Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne houdende regels omtrent beheer en toezicht basisregistratie personen Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen
Wetstechnische informatie
Gegevens van de regeling
Organisatie
Deurne
Organisatietype
Gemeente
Officiële naam regeling
Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne houdende regels omtrent beheer en toezicht basisregistratie personen Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen
Citeertitel
Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen gemeente Deurne
Vastgesteld door
college van burgemeester en wethouders
Onderwerp
bestuur en recht
Eigen onderwerp
Opmerkingen met betrekking tot de regeling
Geen
Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd
Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen voor de gemeente Deurne
Burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne,
Gelet op de:
·
Wet basisregistratie personen.
·
Wet bescherming persoonsgegevens.
Besluiten:
vast te stellen de navolgende Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen voor de gemeente Deurne
Hoofdstuk 1: Aanwijzen functionarissen
Artikel1:
1.
Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan, belast met:
a.
het informatiebeheer BRP;
b.
het beveiligingsbeheer BRP;
c.
het privacybeheer BRP
d.
het systeembeheer BRP
e.
de interne controle BRP
f.
het toezicht op de naleving van de wet BRP (zie ook de benoemingsbesluiten buitengewoon opsportingsambtenaren)
Artikel2:
1.
De informatiebeheerder BRP wijst functionarissen aan, belast met:
a.
het functioneel applicatiebeheer BRP
b.
het gegevensbeheer BRP;
c.
de gegevensverwerking BRP;
d.
het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.
Hoofdstuk 2: Het informatiebeheer
Artikel3
De informatiebeheerder BRP beheert de voorziening voor de basisregistratie personen, het gegevensmagazijn voor zover betrekking hebbende op de persoonsgegevens en de (landelijke) autorisatiebesluiten.
Artikel4
De informatiebeheerder BRP voorziet in:
a.
een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b.
een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d.
de administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
e.
het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;
f.
de richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie Personen.
De informatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor
a.
de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;
b.
de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel5
De informatiebeheerder BRP adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
a.
persoonsinformatievoorziening;
b.
beveiliging;
c.
gegevenskwaliteit;
d.
personeelsaangelegenheden.
Artikel6
De informatiebeheerder BRP beslist:
a.
over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;
b.
op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;
c.
op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de, bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;
d.
over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.
Artikel7
De informatiebeheerder BRP ziet er op toe dat:
a.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b.
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening Basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens;
c.
de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;
d.
alle in artikel 2, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede het team systeembeheer op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening omtrent de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;
e.
de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatieveiligheidsbeleid, -plan en de bijbehorende procedures en werkinstructies worden nageleefd.
Artikel8
De informatiebeheerder BRP, of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen aangaan.
Hoofdstuk 3: Het gegevensbeheer
Artikel9
1.
De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:
a.
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden, in de voorziening voor de Basisregistratie personen;
b.
het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige wet- en regelgeving op het gebied van de Basisregistratie personen;
c.
de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen omtrent gegevensverwerking;
d.
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie personen;
e.
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de voorziening voor de Basisregistratie personen.
2.
De gegevensbeheerder BRP beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorganen, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de Basisregistratie personen opgenomen (authentieke) gegevens en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.
Artikel10
De gegevensbeheerder BRP voorziet in:
a.
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;
b.
de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen.
Artikel11
De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder BRP, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de voorziening voor de Basisregistratie personen.
Artikel12
1.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de Basisregistratie personen, onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
2.
De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
3.
De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de voorziening.
Artikel13
De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 4: Het systeembeheer
Artikel14
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van de voorziening voor de Basisregistratie personen (hierna applicatie genoemd).
Artikel15
De systeembeheerder voorziet in:
a.
de fysieke beveiliging van de applicatie;
b.
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte, die zich op een andere locatie bevindt, dan de ruimte waarin de apparatuur voor de voorziening van de BRP is opgesteld;
c.
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van de applicatie;
d.
de beschikbaarheid van de applicatie overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
Artikel16
De systeembeheerder is bevoegd:
a.
direct maatregelen te treffen als de continuïteit van de applicatie of de daarin opgeslagen informatie, acuut in het geding is. Hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder BRP;
b.
aanwijzingen te geven over:
·
het beheer van de applicatie;
·
het beheer van bestanden;
·
de reconstructiemaatregelen.
Artikel17
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 5: Het functioneel applicatiebeheer
Artikel18
De functioneel beheerder BRP voorziet in:
a.
de communicatie bij storingen in hard- en software;
b.
de verzorging van een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
c.de toekenning van de autorisatieniveaus voor de toepassing van actualiseringen, aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder BRP zelf op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
d.de bijhouding van een dossier omtrent de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
e.het testen en evalueren van nieuwe versies van de applicatie, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
f.de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van de applicatie;
g.de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van de applicatie ontstaan;
h.een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder punt 7 genoemde problemen en klachten;
i.de voorlichting aan de alle in artikel 2 genoemde functionarissen, met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van de applicatie;
j.de coördinatie van werkzaamheden, in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
k.de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de Basisregistratie personen worden ontleend;
l.de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
m.een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen de applicatie, zo nodig door inschakeling van een derde.
Artikel19
De functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor:
a.
de ondersteuning bij het gebruik van de applicatie;
b.
het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c.
het beheer van de tabellen van de Basisregistratie personen;
d.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
Artikel20
De functioneel beheerder BRP is bevoegd:
a.
gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de Basisregistratie personen, aanwijzingen te geven over het gebruik van de applicatie;
b.
gedragsregels op te stellen omtrent het gebruik van de Basisregistratie personen.
Artikel21
De functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het Informatieveiligheidsbeleid.
Artikel22
De functioneel beheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatieveiligheidsbeleid en bijbehorende procedures en werkinstructies worden nageleefd.
Artikel23
De functioneel beheerder BRP neemt deel aan:
a.
het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
b.
het externe gebruikersoverleg.
Hoofdstuk 6: Het privacybeheer
Artikel24
1.
De privacybeheerder BRP adviseert de medewerkers van de afdeling, de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet BRP en de Verordening BRP.
2.
De privacybeheerder BRP is verantwoordelijk voor:
a.
de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze regeling;
b.
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de wet BRP en de Wet bescherming persoonsgegevens.
Artikel25
De privacybeheerder BRP adviseert over:
a.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet BRP respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);
b.
de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;
c.
de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
d.
de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
e.
de afhandeling van verzoeken ingevolge artikele om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.
Artikel26
De privacybeheerder BRP is bevoegd:
a.
op grond van het in artikel 24, sub2 b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;
b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
Artikel27
De privacybeheerder BRP is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 7: De gegevensverwerking
Artikel28
De gegevensverwerkers voorzien in:
a.
het verwerken van de gegevens in de Basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
b.
het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c.
de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
d.
de behandeling van mutaties;
e.
de behandeling van het netwerkverkeer;
f.
de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;
g.
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;
h.
de dagelijkse controle van de in de Basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;
i.
de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
j.
wijziging van het naamgebruik;
k.
vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de Basisregistratie personen;
l.
de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de Basisregistratie personen;
m.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet;
n.
de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;
o.
de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
p.
de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.
Artikel29
De gegevensverwerkers:
a.
beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 25 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;
b.
beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;
c.
stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge sub 2 van dit artikel.
Hoofdstuk 8: De toezichthouder
Artikel30
De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.
Artikel31
De toezichthouder controleert of de burger aan zijn verplichtingen voldoet met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
Artikel32
De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.
Artikel33
1.
De toezichthouder ontleent de in dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.
2.
De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 31, bevoegd:
a.
met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);
b.
zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;
c.
zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;
d.
inlichtingen te vorderen;
e.
inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;
f.
zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;
g.
onderzoek te doen;
h.
rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 31.
Artikel34
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
Artikel35
1.
De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen. Voor zover de gemeente van die bevoegdheid gebruik wil maken.
2.
De toezichthouder neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel, binnen de gemeente Deurne ter zake geldende beleidsregels in acht.
Artikel36
De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.
Hoofdstuk 9: Het beveiligingsbeheer
Artikel37
1.
De beveiligingsbeheerder BRP is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het Informatieveiligheidsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.
2.
De beveiligingsbeheerder BRP is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het plan Informatieveiligheidsbeleid voor de voorzieningen waarmee de gemeente Deurne uitvoering geeft aan de Wet BRP en voor de kwaliteit en het gebruik van de persoonsgegevens uit het gegevensmagazijn.
Artikel38
1.
De beveiligingsbeheerder BRP ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van persoonsinformatiebeveiliging op dusdanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van deze regeling op deugdelijke wijze kan invullen.
2.
De beveiligingsbeheerder BRP coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het plan Informatieveiligheidsbeleid.
Artikel39
De beveiligingsbeheerder BRP is bevoegd:
a.
uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;
b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.
Artikel40
De beveiligingsbeheerder BRP:
a.
onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;
b.
stelt passende normen en controlemaatregelen op;
c.
implementeert beveiligingsmaatregelen;
d.
coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.
e.Artikel 41
De beveiligingsbeheerder BRP is het aanspreekpunt op het gebied van persoonsinformatieveiligheidsbeleid en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.
Artikel42
De beveiligingsbeheerder BRP:
a.
neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg;
b.
participeert in de ontwikkeling en formulering van het Informatieveiligheidsbeleid.
Artikel43
De beveiligingsbeheerder BRP rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.
Artikel44
De interne controller is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures met inachtneming van de door alle gemeenten overgenomen Baseline Informatieveiligheidsbeleid Gemeenten (BIG).
Artikel45
De interne controller is bevoegd om het management dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en de BIG.
Artikel46
De interne controller ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatieveiligheidsbeleid worden nageleefd;
b) de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
Artikel47
De interne controller adviseert rechtstreeks aan het College van B&W over beveiligingsaspecten die uit het Informatieveiligheidsbeleid voortvloeien.
Artikel48
De beveiligingsbeheerder BRP voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer van de BRP.
Hoofdstuk 10: Slotbepalingen
Artikel49
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP in het gegevensmagazijn.
Artikel50
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag die waarop zij is bekend gemaakt.
Artikel52
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen gemeente Deurne.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van3 oktober 2017.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne.
De secretaris, E.W.B.M. Jacobs
de burgemeester, H.J. Mak
Regeling Beheer en toezicht Basisregistratie personen (BRP)Toelichting
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid en dus ook voor gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans Basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP maakt de gemeente gebruik van het huidige GBA-systeem. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term ‘gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt (afgekort tot GV). In de GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI). In deze regeling wordt op dat gebruik geanticipeerd. Op dit moment is niet duidelijk wat de ontwikkeling van het BRP-stelsel zal betekenen, gelet op het feit dat de operatie BRP is stopgezet.
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd aan de hand van Figuur 1.
Beheer en toezicht
Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de Gemeentelijke voorziening (GV) een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij de autoriteit persoonsgegevens (AP), maar de Wbp schrijft geen vergelijkbare regeling voor.
Desondanks is het van belang om, uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen, ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens personen’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de persoonsgegevens van inwoners in de GV als in het gegevensmagazijn.
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten: informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacy beheer. Tevens onderkent de regeling de rol van de gegevensverwerker, de toezichthouder en de controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen: de minister van BZK.
De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons-)informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Beveiligingsbeheer en control
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. In de regeling is dit opgenomen in 'Hoofdstuk 9'.
De privacybeheerder heeft als rol om de informatiebeheerder van advies te voorzien, omtrent alle privacyvraagstukken die betrekking hebben op persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijkheid draagt. Daarnaast adviseert:
·
de privacybeheerder BRP degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van werkzaamheden in het kader van de Wet en de Verordening BRP.
·
De functionaris gegevensbescherming degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering en de bewerking van persoonsgegevens in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
De taken van de privacybeheerder BRP beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen worden door de privacybeheerder BRP getoetst op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie.
Privacybeheer
De privacybeheerder BRP adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan gebruikmaking van de bestaande ministeriële autorisatie betekenen, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak, die tijdens de goedkeuring van de autorisatie nog niet was voorzien.
Hoofdstuk 1
Het eerste hoofdstuk heeft betrekking op de aanwijzing van functionarissen, die worden belast met verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan die taken zullen vervullen, waarbij de inhoud daarvan zich niet zal beperken tot de GV of het gegevensmagazijn.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder(s) aan.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer, het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn voor wat betreft de gegevens uit de BRP. De informatiebeheerder beheert als bronhouder de inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie personen.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie omtrent niet-inwoners uit de BRP (vanuit het centrale gegevensmagazijn), dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer.
Leeswijzer
Hoofdstuk 1 betreft de aanwijzing van de functionarissen door het college van burgemeester en wethouders en door de informatiebeheerder.
Hoofdstuk 2 tot en met 9 bevatten taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 10.
Bijlage 1: Begrippenlijst.
Bijlage 2: aanwijzing functionarissen door burgemeester en wethouders
Bijlage 3: aanwijzing functionarissen door de informatiebeheerder.
BegrippenlijstBRP-beheerregeling
De Wet BRP:
de Wet Basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);
Gemeentelijke voorziening:
de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens omtrent de ingeschrevenen van de gemeente Deurne waarvoor het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.9 van de Wet verantwoordelijk is;
Het gegevensmagazijn:
het magazijn met persoonsgegevens over personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke voorziening aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Deurne;
De ingeschrevene:
diegene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP, in de basisregistratie is opgenomen;
Centrale voorzieningen:
de (toekomstige) centrale voorzieningen waarmee de minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de Wet BRP;
Het autorisatiebesluit:
een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid, van de Wet BRP betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;
De informatiebeheerder:
de functionaris die namens het college burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening en het beheer van autorisatiebesluiten;
Het informatiebeheer:
het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de Basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
Het plan Informatiebeveiliging:
het Informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;
Beveiligingsbeheer BRP:
het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;
Beveiligingscontrol:
het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het plan Informatiebeveiliging;
Gegevensbeheer:
het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
Systeembeheer:
het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem, waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de Wet BRP;
Functioneel applicatiebeheer:
het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
Privacybeheer:
het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de Basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
Gegevensverwerking:
het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
Toezicht:
het geheel van activiteiten die worden ondernomen ter bewerkstelliging van het nakomen van verplichtingen door burgers, die op grond van de Wet BRP voor hen gelden.
Aanwijzing beheerfunctionarissen door burgemeester en wethouders
Op grond van artikel 1 van de BRP-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Informatiebeheer
informatiebeheerder BRP is:
H.M.J. van den Berg, afdelingshoofd Klantcontactcentrum
Plaatsvervanger is:
H.de Lepper, teamleider Klantcontactcentrum 2e lijn
Beveiligingsbeheer
beveiligingsbeheerder BRP is:
M. J. Driessen, kwaliteitsmedewerker Publiekszaken Klantcontactcentrum
plaatsvervanger is:
M. H.W. Berkers, kwaliteitsmedewerker Publiekszaken Klantcontactcentrum
Naast de gegevensbeheerder zijn dagelijks belast met het berichtenverkeer:
De medewerkers afdeling Klantcontactcentrum, team 2e lijn Publiekszaken:
1.
W.G.M. van Hal
2.
J.H.M.P. Verleg
3.
Suzanna Balabekjan
Gegevensverwerking
De medewerkers van de afdeling Klantcontactcentrum, 1e lijn, 2e lijn, staf-Publiekszaken, zijn aangewezen als gegevensverwerker, voor zover zij zijn belast met de uitvoering van de aan hen opgedragen werkzaamheden ter uitvoering van de Wet Basisregistratie personen.
Verklaringen onder ede (artikel 2.8, lid 2 Wet basisregistratie personen)
namens het college van burgemeester en wethouders zijn hierna genoemde medewerkers van de afdeling Klantcontactcentrum bevoegd tot het afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet basisregistratie personen, bedoelde verklaring: