Organisatie | Belastingsamenwerking Oost-Brabant |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Belastingsamenwerking Oost- Brabant 2012titel |
Citeertitel | Archiefverordening Belastingsamenwerking Oost- Brabant 2012 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-12-2012 | 07-07-2018 | onbekend | 28-06-2013 Dagblad | onbekend |
Hoofdstuk II. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeenschappelijke regeling, ongeacht hun vorm.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat op de begroting van de gemeenschappelijke regeling jaarlijks voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van archiefbescheiden van de organen van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per jaar verslag aan het algemeen bestuur over hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30, resp. artikel 35 van de wet. Daarbij worden verslagen van de archivaris in verband gebracht met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant, gehouden op 29 juni 2012 te Oss.
Drs. R.P.J.M. Peerenboom, voorzitter van het Algemeen bestuur
Mr. L.M. Sjouw, secretaris van het Algemeen Bestuur
Deze verordening is gebaseerd op een model voor gemeenschappelijke regelingen, waarvan de deelnemers ook deelnemen in de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Dat geldt voor alle deelnemers in het Belastingsamenwerking Oost-Brabant met uitzondering van de gemeente Deurne. Hoewel het Belastingsamenwerking Oost-Brabant niet zelfstandig deelneemt aan het BHIC voert zij wel taken uit namens de deelnemende gemeenten en waterschap. Vandaar dat deze verordening naar analogie van het model voor gemeenten in het werkgebied van het BHIC is opgezet.
Artikel 40 van de Archiefwet 1995 stelt, dat gemeenschappelijke regelingen voorzieningen dienen te treffen voor de zorg van hun archiefbescheiden, zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van de wet. Dit is uitgewerkt in artikel 58 van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant. Omdat het Belastingsamenwerking Oost-Brabant een samenwerkingsverband van gemeenten en een waterschap is, is aansluiting gezocht met de artikelen 30-34 (die gaan over gemeenten), resp. 35-39 (die betrekking hebben op waterschappen) van de Archiefwet.
De gemeenschappelijke regeling blijft verantwoordelijk voor de zorg van de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden.
De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC:
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.
Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de organen van de gemeenschappelijke regeling. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het BHIC waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.
Deze verordening is evenals wet en besluit van toepassing op papieren archiefbescheiden en digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het
Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (Stb. 2010, nr 70; wijziging in Stert. 2010, nr. 17967).
Artikelsgewijze toelichting Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen archiefbewaarplaats en archiefruimte moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeenschappelijke regeling heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
In de Archiefverordening Belastingsamenwerking Oost-Brabant wordt regelmatig verwezen naar de Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2009. Voor de volledige wetteksten worden verwezen naar de volgende websites: