Organisatie | 's-Gravenhage |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2017 |
Citeertitel | Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2017 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | 7/2017 |
Externe bijlage | afbeelding |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2018 | 01-01-2017 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 14-12-2017 | RIS298231 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2 De inrichting van de financiële organisatie
Artikel 2:2 Financiële administratie
De financiële administratie is zodanig ingericht dat voor zowel de ramingen als de realisatie, de lasten, baten, dotaties aan reserves en onttrekkingen aan reserves eenduidig worden toegerekend aan gemeentelijke (deel)producten, programma’s, balansposten, het overzicht overhead en taakvelden.
Hoofdstuk 3 De begrotingscyclus
Burgemeester en wethouders bieden de raad uiterlijk de tweede dinsdag in september voorafgaande aan het begrotingsjaar ter vaststelling de stukken bedoeld in artikel 190 van de Gemeentewet aan (de begroting met een toelichting van de gemeente en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren).
In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting is een overzicht opgenomen dat inzicht geeft in de opbouw van totale apparaatslasten primair proces, de apparaatslasten van de overhead en de kosten van inhuur externen. Het totaal van de apparaatslasten primair proces is onderverdeeld naar programma’s.
In de programma’s en het overzicht overhead, als onderdeel van de beleidsbegroting, worden de lasten en baten weergeven inclusief de dotaties aan reserves en onttrekkingen aan reserves. In een overzicht binnen de financiële begroting worden per programma en het overzicht overhead de lasten, baten, dotaties en onttrekkingen afzonderlijk gepresenteerd wat de wettelijke grondslag vormt voor de budgetautorisatie door de raad.
Burgemeester en wethouders zijn bevoegd middelen te heralloceren, binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders, zolang er op programmaniveau en het overzicht overhead geen sprake is van een vermeerdering of vermindering van de lasten, baten, dotaties of onttrekkingen uit bestemmingsreserves van de begroting.
De begroting bevat de in het BBV (artikel 9, lid 2) voorgeschreven paragrafen: Lokale heffingen, Weerstandsvermogen en risicobeheersing, Onderhoud kapitaalgoederen, Financiering, Bedrijfsvoering, Verbonden partijen en Grondbeleid. Naast de verplichte paragrafen kunnen burgemeester en wethouders en de raad voorstellen doen om extra paragrafen op te nemen.
Het bedrag voor onvoorziene uitgaven dat volgens het BBV (artikel 8, lid 6) in de programmabegroting is opgenomen wordt geraamd op basis van de risico’s zoals opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en de kans dat deze risico’s zich feitelijk voordoen. Onttrekkingen aan de post onvoorzien geschieden bij raadsbesluit.
Burgemeester en wethouder zorgen ervoor dat de ramingen van de lasten en baten (inclusief dotaties en onttrekkingen aan reserves) worden weergegeven op de voorgeschreven taakvelden en dat het overzicht van de lasten en baten (inclusief dotaties en onttrekkingen aan reserves) per taakveld wordt opgenomen in de begroting.
Artikel 3:4 Begrotingsuitvoering
Gedurende het jaar informeren de burgemeester en wethouders de gemeenteraad over de beheersing van één of meerdere administratieve processen en projecten. Jaarlijks wordt in overleg met de raad bepaald over welke processen en projecten gerapporteerd wordt. De accountant controleert de rapportage en meldt zijn bevindingen aan de gemeenteraad.
Hoofdstuk 4 Het financieel middelenbeheer
Artikel 4:1 Organisatie van de financieringsfunctie
Op basis van artikel 212, lid 2, sub c van de Gemeentewet en gelet op de bepalingen in de Wet Fido, stelt de raad in een Treasurystatuut nadere regels betreffende doelstellingen, randvoorwaarden, administratieve organisatie, planning en control en de informatievoorziening van de gemeentelijke treasuryfunctie.
Artikel 4:2 Risico-inventarisatie en –beheersing
Burgemeester en wethouders rapporteren over grote projecten. De raad kan besluiten tot aanwijzing van een groot project indien hij van mening is dat zijn controlerende taak meer toegesneden informatie, periodiek te verstrekken, vereist. Binnen elk omvangrijk project wordt rekening gehouden met onvoorziene kosten.
Voor het afdekken van risico’s beschikt de gemeente over structureel en incidenteel weerstandsvermogen. Het incidentele weerstandsvermogen bestaat in beginsel uit de algemene reserve en andere reserves die via deze verordening worden aangemerkt als behorende tot het weerstandsvermogen. Het structurele weerstandsvermogen bestaat uit de post onvoorzien.
Bij de voorjaarsnota bepalen burgemeester en wethouders de noodzakelijke hoogte van het weerstandsvermogen op basis van de inventarisatie van de relevante risico’s. De noodzakelijke hoogte van de algemene reserve wordt bepaald middels het risicocumulatiemodel. Hierbij wordt de hoogte van de Post onvoorzien betrokken.
Artikel 4:3 Verbonden partijen
De burgemeester en wethouders nemen (conform lid 2 van artikel 160 van de Gemeentewet) geen besluit tot de oprichting van en deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld om haar wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van het ontwerpbesluit.
Artikel 4:7 Raming, waardering, activering en afschrijving investeringen in materiele vaste activa
In het MIP worden de voorziene investeringen opgenomen (zowel nieuw als vervanging) in materiele vaste activa (ook wel kapitaalgoederen). Financiële bijdragen aan kapitaalgoederen in eigendom van derden worden niet geactiveerd, maar komen in het jaar van aanschaf ten laste van het budget van het betrokken programma en product.
Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. In afwijking hierop worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht en moeten de voorzieningen, zoals bedoeld in BBV artikel 44, eerste lid, onderdeel d, in mindering gebracht worden op de investeringen, zoals bedoeld in BBV artikel 35, eerste lid, onderdeel b. In de programmabegroting- en rekening worden de investeringen bruto en netto gepresenteerd (dus zowel de totale projectkosten, als de bijdragen van derden of uit voorzieningen, als het gemeentelijk aandeel)
In het MIP worden afzonderlijk onderscheiden investeringen met economisch nut, investeringen met economisch nut (gedekt uit heffingen) en investeringen met maatschappelijk nut. Onder investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in BBV artikel 35, worden verstaan uitgaven inzake wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, herinrichtingen en groen.
Investeringen in materiele vaste activa zijn in beginsel voorzien van dekking voor structurele kapitaallasten (rente en afschrijving) en dekking voor structurele financiële gevolgen voor beheer en onderhoud. Incidentele dekking van kapitaallasten via het instellen van een activareserve wordt expliciet aan de gemeenteraad voorgelegd bij besluitvorming over de begroting dan wel bij afzonderlijke besluitvorming over projecten.
Voor het in uitvoering nemen van investeringsprojecten die een totale omvang hebben groter dan € 2,5 mln. en/of bestuurlijk relevant zijn, is een raadsbesluit nodig. Hierbij dient uitgegaan te worden van de totale (bruto) investering, dus het gemeentelijk aandeel plus bijdragen van derden. Over deze projecten wordt in het halfjaarbericht en de programmarekening expliciet gerapporteerd.
Voor investeringen met een economisch nut worden de volgende standaard afschrijvingstermijnen gehanteerd:
10 jaar: (brandveiligheid)voorzieningen aan gebouwen; energiebesparende maatregelen in gebouwen; kunstopdrachten; telefooninstallaties; kantoormeubilair (nieuwe inrichting); aanleg terreinwerken (semi-permanent of tijdelijk); nieuwbouw gebouwen (semi-permanent, tijdelijk of verplaatsbaar); verbeteringen aan gebouwen (mits levensduur verlengend); stalen bakken voor Ondergrondse Restafvalcontainers (ORAC’s); sportaccommodaties;
Duurzame productiemiddelen die een aantoonbare kortere levensduur hebben, kunnen in een overeenkomstig kortere termijn worden afgeschreven.
Bij investeringen gelden de volgende regels inzake rente en afschrijving:
indien een investering over meerdere jaren verloopt, dan wordt dit gezien als een activum in uitvoering en geldt:
Vanaf het tweede jaar tot en met het jaar van oplevering wordt voorfinancieringsrente (ook wel bouwrente) in rekening gebracht over het activum in uitvoering. Het rentepercentage dat hierbij gehanteerd wordt is hetzelfde als het omslagrentepercentage. Grondslag voor de rente is de boekwaarde per 1 januari van het lopende jaar. Voorfinancieringsrente bij nieuwe investeringen wordt niet geactiveerd, maar komt ten laste van de exploitatie.
Hoofdstuk 5 Uitgangspunten voor financieel beleid
Budgettaire tegenvallers in de loop van een begrotingsjaar moeten worden gecompenseerd door aanpassingen in het beleid binnen hetzelfde programma. Het opvangen van budgettaire tegenvallers door wijzigingen in een ander begrotingsprogramma raakt het budgetrecht van de raad, en vereist daarmee een raadsbesluit.
Artikel 5:2 Resultaatverrekening
Uitgangspunt voor de resultaatsverdeling is het voorstel tot resultaatsbestemming aan de raad van elk programma afzonderlijk en van het overzicht overhead, rekening houdend met hetgeen in artikel 5:6, 5:7, 5:8 en 5:9 van deze verordening is bepaald alsmede specifieke bestuurlijke afspraken over resultaatsverdeling.
In de programmabegroting en in de programmarekening wordt in een verplichte financieringsparagraaf nader ingegaan op het te verwachten respectievelijk gerealiseerde financieringsbeleid van de gemeente.
De volgende categorieën reserves worden onderscheiden:
Centrale bedrijfsvoeringsreserve: dient voor het opvangen van jaarrekeningresultaten vanuit het overzicht overhead, het dekken van frictiekosten als gevolg van de bundelingsoperatie en het kunnen uitvoeren van (kleinere) projecten ter innovatie van de gemeentelijke bedrijfsvoering van de overheadfunctie, inclusief leidinggevenden in het primair proces;
Na afloop van de looptijd valt een reserve vrij. Reserves, waarvan het doel is gerealiseerd en middelen resteren, vallen vrij, ook als de looptijd van de reserve nog niet is verstreken. Dit geldt ook voor reserves waarbij vast staat dat het doel niet gerealiseerd kan worden. De vrijval hoeft niet begroot te zijn.
Voor onttrekkingen en dotaties aan een reserve is een raadsbesluit noodzakelijk. Voor de categorie opgenomen in lid 1 onder h van dit artikel geldt dat een overschrijding van de begrote onttrekking is toegestaan, mits is voldaan aan de door de commissie BBV gestelde eisen voor begrotingsrechtmatigheid.
Voor de reserves Grote projecten, Co-financiering, Internationaal & Werving Den Haag en Statushouders geldt dat niet bestede middelen (ten opzichte van de begroting) voor resultaatsbepaling naar de reserve terugvloeien. In het betreffend beleidsprogramma wordt expliciet de werkelijke last verantwoord.
Als na de verrekening van het jaarrekeningresultaat blijkt dat een programmareserve negatief wordt, komen burgemeester en wethouders met een voorstel om de programmareserve binnen maximaal twee begrotingsjaren (vanaf het begrotingsjaar waarin het tekort is gerealiseerd) ten minste op nihil te krijgen.
Artikel 5:9 Reserve Onderhoud Vastgoed en Reserve Onderhoud Sportaccommodaties
Voorstellen ten gunste en ten laste van de centrales onderhoud vastgoed en onderhoud sportaccommodaties maken deel uit van de besluitvorming over de begroting en zijn gekoppeld aan inzichten over het onderhoud vastgoed en onderhoud sportaccommodaties op basis van een meerjarig onderhoudsplan met een doorlooptijd van maximaal tien jaar. Het onderhoudsplan wordt minimaal eenmaal per vier jaar herzien. Als uit de meerjarige doorkijk blijkt dat op termijn onvoldoende dekking (reserve + exploitatie) is om het te voorziene onderhoud uit te voeren dienen de burgemeester en wethouders met voorstellen te komen om in de dekking hiervan te voorzien.
Als na de verrekening van het jaarrekeningresultaat blijkt dat de centrale reserves onderhoud vastgoed en onderhoud sportaccommodaties (afzonderlijk) negatief worden, dan komen burgemeester en wethouders met een voorstel om de betreffende reserve binnen maximaal twee begrotingsjaren ten minste op nihil te krijgen.
Voor middelen afkomstig van derden met een specifiek bestedingsdoel wordt een voorziening gevormd. Uitzondering hierop vormen middelen met een specifiek bestedingsdoel van nationale en Europese overheden. Deze middelen worden conform het BBV via de exploitatie en de overlopende activa/passiva verantwoord.
Artikel 5:11 Prijzen en tarieven
Inzake de kostentoerekening gelden de volgende uitgangspunten:
voor de doorberekening van overheadkosten voor begrotingen vanaf de begroting 2019 wordt uitgegaan van een gemeentebreed percentage voor overhead. Dit percentage wordt berekend door het aandeel van de kosten van de overhead (overzicht overhead) uit te drukken in een percentage van de geraamde directe kosten primair proces van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen
Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 14 december 2017.
De griffier, Ineke Seuren en de voorzitter, Pauline Krikke
Bijlage 1: Maximale hoogte programmareserves
* bij het programma 7 zijn de lasten voor bijstandsverlening niet meegenomen bij de bepaling van de maximale hoogte van de programmareserve. Dit omdat hiervoor een uitzondering is gemaakt in het coalitieakkoord: verrekening van voor- en nadelen in de jaarrekening met de algemene reserve.