Organisatie | Weert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Weert 2013 |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Weert 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Organisatiebesluit gemeente Weert.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-07-2013 | 01-09-2019 | nieuwe regeling | 28-05-2013 Weekblad Land van Weert, 03-07-2013 | BW-006043 |
In dit besluit wordt verstaan onder:
Controletechnische functiescheiding: is gericht op het verkrijgen van tegengestelde belangen met betrekking tot het beschikken (=bevoegd tot het aangaan van verplichtingen), het bewaren (=bevoegd tot de toegang tot middelen) en het registreren (=bevoegd tot vastleggen van mutaties in middelen in de administratie).
Paragraaf 1 Structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 2 Organisatorische indeling
De ambtelijke organisatie is ingedeeld in de volgende sectoren:
Artikel 2a Afdeling Concernstaf
De afdeling Concernstaf heeft een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de gemeentesecretaris.
Artikel 3 Hoofdtaken van de sectoren en de afdeling Concernstaf
De hoofdtaken van de in artikel 2 en 2a genoemde organisatieonderdelen zijn neergelegd in de organisatiebeschrijving gemeente Weert (mei 2013). Naast de hoofdtaken van de organisatieonderdelen zijn in deze beschrijving de taken van de afdelingen/teams vermeld en van daaruit nader uitgewerkt in organieke functieprofielen.
Artikel 6 Inrichting financiële organisatie
De functies van directeur sector Bedrijfsvoering, concerncontroller, hoofd Financiën en financieel consulent zijn onverenigbaar met die van kashouder en kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies van de kashouder en de kassier zijn onverenigbaar met het (sub) budgethouderschap.
De gemeentearchivaris vervult de wettelijke taak als gemeentearchivaris, zoals vastgesteld in de Archiefwet, rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van het college.
Paragraaf 3 Financiële organisatie
Artikel 15 Afdelingshoofd Financiën
Onder de verantwoordelijkheid van de directeur Bedrijfsvoering draagt het afdelingshoofd Financiën zorg voor:
Het beheer van de geldmiddelen is opgedragen aan de kassier van de gemeente. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten en het doen van de betalingen. De kassier voert de aan hem toegewezen taken uit onder toezicht van de teamleider Financiën en binnen de kaders van de Financiële beheersverordening gemeente Weert en het besluit “Treasurystatuut”.
Paragraaf 4 Besturingsfilosofie
Artikel 21 Ambtelijke advisering
Bij verschil van mening tussen portefeuillehouder en ambtelijke organisatie over inhoud en/of noodzaak van een ambtelijk advies, heeft de ambtelijke organisatie het recht het advies via de gemeentesecretaris aan het college aan te bieden. Zowel ambtelijk advies als het standpunt van de portefeuillehouder wordt in dat geval in het voorstel verwerkt
Paragraaf 5 Begrotingscyclus, budgettoekenning en verantwoording
Dit organisatiebesluit regelt de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, van de gemeente Weert op hoofdlijnen. Het besluit vindt zijn basis in artikel 160 lid 1c van de Gemeentewet.
Bovendien stelt dit organisatiebesluit een aantal regels met betrekking tot de uitvoering van de begroting, de financieringsfunctie en de financiële organisatie. Daarmee wordt voldaan aan de artikelen 16 en 17 van de Financiële beheersverordening gemeente Weert ex artikel 212 Gemeentewet.
Een toelichting wordt alleen gegeven daar waar een verduidelijking echt noodzakelijk is.
Artikel 2 Organisatorische indeling
In dit artikel wordt de hoofdindeling van de ambtelijke organisatie geregeld. Uitgezonderd is de inrichting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad. In dit besluit is afgezien van het indelen van de bestuurlijke organisatie. Dit hoort op zich thuis in het reglement van orde voor vergaderingen van het college en andere werkzaamheden, dat moet worden opgesteld op basis van artikel 52 Gemeentewet.
Artikel 4 Structuur van de sectoren
De structuur van de organisatie naar sectoren, afdelingen en teams is overzichtelijk terug te vinden in de visie op de nieuwe organisatie (oktober 2010) en de organisatiebeschrijving van de gemeente Weert (mei 2013). Bij de inrichting van de nieuwe organisatie zijn een aantal uitgangspunten en principes gehanteerd, die te maken hebben met de ordening van de organisatie, de inrichting van de organisatie en de besturing van de organisatie. Deze principes worden uiteengezet in genoemde documenten.
Artikel 6 Inrichting financiële organisatie
In dit artikel worden de functionarissen voor het financiële beheer genoemd, evenals de uitgangspunten voor controletechnische functiescheiding. Het betreft een invulling van de artikelen 16 en 17 van de Financiële beheersverordening gemeente Weert ex artikel 212 Gemeentewet. Een gedetailleerde beschrijving van positie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functionarissen van de financiële organisatie vindt plaats in paragraaf drie van dit organisatiebesluit.
Artikel 7 Samenwerkingsverbanden
Gemeenten organiseren de uitvoering van gemeentelijke taken en ook de beleidsontwikkeling, steeds vaker binnen samenwerkingverbanden. Deze samenwerkingsverbanden moeten worden vormgegeven en de (politieke) grip, sturing en verantwoording moet worden geborgd.
De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het organisatieonderdeel dat het initiatief heeft genomen tot het aangaan van de samenwerking of op wiens taakveld de samenwerking (hoofdzakelijk) betrekking heeft.
Dit artikel regelt in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de gemeentesecretaris. Het eerste en tweede lid van dit artikel gaan in op de gemeentesecretaris als algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. Het derde lid van dit artikel gaat in op de gemeentesecretaris als WOR bestuurder in de zin van de Wet Op de Ondernemingsraden. Het vierde lid gaat in op de gemeentesecretaris als ondersteuner van het College van B&W. Het vijfde en zesde lid van dit artikel regelen de vervanging van de secretaris, een verplichting die is neergelegd in het eerste lid van artikel 106 Gemeentewet. Het zesde lid bepaalt dat de locosecretaris alle taken van de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid op zich neemt. Dat betekent dus de taken onder lid 1-5.
Op grond van het tweede lid van artikel 103 Gemeentewet stelt het college een instructie op met nadere regels over de taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris. Deze instructie is bij dit organisatiebesluit bijgevoegd.
De directeuren zijn primair concerndirecteur. De concerndirecteur is DT-lid en medeverantwoordelijk voor de koers, de samenhang en het samenspel en dus voor de prestaties van de gehele organisatie (horizontale sturing). Als sectordirecteur is de directeur primair verantwoordelijk voor de prestaties van de eigen sector(verticale sturing) en de interne sturing en beheersing van de sector. Voor een verdere uitwerking hiervan wordt verwezen naar de organisatiebeschrijving van de gemeente Weert (mei 2013).
De verantwoordelijkheidsverdeling tussen enerzijds de directeuren en anderzijds de afdelingshoofden wordt vooral ontleend aan de verhouding tussen de strategisch tactische en de operationele aansturing. Directeuren dragen daarbij de strategisch tactische verantwoordelijkheid, de afdelingshoofden de operationele verantwoordelijkheid op afdelingsniveau. Het afdelingshoofd zorgt er primair voor dat afgesproken resultaten worden gerealiseerd. Hij spreekt haalbare resultaten af en volgt de voortgang.
De concerncontroller heeft een zelfstandige, solitaire positie, maar staat hiërarchisch onder de gemeentesecretaris. Hij voert zijn taken uit in nauw overleg met de gemeentesecretaris. De concerncontroller is adviseur van het directieteam. Vanuit zijn toetsende functie heeft hij de bevoegdheid om het college rechtstreeks te informeren en te adviseren, indien het managementteam tekortkomingen niet corrigeert, die de controller wel heeft geconstateerd en gerapporteerd.
Artikel 14 Benoemingsprocedure
In dit artikel van het organisatiebesluit wordt alleen de procedure vastgelegd op basis waarvan gemeentesecretaris, directeuren en afdelingshoofden worden benoemd. In deze procedure wordt altijd gewerkt met een selectie- en adviescommissie. De samenstelling van deze commissies is per te benoemen functionaris verschillend van aard. Zo moet als het gaat om de gemeentesecretaris en de directeuren bij de samenstelling van beide commissies rekening worden gehouden met de inbreng van de OR, het college en het directieteam. Conform de WOR is de inbreng van de OR bij de benoeming van de gemeentesecretaris anders dan bij de directeuren. Om het Directieteam meer armslag te geven bij de benoeming van de afdelingshoofden, wordt de procedure voor het benoemen van afdelingshoofden door het directieteam vastgesteld. Dat collegeleden deel uitmaken van selectie- en/of adviescommissie spreekt voor zich.
Artikel 17 Teamleider administratie
In dit artikel wordt de functie teamleider financiën in hoofdlijnen beschreven. De teamleider financiën heeft een zuiver registerende functie, met het oog op de controletechnische functiescheiding.
Volgens de wet financiering decentrale overheden, dient de raad regels te stellen ten aanzien van de financieringsfunctie (treasury) Daarbij gaat het vooral om de algemene doelstelling van de financieringsfunctie, de administratieve organisatie en de verantwoordingsrelatie. In dit artikel is een beschrijving van de taken, bevoegdheden en verantwoordingsrelaties van het vermogensbeheer in hoofdlijnen opgenomen. Verder uitgewerkte kaders staan in het treasurystatuut van de gemeente Weert.
Artikel 21 Ambtelijke advisering
Het eerste lid van dit artikel regelt dat de ambtelijke organisatie verantwoordelijk is voor de integrale advisering aan het college. Het creëren van een politiek-bestuurlijk draagvlak vraagt daarbij om een gerichte en blijvende aandacht.
De strekking van het tweede lid van dit artikel is het onafhankelijk ambtelijke advies aan het college. Indien de verantwoordelijke portefeuillehouder het niet eens is met de ambtelijke advisering, kan dat niet leiden tot een gedwongen aanpassing of blokkering van het advies. De ambtelijke organisatie dient er in dat geval voor zorg te dragen, dat het standpunt van de verantwoordelijke portefeuillehouder correct in het advies wordt opgenomen.
Natuurlijk kan het college van het ambtelijke advies afwijken. Het ligt in dat geval ook niet in de rede om de ambtelijke adviezen bij de raadstukken te leggen. De ambtelijke organisatie adviseert aan het college. Het college doet voorstellen aan de raad.
Artikel 22 Mandaat en volmacht
In dit artikel wordt bepaald, dat de bevoegdheden van het college en de burgemeester nader kunnen worden geregeld in (onder)mandaatbesluiten en volmachten. Met dit artikel wordt ook invulling gegeven aan de verantwoordelijkheid van het college om regels te stellen met betrekking tot mandaten, zoals neergelegd in artikel 17 van de Financiële beheersverordening gemeente Weert.
Verdere spelregels bij de uitoefening van de bevoegdheden in (onder)mandaat zijn neergelegd in de algemene en bijzondere instructies zoals opgenomen in de (onder)mandatenregeling.
Artikel 26 Juridische kwaliteitszorg
De bewaking van de juridische kwaliteit is een verantwoordelijkheid die in de lijn thuis hoort. In een door het Directieteam op 4 juli 2012 vastgestelde notitie “Juridische kwaliteitszorg in de nieuwe gemeentelijke organisatie d.d. 25 maart 2011” zijn de uitgangspunten voor de juridische kwaliteitszorg voor de nieuwe organisatie vastgelegd. Via de actualisatie van een bestaand Handboek Juridische Kwaliteitszorg sector Stadsontwikkeling zal concernbreed de juridische kwaliteitszorg verder worden geïmplementeerd.
Het directieteam (DT) is het hoogste overlegorgaan voor het ambtelijke management in de gemeentelijke organisatie. Het DT draagt zorg voor sectoroverstijgende integratie, de ontwikkeling van de organisatie en de organisatiebrede bedrijfsvoering en het strategisch beleid voor de ambtelijke organisatie. In het DT gaat het Concernbelang voor het Sectorbelang.