Organisatie | Waterland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) |
Citeertitel | Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Bijlagen |
Deze verordening is per 6 januari 2014 van rechtswege vervallen (Stb. 2013, 494).
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-01-2014 | 06-01-2014 | vervallen van rechtswege | 28-11-2013 | 33219 | |
09-01-2010 | 01-01-2010 | 06-01-2014 | Nieuwe regeling | 09-11-2009 Ons Streekblad, 08-10-2010 | 2009-177B |
De raad van de gemeente Waterland,
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;
Gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens;
Vast te stellen de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) 2009
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 5, 6 en 7, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de Wet GBA kunnen voldoen.
De derden, genoemd in bijlage 3, te voorzien van persoonsgegevens, in die gevallen bedoeld in deze verordening. In de bijlage 3 genoemde gegevens worden op verzoek verstrekt ten behoeve van een gerechtvaardigd, zijnde niet-commerciële belang. Bij verstrekking van persoonsgegevens van natuurlijke personen moet vooraf uitdrukkelijk toestemming zijn verkregen van de ingeschrevene.
Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in de bijlage 3 bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (ad-hoc) de in die tabel aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in de bijlage 3 bij deze verordening aangegeven vrije derden gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens besluit van B&W d.d. 27 oktober 2009 vastgestelde beveiligingsplan.
De privacyprocedures zoals beschreven in de Wet GBA, artikelen 103 en 110, gelden ook voor gebruik door de binnengemeentelijke afnemers. Via andere geautomatiseerde toepassingen worden de verstrekkingen aan de binnengemeentelijke afnemers bijgehouden en kunnen herleid worden. De binnengemeentelijke afnemer dient zelf bij te houden waarvoor, aan wie en welke persoonsgegevens zijn verstrekt.
Een burger kan niet rechtstreeks om inzage vragen bij de beheerder van andere geautomatiseerde toepassingen. Indien een burger inzage wil in de gegevens die in het afgelopen jaar vanuit andere geautomatiseerde toepassingen over hem verstrekt zijn interne afnemers, moet hij die gegevens opvragen bij de sectie Burgerzaken/Publiekzaken van de gemeente van inschrijving. Indien er sprake is van geheimhouding zal dit gerespecteerd moeten worden en de omgang met deze gegevens zal overeenkomstig de wet GBA moeten gebeuren.
De in deze verordening genoemde bijlagen bij de artikelen 2, 4 , 6, 7 en 8 worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit geldt ook voor de bijlagen 4 ( terugmeldingsverplichting) en 5 ( Beheerregeling) die niet expliciet worden genoemd in de verordening, maar waarvan de noodzaak blijkt uit de artikelen 9 en 3.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Waterland, gehouden op 19 november 2009
De raad voornoemd,
De griffier, De voorzitter,
(Drs. E.G.H. Dijk) (Mr. E.F. Jongmans)
Overzicht van de binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang tot de GBA hebben:
De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 88, tweede lid, is van toepassing. | |||||
(zeer beperkte verstrekkings-mogelijkheden – zie ‘Waarvoor’) | |||||
Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel | |||||
Persoonsgegevens, gegevens over curatele, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht. (Wet GBA art. 34,1,a,1-6) | |||||
Bijlage 4 Terugmeldingsverplichting
In de periode 2007-2010 wordt de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) als basisregistratie ingevoerd bij de gemeente Waterland Dit houdt voor elke binnengemeentelijke afnemer in:
De afdeling Burgerzaken, in de rol van registratiehouder, moet in staat zijn om de terugmeldingen van de binnen- en buitengemeentelijke afnemers adequaat af te handelen. Alle afnemers hebben de verplichting ervoor zorgen dat de persoonsgegevens op het moment van gebruik identiek zijn aan de actuele gegevens in de GBA. Wil de afnemer hiervan afwijken dan mag dat pas nadat hierover een terugmelding is gedaan. Bovendien moeten alle afnemers het principe van eenmalige bevraging van de burger hebben doorgevoerd in de werkprocessen.
In praktijk komt het er op neer dat elke sectie, elke collega gemeenteambtenaar, die gebruik wenst te maken of gebruik maakt van persoonsgegevens van een burger voor het uitoefenen van een publiekrechtelijke taak, deze gegevens actueel moet onttrekken uit de GBA.
Een eigen persoonsregistratie is dus wettelijk verboden, tenzij direct gekoppeld is aan de GBA op een manier waardoor de opgeslagen gegevens in de eigen administratie automatisch actueel gehouden worden. Dit wil niet zeggen dat iedereen geautoriseerd kan worden voor de inzage in de GBA. De gegevens van de in Waterland te gebruiken applicatie, waarmee applicaties aan de GBA gekoppeld kunnen worden) lopen één op één met de gegevens uit het GBA. Elke collega kan in principe van deze applicatie gebruik maken. Dit wordt al gedaan door een aantal afdelingen maar het mag duidelijk zijn dat iedereen die belast is met de uitvoering van een of meerdere publiekrechtelijke taken, hiertoe verplicht is.
Elke afdeling moet zich realiseren dat de invoering van de basisregistratie personen gevolgen heeft voor procesbeschrijvingen op de afdeling. Elke afdeling is zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van deze beschrijvingen.
Tenslotte dient iedereen zijn werkwijze aan te passen. Want in plaats van het laten invullen van een aanvraagformulier voor een dienst door de burger (wat voor aanvraag dit ook is), dient met behulp van het BSN (Burger Service Nummer) of bijvoorbeeld de naam en de geboortedatum van de persoon, de persoonsgegevens van de burger te worden opgeroepen uit onze applicatie, zodat de burger niet bij elke aanvraag cq. handeling al zijn of haar persoonsgegevens hoeft te geven/tonen. De burger mag wel om legitimatie worden gevraagd, maar niet om gegevens waarvan verwacht mag worden dat deze bij de overheid bekend zijn. Denk aan burgerlijke staat, kinderen etc.
Een mooi vooruitzicht waar uiteraard nog het nodige voor gedaan moet worden. De verdere voortgang van de invoering van de basisregistratie personen zal parallel lopen aan de invoering van de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) en technische en/of andere veranderingen op geautomatiseerd gebied (invulling van de gemeentebrede ICT-voorziening).
Maar omdat de invoering van de basisregistratie personen ver gevorderd is qua opzet en gebruik, is er besloten om de terugmeldingsverplichting (TMV) in werking te stellen. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur. Zij hebben besloten de uitvoering hiervan aan de afdeling Burgerzaken over te dragen.
2 Wat zijn authentieke persoonsgegevens?
Alle afnemers worden bij wet verplicht actuele authentieke gegevens in de GBA te gebruiken, voor zover zij hiervoor zijn geautoriseerd en deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taak. Alle authentieke gegevens zijn genoemd in Bijlage I.
Bij B&W besluit van 27-10-2009 is besloten de terugmeldingsverplichting in te voeren. Alle binnengemeentelijke afnemers worden bij deze verplicht bij gerede twijfel afwijkingen in actuele authentieke gegevens terug te melden aan de GBA afdeling Burgerzaken. De combinatie van verplicht gebruik met de verplichte terugmelding van mogelijke fouten in actuele authentieke gegevens is een belangrijk middel om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de gegevens zo optimaal mogelijk blijft.
De voorschriften voor de basisregistratie personen, dus ook het verplichte gebruik van de actuele authentieke gegevens in de GBA gelden voor alle bestuursorganen die een publiekrechtelijke taak uitoefenen. Deze worden in de wet GBA (interne) afnemers genoemd. Wat een bestuursorgaan ofwel afnemer is, bepaalt de Algemene wet bestuursrecht in artikel 1:1 (dit geldt voor de hele Gemeente Waterland, voor elke afdeling/collega die een publiekrechtelijke taak uitoefent).
Als er geen direct contact is met de burger dan moet de afnemer bij gerede twijfel over de juistheid van de GBA-gegevens, de terugmelding zelf doen. Dit moet schriftelijk en altijd. Hiervoor is een formulier ontworpen (Bijlage II). Dit kan ook digitaal (intranet) worden ingevuld en aan burgerzaken worden gestuurd/gemaild.
In de regelgeving is vastgesteld dat een terugmelding moet gebeuren voordat de afnemer verder gaat met zijn proces op basis van andere gegevens. De afdeling burgerzaken zal naar aanleiding van de terugmelding binnen 5 dagen beoordelen of er een onderzoek wordt ingesteld en indien van toepassing het gegeven na onderzoek aanpassen in de GBA.
Het is duidelijk dat (interne) afnemers de authentieke persoonsgegevens in de GBA verplicht moeten gebruiken. Er zijn echter situaties waarin dit niet kan. Het gaat om de volgende uitzonderingssituaties, die hierna worden toegelicht:
In geval van een onderzoek zijn er twee opties:
1. de medewerker kan de behandeling opschorten en de uitkomst van het onderzoek naar het gegeven afwachten.
Wanneer? In gevallen waarin een authentiek gegeven in de GBA in onderzoek is en waarin zekerheid over het gegeven van belang is voor de behandeling.
Hoelang? Totdat het onderzoek binnen de GBA is afgerond en mogelijk het gegeven in de GBA is aangepast.
2. Ondanks het onderzoek kan het toch nodig zijn om het proces af te handelen. Daarbij kan de medewerker:
(a) het gegeven in onderzoek uit de GBA toch gebruiken of
(b) gegevens gebruiken of mede gebruiken, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals de ingeschrevene zelf.
Wanneer toch het proces afhandelen? Als uitstel niet of niet langer mogelijk is dan wel onevenredig nadelig is voor de ingeschrevene, dan dient de afnemer op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn een besluit te nemen of een andere handeling te verrichten.
Het feit dat een gegeven in onderzoek staat in de GBA en daarom de afnemer niet verplicht is het authentieke gegeven te gebruiken, brengt met zich mee dat de burger zich niet kan beroepen op zijn recht op eenmalige gegevensverstrekking. De afnemer mag met andere woorden, de burger om nadere informatie vragen en deze informatie laten meewegen bij de uitvoering van de publiekrechtelijke taak.
(In de huidige BRS is helaas niet de indicatie “onjuist” opgenomen. In de toekomst zal de programmatuur hierop aangepast worden (zie ook hoofdstuk 6 Veranderingen). Nu zal de medewerker ná de terugmelding direct van burgerzaken te horen krijgen of het gegeven al in onderzoek staat.)
De authentieke gegevens in de GBA moeten verplicht gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Een afnemer mag er namelijk vanuit gaan dat deze gegevens juist zijn. Heeft een medewerker echter zelf in een concreet geval gerede twijfel over de juistheid van een of meer authentieke gegevens dan kan hij of zij natuurlijk andere gegevens gebruiken of mede gebruiken. Een medewerker is dan wel verplicht om de twijfel aan de juistheid eerst terug te melden aan de GBA, zodat de registratiehouder onderzoek naar de juistheid van het gegeven kan (en moet) doen. De aanleiding over de juistheid van gegevens moet wel een krachtige basis hebben. Elke dienst zal naar het eigen proces moeten kijken en bepalen welke aanleidingen er voor kunnen komen die reden zijn gerede twijfel. Vervolgens zal omschreven moeten worden hoe met deze twijfel wordt omgegaan. Wat betekent dit voor het proces, stoppen, doorgaan met andere gegevens, zelf nog een onderzoek instellen, terugmelden aan de GBA en wie doet dat en op welk moment?
Als bijvoorbeeld de dienst Belastingen een deurwaarder op pad stuurt om een aanslag te innen en deze geeft aan dat het opgegeven GBA-adres een leegstaand gebouw betreft, dan mag gesproken worden over gerede twijfel. Als dezelfde dienst aan de balie van iemand uit de straat verneemt dat de persoon mogelijk verhuisd is, dan is dat (nog) geen reden voor gerede twijfel.
Wat doet een medewerker bij gerede twijfel?
In de volgende situaties kan sprake zijn van twijfel aan de juistheid van een gegeven:
3.6. Als gevolg van een onderzoek
De medewerker voert onderzoeken of controles zoals adrescontroles uit in het kader van bijvoorbeeld bestrijding van onrechtmatige bewoning. Uit zo’n onderzoek kan naar voren komen dat bepaalde gegevens in de GBA mogelijk niet kloppen.
Hoe te handelen? In dit geval vervalt het principe van verplicht gebruik en kan de interne afnemer de gegevens gebruiken die in het onderzoek naar voren zijn gekomen of het besluit nemen om een handeling uit te stellen in afwachting van een eventuele correctie van de gegevens in de GBA. Uiteraard moet het onjuiste gegeven verplicht worden teruggemeld. Geef in de toelichting bij de terugmelding zo veel mogelijk beschikbare gegevens die het onderzoek kunnen helpen.
3.7. In geval van mededeling door de burger
Er kunnen zich ook situaties voordoen waarin een burger aangeeft dat er iets niet klopt in de GBA. Bijvoorbeeld als de aanvrager een ander adres opgeeft dan waarop hij of zij staat ingeschreven volgens de informatie op het beeldscherm (dat uit de GBA komt!).
Hoe te handelen? De Burger heeft de plicht ervoor te zorgen dat zijn gegevens juist zijn opgenomen in de GBA. De burger moet zich dus melden bij de sectie Burgerzaken en vragen om correctie van de gegevens.
Een onjuist gegeven hoeft niet altijd een fout te zijn van een burger.
Hoe te handelen? Als de burger aangeeft dat een gegeven niet klopt én als de medewerker ook vaststelt, na controle in de BRS, dat de burger gelijk heeft dan zal Burgerzaken de fout zelf moeten herstellen.
Wat betekent deze situatie voor een burger?
Indien de medewerker van mening is dat er sprake is van gerede twijfel, dan kan een burger zich niet beroepen op eenmalige gegevensverstrekking.
Pas als een medewerker zeker weet dat de gegevens in de GBA corresponderen met de informatie van betrokkene zelf, dan kan hij of zij tevens de actuele authentieke gegevens in de GBA gebruiken.
Er kunnen echter twijfels zijn over de identiteit van een burger. Dit kan een medewerker zelf constateren.
Het advies hierbij is zonodig een door de ingeschrevene verzochte handeling uit te stellen, totdat de identiteit deugdelijk is komen vast te staan.
3.8. Uitzonderingen op verplicht gebruik
Verplicht gebruik is de hoofdregel in de Wet GBA. Van deze hoofdregel kan afgeweken zijn in een andere wet. Dit kan het geval zijn bij het raadplegen van politieregisters, waarin door recherchewerkzaamheden verzamelde gegevens staan. Een ander voorbeeld is de Toeslagenwet, waarin een aparte regeling is getroffen voor het gebruik van de adresgegevens in de GBA.
Wat doet een medewerker in een dergelijk geval?
Een afnemer volgt de voorschriften uit de andere wet- en regelgeving, voor zover deze afwijken van de Wet GBA.
Wanneer betekent dit voor een burger?
Een ingeschrevene kan zich niet kan beroepen op het recht op eenmalige gegevensverstrekking van de Wet GBA, indien bij een ander wettelijk voorschrift een afwijkende regeling is getroffen over het verplichte gebruik van het gegeven.
Het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA kan op gespannen voet staan met een goede vervulling van één of meer taken door de afnemer. In een dergelijk geval kan de afnemer gebruik maken van andere gegevens, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals van de ingeschrevene zelf. In dergelijke gevallen behoeft er geen sprake te zijn van een situatie waarin bij het gegeven een aantekening is geplaatst, de afnemer wegens gerede twijfel over de juistheid van het gegeven een terugmelding heeft gedaan of sprake is van een ander afwijkend wettelijk voorschrift.
Het gaat dus om specifieke gevallen waarin het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA op gespannen voet staat met een goede vervulling van een of meer taken door de afnemer.
Wanneer is sprake van bijzondere omstandigheden?
De beantwoording van de vraag of er een bijzondere situatie/speciaal geval is die het gebruik van authentieke gegevens in de GBA in de weg staat, hangt niet af van een door de afnemer zelf gevoelde noodzaak. Het gaat erom dat de afwijking van het verplicht gebruik voort moet vloeien uit een behoorlijke taakuitoefening door de afnemer. Hiervan kan sprake zijn in de volgende gevallen:
Een medewerker heeft nadere gegevens van de ingeschrevene zelf of uit andere bronnen nodig voor een deugdelijke identiteitsvaststelling.
* Fraudebestrijding en fraudepreventie
Een medewerker moet andere bronnen dan de GBA, waaronder de ingeschrevene zelf of de bronregisters van de GBA, raadplegen en gebruiken in het kader van fraudebestrijding en fraudepreventie.
Het is voor een medewerker onmogelijk of onwenselijk uitsluitend te vertrouwen op de authentieke gegevens in de GBA bij handelingen op het gebied van onderzoek, controle en handhaving en op het terrein van de opsporing en vervolging van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen.
* Bij spoed, calamiteiten, rampen
Het is voor een medewerker onmogelijk of onwenselijk om zijn handelingen afhankelijk te stellen van de authentieke gegevens in de GBA in gevallen van spoed, bijvoorbeeld bij een dreiging of een daadwerkelijke calamiteit, zoals rampen en zware ongevallen.
* Vanwege bijzonderheden in de bijhouding van de gegevens in de GBA
Voor een medewerker kan in bijzondere gevallen het zonder meer gebruiken van de gegevens in de GBA op gespannen voet komen te staan met een goede taakvervulling, gelet op de wijze waarop gegevens bijgehouden moeten worden in de GBA. Een bekend voorbeeld is de datum van een adreswijziging, waarbij de datum een uitzonderingsgeval kan zijn.
Voorbeeld: wat is de feitelijke verhuisdatum?
Het kan voorkomen dat alle gegevens in de GBA over een persoon juist zijn, maar dat alleen de verhuisdatum afwijkt van de feitelijke verhuisdatum. In deze uitzonderingssituatie heeft een medewerker van een afnemer van GBA-gegevens dan de mogelijkheid ervoor te kiezen uit te gaan van een door hem geconstateerde feitelijke verhuisdatum in het belang van een goede vervulling van zijn taken.
Wat doet een medewerker bij strijdigheid?
Een medewerker kan in een bijzonder geval andere gegevens gebruiken of mede gebruiken, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals eigen onderzoek of de ingeschrevene zelf. Dit houdt in dat de medewerker zelf dient te beslissen van welke gegevens uiteindelijk uitgegaan wordt: de gegevens in de GBA of de gegevens uit een andere bron. In sommige gevallen kan dan ook, in afwijking van wat in de GBA staat, uitgegaan worden van hetgeen de burger aantoont of van hetgeen de medewerker heeft geconstateerd. Denk bij het laatste aan een onderzoek door een buitendienst.
Wat betekent dit voor de burger?
Een ingeschrevene kan zich niet beroepen op de eenmalige gegevensverstrekking indien een goede vervulling van de taak van de afnemer het verplichte gebruik van het gegeven belet.
3.10. Niet authentieke gegevens.
Ook van de gegevens over het paspoort, kiesrecht en andere administratieve gegevens worden, onder dezelfde voorwaarden als andere (wel authentieke persoons) gegevens, terugmelding geeist bij gerede twijfel. Dezelfde regels als bij wel authentieke persoonsgegevens zijn dan van kracht.
4. Onderzoek afdeling Burgerzaken
De afdeling burgerzaken kan op basis van de terugmelding besluiten om niets met de melding te doen. Besluit de afdeling burgerzaken om de melding te onderzoeken, dan worden de desbetreffende gegevens in onderzoek geplaatst. In beide gevallen geeft de sectie burgerzaken aan de melder een inhoudelijke reactie. Gaat de afdeling burgerzaken een onderzoek starten, dan wordt tevens een (geschatte) datum van afhandeling teruggemeld. Nadat het onderzoek is afgerond geeft de sectie burgerzaken eveneens een terugmelding aan de melder. Ook een langere behandelingstermijn (inclusief nieuwe datum van afronding) wordt doorgegeven. Is er naar aanleiding van het onderzoek een gegeven gewijzigd, dan zal indien de betreffende afnemers daarvoor zijn geautoriseerd, er een bericht worden gezonden. De afdeling burgerzaken stelt afnemers die een terugmelding hebben gedaan dus zo spoedig mogelijk na de ontvangst van de melding in kennis of naar aanleiding van de melding gegevens in de basisadministratie zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd, dan wel het gegeven in onderzoek is geplaatst.
In onze applicatie staan tevens gegevens van personen die in de GBA van een andere gemeente staan ingeschreven. Via de GBA-VOA (Verzend- en Ontvangststation Afnemers, want naast gemeente als bronhouder van de eigen inwoners zijn wij tevens afnemer van de GBA voor personen die in een andere gemeente zijn ingeschreven) is het mogelijk om op de persoonslijst van een belanghebbende een indicatie te plaatsen waardoor de persoonsgegevens uit deze GBA worden overgenomen in onze applicatie. Vervolgens is het mogelijk deze persoon te “volgen”. Dit houdt in dat alle mutaties op de PL van deze persoon en waarvoor de gemeente Waterland geautoriseerd is, automatisch worden doorgegeven en verwerkt in onze applicatie. Op deze wijze blijven de gegevens altijd actueel. Hiervan is een procedurebeschrijving beschikbaar bij de afdeling Burgerzaken. Een aanvraagformulier is hier bijgevoegd (bijlage III).
De in dit document genoemde regels over verplichte terugmelding gelden eveneens als de burgers niet in Waterland, zijn opgenomen/ingeschreven in de GBA. Bijlage IV dient dan te worden ingevuld (schriftelijk of digitaal).
Alvorens gestart kan worden met de verplichte terugmelding moet eerst een koppeling met onze applicatie worden gerealiseerd. Deze koppeling wordt tot stand gebracht door de medewerkers van de sectie I&A. Gelieve met hun contact op te nemen voor de uitvoering.
De techniek staat niet stil. In de (misschien wel recente) toekomst zullen er veranderingen op het geautomatiseerd gebied plaats kunnen vinden. Het Egem-i- traject “slagkracht” i.s.m. Getronics Pinkroccade zal technische veranderingen met zich meebrengen. In het onderliggende verhaal zullen deze veranderingen betrekking cq. gevolgen hebben op onze applicatie. Deze zal in toekomst opgenomen worden in het gegevensmagazijn dat via onze applicatie te bevragen is.
Ook zal er naar verwachting in november 2009 een mogelijkheid worden aangeboden tot aansluiting op de landelijke Terugmeldvoorziening. Eventuele verzoeken van terugmeldingen van personen die niet in Waterland zijn ingeschreven kunnen hierin worden opgenomen ter behandeling bij de gemeente waar de personen wel ingeschreven staan. Voorlopig wordt deze handeling uitgevoerd door de afdeling Burgerzaken. Hoe dit zich ontwikkelt in de toekomst zal de praktijk uitmaken. Als het overzicht voor Burgerzaken hierin niet meer aanwezig is, kan er voor gekozen worden deze handeling direct door de gebruikers zelf te laten uitvoeren.
Het mag duidelijk zijn dat de terugmeldingsprocedure alleen maar goed werkt als iedereen deze naleeft op de hierboven beschreven wijze. Vandaar dat er eerst een bestuurlijk draagvlak is gecreëerd. Ik ga er van uit dat iedereen graag met de juiste, actuele, gegevens werkt. Omdat u in deze afhankelijk bent van de gegevens uit de GBA is het in uw eigen belang dat u de terugmeldingsprocedure correct uitvoert.
Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
De beheerregeling is in de volgende Hoofdstukken verdeeld:
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer
Hoofdstuk 3 Het (persoons) gegevensbeheer
Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer
Hoofdstuk 7 De gegevensverwerking
Hoofdstuk 8 Het beveiligingsbeheer
Burgemeester en wethouders van de gemeente Waterland,
Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
het namens het gemeentebestuur afnemen van de in artikel 36, lid 2. Onder sub e, van de Wet, medewerkers Burgerzaken; | ||
het (persoons) gegevensbeheer, door medewerkers Burgerzaken; | ||
Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer
De informatiebeheerder voorziet in:
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
De informatiebeheerder beslist i.s.m. de systeembeheerder en de applicatiebeheerder over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
Hoofdstuk 3 Het (persoons) gegevensbeheer
De (persoons) gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
De (persoons) gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De (persoons) gegevensbeheerder voorziet in een jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.
De systeembeheerder voorziet in:
De systeembeheerder is bevoegd:
Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de technische afhandeling van de periodieke gegevens verstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de Verordening GBA op basis van een besluit van burgemeester en wethouders;
De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem.
De applicatiebeheerder voorziet in:
De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over:
De applicatiebeheerder neemt deel aan het intern als extern overleg welk van toepassing de dagelijkse werkzaamheden.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of op basis van een besluit van het College van burgemeester en wethouders;
De privacybeheerder is bevoegd:
advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders of aan de door de gemeente aangestelde ‘functionaris gegevensbescherming’ over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De privacybeheerder voorziet in:
De privacybeheerder is betrokken bij het bij of krachtens de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voorzover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is.
Hoofdstuk 7 De (persoons) gegevensverwerking
De (persoons)gegevensverwerker voorziet in:
De (persoons)gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.
Hoofdstuk 8 Het beveiligingsbeheer
De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor het beheer van de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.
De beveiligingsfunctionaris is bevoegd om medewerkers van de sectie Burgerzaken en Receptie aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.
De beveiligingsfunctionaris ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
De beveiligingsfunctionaris adviseert burgemeester en wethouders over:
De beveiligingsfunctionaris voorziet jaarlijks in een verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.
De huidige beheerregeling Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt ingetrokken.
Deze beheerregeling treedt in werking op 1 januari 2010.
Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De beheerregeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Waterland,_________________________________________