CVDR482767_1Besluit van burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee houdende regels voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten (Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018)nlregelingGoeree-Overflakkee2018-02-01Goeree-OverflakkeeGemeenteblad 2018, 19441Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018Financiële verordening Goeree-Overflakkee 2017, art. 13college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2018-01-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2018-01-312018-01-012024-04-24nieuwe regelingZ-17-88496/10550GeenVervangt Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2016Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018Burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee;overwegende dat de organisatieontwikkeling en de daaruit voortvloeiende invulling van de top- en fijnstructuur leidt tot een noodzakelijke aanpassing van de budgethoudersregeling;gelet op artikel 13 van de Financiële verordening Goeree-Overflakkee 2017;besluiten vast te stellen de volgende regeling: Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018.1BegripsbepalingenIn deze regeling wordt verstaan onder:
begroting: het geheel van budgetten voor de uitvoering van de programma’s, nader onderverdeeld in thema’s en producten of taakvelden;
budget: de middelen die via de programmabegroting, een tussentijdse begrotingswijziging of kredietverlening zijn toegekend aan producten of taakvelden, kostenplaatsen, reserves, voorzieningen of investeringskredieten. In de financiële administratie wordt budget aangeduid als functionele classificatie (fcl);
budgethouder: een door de hoofdbudgethouder aangewezen functionaris die budget toegekend heeft gekregen en die bevoegd is ten laste van het aan diens functie toegekende budget uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren;
directie: de hoogste leiding binnen de gemeentelijke organisatie;
hoofdbudgethouder: de door de algemeen directeur/gemeentesecretaris aangewezen functionaris die ambtelijk verantwoordelijk is voor de realisatie van de (sub)doelstellingen van het thema/programma en gemachtigd is voor de uitvoering van de aan het thema/programma verbonden budgetten;
investeringskrediet: de in de begroting of begrotingswijziging opgenomen investeringsbudgetten;
kostenplaats: een eenheid in de financiële administratie van de lasten en baten welke met behulp van een verdeelsleutel wordt toebedeeld aan een product/taakveld binnen een programma/thema of een investering;
prestaties: geleverde goederen of diensten voor de juiste prijs, kwaliteit en hoeveelheid;
product of taakveld: een benoemde of samenhangende eenheid en als zodanig opgenomen in de financiële administratie;
producten- of taakveldenraming: de in de thema’s opgenomen producten of taakvelden;
programma: onderdeel van het programmaplan van de beleidsbegroting, vormend een samenhangend geheel van taakvelden, producten, prestaties, doelstellingen, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijk effecten, waaraan idealiter indicatoren gekoppeld zijn;
project: een specifiek product voor het uitvoeren van een opdracht met een tijdsplanning en een concrete doelstelling;
thema: een onderdeel van een programma, zoals opgenomen in de begroting en opgebouwd uit een of meerdere producten/taakvelden.
2Vaststelling (jaar)budgetMet de vaststelling van de begroting en de hierop betrekking hebbende begrotingswijzigingen zijn de volgende budgetten beschikbaar voor uitvoering:
geraamde budgetten op programma- en themaniveau en de kostenplaatsen, die in de financiële administratie vastgelegd zijn als een product of taakveld;
bestedingsruimte binnen de reserves en voorzieningen, waarbij in acht wordt genomen de hoogte van de raming van de bestedingen in het begrotingsjaar;
de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten.
3Aanwijzing budgethouders1.De gemeentesecretaris is de hoogst verantwoordelijke budgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft. 2.De gemeentesecretaris wijst voor de uitvoering van de begroting hoofdbudgethouders aan. Gelijktijdig worden waarnemers aangewezen. De aanwijzingen worden vastgelegd in een aanwijzingsbesluit, waarin is opgenomen voor welke budgetten de desbetreffende hoofdbudgethouders bevoegd zijn.3.De hoofdbudgethouder wijst binnen een budget budgethouder(s) aan. Gelijktijdig worden waarnemers aangewezen. Deze aanwijzing wordt vastgelegd in een aanwijzingsbesluit. 4.Bij aanwezigheid van meerdere budgethouders binnen een budget is er sprake van onderlinge vervanging. 4Verantwoordelijkheden1.De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor:
de uitvoering van het vastgestelde beleid met betrekking tot budgetten van een programma van de begroting;
een rechtmatig en doelmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten;
een goede koppeling tussen activiteiten en prestaties en het hiervoor beschikbare budget, dit in relatie tot de doelstellingen zoals opgenomen in de begroting;
een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;
het beheersen van risico’s bij het budget
2.De hoofdbudgethouders zijn voor de portefeuillehouders en de directie het eerste aanspreekpunt voor de voortgang van het vastgestelde beleid en de daarbij behorende middelen.3.De functie van hoofdbudgethouder is onverenigbaar met die van het coderen van facturen.4.De functie van hoofdbudgethouder of budgethouder is onverenigbaar met de functie van een medewerker van de financiële administratie.5.Alle budgethouders zien erop toe dat er geen overschrijding van het budget ontstaat en zijn hiervoor verantwoording verschuldigd aan de hoofdbudgethouder.5Taken en bevoegdheden1.De hoofdbudgethouder regelt dat de bestuurlijke informatie voor de Planning- en Control-documenten tijdig, goed en juist beschikbaar komt. De budgethouder ondersteunt de hoofdbudgethouder hierin door het verstrekken van de informatie over de realisatie van de doelstellingen, activiteiten, prestaties en afwijkingen binnen het geautoriseerde budget.2.Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en dit direct verband houdt met de bij het budget behorende doelstelling.3.Het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.4.Voor het aangaan van verplichtingen worden de navolgende grensbedragen in acht genomen:
soortGrensbedragBestellerleveringen en diensten< € 50.000,- excl. Btwbudgethouder≥ € 50.000,- excl. Btwbudgethouder op basis van een directiebesluitwerken< € 1.000.000,- excl. Btwbudgethouder ≥ € 1.000.000,- excl. Btwbudgethouder op basis van een directiebesluit
5.De budgethouder die de verplichting aangaat is verantwoordelijk voor een adequate en tijdige registratie van de verplichtingen en reserveringen die betrekking hebben op zijn budget. Hierdoor kunnen de actuele stand van de al aangegane verplichtingen en reserveringen ten opzichte van het totale toegekende budget evenals de voortgang van het project bewaakt worden. 6.De budgethouder moet op verzoek en waar mogelijk kunnen aantonen dat de prestatie met een waarde vanaf € 50.000,- daadwerkelijk is geleverd.6BetaalbaarstellingVoor het betaalbaar stellen van een factuur zijn altijd twee handtekeningen of parafen noodzakelijk, zulks met in achtneming van het volgende:
een budgethouder parafeert voor geleverde prestaties of de te leveren prestaties van facturen en invorderingsopdrachten ten laste of ten gunste van de budgetten binnen het product of taakveld. Tevens controleert de budgethouder de correctheid van de factuur en codeert de factuur voor het juiste budget binnen de financiële administratie;
bij afwezigheid van een budgethouder codeert een waarnemend budgethouder;
fiattering van een factuur voor het vrijgeven tot betaling vindt plaats door een hoofdbudgethouder, die daarmee verklaart dat het budget correct en toereikend is.
7Bijstellen en overhevelen budgetten1.De hoofdbudgethouder is bevoegd binnen de aan hem toegekende budgetten over te hevelen binnen hetzelfde thema, hetzelfde taakveld, hetzelfde product of binnen een krediet. Het overhevelen mag geen effect hebben op de te realiseren doelstellingen en uit te voeren activiteiten. 2.Een bijstelling van het budget op themaniveau geschiedt door middel van een raadsbesluit, zijnde een begrotingswijziging. Dit geldt ook indien een bijstelling van een budget wordt gedekt uit een reserve.3.Indien een overheveling van budgetten tussen diverse thema’s en binnen het betreffende begrotingsjaar leidt tot een bijstelling van de te realiseren doelstellingen dan is een raadsbesluit inclusief begrotingswijziging nodig.4.Alle wijzigingen bedoeld in bovenstaande leden worden gemeld bij de financieel consulent als verantwoordelijke voor het opstellen van de begrotingswijziging en het laten verwerken van de wijzigingen in de financiële administratie.5.Voor het kunnen besteden van de over te hevelen budgetten naar een volgend begrotingsjaar is het nodig deze tijdig te melden bij de financieel consulent. De financieel consulent draagt zorg voor het verdere proces met betrekking tot bestuurlijke besluitvorming van de opnieuw vrij te geven budgetten.8Geldigheid budget1.Een exploitatiebudget wordt toegekend voor de duur van één kalenderjaar. 2.Een investeringskrediet heeft gerekend vanaf start begrotingsjaar een looptijd van maximaal twee jaar. 3.De directie kan besluiten de termijn als genoemd in het vorige lid te verlengen.9Intrekking oude regelingDe Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2016 wordt ingetrokken inclusief alle bijbehorende aanwijzingsbesluiten.10OvergangsbepalingDe regeling inclusief bijbehorende aanwijzingsbesluiten genoemd in artikel 9 blijft van toepassing op de jaarrekening en financiële administratie van het jaar 2017. 11InwerkingtredingDeze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018. 12CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018.Aldus vastgesteld op 9 januari 2018 doorburgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee,secretaris, burgemeester,W.M. van Esch mr. A. Grootenboer-DubbelmanToelichting op de budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018AlgemeenIn de Financiële verordening Goeree-Overflakkee zijn onder het artikel over de Financiële organisatie de volgende bepalingen opgenomen:
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
De budgethoudersregeling is bedoeld om voornoemde bepalingen uit te werken.
Artikel 1 BegripsbepalingenHet te besteden budget betreft direct beïnvloedbare baten (inkomsten) en lasten (uitgaven). Onder een budget wordt dus niet verstaan indirecte (financiële) middelen zoals:- afschrijvingen;- toerekening kostenplaatsen;- stortingen en onttrekkingen aan reserves;- stortingen in voorzieningen;- onvoorziene uitgaven.
Artikel 2 Vaststelling (jaar)budgetIn dit artikel wordt de omvang van het te besteden budget bepaald. Het betreft de in de begroting opgenomen budgetten. Voorts mag de bestedingsruimte binnen de beschikbare voorzieningen, waarvan de lasten al eerder in de begroting zijn genomen, worden benut. Een voorziening mag niet negatief gaan en de besteding dient, zover aanwezig, de raming voor het lopende jaar als uitgangspunt te hebben.
Artikel 3 Aanwijzing van budgethouders1e lidDe aanwijzing van de budgethouders vindt als volgt plaats: Aanwijzing / OpdrachtgeverAanwijzingBudgetverantwoordelijkeGemeentesecretaris -->HoofdbudgethoudersHoofdbudgethouders -->Budgethouders2e lidDe hoofdbudgethouder is in beginsel een teamleider of programmamanager, tenzij de teamleider of programmamanager ervoor kiest een andere medewerker hiervoor aan te wijzen. Het ligt voor de hand om het aanwijzingsbesluit na vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad eenmalig vast te laten stellen door de gemeentesecretaris. Eventuele wijzigingen kunnen daarna vastgesteld worden.Voor wat betreft het aan wijzen van waarnemers gaat het in principe om horizontale vervanging.3e lidNadat de hoofdbudgethouders zijn aangewezen worden de aanwijzingsbesluiten eenmalig vastgesteld. Eventuele wijzigingen kunnen daarna vastgesteld worden.Voor bepaalde kostensoorten is het gewenst dat één functionaris is belast met het fiatteren. Het gaat bijvoorbeeld om:- verzekeringen;- belastingen;- nutsvoorzieningen (gas, water en elektra);- salariskosten;- advertentiekosten. 4e lidHier is geregeld de onderlinge vervangbaarheid van de budgethouders. Dit is ook nodig in verband met de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het totale product. Verwezen wordt naar het 3e lid van artikel 4.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden3e en 4e lidHier is de mate van functiescheiding geregeld.5e lidDe genoemde verantwoordelijkheid wijst vooral op het vroegtijdig signaleren van een mogelijke overschrijding. Dit geldt ook voor het vroegtijdig signaleren van meerwerk. Zie ook artikel 5 lid 3. Tevens komt hiermee tot uitdrukking dat de budgethouders een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben voor de bestedingen.
Artikel 5 Taken en bevoegdheden1e lidIn dit lid is de belangrijkste taak van de hoofdbudgethouder benoemd, dit in verband met de verkregen verantwoordelijkheid als gevolg van artikel 4 lid 1. Het gaat hier om het tijdig en juist informeren van de portefeuillehouder en de directie met betrekking tot de voortgang van het vastgestelde beleid en de daarbij behorende middelen. Dit betekent dat een hoofdbudgethouder dus ook verantwoordelijk is voor het aan hem of haar toegewezen thema inclusief rapportage. Het accent ligt hier op bestuurlijk relevante informatie. Bepaald is dat de bestuurlijke informatie tijdig, goed en juist beschikbaar komt voor de Planning- en Controldocumenten c.q. begrotingsapp. Dit ter uitvoering van de verplichte tussentijdse voortgangsrapportages van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad op grond van de Financiële verordening art. 212 van de Gemeentewet. Van belang is een goede samenwerking tussen de verschillende hoofdbudgethouders binnen het thema en de budgethouders. Het gaat hier over het verstrekken van informatie over de realisatie van de doelstellingen, activiteiten en de besteding van de budgetten. 2e lidNoodzakelijk is dat de budgethouder vooraf heeft afgestemd dat er voldoende budgetruimte aanwezig is alvorens een nieuwe verplichting (bestelling/opdracht) wordt aangegaan. Afstemming vooraf geldt ook voor meerwerk bij bestaande verplichtingen.4e lidVoor het aangaan van contracten vanaf € 50.000,- exclusief btw (voor leveringen en diensten) en vanaf € 1.000.000,- exclusief btw (voor werken) is een afzonderlijk directiebesluit nodig. Een directiebesluit is bijvoorbeeld een uitgebreide inkoopstrategie, een (eerder) vastgesteld of goedgekeurd raamcontract, bestek, offerte en een uitvoeringsbegroting van een project, investering en grondexploitatie. De achtergrond van deze bepaling is dat de directie aan de voorkant betrokken is bij de grotere uitgaven van de gemeente en dit ten goede komt van het in control zijn. 5e lidHet bepaalde heeft betrekking op het kunnen bieden van een actueel overzicht van het (restant)budget. 6e lidGeregeld is het uitgangspunt van schriftelijke vastlegging van de nieuwe verplichting (bestelling). Voor bedragen kleiner dan € 50.000,- is het wel raadzaam om deze toch achteraf vast te leggen met behulp van bijvoorbeeld van een notitie. Onder schriftelijk wordt ook verstaan digitale vastlegging (e-mailbericht e.d.).
Artikel 6 BetaalbaarstellingHet vierogenprincipe is in dit artikel ten volle doorgevoerd.
Artikel 7 Bijstellen en overhevelen budgettenIn dit artikel wordt de bevoegdheid geregeld ten aanzien van het bijstellen en het schuiven van budgetten binnen een thema, kostenplaats en een product/taakveld. Noodzakelijk is een goede communicatie en afstemming tussen de verschillende budgethouders. Er zijn twee soorten begrotingswijzigingen, één met nadrukkelijke besluitvorming door de raad. Hier gaat het dan om een bijstelling van het budget op themaniveau door middel van een raadsbesluit. Hieronder valt ook een overheveling van budgetten tussen diverse thema’s, binnen het betreffende begrotingsjaar, die leidt tot een bijstelling van de te realiseren doelstellingen. Verder valt hieronder een overheveling van budgetten tussen meerdere producten vallend onder hetzelfde thema. In de praktijk zal dit veelal een begrotingswijziging zijn die is gekoppeld aan een tussentijdse rapportage. De andere wijziging betreft een technische ambtelijke wijziging zijnde een bijstelling of overheveling van budgetten binnen één taakveld of één product. Deze wijziging behoeft geen afzonderlijke vaststelling door de raad of het college. De financiële consulent heeft hierin een coördinerende en faciliterende rol. Het onderscheid heeft te maken met het autorisatieniveau.2e lidBetreft hier het budgetrecht van de gemeenteraad. Veelal vinden de bijstellingen (waaronder meerwerk) plaats naar aanleiding van de door burgemeester en wethouders aangeboden tussentijdse voortgangsrapportage als gevolg van de Financiële verordening van de gemeente.5e lidGeregeld is een uniforme aanpak voor het overhevelen van budgetten naar een volgend jaar. Zie hiervoor Z-17-78958. Aan burgemeester en wethouders wordt een totaalvoorstel tot budgetoverhevelingen verstrekt. Vervolgens wordt dit totaalvoorstel gecombineerd met het raadsvoorstel waarin de raad wordt gevraagd de jaarstukken vast te stellen inclusief de bestemming van het rekeningresultaat. De gemeenteraad beslist uiteindelijk op het voorstel van burgemeester en wethouders.Als het budget niet (volledig) besteed is, kunnen de volgende situaties aan de orde zijn:1. Er is sprake van besteding van specifieke (Rijks)bijdragen/subsidies.2. De factuur is nog niet binnen, maar de prestatie is wel in het verslagjaar geleverd. 3. De opdracht is in het verslagjaar verstrekt, maar de prestatie is nog niet geleverd.4. Er is geen opdracht verstrekt, maar er is wel een specifieke bestemming geformuleerd.5. Er is geen opdracht verstrekt en er is (nog) geen specifieke bestemming.Voor de situaties genoemd onder 3 en 4 voorziet het raadsvoorstel er in om aan de raad het benodigde budget bij de bestemming van het rekeningresultaat opnieuw ter beschikking te laten stellen.
Artikel 8Geldigheid budget3e lidDe directie kan besluiten om de looptijd van een investeringskrediet te verlengen. Dit besluit vindt plaats aan de hand van een voorstel dat in samenwerking tussen de hoofdbudgethouder en de financieel consulent is opgesteld.