Verordening houdende algemene voorwaarden en administratieve bepalingen bij het verlenen van subsidies in de gemeente Kapelle

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

A.Subsidie:

de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en diensten;

B.Instelling:

een organisatie, die zich zonder winstoogmerk de behartiging van belangen van ideële en/of materiële aard ten doel stelt. Hieronder wordt mede verstaan een natuurlijk persoon of een groep van natuurlijke personen;

C.Werkprogramma:

een beschrijving van de activiteiten en/of voorziening die een gesubsidieerde instelling voor een bepaald jaar wil gaan uitvoeren c.q. aanbieden.

• 1.

  Deze verordening is van toepassing op alle subsidies.

• 2.

  Indien een instelling een subsidieaanvraag indient die geen betrekking heeft op hetterrein van het welzijn, zijn de artikelen 6, eerste lid, sub b, de nummers 4 en 5; 7, sub b, nummer 3; 9, sub a, niet van toepassing.

• 1.

  De raad stelt, voor zover nodig, voor elke werksoort of beleidsterrein een deelverordening vast.

• 2.

  Elke deelverordening behelst tenminste.

  • a.

    de aanwijzing van de werksoort of het beleidsterrein;

  • b.

    de grondslag voor de berekening van het subsidie.

• 3.

  De deelverordening kan nadere voorwaarden inhouden.

Subsidie wordt slechts verleend indien en voor zover op de vastgestelde begroting van de gemeente hiervoor de benodigde gelden zijn uitgetrokken.

Subsidies worden onderscheiden in:

• a.

  subsidies, welke worden aangevraagd voor een periode van één jaar, hierna te noemen jaarsubsidies;

• b.

  subsidies, welke voor één bepaalde activiteit of voorziening worden aangevraagd en een incidenteel karakter hebben, hierna te noemen éénmalige subsidies.

• 1.

  De instelling die voor de eerste maal een aanvraag om een jaarsubsidie indient, moet daarbij het volgende in acht nemen:

  • a.

    de aanvraag om subsidie moet door de betreffende instelling bij burgemeester en wethouders worden ingediend vóór 1 april vooraf gaand aan het jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

  • b.

    bij deze aanvraag dienen in elk geval te worden overgelegd:

• 1.

  de statuten en/of reglementen van de instelling;

• 2.

  een opgave van de bestuurssamenstelling;

• 3.

  een begroting van inkomsten en uitgaven voor het jaar waarvoor het subsidie wordt aangevraagd, voorzien van een toelichting op de begrotingsposten.

In voorkomend geval dient ook een duidelijk inzicht te worden gegeven in de omvang en samenstelling van het personeel;

• 4.

  een werkprogramma van het hierboven onder 3 bedoelde jaar;

• 5.

  een begroting van het lopende jaar benevens de vastgestelde rekening en een verslag omtrent de activiteiten van het direct daaraan voorafgaande jaar.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zijn bevoegd aan het in lid l bepaalde nadere voorwaarden te verbinden of ontheffing hiervan te verlenen

• 1.

  De instelling die een aanvraag indient om een reeds voor een eerder jaar toegekende jaarsubsidie voort te zetten, moet daarbij het volgende in acht nemen:

  • a.

    indiening dient plaats te vinden vóór l april voorafgaande aan het jaar waarvoor het subsidie wordt aangevraagd;

  • b.

    bij deze aanvraag dienen in elk geval te worden overgelegd:

• 1.

  een opgave van de bestuurssamenstelling;

• 2.

  een begroting van inkomsten en uitgaven voor het jaar waarvoor het subsidie wordt aangevraagd, voorzien van een toelichting op de begrotingsposten.

De begroting dient in ieder geval een duidelijk inzicht te geven in de omvang en samenstelling van het personeel, indien personeel aanwezig is;

• 3.

  een werkprogramma voor het hierboven onder 2. bedoelde jaar;

• 4.

  de vastgestelde jaarrekening van het afgelopen jaar, vergezeld van een balans, voorzien van een toelichting en getekend door het bestuur;

• 5.

  een verslag omtrent de activiteiten in het onder punt 4 bedoelde jaar, waarover een jaarrekening moet worden ingediend.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zijn bevoegd aan het in lid 1. bepaalde nadere voorwaarden te verbinden, of ontheffing te verlenen.

• 1.

  De instelling die een aanvraag om een éénmalige subsidie indient, moet daarbij het volgende in acht nemen:

  • a.

    de aanvraag om subsidie wordt door de betreffende instelling bij burgemeester en wethouders ingediend tenminste acht weken vóór het tijdstip waarop een aanvang wordt gemaakt met de realisering van de activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

  • b.

    bij de aanvraag dienen te worden overgelegd:

• 1.

  de op de activiteit en/of voorziening betrekking hebbende begroting van inkomsten en uitgaven, voorzien van een toelichting op de begrotingsposten;

• 2.

  een beschrijving van de betreffende activiteit en/of voorziening;

• 3.

  een algemeen financieel inzicht in de positie van de instelling;

• 2.

  Burgemeester en wethouders zijn bevoegd bepaalde nadere voorwaarden te stellen of ontheffing te verlenen.

Om voor een subsidie in aanmerking te komen, moet een instelling aan de volgende voorwaarden voldoen:

• a.

  zij moet in ieder geval haar activiteiten uitvoeren op basis van een vooraf ingediend werkprogramma;

• b.

  zij moet in haar begroting respectievelijk werkprogramma aannemelijk maken dat zij met inbegrip van het gemeentelijk subsidie haar exploitatie sluitend kan krijgen respectievelijk de voorgenomen activiteiten kan uitvoeren;

• c.

  zij moet ervoor zorgdragen dat zij een deugdelijke en overzichtelijke administratie voert;

• d.

  in daartoe geëigende gevallen kan van de instelling worden gevorderd dat zij voldoende moet zijn verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid en haar roerende en onroerende goederen op verantwoorde wijze tegen brandschade en andere schriftelijk aan haar kenbaar gemaakte normale risico's verzekert en verzekerd houdt;

• e.

  burgemeester en wethouders kunnen in voorkomende gevallen vrijstelling verlenen van het bepaalde in lid a. t/m d.

• 1.

  Op aanvragen van jaarsubsidie wordt door de gemeenteraad beslist bij en door vaststelling van de begroting.

• 2.

  Burgemeester en wethouders beslissen op aanvraag om éénmalige subsidies. Beslissingen over éénmalige subsidies worden, tenzij deze verordening anders bepaalt, door burgemeester en wethouders genomen binnen acht weken na ontvangst van de subsidieaanvraag.

• 3.

  Indien voor het nemen van een beslissing op een aanvrage om een éénmalige subsidie een beslissing van de gemeenteraad is vereist, wordt deze beslissing genomen binnen dertien weken na indiening van de aanvraag.

Bij subsidietoekenning worden de voorwaarden vermeld zo die aan de toekenning zijn verbonden.

Burgemeester en wethouders zijn bevoegd op het te verlenen subsidiebedrag voorschotten te verstrekken.

Alvorens tot definitieve vaststelling van een jaarsubsidie wordt overgegaan dient de instelling uiterlijk 26 weken na afloop van het jaar, waarover subsidie is genoten, voor zover nog niet overgelegd, bij burgemeester en wethouders in:

• a.

  de jaarrekening over het jaar waarover subsidie verstrekt is, vergezeld van de balans, voorzien van een toelichting en getekend door het bestuur;

• b.

  een verslag over het bovenstaande onder a. bedoeld jaar. Voor de opstelling van het onder a. en b. vermelde kunnen burgemeester en wethouders richtlijnen geven.

Burgemeester en wethouders kunnen bepalen dat een instelling een verslag overlegt van een accountant, welke door de instelling is gekozen in overleg met en met instemming van voornoemd college.

Alvorens tot definitieve vaststelling van een éénmalige subsidie kan worden overgegaan dient de instelling uiterlijk binnen dertien weken na afloop van de activiteit een afrekening in.

Definitieve vaststelling van het subsidie geschiedt door burgemeester en wethouders door goedkeuring van de in artikel 13 respectievelijk 15 genoemde bescheiden, binnen zeventien weken na indiening.

• 1.

  Het vormen, verhogen van reserves en voorzieningen met of mede met subsidiegelden van de gemeente of het aanwenden daarvan door een instelling geschiedt slechts na vooraf verkregen toestemming van burgemeester en wethouders.

• 2.

  De raad kan terzake nadere regels stellen.

De instelling brengt door haar ontvangen niet tot de normale inkomsten behorende éénmalige ontvangsten, zoals erfstellingen, legaten, schenkingen, opbrengsten van activiteiten en dergelijke, ten bate van de exploitatie van de instelling, tenzij deze uitdrukkelijk zijn bestemd voor reservevorming, voor het aflossen van schuld of voor extra niet subsidiabele activiteiten, zulks na voorafgaande toestemming van burgemeester en wethouders.

Indien de som van reserves en het vermogen van een instelling meer bedraagt dan naar het oordeel van burgemeester en wethouders voor het verrichten van de werkzaamheden noodzakelijk is te achten, kunnen burgemeester en wethouders een subsidieaanvraag geheel of gedeeltelijk afwijzen.

Afschrijving op eigendommen e.d. van de instelling mag, voor zover de afgeschreven bedragen ten laste van de exploitatierekening worden gebracht, slechts plaatsvinden tot een door burgemeester en wethouders goed te keuren percentage. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen inzake de inrichting van de eigendomsadministratie.

Aflossingen op geldleningen mogen slechts tot een door burgemeester en wethouders goedgekeurd bedrag worden gedaan.

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen bij een beschikking een subsidie intrekken, verminderen, opschorten, dan wel geheel of gedeeltelijk terugvorderen, indien:

  • a.

    blijkt ;dat de instelling opzettelijk onjuiste en/of onvolledige gegevens heeft verstrekt;

  • b.

    de instelling naar het oordeel van burgemeester en wethouders feitelijk niet of onvoldoende overeenkomstig haar werkprogramma werkzaam is en hierin, ondanks daartoe ontvangen schriftelijke waarschuwing, geen verandering brengt;

  • c.

    de instelling zich niet of onvoldoende houdt aan voorwaarden en bepalingen, aan de subsidieverlening gesteld, en hierin, ondanks schriftelijke waarschuwing, geen verandering brengt.

• 2.

  Van een besluit als bedoeld in dit artikel wordt de gemeenteraad in kennis gesteld.

• 1.

  Van alle uitgaven moeten bewijsstukken aanwezig zijn ten name van de instelling waaruit de aard van de geleverde goederen of de verrichte diensten blijkt.

• 2.

  Een instelling is verplicht om door burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaren inzage te verlenen in de administratie en aan hen de inlichtingen te verstrekken, die voor de subsidietoekenning of subsidievaststelling dan wel ter beoordeling van de besteding van het toegekende subsidie, nodig zijn. Hierbij zal de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen gegarandeerd zijn.

• 1.

  Zonder voorafgaande goedkeuring van burgemeester en wethouders mag de instelling ten aanzien van derden met uitzondering van de gemeente geen rechtshandelingen verrichten, rechtsvorderingen instellen, noch berusten in tegen haar ingestelde rechtsvorderingen, indien daardoor kennelijk haar financiële belangen worden geschaad.

• 2.

  Instellingen, die van gemeentewege subsidie ontvangen of hebben ontvangen, dienen voor kopen, vervreemding of bezwaring van registergoederen de toestemming te hebben van burgemeester en wethouders.

• 3.

  Wanneer een instelling overgaat tot het vervreemden van onroerend goed in de kosten waarvan van gemeentewege subsidie is verleend, dienen de bedragen van de verleende subsidies, geïndexeerd voor de wijziging van waarde van het onroerend goed, te worden gestort in de kas der gemeente. Burgemeester en wethouders kunnen van deze bepaling vrijstelling verlenen. Burgemeester en wethouders doen mededeling van de verleende vrijstelling aan de gemeenteraad.

• 4.

  Burgemeester en wethouders kunnen regels stellen ten aanzien van vervreemding of bezwaring van roerende en onroerende goederen van gesubsidieerde instellingen.

De instelling stelt burgemeester en wethouders in kennis van wijzigingen of aanvullingen van haar statuten en van het voornemen daartoe.

• 1.

  Burgemeester en wethouders dienen in kennis te worden gesteld van voornemens tot opheffing van een instelling.

• 2.

  Indien subsidiëring door de gemeente heeft geleid tot het verwerven van eigendommen of anderszins tot een batig saldo, is de instelling bij liquidatie aan de gemeente een vergoeding verschuldigd welke na overleg met de instelling door burgemeester en wethouders wordt vastgesteld.

Indien burgemeester en wethouders het voornemen hebben om de subsidiëring van een instelling zodanig te wijzigen dat daardoor personele gevolgen zijn te verwachten, voeren zij tijdig overleg met representatieve organisaties van de betrokken werknemers en werkgevers, of bij het ontbreken daarvan met een representatieve vertegenwoordiging van de betrokken werkgevers en werknemers.

De bepalingen van de bij dit besluit (2005/32a) gewijzigde verordening zijn mede van toepassing op de aanvragen om jaarsubsidies voor het jaar 2005.

• 1.

  De verordening, inclusief de wijzigingen zoals vastgesteld bij besluit nummer 2005/32a van 24 mei 2005.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als "Algemene subsidieverordening Kapelle 1982".