Organisatie | Tiel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tiel houdende regels omtrent financien Budgethoudersregeling Tiel 2018 |
Citeertitel | Budgethoudersregeling Tiel 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota budgetbeheer gemeente Tiel 2006. Artikel 7, zesde lid, van deze regeling treedt in werking op 1 januari 2019.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2018 | 26-02-2021 | nieuwe regeling | 19-12-2017 | Regelgevingregister 2017, nr. 4.14 / collegebsluit 19-12-17, nr. 21 |
Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel
Medewerkers die op 1 januari 2018 op grond van de nota budgetbeheer 2006 gemeente Tiel budgethouder zijn, blijven bevoegd de daaruit voortvloeiende werkzaamheden te verrichten, tot het moment waarop de algemeen directeur, conform artikel 2, tweede lid van deze regeling, de budgethouders heeft aangewezen.
Medewerkers, die op 1 januari 2018 op grond van de nota budgetbeheer 2006 gemeente Tiel budgetbeheerder zijn, blijven bevoegd de daaruit voortvloeiende werkzaamheden te verrichten, tot het moment waarop de budgethouder, conform artikel 3, eerste lid van deze regeling, de budgetbeheerders heeft aangewezen.
Toelichting Budgethoudersregeling Tiel
De algemeen directeur is op grond van deze regeling verplicht om budgethouders aan te wijzen voor de aan hem toegekende budgetten. De algemeen directeur is zelf alleen budgethouder voor de budgetten ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders (zie ook lid 6 van dit artikel).
Het mandaat van het college aan de algemeen directeur betreft de bevoegdheid van het college om budgethouders aan te wijzen. Dat mandaat is opgenomen in het bevoegdhedenregister onder nummer 33.2. De aanwijzing van de budgethouders zelf is een aanwijzingsbesluit en houdt dus geen mandaat van de algemeen directeur aan de betreffende budgethouders in. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van de budgethouders staan elders in deze regeling.
De budgethouders zijn in dienst van (of werken voor) de gemeente. Een deel van de gemeentelijke bedrijfsvoeringsonderdelen wordt echter in mandaat uitgevoerd door de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB). Gemeentelijke budgetten voor bijvoorbeeld facilitaire zaken, P&O, IM/ICT en juridische zaken worden beheerd door medewerkers van BWB.
In deze regeling is de mogelijkheid open gehouden om medewerkers van BWB als budgethouder aan te wijzen. Dat past in de gedachte dat BWB een gezamenlijke (bedrijfsvoerings)afdeling is van de gezamenlijke gemeenten. Een constructie waarbij de budgethouder voor bijvoorbeeld bedrijfsvoering in dienst van de gemeente is, is echter ook mogelijk. Die keuze is aan de gemeente.
De namen van de aangewezen budgethouders worden vastgelegd in het financiële pakket. De applicatiebeheerder zorgt er voor dat de budgethouders over de benodigde autorisaties beschikken om hun werkzaamheden m.b.t. de hen toegekende budgetten te kunnen verrichten.
Jaarlijks wordt een uitdraai gemaakt van de in het financiële pakket geregistreerde budgethouders. Deze lijst wordt op actualiteit gecontroleerd en ondertekend door de algemeen directeur en gearchiveerd door de afdeling Financiën van BWB.
In afwijking van het tweede lid, waar bepaald is dat de directeur verplicht is budgethouders aan te wijzen, is hier geregeld dat de directeur budgethouder is voor de budgetten t.b.v. het college en dat de griffier budgethouder is voor de budgetten van de raad.
Budgethouders zijn verplicht om budgetbeheerders voor de aan hen toegewezen budgetten aan te wijzen. Een budgethouder kan dus niet tevens budgetbeheerder zijn voor de hem toegekende budgetten. Zo wordt het vier-ogenprincipe geborgd.
Het mandaat van het college aan de budgethouders betreft de bevoegdheid van het college om budgetbeheerders aan te wijzen. Dat mandaat is opgenomen in het bevoegdhedenregister. De aanwijzing van de budgetbeheerders zelf is een aanwijzingsbesluit en houdt dus geen mandaat van de budgethouder aan de betreffende budgetbeheerder in. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de budgetbeheerders worden elders in deze regeling opgenomen.
In deze regeling is de mogelijkheid open gehouden om medewerkers van BWB als budgetbeheerder aan te wijzen. Dat past in de gedachte dat BWB een gezamenlijke (bedrijfsvoerings)afdeling is van de gezamenlijke gemeenten. Een constructie waarbij de budgetbeheerder voor bijvoorbeeld bedrijfsvoering in dienst van de gemeente is, is echter ook mogelijk. Die keuze is aan de gemeente.
Van langdurige afwezigheid is sprake als de termijn waarbinnen een factuur betaald moet worden, niet gehaald kan worden. In de budgethoudersregeling regelen we dat de budgethouder bij langdurige afwezigheid van budgetbeheerder, een andere budgetbeheerder aanwijst. De reden hiervoor is dat te allen tijde het vier ogen principe gehanteerd moet worden. Dat wijkt af van de regeling in het Algemeen bevoegdhedenbesluit waar is geregeld dat als een leidinggevende ondermandaat heeft verleend aan een medewerker, deze leidinggevende zelf het mandaat uitvoert als de betreffende medewerker langdurig afwezig is. Voor de budgethoudersregeling is dat, vanwege het vier ogen principe, ongewenst.
De namen van de budgetbeheerders worden vastgelegd in Het financiële pakket. De applicatiebeheerder zorgt er voor dat de budgetbeheerders over de benodigde autorisaties beschikken om hun werkzaamheden m.b.t. de hen toegekende budgetten te kunnen verrichten.
De budgethouder is er voor verantwoordelijk dat de aanwijzing van de budgetbeheerders actueel is.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en de resultaten. Tevens is hij eindverantwoordelijk voor de verantwoordelijkheden van de door hem aangewezen budgetbeheerders. De verantwoordelijkheden van de budgetbeheerders staan opgesomd in artikel 5.
De budgethouders en –beheerders zijn bevoegd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten voor de producten. Dit betreft het proces van betalen van rekeningen en het ontvangen van inkomsten.
In de budgethoudersregeling wordt niets geregeld over de bevoegdheden om te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waaruit verplichtingen voortvloeien. Mandaten voor de bevoegdheid om te besluiten tot het aangaan van overeenkomst zijn geregeld in het bevoegdhedenregister van de gemeente en worden daarom niet in deze regeling budgetbeheer opgenomen.
Een budgethouder of budgetbeheerder dient zich er wel altijd van te vergewissen of hij het mandaat heeft om te besluiten tot het aangaan van overeenkomst. Daarnaast is het gemeentelijke inkoopbeleid van toepassing.
In artikel 7 is het vier ogen principe nader uitgewerkt. De budgetbeheerder controleert de factuur op inhoud en toetst of de geleverde prestatie voldoet aan de gestelde afspraken/voorwaarden (prijs, kwaliteit, tijdigheid, etc.). Daarna codeert hij de factuur. De budgethouder moet vervolgens goedkeuring verlenen, voordat de factuur betaalbaar gesteld kan worden.
De budgetbeheerder is er voor verantwoordelijk dat hij de afdeling Financiën tijdig op de hoogte stelt over de door de gemeente te ontvangen inkomsten ten behoeve van zijn budgetten.
In het 5e lid is de verhouding met de treasurer geregeld. De spelregels over de treasuryfunctie zijn opgenomen in het treasurystatuut.
Artikel 8 geeft een opsomming van taken van de afdeling Financiën. In artikel 1 hebben we de afdeling Financiën gedefinieerd als de afdeling waar de medewerkers belast met financieel beleid en financieel beheer werkzaam zijn. Deze afdeling is ondergebracht bij BWB.
Een besluit tot het inzetten van de onderschrijding op salariskosten of ziekte mag alleen door de budgethouder worden genomen, als het team MT daar toestemming voor heeft verleend. Reden voor deze toestemming is dat prioritering van deze inzet op MT-niveau moet plaatsvinden.
In de nota afwijkingenbeleid zijn financiële spelregels weergegeven indien het college gaat afwijken van de budgetten die, door de gemeenteraad, zijn vastgesteld bij de begroting. Het gaat hier om afwijkingen die ontstaan uit bestaand beleid en nieuw beleid, waarbij er wel sprake moet zijn van dekking voor deze extra uitgaven. Samengevat komen deze spelregels op het volgende neer:
besluitvorming door gemeenteraad achteraf, op grond van een collegebesluit of een voorstel aan de raadscommissie wordt de wijziging van de budgetten opgenomen in de maandelijkse begrotingswijziging (voorkeur) of in de voortgangsrapportages. Na vaststelling van deze wijziging wordt het budget gewijzigd
Overige gevallen worden altijd voorgelegd aan de gemeenteraad waarbij geldt dat de besluitvorming vooraf (voordat er uitgaven worden gedaan) moet plaatsvinden (bijvoorbeeld investeringen groter dan € 150.000 of uitgaven waar dekking plaatsvindt door uitgavenmeevallers van andere programma's).
Artikel 10 bevat de regels voor de gevallen waarin het boekjaar afloopt maar er nog wel betalingsverplichtingen zijn, voortvloeiend uit het afgelopen jaar boekjaar. Tevens bevat dit artikel de spelregels voor ontvangsten die betrekking hebben op het afgelopen boekjaar.
Een uitzondering op de regel van het vier-ogenprincipe is betreft de fiattering van onkostendeclaraties van medewerkers. Deze declaraties worden om reden van efficiency door de leidinggevende geaccordeerd zonder dat een budgethouder een tweede akkoord geeft. Rechtvaardiging van deze uitzondering wordt gevonden in het feit dat dit geen facturen betreft en de routing van deze declaraties plaatsvindt via een EHRM-systeem en niet via het reguliere betalingssysteem.
Een tweede uitzondering kan, het is dus geen verplichting, worden gemaakt voor de betaling van zogenaamde bulkfacturen, die geboekt worden op één uitgavensoort. Dit betreft bijvoorbeeld facturen van energie, gas en water, verzekeringen, belastingen.
Zolang er op grond van deze nieuwe regeling nog geen budgethouders en/of budgetbeheerders zijn aangewezen, blijven de huidige budgethouders en budgetbeheerders bevoegd om hun werkzaamheden te verrichten.
Artikel 7, zesde lid treedt nog niet in werking, omdat nog niet organisatiebreed met een verplichtingenadministratie wordt gewerkt.