Gedragscode voor publicatie van persoonsgegevens in het Raadsinformatiesysteem op de website van de gemeente Boxmeer 2018

Artikel 1 Definitie Raadsinformatiesysteem

De raad van Boxmeer werkt met een Raadsinformatiesysteem. Onder verantwoordelijkheid van de raad worden door de griffie stukken op het Raadsinformatiesysteem geplaatst. De stukken blijven na plaatsing in beginsel permanent toegankelijk.

Het Raadsinformatiesysteem kent een openbaar, algemeen toegankelijk gedeelte, raadpleegbaar via www.boxmeer.nl, tabblad “Raadsinformatie”.

Daarnaast is er een niet openbaar (besloten) Raadsinformatiesysteem, toegankelijk voor raadsleden en burgerraadsleden en andere specifiek functioneel geautoriseerde personen, zoals bijvoorbeeld collegeleden.

Artikel 2 Gedragscode openbare Raadsinformatiesysteem

Voor de publicatie van persoonsgegevens in het openbare Raadsinformatiesysteem gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.

a.Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen, schriftelijke vragen, moties, amendementen et cetera.

In het openbare Raadsinformatiesysteem (en op de algemene website van de gemeente Boxmeer) worden de namen, adressen en telefoonnummers van politieke ambtsdragers gepubliceerd. Voor hen geldt dat niet alleen hun naam, maar ook andere persoonlijke gegevens zoals adres, telefoonnummer op de website zijn te vinden. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt. Bij aanvaarding van hun functie wordt hen, in zekere zin vrijblijvend, verzocht er mee in te stemmen dat deze gegevens openbaar worden gepubliceerd. Met persoonlijke wensen dienaangaande wordt zoveel mogelijk rekening gehouden.

Gedragslijn:

Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens in het openbare Raadsinformatiesysteem.

b.Persoonsgegevens van ambtenaren

In beginsel worden geen namen van ambtenaren vermeld. Bij uitzondering zullen namen met vermelding van de afdeling en/of functie van ambtenaren worden gepubliceerd, mits relevant of noodzakelijk.

Gedragslijn:

Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Boxmeer of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat hun naam en voornaam of voorletter(s) in het openbare Raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn en/of functie die zij vervullen, mits relevant of noodzakelijk.

c.Persoonsgegevens van personen, bedrijven en instellingen diee-mail-berichten, brieven of andere geschriften aan de raad richten

E-mailberichten en brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers, bedrijven en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en zijn normaliter ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

Door plaatsing in het openbare Raadsinformatiesysteem zouden alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Voor e-mailberichten, brieven of andere geschriften van burgers, evenals voor petities, wordt dit als “bovenmatig” beschouwd. Derhalve zullen deze, voor zover het individuele burgers betreft, worden geanonimiseerd. De afzender zal met initialen worden aangeduid. Overige NAW-gegevens en contactgegevens worden onzichtbaar gemaakt. Aldus kan een ieder toch kennis van de inhoud nemen.

Bestuurders en leden van bedrijven, instellingen, verenigingen enz. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden worden zij met naam genoemd in het openbare Raadsinformatiesysteem, tenzij zij daar bezwaar tegen hebben. Persoonlijke contactgegevens van deze personen worden verwijderd en handtekeningen onzichtbaar gemaakt.

Gedragslijn:

Ingekomen e-mailberichten, brieven of andere geschriften die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden in het openbare Raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Voor zover het e-mailberichten, brieven of geschriften van individuele burgers betreft, dan wel petities, zullen deze worden geanonimiseerd. De afzender zal met initialen worden aangeduid. Namen van bestuurders en leden van bedrijven, instellingen, verenigingen enz. worden wel gepubliceerd, omdat zij zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid presenteren. Persoonlijke contactgegevens van deze personen worden verwijderd en handtekeningen onzichtbaar gemaakt.

d.Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen

Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie in het openbare Raadsinformatiesysteem, opdat een ieder er kennis van kan nemen. Hun mondelinge inbreng wordt opgenomen en uitgezonden. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, worden deze – voor zover niet relevant – verwijderd.

Gedragslijn:

Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage met vermelding van hun naam in het openbare Raadsinformatiesysteem. Overige persoonsgegevens – voor zover niet relevant – worden verwijderd.

e.Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen, -besluiten en bijbehorendedocumenten

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen zelden besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. In raadsvoorstellen en bijbehorende documenten worden de persoonsgegevens zoveel mogelijk geanonimiseerd en handtekeningen worden onzichtbaar gemaakt. De individuele burger zal met initialen worden aangeduid. Onder omstandigheden kan het noodzakelijk zijn om wel de naam en/of het adres te noemen.

Evenwel worden gegevens van personen in raadsbesluiten die in openbare vergaderingen van de raad zijn genomen en in verslagen van openbare raadsvergaderingen zijn vermeld in zijn geheel in het openbare Raadsinformatiesysteem opgenomen. Deze gegevens zijn in het openbaar uitgesproken en vastgelegd. Videotulen van openbare commissie- en raadsvergaderingen blijven integraal beschikbaar. Hierop is verder de Archiefwet 1995 van toepassing.

Een andere categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.

Voor zover stukken in het openbare Raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, worden deze geanonimiseerd. De naam (namen) van degene(n) die bezwaar heeft (hebben) aangetekend wordt (worden) met initialen aangegeven. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden onzichtbaar gemaakt.

Gedragslijn:

De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze in het openbare Raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, zoveel mogelijk worden geanonimiseerd en handtekeningen worden onzichtbaar gemaakt. De individuele burger zal met initialen worden aangeduid. Onder omstandigheden kan het noodzakelijk zijn om wel de naam en/of het adres te noemen.

In raadsbesluiten van openbare raadsvergaderingen en in verslagen van openbare raadsvergaderingen worden de persoonsgegevens voor zover deze in de besluitvorming of in het verslag zijn vermeld in het openbare Raadsinformatiesysteem opgenomen. Videotulen van openbare vergaderingen blijven beschikbaar.

In raadsdocumenten in het kader van bezwaarprocedures, die in het openbare Raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, wordt (worden) de naam (namen) van degene(n) die het bezwaar heeft (hebben) aangetekend met initialen aangegeven. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden onzichtbaar gemaakt.

f.Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

In het overzicht van activiteiten voor de raad in het openbare Raadsinformatiesysteem kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld.

Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit doorgaans noodzakelijke gegevens, juist om met elkaar in contact te komen. Er mogen geen andere gegevens in het openbare Raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.

Gedragslijn:

Bij publicatie van activiteiten voor de raad in het openbare Raadsinformatiesysteem wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden onzichtbaar gemaakt.

Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

Artikel 3 Gedragscode niet openbare Raadsinformatiesysteem

In het niet openbare of besloten Raadsinformatiesysteem zijn de geanonimiseerde documenten, zoals in het openbare Raadsinformatiesysteem geplaatst, integraal raadpleegbaar voor raadsleden en burgerraadsleden ten behoeve van een goede vervulling van hun taak.

Raadsleden en burgerraadsleden zijn bekend met het aan de stukken op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (artikel 8) toegekende niet openbare karakter en gaan daar prudent mee om. Voor hen geldt de gedragscode voor politiek ambtsdragers; de burgerraadsleden hebben bij het aanvaarden van hun functie een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Artikel 4 Recht op rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens

a.Mogelijkheid verzoek tot rectificatie van persoonsgegevens

Betrokkene heeft het recht op rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens. Rectificatie vindt zo spoedig mogelijk plaats.

b.Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Betrokkenen kunnen te allen tijde verzoeken om hun persoonsgegevens uit het Raadsinformatiesysteem te verwijderen. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Met inachtneming van de geldende wettelijke bepalingen en deze gedragscode zal door de griffier op het verzoek worden beslist.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

• a.

  Deze gedragscode treedt in werking per 1 januari 2018 en geldt voor vanaf die datum te publiceren gegevens.

• b.

  Deze gedragscode kan worden aangehaald als ”Gedragscode voor publicatie van persoonsgegevens in het Raadsinformatiesysteem op de website van de gemeente Boxmeer 2018”.

Aldus vastgesteld door de raad van Boxmeer

in zijn openbare vergadering van 14 december 2017.