| Organisatie | Oudewater |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening 2017 gemeente Oudewater |
| Citeertitel | Archiefverordening 2017 gemeente Oudewater |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening 2016 gemeente Oudewater
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-11-2017 | Nieuwe regeling | 28-09-2017 Gemeenteblad 2017, 197275 | 197275/2017 |
De raad van de gemeente Oudewater,
gelezen het voorstel d.d. 12 september 2017 van:
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet;
vast te stellen de "Archiefverordening 2017 gemeente Oudewater" en daags na publicatie van deze in het gemeenteblad de Archiefverordening 2016 gemeente Oudewater in te trekken;
Artikel 1 Zorgplicht burgemeester en wethouders
1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.
Artikel 2 Taken gemeentearchivaris
1. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de rchiefbescheiden die hier naar toe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan en opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ider geval:
a. het verslag van de gemeentearchivaris bedoeld in artikel 2, eerste lid;
b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en
c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.
Artikel 4 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren
De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of prsonen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van
Aldus besloten door de raad van de gemeente Oudewater in zijn openbare vergadering, gehouden op 28 september 2017
De griffier, De burgemeester,
mr. A. van der Lugt mr. drs. P. Verhoeve
Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’).
Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) begrippen geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).
Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c,
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4°. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.
Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt
Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen,
vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze
archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter
beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.
Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van
cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in de Legesverordening.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.
Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders
Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders.
Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te
dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.
Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in den brede. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als
informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.
Artikel 2. Taken gemeentearchivaris
Het eerste lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en particulieren die zijn overgebracht naar, respectievelijk opgenomen zijn in de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.
Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het
horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad.
Uit de Archiefwet volgt verder dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd, deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een
archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid).
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de feitelijk beheerders
van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over
de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.
Op grond van het tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies
uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de
daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel
gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht –
bepaalde voorzieningen te treffen. Ook vanuit het Strategisch Informatie Overleg kunnen adviezen
aan het college van B&W worden verstrekt t.a.v. het documentair informatiebeheer.
Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun
zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:
a) het verslag van de gemeentearchivaris;
b) de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen;
c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen
maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het
onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van
aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze
meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de
gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke
zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en
financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.
De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde
staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden,
waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om
systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde
artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan
artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die burgemeester en wethouders in het kader van hun horizontale verantwoording aan de gemeenteraden aanbieden.
Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren
Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden (documenten, foto’s, prenten e.d.) met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor het gemeentearchief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen bescheiden van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als het dergelijke
bescheiden betreft en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kunnen ze worden opgenomen in de archiefbewaarplaats. De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm van overdracht aan de gemeente (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst (artikel 16 van de Archiefwet).]