vormgeving samenwerking rondom I-diensten’ d.d. 18 februari 2016, met inachtneming van de op 24 mei 2016 aangenomen wijziging hebben vastgesteld, waarin is gekozen voor het vormgeven van de samenwerking in een bedrijfsvoeringsorganisatie;
de raden van de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek in eensluidende besluiten op grond van artikel 1, lid 2 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen toestemming hebben gegeven aan hun respectievelijke colleges voor het treffen van de onderhavige gemeenschappelijke regeling;
tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling, met als gevolg dat de bedrijfsvoeringsorganisatie H2O wordt ingesteld.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
wet: De Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr).
2. Tot deze regeling kan ook een samenwerkingsverband toetreden. Bij toetreding wordt de regeling enkel zodanig aangepast dat de bevoegdheden zoals die nu voor de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten in deze regeling zijn opgenomen, alsdan voor het dagelijks respectievelijk het algemeen bestuur van het samenwerkingsverband zullen gelden.
De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Hattem.
Hoofdstuk II Doelstelling, taken en bevoegdheden
1. De regeling wordt uitsluitend getroffen ter behartiging van de uitvoering van bedrijfsvoeringsprocessen van de deelnemers.
2. De bedrijfsvoeringsorganisatie verzorgt voor de deelnemers in brede zin de ondersteuning op het terrein van de bedrijfsvoering en creëert daarmee de voorwaarden voor een efficiënte en klantgerichte bedrijfsvoering.
1. Aan de bedrijfsvoeringsorganisatie worden binnen het belang als bedoeld in artikel 3 in ieder geval de volgende taken, hierna genoemd basistaken, opgedragen:
I&A-advies en –beleidsvoorbereiding.
2. De nadere omschrijving van de basistaken, de intensiteit van en condities waaronder de basistaken worden uitgevoerd worden door het bestuur vastgelegd in een dienstverleningshandvest. De deelnemers nemen het pakket aan basistaken volledig af en sluiten daartoe met de bedrijfsvoeringsorganisatie een dienstverleningsovereenkomst. Het is mogelijk om een meer intensieve wijze van uitvoering van de basistaken overeen te komen.
3. Naast het uitvoeren van de basistaken kan de bedrijfsvoeringsorganisatie ook aanvullende dienstverlening op het terrein van bedrijfsvoering voor één of meer van de deelnemers verzorgen. Het bestuur beslist hierover op basis van een verzoek van een deelnemer. Deze aanvullende dienstverlening en de daarvoor geldende condities, alsook de wijze waarop deze aanvullende dienstverlening kan worden beëindigd, worden in het dienstverleningshandvest vastgelegd. Wanneer aanvullende dienstverlening wordt verzorgd wordt dit eveneens in de dienstverleningsovereenkomst met de betreffende deelnemer opgenomen.
4. De concrete afspraken over de uitvoering van het basispakket en indien aan de orde de aanvullende dienstverlening per deelnemer wordt door de bedrijfsvoeringsorganisatie jaarlijks in een actieprogramma vastgelegd.
5. Indien door het bestuur andere bedrijfsvoeringstaken als basistaken worden vastgesteld is daarvoor instemming van de gezamenlijke deelnemers nodig op de wijze als bedoeld in artikel 22 van deze regeling.
6. Naast de in het eerste, tweede, derde en vijfde lid genoemde taakuitoefening voor de
deelnemers kan de bedrijfsvoeringsorganisatie, tot een maximum van 20% van de omzet, of althans tot het maximum percentage dat conform Europeesrechtelijke regelgeving is toegestaan, basistaken of aanvullende diensten op het terrein van bedrijfsvoering verrichten voor derden. Het bestuur handelt daarbij op de wijze als omschreven in het derde lid van dit artikel. Voor deze dienstverlening wordt met de betreffende derde een dienstverleningsovereenkomst gesloten.
Het bestuur bezit de bevoegdheden als vermeld in artikel 33b van de wet.
1. Het bestuur bestaat uit evenveel leden als er deelnemers zijn.
2. De colleges van de deelnemers wijzen elk één lid uit hun midden aan. Voor ieder lid wordt door en uit het betreffende college tevens een plaatsvervangend lid aangewezen.
3. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt op het tijdstip waarop het lid ophoudt lid te zijn van het college dat hem heeft aangewezen.
4. Indien een zetel van een lid van het bestuur vacant komt, wijst het college van de betreffende deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.
5. Het derde en vierde lid zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangende leden.
6. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.
7. Ieder lid van het bestuur heeft één stem.
8. Het bestuur besluit bij meerderheid van stemmen, tenzij anders in deze regeling is bepaald.
1. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan.
2. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan. De voorzitter kan na toestemming daartoe van het bestuur het tekenen van bepaalde stukken, welke van het bestuur uitgaan, opdragen aan de manager.
3. De voorzitter is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur en tevens voor de vergaderorde binnen het bestuur.
4. Het bestuur kan de voorzitter machtigen om namens het bestuur te handelen.
5. Het bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.
1. Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als een lid dit nodig acht en daarom vraagt onder schriftelijke opgave van te behandelen onderwerpen. In dit laatste geval vindt de vergadering plaats binnen twee weken na het verzoek.
2. De artikelen 56 en 58 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de besluiten van het bestuur.
Artikel 9 Bevoegdheden bestuur
1. Het bestuur heeft alle bevoegdheden die het bij of krachtens de wet en deze regeling toekomt.
2. Tot de taken en bevoegdheden van het bestuur behoren in ieder geval:
a. Het vaststellen van het jaarlijkse actieprogramma;
b. Het vaststellen en wijzigen van het dienstverleningshandvest;
c. Het vaststellen en wijzigen van een bijdrageregeling waarin de financiële bijdragen van de deelnemende gemeenten voor de basistaken en de aanvullende diensten worden vastgelegd;
d. Het opstellen van een model dienstverleningsovereenkomst voor de afname van diensten;
e. Het vaststellen en wijzigen van de interne en organisatorische kaders van de bedrijfsvoeringsorganisatie;
f. Het behartigen van de belangen van de bedrijfsvoeringsorganisatie bij andere overheden, instellingen, bedrijven of personen waarmee contact voor de bedrijfsvoeringsorganisatie van belang is;
g. Het houden van toezicht op het functioneren van de bedrijfsvoeringsorganisatie;
h. Het nemen van conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte, en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring en verlies van recht of bezit;
i. Het nemen van besluiten tot oprichting van en deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, de raden gehoord.
3. De besluiten omtrent de bevoegdheden als genoemd in dit artikel in het tweede lid, onder b en c worden door het bestuur met een twee derde meerderheid van stemmen genomen.
Hoofdstuk IV Inlichtingen en verantwoording naar de gemeenten
1. Het bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes weken, schriftelijk aan de colleges en de raden van de deelnemers de door hen gevraagde inlichtingen. De vragen van en antwoorden aan een college worden ter kennis gebracht van de andere colleges.
2. Het bestuur geeft daarnaast aan de colleges en de raden ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde beleid nodig is.
3. Een lid van het bestuur is aan het college van burgemeester en wethouders dat hem heeft aangewezen, verantwoording schuldig voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.
4. Een lid van het bestuur kan door het college van burgemeester en wethouders dat hem heeft aangewezen worden ontslagen indien dit lid niet meer het vertrouwen van dat college bezit.
1. Het bestuur wordt ondersteund door een manager, die in de vergaderingen van dit bestuursorgaan een adviserende taak heeft.
2. De manager is in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
3. De aanstelling, de schorsing en het ontslag van manager geschiedt door het bestuur.
4. De manager is belast met de leiding van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
5. De manager is verantwoording schuldig aan het bestuur.
1. Het bestuur stelt een statuut vast waarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de manager zijn vastgelegd. In dit statuut legt het bestuur middels een mandaatbesluit tevens vast dat de manager mandaat, machtiging en volmacht wordt verleend omtrent deze taken.
2. In het mandaatbesluit omtrent de bevoegdheden van de manager wordt de manager de bevoegdheid verleend om specifiek door het bestuur bepaalde bevoegdheden in ondermandaat te verlenen aan de verschillende, daartoe expliciet aangewezen, medewerkers van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
1. Bij de bedrijfsvoeringsorganisatie is personeel werkzaam.
2. Het bestuur stelt de rechtspositie van het personeel vast.
Het bestuur draagt zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Ten aanzien van de archiefbescheiden zijn de voorschriften die voor gemeenten gelden van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk VIII Begroting en rekening
Met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, het kasbeheer en de
controle zijn de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige
toepassing. Het bestuur stelt de op grond van deze artikelen vereiste regelingen vast.
Artikel 16 Kadernota, begroting en verantwoording
1. Het bestuur zendt jaarlijks voor 15 maart van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kadernota aan de raden van de deelnemers. De raden kunnen het bestuur van hun zienswijzen op de algemene financiële en beleidsmatige kadernota doen blijken.
2. Het bestuur stelt jaarlijks voor 15 april een ontwerpbegroting op voor het volgende kalenderjaar en zendt deze, voorzien van een toelichting, tijdig, doch uiterlijk acht weken voordat deze wordt vastgesteld door het bestuur, toe aan de raden.
3. De begroting, de jaarrekening en het jaarverslag dienen te voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
4. De raden doen het bestuur van hun zienswijze over de ontwerpbegroting blijken.
5. Het bestuur stelt, gehoord de zienswijzen van de raden, de begroting met een twee derde meerderheid van stemmen vast en zendt terstond afschriften aan de colleges van de deelnemende gemeenten.
6. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling doch voor 1 augustus, overeenkomstig artikel 34 lid 2 van de wet, aan gedeputeerde staten.
7. De artikelen 186 tot en met 213 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.
8. De inkomsten van de bedrijfsvoeringsorganisatie bestaan uit de door de deelnemers te betalen bijdrage voor de instandhouding en uitvoering van de basistaken en uit de vergoeding voor de uitvoering van de aanvullende dienstverlening.
9. De kosten voor instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en de uitvoering van de basistaken worden de deelnemers in rekening gebracht op basis van de bepalingen, vastgelegd in de bijdrageregeling als bedoeld in artikel 9 tweede lid onder c.
10. De PIOFAH ondersteuning van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt belegd bij één of meer van de deelnemers. De kosten voor deze ondersteuning worden opgenomen in de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
11. De kosten voor aanvullende dienstverlening worden met inachtneming van de bijdrageregeling rechtstreeks in rekening gebracht bij de deelnemer met wie daarvoor een dienstverleningsovereenkomst is gesloten.
1. Het bestuur legt over elk kalenderjaar verantwoording af aan de deelnemers over de inkomsten en uitgaven onder overlegging van de daarbij behorende bescheiden.
2. Het bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar het getrouwe
beeld van de baten en lasten en van een onderzoek naar de rechtmatigheid daarvan,
ingesteld door de overeenkomstig artikel 213 van de Gemeentewet aangewezen
deskundige, alsmede hetgeen voor haar verantwoording van belang is.
Mocht enig exploitatiejaar een batig saldo opleveren op de instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en uitvoering van de basistaken dan zal dit saldo worden toegevoegd aan de reserve van de bedrijfsvoeringsorganisatie totdat deze een omvang van 10% van het totaal van de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie omvat.
Een batig saldo op de instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en uitvoering van de basistaken dat niet aan de reserve van de bedrijfsvoeringsorganisatie kan worden toegevoegd omdat deze het maximum van 10% van het balanstotaal bereikt heeft, wordt in de begroting van het eerstvolgende kalenderjaar verrekend met de bijdrage van de deelnemers voor de instandhoudingskosten en de uitvoering van de basistaken voor dat jaar.
Indien het bestuur blijkt dat een deelnemer weigert de bijdragen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie op zijn begroting te zetten, doet het onverwijld aan gedeputeerde staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 Gemeentewet. Artikel 10a van de wet is van overeenkomstige toepassing.
Toetreding door een college dat nog niet deelneemt aan deze regeling is mogelijk op basis van een daartoe strekkend voorstel van het bestuur. Eerst na instemming van de colleges, na verkregen toestemming van hun raad voor het door hen te nemen besluit als bedoeld in artikel 1, tweede lid van de wet, vindt toetreding plaatst.
Het bestuur regelt in een uittredingsregeling de financiële en andere gevolgen van de uittreding. Alvorens hieromtrent de besluiten hoort het bestuur de colleges van de deelnemers. Het bestuur neemt zijn besluit vervolgens met een twee derde meerderheid. Daarbij geldt in ieder geval als uitgangspunt dat de volgende kosten en bedragen voor rekening van de uittredende deelnemer komen:
De deelnemers nemen de regeling op in het door hen bij te houden register als bedoeld in artikel 27 van de wet.
Artikel 26 Duur van de regeling
De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
De regeling wordt aangehaald als ‘Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O’.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Hattem,
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Heerde,
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Oldebroek,