CVDR474226_1Mandaatbesluit DVO Inkoop & Monitoring Utrecht West 2017nlregelingDe Ronde Venen2018-02-20De Ronde Venengmb-2017-206193Mandaatbesluit DVO Inkoop en Monitoring Utrecht West2017Algemene wet bestuursrecht, art. 10:1 tot en met 10:12Gemeentewet, art. 160Gemeentewet, art. 171college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2017-10-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2017-11-242017-01-01Nieuwe regelingOnbekendMaatschappelijke zorg en welzijnGeenMandaatbesluit DVO Inkoop & Monitoring Utrecht West 2017Behorende bij de Dienstverleningsovereenkomst Inkoop en Monitoring Utrecht West 2017-2018 (hierna: Dienstverleningsovereenkomst) ten behoeve van de gezamenlijke uitvoering van taken en wijze van samenwerking wat betreft inkoop Jeugdhulp en Wmo zorg.Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Oudewater, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente De Ronde Venen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Montfoort, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Woerden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;Overwegende dat:

De samenwerkende Utrecht West gemeenten (Woerden, De Ronde Venen, Montfoort, Stichtse Vecht, Oudewater) een samenwerking zijn overeengekomen waartoe afspraken zijn vastgelegd in de Dienstverleningsovereenkomst voor de periode vanaf 1 januari 2017;

Vanuit deze samenwerking de Inkoop van Jeugdzorg en Wmo zorg gezamenlijk wordt uitgevoerd via de inkooporganisatie Inkoop en Monitoring Utrecht West (hierna: I&M UW);

Voor de wijze van samenwerking is gekozen voor een privaatrechtelijke dienstverleningsovereenkomst, met een opdrachtnemer welke de werkzaamheden voor en namens de deelnemende gemeenten uitvoert;

De colleges en de burgemeesters van de verschillende gemeenten hiertoe bevoegdheden dienen te mandateren aan het college en de burgemeester van de opdrachtnemer, gemeente Woerden;

Binnen en onder leiding van het “Team Inkoop, Administratie en Ondersteunende processen” Sociaal Domein van de opdrachtnemer wordt gewerkt met een inkooporganisatie onder leiding van de Teammanager van dit Team;

Opdrachtnemer en de inkooporganisatie ter uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst (onder)mandaat krijgt voor de uitvoering van de afgesproken taken binnen de Dienstverleningsovereenkomst en de hierbij behorende begroting;

Het college en de burgemeester van de gemeente Woerden in de rol van opdrachtnemer haar bevoegdheden wenst te (onder)mandateren aan de Teammanager van het team en de Manager van de Inkooporganisatie Inkoop en Monitoring Utrecht West ter bevordering van een effectieve en efficiënte dagelijkse bedrijfsvoering van de Inkooporganisatie.

Gelet op artikel 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 160 en 171 van de Gemeentewet;besluiten:vast te stellen het volgende Mandaatbesluit DVO Inkoop en Monitoring Utrecht West 2017:

Artikel1BegripsbepalingenIn dit mandaatbesluit wordt verstaan onder:

mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten ex artikel 1:3 van de Awb te nemen en te ondertekenen;

volmacht: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

machtiging: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan handelingen, die noch een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, te verrichten;

teammanager: de Teammanager van het “Team inkoop, administratie en ondersteunende processen” Sociaal Domein van opdrachtnemer, onder wiens leiding de inkooporganisatie I&M UW staat en die de manager I&M UW aanstuurt;

manager I&M UW: de leidinggevende van de inkooporganisatie Inkoop en Monitoring Utrecht West;

opdrachtnemer: de gemeente Woerden

Artikel2Mandaat aan opdrachtnemerHet college en de burgemeester van de in de aanhef genoemde partijen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, verlenen mandaat volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister, met inachtneming van onderstaande bepalingen aan het college cq. de burgemeester van de gemeente Woerden, zijnde de opdrachtnemer.Artikel3Mandaat aan TeammanagerDe Teammanager van het “Team inkoop, administratie en ondersteunende processen” Sociaal Domein van opdrachtnemer is volgens het Mandaatregister van opdrachtnemer bevoegd om namens het college (opdrachtnemer) besluiten te nemen. De uitzonderingen van artikel 3 van het Mandaatregister worden hierbij in acht genomen.Artikel4Ondermandaat van opdrachtnemer en Teammanager aan Manager I&M UW en andere medewerkers van de inkooporganisatieOpdrachtnemer en de teammanager verlenen ondermandaat volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister aan de Manager I&M UW en de onder hem ressorterende functionarissen met betrekking tot aangelegenheden die op hun werkterrein betrekking hebben.Artikel5Vervanging bij afwezigheidIn geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger.Artikel6Volmacht en machtigingHet bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.Artikel7Instructies1.Naast de instructies zoals opgenomen in het Bevoegdhedenregister worden ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de volgende algemene instructies gegeven.

Bij de uitoefening van de bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

Bij de uitvoering van de bevoegdheden wordt zorg gedragen voor een duidelijke, heldere, gestructureerde en tijdige vorm van communicatie die passend is bij de betreffende werkzaamheden en die aansluit bij de wensen van de mandaatverleners. Daarbij wordt in er in ieder geval voor zorg gedragen dat:

Gewenste controlevragen van de mandaatverleners worden meegenomen in de gesprekken en controles met de zorgaanbieders;

Er sprake is van een heldere en goed gestructureerde communicatie met de mandaatverleners over de controles, bevindingen en wijzigingen bij de inkoop van Jeugdzorg en Wmo zorg;

De planning van I&M UW de P&C cyclus van de mandaatverleners volgt, zodat informatie tijdig aangeleverd wordt voor P&C producten van de mandaatverleners;

Er sprake is van gezamenlijk communiceren van wensen van mandaatverleners naar zorgaanbieders (bijvoorbeeld afspraken over berichtenverkeer);

Er wordt zorggedragen voor gedegen dossiervorming, van een goede beschikking tot relevante documentatie voor mandaatverleners;

Programma van eisen/bestek behorende bij een aanbesteding en daarmee overeenkomende documenten worden ter besluitvorming voorgelegd aan de mandaatverleners - de opdrachtgevers;

Het (onder)mandaat geldt maximaal voor de duur van de Dienstverleningsovereenkomst, inclusief een eventuele verlenging.

Bij de uitvoering van de bevoegdheden vindt de verwerking van persoonsgegevens plaats met inachtneming van de bij of krachtens de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Wet bescherming persoonsgegevens en overige toepasselijke privacy wet- en regelgeving gestelde voorschriften;

De uitoefening van de bevoegdheden vindt slechts plaats voor zover er sprake is van begunstigende besluiten, tenzij uitdrukkelijk anders in het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister is aangegeven.

De bevoegdheden die opgenomen zijn in het Bevoegdhedenregister zijn beslissingsmandaten, tenzij anders is aangegeven.

Er mag geen overschrijding plaatsvinden van de bij de Dienstverleningsovereenkomst behorende begroting;

Door de functionarissen aan wie bevoegdheden zijn toegekend wordt aan het ter zake bevoegde bestuursorgaan periodiek een overzicht van de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten verstrekt.

2.De mandaatverlener kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de gemandateerde of bij volmacht gegeven bevoegdheden.Artikel7Beperkingen mandaat en volmachtHet mandaat en ondermandaat zoals opgenomen in het bijbehorende Bevoegdhedenregister hebben geen betrekking op:

het zelfstandig aanhangig maken van juridische procedures;

het zonder toestemming van mandaatverlener aangaan van meerjarige verplichtingen, die leiden tot overschrijding van een bestaande begrotingspost per hoofdcategorie;

het zonder toestemming van mandaatverlener besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij gemandateerde zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt;

de bevoegdheid tot het beslissen over en het ondertekenen van stukken die niet in de begroting zijn opgenomen, tenzij het aangelegenheden met een routinematig karakter betreft;

het beslissen over of ondertekenen van stukken betreffende politiek gevoelige aangelegenheden;

de beslissing tot gunning van een opdracht naar aanleiding van een inkoop- en aanbestedingstraject.

Artikel8Ondertekening1.In het in (onder)mandaat genomen besluit dient expliciet te worden aangegeven dat het besluit in naam van het betreffende college c.q. de burgemeester is genomen. In (onder)mandaat genomen besluiten worden als volgt ondertekend:“Namens burgemeester en wethouders van ...(naam betreffende gemeente)..........gevolgd door handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.of“Namens de burgemeester van ......(naam betreffende gemeente)..............”gevolgd door handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.2.Ondertekening van besluiten die door het bestuursorgaan zelf zijn genomen, dient door de (onder)gemandateerde op dezelfde wijze te geschieden als in lid 1, waarbij “namens” wordt vervangen door “voor”.Artikel9Slotbepalingen1.Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2017.2.Dit besluit kan worden aangehaald als "Mandaatbesluit DVO Inkoop en Monitoring Utrecht West 2017”.

Plaats, Plaats, Plaats, Plaats, Mijdrecht, Plaats,datum datum datum datum 24 oktober 2017 datumBurgemeester en wethouders van de gemeente Oudewater,de secretaris,(naam)de burgemeester,(naam)De burgemeester van de gemeente Oudewater(naam)Burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht,de secretaris,(naam)de burgemeester,(naam)De burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht(naam)Burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort,de secretaris,(naam)de burgemeester,(naam)De burgemeester van de gemeente Montfoort(naam)Burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen,de secretaris,LilianSchreursburgemeesterMaartenDivendalDe burgemeester van de gemeente De Ronde Venen,MaartenDivendalBurgemeester en wethouders van de gemeente Woerden,secretarisburgemeester(naam)De burgemeester van de gemeente Woerden(naam)De Teammanager van het team “Team Inkoop, Administratie en Ondersteunende processen” Sociaal Domein van de opdrachtnemer:(naam)

Bevoegdhedenregister, behorende bij het Mandaatbesluit DVO 2017Inkoop Jeugdhulp en WmoNr. Omschrijving bevoegdheid BevoegdorgaanMandaatOndermandaatSpecifieke instructie van het bevoegd orgaan1.Bevoegdheid tot het voeren van het gehele inkooptraject en evaluatie hiervan in samenwerking met betrokkenen (uitvoering, de zorgaanbieders, de werkgroepen beleid etc.).College/ burgemeester College/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/ WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerkerDe ingekochte producten en diensten sluiten goed aan bij de behoefte van de gemeente, zowel op het gebied van beleid als de uitvoering.Betreft niet de bevoegdheid tot gunning en ondertekening van de overeenkomsten.2.Het verzorgen van het complete administratieve proces van een aanbestedingsprocedure.College/ burgemeesterCollege/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker3.Communicatie met zorgaanbieders over zaken gerelateerd aan de inkoop (bijvoorbeeld over nieuwe productcodes).CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAlle medewerkers van inkooporganisatie I&M UWDe communicatie vindt plaats op een heldere, tijdige en goed gestructureerde wijze.4.Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerkerBetreft alle onderhandelingen binnen de lopende aanbesteding en tussentijdse mogelijkheid tot instroming. Onder voorbehoud van instemming door het bevoegde bestuursorgaan c.q. de gemandateerde namens het bevoegde bestuursorgaan.4a.Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders bij tijdelijk contract in verband met zorg continuïteit op grond van de Jeugdwet.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker5.Vertaling van de ingekochte producten naar productcodes.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerkerIn lijn met de verantwoording iv3.6.Voeren van correspondentie inzake inkoop Jeugdhulp en Wmo voor zover daar geen beleidsmatige aspecten aan zitten en daaraan geen financiële rechtsgevolgen verbonden zijn.In handen stellen van een bezwaarschriftCollege/ burgemeesterCollege/ Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAlle medewerkers van inkooporganisatie I&M UW

ContractbeheerNr. Omschrijving bevoegdheid BevoegdorgaanMandaatOndermandaatSpecifieke instructie van het bevoegd orgaan7.De inrichting en het beheer van de informatie- en administratiesystemen van de inkooporganisatie I&M UW bij de gemeente Woerden.College/burgemeester van de gemeente WoerdenTeammanagerManager I&M UW8Aangelegenheden van personele aard betreffende aanstelling en arbeidsvoorwaarden voor zover het de inkooporganisatie Inkoop en Monitoring Utrecht West betreft.College van de gemeente WoerdenTeammanager8.De budgetbewaking van de afgesloten verwervingspakketten met aanbieders en hierover per kwartaal rapporteren.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerkerRapportage is conform de door de betreffende gemeente gestelde voorwaarde.9.Aanbestedingsdossier op orde maken en (na afronding) ter archivering aanbieden aan de betreffende deelnemende Partij.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker10.Contracten en dossiers samenstellen.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker11.Opstellen plafondbudgetten van zorgaanbieders.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UW12.Aanpassing van het budgetplafond (wijziging bijlage 7 bij de Overeenkomst Inkoop Jeugd en Wmo “Op weg naar resultaatgericht”).College/ BurgemeesterCollege/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWContractbeheerder Jeugd/WmoInkoper Jeugd/WmoNa schriftelijk (bijvoorbeeld via e-mail) akkoord van de bevoegde functionaris voor accordering van overproductie bij de lokale gemeente.13.Uitvoeren van controle op kwaliteitseisen en op de verplichtingen opgenomen in de contracten met de zorgaanbieders.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker14.In kaart brengen totale pallet aan aanbieders, risico’s en kwetsbaarheden binnen de inkoop van Jeugdhulp en Wmo.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker15.Het verzamelen, controleren en rondsturen van financiële productieverantwoordingen en accountantsverklaringen.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerkerFinancieel adviseur16.Het voeren van kwartaalgesprekken met zorgaanbieders.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker17.Uitvraag van gegevens bij zorgaanbieders voor de Planning en Control Cyclus.CollegeCollege van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker

Planning en ControlNr. Omschrijving bevoegdheid BevoegdorgaanMandaatOndermandaatSpecifieke instructie van het bevoegd orgaan18.Begroting en planning van de uitvoeringstaken I&M UW en afstemming van de opdracht.College/burgemeesterCollege/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAfstemming met de betreffende gemeente vindt altijd plaats bij eventuele wijzigingen (in prioritering)19.Het verzamelen van de accountantsverklaringen van zorgaanbieders voor de accountantscontrole en het toetsen op rechtmatigheid: technische controles, materiele controles en steekproefsgewijze controle aanbieders op daadwerkelijk geleverde zorg.College/burgemeesterCollege/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerkerFinancieel adviseur

Coördinatie en ondersteuningNr. Omschrijving bevoegdheid Bevoegd orgaanMandaatOndermandaatSpecifieke instructie van het bevoegd orgaan20.Het beheren van een website voor uniforme informatie over het aanbestedingsproces in Utrecht West.College/ burgemeesterCollege/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAfstemming met de betreffende gemeente vindt altijd plaats bij eventuele wijzigingen (in prioritering)21.Coördinatie en afstemming bij (dreigende) faillissementen en klachten.College/ burgemeesterCollege/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerkerBetreft niet de bevoegdheid tot het beslissen op klachten. Deze bevoegdheid berust bij de Teammanager.22.Gezamenlijk communiceren van wensen binnen inkoop en monitoring naar zorgaanbieders.College/ burgemeesterCollege/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteunerContractbeheerder Jeugd/WmoSenior inkoper Jeugd/WmoKwaliteitsmedewerker23.Secretariële ondersteuning van Utrecht West innovatie.College/ burgemeesterCollege/Burgemeester van de gemeente Woerden en TeammanagerManager I&M UWAllround administratieve projectondersteuner