| Organisatie | Borger-Odoorn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsnotitie kostprijs gemeentelijke gebouwen |
| Citeertitel | Beleidsnotitie kostprijs gemeentelijke gebouwen |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | volkshuisvesting en woningbouw |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-04-2018 | Nieuwe regeling | 21-11-2006 | 4718 |
Voor u ligt een beleidsnotitie over de kostprijs van gemeentelijke gebouwen, de huisvestingnormen en de subsidiesystematiek van een aantal functies binnen onze gemeente. In deze notitie zijn nog niet alle functies beschreven, maar is gekozen voor de 5 functies die binnen de huidige ontwikkelingen op het gebied van de multifunctionele accommodaties (hierna MFA) en de Brede School ontwikkeling op korte termijn om een bestuurlijk standpunt vragen.
Andere functies zullen op termijn op een zelfde wijze worden beschreven.
De notitie is opgebouwd uit 5 onderdelen:
Indien de gemeenteraad instemt met deze beleidsnotitie dan betekent dit een aanpassing van de beleidsregels Cultuur en Welzijn.
Een korte terugblik op Kern en Kader.
In verband met de leesbaarheid beperken wij ons tot de 5 functies uit de inleiding. In Kern en Kader 1 is de kernenstructuur voor onze gemeente vastgesteld. Uitgangspunt hierin was dat binnen de hoofdkernen1. goede voorzieningen aanwezig moesten zijn. In Kern en Kader 2 zijn voor peuterspeelzalen, scholen, bibliotheken en dorpshuizen criteria vastgesteld. Te weten:
In Kern en Kader 3 vond een uitwerking van deze criteria plaats. Bij de uitwerking zijn o.a. de volgende uitgangspunten gehanteerd.
Voor de peuterspeelzalen is er niets veranderd. Momenteel is er nog een peuterspeelzaalfunctie op 11 locaties. Vanuit de gemeentelijke optiek zal er uiteindelijk nog op zes locaties (hoofdkernen) een peuterspeelzaal aanwezig zijn.
Voor de scholen heeft de gemeenteraad ondertussen een ander criterium vastgesteld. Het uitgangspunt is niet langer 4 groepen, maar de criteria die zijn opgesteld door de Bestuurscommissie Openbaar Onderwijs (circa 50 leerlingen). Dit heeft er toe geleid dat er 1 school gesloten is in Drouwenerveen.
Voor de bibliotheken betekenden de criteria dat er op 2 locaties maximaal een jeugdbibliotheek gevestigd kon worden en op 4 locaties een volwaardige bibliotheek. Na vaststelling van de criteria is er verder gesproken met de bibliotheken. Er wordt nu gesproken over een ‘bibliotheekvisie’. Centraal kwam de vraag: “Welke inhoud moet de bibliotheekfunctie hebben en op welke manier kan deze het best worden vormgegeven?” (zie voor meer informatie hoofdstuk 3). Deze bibliotheekvisie moet nog worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Voor de dorpshuizen betekende de toetsing dat er veel dorpshuizen niet voldeden aan de gestelde criteria. Naar aanleiding van alle zienswijzen hebben zowel het college als de raad aangegeven dat zij streven naar behoud van een dorpshuisfunctie, ook in die kernen die volgens de criteria hier geen recht op hebben.
Wat kost een gemeentelijk gebouw? Oftewel: wat kosten onze voorzieningen? Voor het vaststellen van huisvestingsnormen en subsidiebeleid is het interessant om dit te weten.
Door de gemeente wordt gewerkt aan beleid over vastgoedbeheer. Daar zijn de gemeentelijke gebouwen onderdeel van. In de “deelnota vastgoedbeheer gebouwen” zal de kostprijs per vierkante meter (m² ) gemeentelijk gebouw worden opgenomen. De kostprijs per m² is echter maar een onderdeel van het totale vastgoedbeleid. Andere onderdelen zijn bijvoorbeeld randvoorwaarden, onderhoudsbeleid en strategie.
De vraag naar de kostprijs per m² van accommodaties is op dit moment zeer actueel, nu wij bezig zijn met het opstellen van programma’s van eisen voor twee MFA’s. Het kost teveel tijd om te wachten tot de “deelnota vastgoedbeheer gebouwen” helemaal klaar is. Daarom wordt in deze nota “kostprijs per m² ” eerst dat onderdeel behandeld.
Uitgangspunten voor bepaling kostprijs per m²
Het volledige onderhoud (en beheer) wordt in de kostprijs verwerkt. Daarbij wordt er van uitgegaan dat er geen zelfwerkzaamheid plaatsvindt. Hierdoor wordt inzichtelijk wat de gebouwen de gemeente maximaal kosten. (NB. De meerjaren onderhoudsprognoses voor een aantal dorpshuizen zijn conform de huidige subsidiesystematiek nog wel gebaseerd op zelfwerkzaamheid aan de binnenkant. Op dit moment is de kostprijs voor die dorpshuizen dus niet maximaal in beeld).
Vanwege uniformiteit is het gewenst met een gemiddelde kostprijs te werken in plaats van voor elk gebouw een andere prijs per m² . Op welke accommodaties deze gemiddelde kostprijs is gebaseerd is een keuze.
De berekening van de kostprijs per m² gebeurt op basis van de bruto vloeroppervlakte (BVO) van de accommodaties. Dat is namelijk de totale oppervlakte die onderhouden moet worden.
Wanneer gesproken wordt over de kostprijs van een gebouw worden daarmee de exploitatiekosten bedoeld conform NEN 2632. De belangrijkste onderdelen van de exploitatiekosten zijn kapitaallasten, onderhoudskosten en energielasten. De gehanteerde uitgangspunten zijn in de bijlage 1 vermeld.
Voor de kapitaallasten worden 2 varianten in beeld gebracht. Naast de huidige kapitaallasten van de gebouwen wordt ook de kapitaallast berekend op basis van de herbouwwaarde.
Kapitaallasten, onderhoudskosten en energielasten
De gemiddelde kostprijs is bepaald op basis van alle OCSW-accommodaties die gemeentelijk eigendom zijn. Met OCSW-accommodaties worden scholen, dorpshuizen, peuterspeelzalen, jeugdaccommodaties, bibliotheken, alle sportaccommodaties en accommodaties met meerdere functies bedoeld.
De gemiddelde kostprijs van alle OCSW-accommodaties bedraagt voor de huidige situatie € 82 per m² BVO. Dit bedrag omvat de kapitaallasten, onderhoudskosten en energielasten conform onderstaande tabel (de bedragen zijn vermeld inclusief 5% onvoorzien conform de uitgangspunten). Daarnaast is een variant op basis van de nieuwbouwwaarde weergegeven.
Om de totale kostprijs per m² te kunnen bepalen moeten ook de kosten van beheer en schoonmaak worden meegerekend, evenals de aan gebouwen toe te rekenen personeelskosten van de afdeling OCSW. Deze kosten zijn door OCSW bepaald op basis van huidige kosten en gecontroleerd aan de hand van beschikbare gegevens.
Bij het toerekenen van deze kosten wordt onderscheid gemaakt tussen accommodaties waarin de huidige situatie een beheerder actief is, en waar niet. Ook energie en schoonmaak zijn afhankelijk van de accommodatie. In onderstaande tabel zijn de totaalbedragen weergegeven.
KOSTPRIJS PER m² BVO per jaar 2 varianten (gemiddeld OCSW-accommodaties) | ||
|---|---|---|
Subtotaal vaste kosten/onderhoud (incl. personeelskosten BOWG/FIN) | ||
De huidige situatie geeft een lagere totale kostprijs aan dan de nieuwbouwvariant. Dit komt door de samenstelling van ons gebouwenbestand. Ten gevolge van de (voorgenomen) bouw van MFA’s zal de gemiddelde kostprijs gaan stijgen. Om een actueel beeld te houden zal de gemiddelde kostprijs periodiek (jaarlijks) moeten worden herzien.
Vooralsnog wordt ervoor gekozen om als rekeneenheid een gemiddelde te nemen van de huidige situatie en de nieuwbouwvariant, om hiermee te anticiperen op de ontwikkelingen. Onderstaand zijn de afgeronde bedragen weergegeven.
Hoofdstuk 3. Achtergrond en normen
Een goede kostprijs geeft inzicht in de kosten en daarmee sturingsmogelijkheden. Als men naast de kostprijs de inkomsten zet, wordt duidelijk dat er sprake is van een groot gat met als gevolg een probleem. Het zichtbaar maken van de kostprijs lost dus geen problemen op, maar maakt deze inzichtelijk.
Als duidelijk is hoeveel iets kost dan is ook bekend wat een accommodatie moet opbrengen om goed te kunnen worden onderhouden. Nu geldt voor veel gebouwen dat er sprake is van sociaal maatschappelijke voorzieningen. Deze instellingen/gebruikers hebben vaak een relatief laag huisvestingsbudget.
Het is van belang om voor een aantal belangrijke functies op dit moment een uitspraak te doen over wat deze instellingen/voorzieningen van de gemeente kunnen verwachten. Om hier duidelijkheid over te geven zijn er normen geformuleerd. Op basis van deze normen kan er verder worden gediscussieerd en maatwerk per dorp tot stand komen.
Een onderscheid wordt gemaakt tussen het betalen/subsidiëren van activiteiten en het dragen van (gedeeltelijke) huisvestingslasten van de instelling. In deze notitie gaat het over normen t.a.v. huisvestingslasten.
Als uitgangspunt wordt gehanteerd dat een functie geen recht heeft op een eigen accommodatie, maar eventueel wel recht heeft op een aantal gesubsidieerde m² .
Te denken valt aan bijv. de dorpshuisfunctie (bijv in Buinen: er is geen apart dorpshuis maar de functie is wel gecreëerd voor het dorp in Hotel Hartlief).
In de gemeente worden momenteel 2 nieuwe MFA’s ontwikkeld, daarnaast wordt in 1e Exloërmond gekeken naar de mogelijkheid om een dorpshuisfunctie in de plaatselijke basisschool onder te brengen. Binnen onze gemeente, maar ook elders in het land, blijkt dat het proces wordt bemoeilijkt omdat er over de realisatie van deze sociaal maatschappelijke voorzieningen geen financiële en ruimtelijke claims bekend zijn. De gemeenten hebben vaak onvoldoende zicht op de kostenkant terwijl de sociaal maatschappelijke instellingen vaak beschikken over een relatief laag huisvestingsbudget.
Rondvraag bij andere gemeenten leerde dat ook zij worstelen met de balans tussen de kosten van het vastgoed (onderhoud, afschrijvingen, aanpassingen) en de baten die te generen zijn van de gebruikers.
Als bekend is wat een accommodatie gemiddeld per m² kost, dan is ook bekend wat de huurprijs moet zijn voor een bepaalde ruimte in de accommodatie. De vervolgvraag die zich aandient, is: “Wat vindt de gemeente een reële ruimtelijke claim voor een functie?”. Hierover is nog weinig te vinden. De landelijke Maatschappelijk Ondernemersgroep (hierna MO-groep) voor peuterspeelzalen is eigenlijk de enige die kwaliteitseisen gekoppeld heeft aan het aantal benodigde m² . Via Internet zijn wij gestuit op een kennisbank van Stipo Consult. Dit bureau heeft, in samenwerking met KPMG, een omrekening2. gemaakt van inwoners naar m² .
Daar waar geen gegevens voorhanden waren hebben wij deze cijfers als uitgangspunt gebruikt.
Aangezien de ruimteslagberekening uitgaat van inwoneraantallen wordt in onderstaande tabel het aantal inwoners per dorp in beeld gebracht. De dorpen zijn gerangschikt naar de kernenhiërarchie zoals die vastgesteld is in Kern en Kader 1. De indeling in kernen vindt plaats op basis van de gemeentelijke basisadministratie. Dit is een objectief gegeven. Eventuele discussies over het verzorgingsgebied van kernen moeten bij het maatwerk per kern plaatsvinden.
Zowel de VNG als de MO-groep adviseren een norm per kind. Hun advies hebben wij overgenomen. Dit betekent concreet:
Norm voor binnenruimte: 4,5 m² per kind Norm voor buitenruimte: 7,0 m² per kind
De peuterspeelzalen die kort geleden zijn geopend in Exloo en Odoorn zijn ook ontwikkeld vanuit deze norm. Een ruime buitenspeelruimte is op dit moment zeker van belang. Landelijk, maar ook in onze gemeente neemt het overgewichtprobleem bij kinderen erg toe. Het aanbieden van voldoende speelruimte is dan extra van belang. Voor een verdere uitwerking zie overzicht.
Voorstel voor aanpassen criteria Kern en Kader 2:
Sommige peuterspeelzalen in de hoofdkernen voldoen niet meer aan de criteria. Daarom wordt voorgesteld de criteria voor peuterspeelzalen aan te passen en als uitgangspunt vast te stellen dat er in elke hoofdkern een peuterspeelzaal is. Het aantal dagdelen bezetting is dan niet (meer) leidend.
Voor een dorpshuisfunctie ligt het vinden van de norm veel lastiger. Daarom is er gebruik gemaakt van de Stipo-kengetallen. Er is een minimumnorm per kernsoort ontwikkeld. Uitgangspunt (vanuit kern en kader) is dat in de grote kernen een goed voorzieningenniveau aanwezig moet zijn. In een kleine kern gaat het voornamelijk om de ontmoetingsfunctie en moeten de dagelijkse activiteiten plaats kunnen vinden. Kleine kernen buitengebied met minder dan 250 inwoners hebben geen recht op een dorpshuisfunctie.
Grote, vaak eenmalige activiteiten kunnen plaatsvinden in de hoofdkernen. Hoofdkernen moeten dus naast meer inwoners/gebruikers, ook grotere activiteiten kunnen huisvesten.
Daar waar er veel verschillen in inwonersaantallen zijn wordt een opslag in m² toegepast. (Zie bijlage 2) Voor een verdere uitwerking zie overzicht.
De jeugdsozen zijn geen onderdeel geweest in kern en kader 2. Omdat ze in alle 3 huidige situaties (MFA Valthermond, MFA Nieuw-Buinen en werkgroep 1e Exloërmond) wel onderdeel zijn van de discussie is de jeugdsoosfunctie in deze notitie wel opgenomen. De gemeente heeft jeugd als speerpunt van het beleid en zal op basis hiervan een standpunt in moeten nemen. Recent is door de SWBO een onderzoek gedaan naar het reilen en zeilen van de jeugdsozen in onze gemeente.
Momenteel is er geen beleid op jeugdsozen vastgesteld. Dit beleid wordt mede door het schrijven van deze beleidsnota nu ontwikkeld.
Uitgangspunten voor het beleid:
Kleine kernen: de activiteiten moeten in deze kernen gekoppeld worden aan de dorpshuisfunctie (het dorpshuis is namelijk een ontmoetingsplek voor alle inwoners)
Hoofdkernen: voor de grote activiteiten geldt, net als bij de kleine kernen, dat deze gekoppeld worden aan de dorpshuisfunctie. Aanvullend worden er in deze kernen wel extra m² gerekend voor een aparte ontmoetingsfunctie, het gaat hier ook om grotere groepen jongeren. Omdat het totale aantal jongeren per hoofdkernen nogal verschillend is, is ook hiervoor een opslag in m² toegepast. (Zie bijlage 2.) Bij de vaststelling van de norm zijn de Stipo kengetallen als uitgangspunt gebruikt. Voor een verdere uitwerking zie overzicht.
In kern en kader 2 staat met betrekking tot de bibliotheek het volgende omschreven
De bibliotheek ontvangt jaarlijks van de gemeente een budgetsubsidie, een gedeelte van deze subsidie gebruikt de bibliotheek voor huisvestingslasten. Wij stellen voor dat in principe de bibliotheek dit geld vrij kan inzetten, op door haar gekozen locaties, zolang zij de afgesproken taken en doelen maar haalt. De bibliotheekfunctie moet worden ingezet daar waar hij nodig is en dat kan op heel verschillende wijzen (jeugdbibliotheek, volledige bibliotheek, bibliobus en eventueel andere varianten)3..
Vanuit deze gedachte is gekeken naar de huisvestingsnorm voor de bibliotheek. De gemeente subsidieert op dit moment de bibliotheek voor een bedrag van € 14,70 per inwoner. Dit bedrag is ruim boven het instapniveau van € 11,-- ten behoeve van de bibliotheekvernieuwing.
(N.B. andere functies worden op dit moment niet per inwoner gefinancierd).
In het bestuurlijk overleg met de bibliotheek is afgesproken dat het op een nieuwe wijze inzetten van de bibliotheekfunctie budgetneutraal zal verlopen.
Vandaar dat de huidige huisvestinglasten van de bibliotheek richtinggevend zijn geweest in de berekening voor de m² . Voor een verdere uitwerking zie overzicht.
De bibliotheek kan op basis van het totale aantal m² uitrekenen waar zij locaties willen hebben en hoe groot deze kunnen/moeten zijn.
Voorstel voor aanpassen criteria Kern en Kader 2:
Uitgaan van budgetneutraliteit voor de huisvestingslasten van de bibliotheek en de andere criteria uit Kern en Kader 2 loslaten.
Daarnaast zal een visie op het bibliotheekwerk aan de gemeenteraad worden voorgelegd.
In dit rijtje horen de scholen in feite niet thuis. In de Verordening huisvesting onderwijs en de Wet op het Primair Onderwijs wordt de huisvesting van basisscholen geregeld.
Toch spelen scholen een rol als het gaat om efficiënt en effectief gebruik van ruimtes. (leeg staan van ruimtes kost geld). Daar waar scholen onderdeel uitmaken van bijvoorbeeld een MFA wordt ook gekeken naar de ruimte van de school.
De leslokalen zijn in principe niet geschikt voor multifunctioneel gebruik (uitgezonderd bijv. cursusactiviteiten) maar dit ligt anders voor bijvoorbeeld de gemeenschapsruimte van de school of de personeelskamer. Deze ruimtes zouden na schooltijd prima gebruikt kunnen worden door andere instellingen voor bijvoorbeeld vergaderingen, toneelverenigingen etc.
In de verordening is voor scholen een genormeerd aantal m² weergegeven. Deze (minimum) norm bestaat uit een totaal aantal m² waarbinnen de school op basis van bijvoorbeeld onderwijskundige redenen zelf aan kan geven hoe groot een klaslokaal wordt, en hoeveel ruimte de gangen innemen. Er is gewerkt aan een norm voor multifunctionele ruimtes en andere ruimten in de school. Omdat scholen echter recht hebben op een reeds genormeerd aantal m² kan aan scholen moeilijk een norm voor multifunctionele ruimtes worden opgelegd.
Er is daarom gekozen geen norm te gebruiken voor scholen. Wel kan het efficiënt gebruik van ruimtes (in overleg met de scholen) gestimuleerd worden. Ook voor scholen zijn er voordelen (b.v. het delen energielasten, gebruik kunnen maken van groter oppervlakte dan genormeerd aantal m² tegen gelijke lasten)
Op dit moment blijkt dat er sprake is van een behoorlijke leegstand van lokalen. Op basis van demografische gegevens en signalen van partners blijkt een sterke daling van het aantal kinderen. Dit heeft ook gevolgen voor alle huidige schoolgebouwen, maar ook zeker voor de “nog te bouwen” scholen. (Ter illustratie in 2005 is basis van de leerlingentelling 1 oktober 2005 een ruimtebehoefte van 114 lokalen, op dit moment zijn er 132 lokalen (= inclusief de noodlokalen)
Op basis van deze signalen stellen wij voor om in OLO-overleg met de schoolbesturen af te spreken dat de komende jaren de leerlingenprognoses jaarlijks worden bezien. Tevens dient bezien te worden of de verordening onderwijshuisvesting op dit punt moet worden aangepast.
Hoofdstuk 4. Subsidiesystematiek
Gezien het maatschappelijke belang van de vijf beschreven functies stellen wij voor om de voorgestelde normen te gaan hanteren als subsidienorm. De betreffende kernen en besturen “krijgen”, onder voorwaarden ten aanzien van de invulling van de betreffende functie, de genoemde m² van de gemeente. Op deze voorwaarden zal in een separate notitie worden teruggekomen.
Indien een kern een bepaalde functie niet heeft, maar daar volgens de normen wel recht op heeft, dan moet nader overleg plaatsvinden. In de genoemde notitie zal ook hier nader op worden ingegaan.
Wil een kern c.q. bestuur meer m² dan zal men dat zelf moeten betalen en dat betekent dat voor een gemeentelijke gebouw minimaal de kostprijs moet worden betaald (eventueel opgehoogd met optionele kosten zoals beheer, schoonmak en energie).
In gemeentelijke gebouwen worden de m² toegerekend op percentage van het gebruik. Op die manier kan een functie bij medegebruik beschikken over meer m² dan de norm. Hoe efficiënter en meer gezamenlijke ruimtes hoe meer m² men kan gebruiken.
Dit betekent dat de huisvestingslasten voor de functies in de gemeentebegroting worden opgenomen. Uitgaan wordt van de kostprijs van € 100,-- per m². Over het vergoeden en/of subsidiëren van de kosten voor energie (gas/licht), beheer en schoonmaak zullen nog voorstellen worden opgesteld. (Zie ook bijlage 3).
Indien een functie niet in een gemeentelijk pand wordt ondergebracht, dan wordt het genormeerde bedrag als subsidie opgenomen in de gemeentelijke begroting. Over het toekennen van de subsidie zal per kern nader overleg moeten plaatsvinden.
Voorgesteld wordt om de totale huisvestingskosten van de genormeerde meters te gaan faciliteren (= aan te bieden, beschikbaar te stellen). Er zal een nadrukkelijk onderscheid komen tussen subsidie voor huisvestingslasten en subsidie voor de inhoudelijk taken van de peuterspeelzaalfunctie. Op het moment dat de norm naar boven of beneden wordt bijgesteld, zal dit consequenties hebben voor de hoogte van het te subsidiëren bedrag.
Voorgesteld wordt om de huisvestingkosten van de genormeerde meters te gaan faciliteren of te subsidiëren. In dit geval is het dan niet interessant of de functie in een eigen accommodatie plaatsvindt, maar vooral dat de functie er is. Hiermee verandert de subsidie voor dorpshuizen structureel. Momenteel wordt de buitenkant onderhouden en krijgt het bestuur van een dorpshuis een kleine vergoeding voor de schoonmaak.
Wat heeft dit voor consequenties?
Voorbeeld: een dorpshuis heeft op dit moment 200 m² bvo, op basis van de kernenhiërarchie heeft het dorp recht op 50 m² subsidie. Het dorp weet nu dat zij zelf de kosten voor 150 m² “op moeten hoesten” (150 x kostprijs gemeente of huurbedrag van een derde), in een dorp met veel activiteiten en daardoor ook inkomsten zal dit kunnen lukken. Een ander dorp zal misschien op zoek moeten gaan naar een organisatie/accommodatie waar zij minder m² kunnen huren. Een goed voorbeeld is de dorpshuisfunctie in hotel Hartlief in Buinen.
Op het moment dat de norm naar boven of beneden wordt bijgesteld zal dit consequenties hebben voor de hoogte van het te subsidiëren bedrag.
De wijze waarop de subsidie wordt uitbetaald kan verschillen. Functies in een nietgemeentelijk gebouw ontvangen subsidie. In gemeentelijke gebouwen worden functies gefaciliteerd.
Voorgesteld wordt om de huisvestingslasten voor de jeugdsoosfunctie in de 6 hoofdkernen volledig te gaan faciliteren of te subsidiëren. Los daarvan blijft het subsidiebeleid voor activiteiten gehandhaafd, dit is dus een extra subsidie.
Op het moment dat de norm naar boven of beneden wordt bijgesteld, zal dit consequenties hebben voor de hoogte van het te subsidiëren bedrag.
Voor de hoogte van de subsidie heeft dit beleidskader geen consequenties. Dit kan budgetneutraal plaatsvinden. De bibliotheek moet/kan zelf berekenen hoeveel m² zij (gezamenlijk) wil gebruiken.
Op het moment dat de norm naar boven of beneden wordt bijgesteld, zal dit consequenties hebben voor de hoogte van het te subsidiëren bedrag.
Er bestaat geen directe subsidierelatie met scholen.
Scholen ontvangen rijksbudgetten waaruit o.a. het regulier onderhoud aan het schoolgebouw wordt bekostigd. De gemeente is daarnaast verantwoordelijk voor het groot onderhoud vanuit de wettelijke taak schoolgebouwen in stand te houden.
Voor de MFA gebruikers geldt dat een verrekeningssystematiek wordt gebruikt. Voor scholen betekent dit dat alleen voor de werkelijk gebruikte m² de exploitatielasten betaald moeten worden. Dit kan betekenen dat de school in geval van huur van minder aantal m² geld overhoudt, of dat zij door multifunctioneel gebruik meer ruimte kan gebruiken dan waar huur voor wordt betaald.
Deze voorstellen betekenen een wijziging van de beleidsregels Cultuur en Welzijn.
De invoering van het beleidskader en het vertalen van de consequenties in de gemeente begroting en naar de verschillende kernen toe zal meerdere jaren vergen. Het vast te stellen beleidskader is het uitgangspunt, maar indien de huidige situatie afwijkt of er zijn specifieke omstandigheden, dan is maatwerk nodig en gewenst. Met name bij de dorpshuisfunctie speelt dit. Daarom stellen wij voor dat bij het vinden van maatwerk per kern de dorpshuisbesturen, op basis van vrijwilligheid en op kosten van de gemeente, door externe, onafhankelijke deskundigen worden ondersteund. Het vinden van oplossingen zien wij nadrukkelijk als een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van lokale overheid en dorpsgemeenschap.
Omdat de werkgroep 1e Exloërmond al enige tijd bezig is, stellen wij voor op korte termijn met een voorstel over de situatie in 1e Exloërmond te komen.
Financiële, juridische en communicatieve gevolgen.
De voorgestelde systematiek betekent dat de onderhoudskosten voor de functies in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen. Indien een functie niet in een gemeentelijk pand wordt ondergebracht, dan wordt het genormeerde bedrag als subsidie opgenomen in de gemeentelijke begroting.
De exacte berekeningen en gevolgen van deze uitspraak voor de gemeentelijke begroting zijn nog niet aan te geven. In bijlage 3 trachten wij de financiële consequenties inzichtelijke te maken aan de hand van een eerste gedachtelijn voor het wel dan niet toerekenen van beheer, energie en schoonmaak.
Voor het vaststellen van dit beleidskader voor normen m² en subsidiebeleid dient een inspraaktraject volgens onze inspraakverordening plaats te vinden. Dit zal de nodige tijd kosten.
Vaststelling van deze beleidsnotitie betekent een aanpassing van de beleidsregels Cultuur en Welzijn.
Ambtelijk informeren direct betrokkenen
(deelnemers MFA Nieuw-Buinen, Valthermond, werkgroep1e Exloërmond en dorpshuisbesturen).
Vooruitlopende op de uitkomsten van het inspraak- en besluitvormingstraject worden de voorgestelde normen als uitgangspunt genomen voor de MFA ‘s in Nieuw-Buinen en Valthermond. Zo kan worden voorkomen dat er bij deze projecten ernstige vertragingen ontstaan.
Bij overeenstemming met de potentiële deelnemers: programma’s van eisen NieuwBuinen en Valthermond afronden en onderzoeken of marktpartijen bij de realisering een rol kunnen spelen.
Definitieve vaststelling Programma’s van eisen Nieuw-Buinen en Valthermond door gemeenteraad (streven naar besluitvorming september/oktober 2006)
In de begroting van 2007 en meerjarenbegroting 2008-2011 financiering beschikbaar stellen voor de MFA ‘s in Nieuw-Buinen en Valthermond.
Inspraaktraject beleidsnota huisvestingsnormen en subsidiesystematiek:
Vaststelling van het beleidskader door de gemeenteraad in december 2006.
In de voorjaarsnota 2007, begroting 2008 en meerjarenbegroting 2009-2012 de consequenties van het vastgestelde beleidskader verwerken.
Voor de berekening van de kapitaallasten van de herbouwwaarde worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Afschrijving in 40 jaar (gemiddelde tussen economische en technische afschrijving).
Geen rekening is gehouden met restwaarde (conform BBV).
Voor de herbouwwaarde is uitgegaan van een bedrag van € 1500 per m² BVO als basis voor de berekening van de kapitaallasten. Dit bedrag is afgeleid van kostenkengetallen.
Onderhoudskosten en energielasten
Voor de berekening van de onderhoudskosten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Er is alleen rekening gehouden met kosten, niet met inkomsten of subsidies.
Bedragen voor technisch onderhoud komen uit de meerjaren onderhoudsprognoses, deze kosten zijn een gemiddelde berekend over de periode 2003-2009 of 2004-2010. Hierbij is geen rekening is gehouden met gehonoreerd groot onderhoud in de begrotingen 2004, 2005 en 2006. Er is echter ook onderhoud noodzakelijk na 2009/2010, het is de bedoeling door jaarlijks een vast bedrag voor onderhoud mee te nemen een onderhoudsfonds te vormen.
De meerjaren onderhoudsprognoses zijn gebaseerd op de huidige subsidiesystematiek (bijvoorbeeld onderhoud binnenkant dorpshuizen voor rekening dorpshuisbestuur) en instandhouding op een bepaald conditieniveau.
De bedragen zijn gebaseerd op onderstaande redelijke aannames:
NB.: energiekosten zijn in hoge mate afhankelijk van het gebruik/de gebruikers; het verdient aanbeveling om de energiekosten per gebouw/gebruiker exact te berekenen.
Aanpassingen naar aanleiding van wettelijke eisen zijn, voor zover de eisen bekend zijn, meegenomen in de vaste kosten. Deze aanpassingen zijn als investering beschouwd en zodoende als kapitaallast meegenomen in de kostprijs.
Er is geen rekening gehouden met functionele aanpassingen van de gebouwen.
Geen rekening is gehouden met sloopkosten na einde levensduur.
Voor terreinonderhoud (behalve tuinonderhoud) zijn nog geen kosten meegenomen.
Als van herbouw/nieuwbouw wordt uitgegaan kunnen de kosten voor wettelijk verplichte investeringen vervallen. Tevens zullen de onderhoudskosten lager zijn omdat geen achterstand behoeft te worden ingehaald. Voor de onderhoudskosten wordt voorlopig uitgegaan van € 25 per m² .
Naast de kernenhiërarchie zoals vastgesteld in Kern en Kader 1 zijn voor de functies dorpshuis en jeugdsoos, afhankelijk van de grootte van een kern, opslagen gehanteerd.
Nader voorstel m.b.t. het wel / niet faciliteren of subsidiëren van energie, beheer en schoonmaakkosten
In hoofdstuk 4 staat de subsidiesystematiek n.a.v de normen beschreven. In dit hoofdstuk is nog geen uitspraak gedaan over de kosten voor schoonmaak, beheer en energie. Om goed zicht te krijgen op de financiële consequenties is het nodig om ook over dit onderdeel een gedachte te ontwikkelen.
In deze bijlage wordt hiervoor een voorzet gedaan en de op basis hiervan zijn financiële consequenties in beeld gebracht.
Allereerst nog even de opbouw van de totale kostprijs:
In hoofdstuk 4 valt te lezen dat alle kernfuncties (behalve de scholen), de vaste huisvestingskosten van € 100,- vergoed (gefaciliteerd dan wel gesubsidieerd) krijgen.
In een aantal gevallen valt te overwegen om ook kosten voor energie, schoonmaak en beheer te vergoeden. In onderstaand overzicht is dit geprobeerd in beeld te brengen.
In een grote MFA (gedacht wordt aan meer dan 5 verschillende functies en veel gezamenlijk gebruik) is het in één hand hebben van schoonmaak en beheer een noodzaak. Het is daardoor onmogelijk voor de gebruikers om invloed uit te oefenen op deze kosten, vandaar dat wordt voorgesteld om de kosten voor beheer en schoonmaak te vergoeden. De kosten voor energie zijn wel te beïnvloeden, deze worden dus wel doorberekend aan de functies. Dit geldt niet voor de peuterspeelzaal. De gemeente vindt de aanwezigheid van de peuterspeelzalen in de 6 hoofdkernen van groot maatschappelijk belang, in relatie met het jeugbeleid. Daarom worden alle kosten, inclusief de energiekosten, vergoed.
In een kleine MFA met minder functies is in onze optiek geen beheerder nodig. In een gebruikersovereenkomst kunnen daar afspraken over worden gemaakt. Daarom wordt voorgesteld om daar de kosten van beheer niet te vergoeden. Schoonmaak wordt nog wel vergoed vanwege het multifunctionele gebruik door meerdere gebruikers.
Voor de andere 2 functies (jeugdsoos en bibliotheek) geldt dat er naast de basisvergoeding van €100,- geen vergoeding wordt gegeven voor de kosten van beheer, schoonmaak en energie, tenzij deze functies zijn gehuisvest in een (grote of kleine) MFA. In een grote MFA wordt beheer en schoonmaak vergoed, in een kleine MFA alleen de schoonmaak.
Op basis van deze uitgangspunten kan per kern worden berekend welke budgetten nodig zijn voor de functies peuterspeelzaal, dorpshuis en jeugdsoos. In de volgende tabellen worden deze benodigde budgetten afgezet tegen de huidige budgetten in de begroting 2006.
Voor de peuterspeelzaalfunctie is dus € 126.086,- extra budget nodig.
Voor de dorpshuisfunctie is dus € 77.878,- extra budget nodig.
Voor de jeugdsoosfunctie is dus € 9.311,- extra budget nodig.
Voor de 3 functies totaal is derhalve jaarlijks € 213.275,- extra budget nodig. Dit budget zal in de begroting moeten worden opgenomen. Als normen gewijzigd worden dan heeft dat gevolgen voor dit bedrag.
Wel moet hierbij het volgende worden opgemerkt: