Organisatie | Meppel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling gebruik dienstauto’s gemeente Meppel |
Citeertitel | Regeling gebruik dienstauto’s gemeente Meppel |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2017 | 01-09-2017 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 12-09-2017 Gemeenteblad | 1234657 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Afgeleide doelen zijn om met gebruikmaking van de black box gegevens, in het kader van een efficiënt wagenparkbeheer, een zo optimaal mogelijke inzet van de gemeentevoertuigen te realiseren en als informatiebron om aan te kunnen tonen dat voertuigen op een bepaald moment op een bepaalde plek zijn geweest, bijvoorbeeld bij klachten of calamiteiten.
De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de gemeentelijke voertuigen heeft de volgende doeleinden:
Het management is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze regeling en kan daartoe maatregelen treffen. Deze maatregelen mogen niet in strijd zijn met deze regeling.
De beherende afdeling treft alle noodzakelijke maatregelen om een ongestoorde en betrouwbare black box gegevensregistratie te verzekeren, zoals in artikel 3 wordt omschreven. De onderstaande gegevens worden per voertuig geregistreerd:
De medewerkers van de beherende afdeling zijn op grond van artikel 125 a, derde lid , Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van persoonsgegevens en al het hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt en behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 9 Verplichtingen van de gebruiker
De geregistreerde gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van het voertuig gedurende de hele periode van registratie. Het behoort tot zijn of haar verantwoordelijkheid bij het in gebruik nemen van het voertuig en het stallen van het voertuig de daarvoor afgesproken aan- en afmeldingsprocedure te volgen.
Artikel 10 Gebruik van de gemeentelijke voertuigen
Gebruikers gebruiken het voertuig voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken of werk gerelateerde werkzaamheden. Indien woon-werkverkeer in het verlengde ligt van de dienstreis is dit incidenteel toegestaan en wordt dit niet als privégebruik gezien (er wordt dan uitgegaan van de kortste route via de ANWB routeplanner).
Het is niet toegestaan de black box op een andere dan de voorgeschreven wijze te gebruiken, te manipuleren of de werking daarvan zodanig te beïnvloeden dat daardoor geen correctie ritregistratie kan plaatsvinden.
Artikel 14 Bevoegdheden bij vermoeden van handelen in strijd met artikel 10
Het management van de beherende afdeling kan bij het onderzoek de betreffende gegevens van de black box registratie opvragen, dan wel op afstand de toepasselijke computerbestanden benaderen. Na afloop van het onderzoek worden de verstrekte gegevens vernietigd, tenzij deze gegevens naar het oordeel van het management die het verzoek deed, nodig zijn in verband met (een) disciplinaire maatregelen en/of strafrechtelijke procedure(s).
Artikel 15 Rechten van de gebruiker
Wanneer een overtreding als bedoeld in artikel 10 geconstateerd is, stelt het management de betreffende gebruiker hiervan onmiddellijk in kennis. Op verzoek van de gebruiker kan deze inzage krijgen in het gedeelte van de black box gegevens dat op hem betrekking heeft. Desgewenst wordt aan hem een kopie van deze gegevens verstrekt. Voor het overige beschikt de gebruiker over alle rechten op bezwaar en beroep die hem krachtens zijn rechtspositie toekomen.
De gebruiker kan de beheerder verzoeken zijn persoonsgegevens te verwijderen, te verbeteren, aan te vullen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden (zie artikel 3) van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Schade die ontstaan is doordat een gebruiker in strijd met deze regeling heeft gehandeld, en/of te wijten is aan roekeloos handelen van de gebruiker, wordt op de gebruiker verhaald.
Wanneer de gebruiker in strijd handelt met het bepaalde in artikel 10 heeft het college de mogelijkheid om:
Ingaande de datum van de geconstateerde overtreding wordt de waarde van het privégebruik (fiscale bijtelling privégebruik) van het gemeentelijk voertuig tijdsevenredig tot het loon van de medewerker gerekend, voor de tijdvakken van het kalenderjaar waarvoor de aangiftetermijn is verstreken dienen correctieberichten op de loonaangifte te worden opgemaakt, tenzij de medewerker aan de werkgever alsnog overtuigend kan bewijzen dat het ter beschikking gestelde gemeentelijk voertuig in het kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt.
Alle verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet alsmede de boete en de heffingsrente die voortvloeien uit de overtreding van het verbod op privégebruik verhaalt de werkgever op de medewerker. De werkgever kan ervoor kiezen om (geheel of gedeeltelijk) van verhaal af te zien voor zover hij niet heeft voldaan aan de in artikel 3 neergelegde verplichting tot het houden van voldoende toezicht.
Artikel 18 Bijzondere gevallen
Het college kan voor zover nodig in afwijking van de bij of krachtens dit besluit gestelde regels beslissen in individuele gevallen waarin deze regels naar hun oordeel niet of niet naar redelijkheid voorzien.
Bijlage II Werkinstructie monitoring
Met interne controle wordt gedoeld op de controle-activiteiten die in de administratieve organisatie (AO) zijn ingebouwd als waarborg voor het noodzakelijk gewenste verloop van die AO.
Het gemeentelijk voertuig dat wordt gebruikt voor de wachtdienst/piketdienst mag door de dienstdoende medewerker gebruikt worden voor privéritten van en naar zijn of haar huisadres (zoals bijvoorbeeld familiebezoek, bijwonen sportwedstrijd kind, etc.) tijdens zijn wachtdienst/piketdienst, om bij een (storings)oproep direct in actie te kunnen komen.
Bij de controle is specifiek aandacht voor de aard en omvang van de functies van de medewerkers die dagelijks gebruik maken van dienstauto’s, zoals de toezichthouders, BOA’s en medewerkers die belast zijn met het beheer van de openbare ruimte. Deze functies brengen met zich mee dat de medewerkers gedurende een werkdag verschillende uiteenlopende (dienst)opdrachten krijgen ter uitvoering van de functie. Deze opdrachten betreffen onder andere regulier werk, calamiteiten, spoedopdrachten, opdrachten op afroep (intern en extern) etc. Ter vervulling van deze uiteenlopende opdrachten bevinden de betreffende medewerkers zich op allerlei verschillende locaties binnen de gemeente.
Uitvoeren jaarlijkse verbijzonderde controle
Bij verbijzonderde interne controle heeft iemand van buiten het betreffende werkproces zichtbaar, dat wil zeggen waarneembaar door derden, een controle uitgevoerd op de naleving van de AO.
Jaarlijks wordt onderzoek verricht naar de opzet, werking en uitkomsten van de rittenregistratie. De vic-functionaris rapporteert zijn bevindingen aan degene die verantwoordelijk is voor de gecontroleerde cijfers of het gecontroleerde proces.
De bevindingen uit het rapport worden besproken met de verantwoordelijken om op basis daarvan actie te kunnen ondernemen.