Verordening inzake de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hilversum

Inhoudsopgave

• 1.

  definities

• 2.

  financiële organisatie en administratie

• 3.

  begroting en verantwoording

• 4.

  financiële positie

• 5.

  paragrafen

• 6.

  slotbepalingen

   

  Hoofdstuk 1. definities

   

• In deze verordening wordt verstaan onder:

  a.dienst:

  iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

   

  b.administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Hilversum en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

   

  c.financiële administratie:

  het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Hilversum, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

   

  d.administratieve organisatie:

  het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

   

  e.financieel beheer:

  het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Hilversum.

   

  f.rechtmatigheid:

  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten

   

  g.doelmatigheid:

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

   

  h.doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

   

  i.producten:

  de goederen, diensten, en voorzieningen die door de gemeente Hilversum aan haar inwoners worden aangeboden cq beschikbaar gesteld.

   

  Hoofdstuk 2. financiële organisatie en administratie

   

• • 1.

    De administraties zijn zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar zijn aan:

  • a.

    het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de diensten en in de gemeente als geheel;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, liquide middelen, reserves en voorzieningen;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

• • 1.

    Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administraties voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie wordt verstrekt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

• • 1.

    Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringen;

  • d.

    de regels voor opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;

  • e.

    de te maken afspraken met de diensten over te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de regels voor verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.

• 1.Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese Unie.

1.Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de verstrekking van subsidies aan instellingen en de verlening van steun aan ondernemingen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de subsidieverordening van de gemeente Hilversum en met de regels van de Europese Unie.

•  

  Hoofdstuk 3. Begroting en Verantwoording

  kaderstellen

Artikel 7. programma-indeling en - informatie

• 1.

  De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode de in de begroting te hanteren programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt in de begroting per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b.

    de te leverenproducten;

  • c.

    de baten en lasten en de onderverdeling daarvan in baten en lasten per product.

• 3.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren producten.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid vast.

• 5.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke effecten en de geleverde producten, opdat doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 8. producten

• 1.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van producten aan de programma´s.

• 2.

  De onderverdeling van de programma´s in producten staat vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigingen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 9. kaders begroting

• 1.

  Het college biedt uiterlijk 15 juni van het lopende jaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In de nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 13, lid 2 en de jaarstukken bedoeld in artikel 14.

• 2.

  De raad stelt deze nota uiterlijk 15 juli vast.

Artikel 10. vaststelling

• 1.

  Het college stelt binnen de kaders van de nota bedoeld in artikel 9 de productenraming en de programmabegroting op.

• 2.

  Het college biedt de programmabegroting aan de raad aan en de raad stelt deze vast vóór 15 november van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting dient.

Artikel 11. uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s en producten zoals geautoriseerd in de begroting niet worden overschreden

Artikel 12. interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel wordt minimaal eens in de vijf jaar getoetst.

• 3.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering: Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

• 5.

  Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen ter vaststelling aan de raad aan.

Artikel 13. tussentijdse rapportage en verantwoording

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende begrotingsjaar.

• 2.

  De eerste tussentijdse rapportages worden aan de raad aangeboden vóór 15 mei van het lopende begrotingsjaar. De rapportage gaat in op belangrijke financiële afwijkingen van de begroting.

• 3.

  De tweede tussentijdse rapportage wordt aan de raad aangeboden voor 15 oktober van het lopende begrotingsjaar. De inrichting van deze rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4.

  de tweede tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en baten, de geleverde producten en indien daar aanleiding voor is maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:

  a. inkomsten uit de algemene uitkering;

  b. de voortgang van de geplande investeringen;

  c. resultaten uit grondexploitatie;

• 5.

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • a.

    investeringen

  • b.

    aankoop en verkoop van roerende en onroerende goederen en diensten voor zover dit volgens de in de nota Planning en Control vastgestelde regels noodzakelijk is;

  • c.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties

• 6.

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen –niet zijnde investeringen- aangaat waarvan de lasten groter zijn dan € 20.000.

Artikel 14. jaarstukken

• 1.

  Ten behoeve van de verantwoording over het gevoerde bestuur in een begrotingsjaar legt het college aan de raad een jaarrekening en jaarverslag over, die voldoen aan alle relevante bepalingen uit de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en die door de raad voor 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar wordt vastgesteld.

• 2.

  Het college draagt zorg voor adequate jaarrekeningen van de diensten en een adequate vertaling naar de programma verantwoording.

• 3.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma´s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke producten zijn geleverd;

  • c.

    wat de kosten zijn;

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 4.

  De raad bepaalt mede op voorstel van het college aan de hand van de uitvoering van de programma´s of de beleidsdoelen van de programma´s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

   

  Hoofdstuk 4. Financiële positie

• 1.De begroting bevat een uiteenzetting van de financiële positie zoals bedoeld in art. 17 en 18 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 1.Voor de waardering en afschrijving van vaste activa gelden de regels uit de bij raadsbesluit, gemeenteblad nr 82, van 13 mei 1998 vastgestelde nota: Planning en Control deel IV: investeringen.

• 1.Met betrekking tot reserves en voorzieningen gelden de regels uit de bij raadsbesluit, gemeenteblad nr 8, van 14 januari 1998 vastgestelde (herziene) nota: Planning en Control deel III: reserves en voorzieningen.

Artikel 18. kostprijsberekening

• 1.

  Voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten en heffingen worden zowel de directe als de indirecte kosten van de producten en diensten waarvoor die prijzen en tarieven gelden in aanmerking genomen. Bij deze kostprijsberekening worden alleen betrokken de indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de in de vorige zin bedoelde producten en diensten.

• 2.

  Bij de in aanmerking te nemen kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 1.Bij de uitoefening van de financieringsfunctie door het college gelden de regels uit het bij raadsbesluit, gemeenteblad nr 69, van 4 juli 2001 vastgestelde treasurystatuut.

   

Artikel 20. registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen geldleningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen eenmaal in de 3 jaar.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

   

  Hoofdstuk 5. paragrafen

Artikel 21. lokale heffingen

• 1.

  Het college biedt ten minste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan de raad ter vaststellingaan. Deze nota behandelt in ieder geval:

  - de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

  - de bij de tariefstelling van die belastingen en heffingen te hanteren categorieën belastingplichtigen

  - de kostendekkendheid van de heffingen;

  - de druk van de belastingen en de verdeling daarvan over de diverse categorieën belastingplichtigen;

  - het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

• 2.

  De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met betrekking tot het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van heffingen, prijzen en kosten per geleverd product.

• 3.

  Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente geleverd product, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente geleverde producten.

• 4.

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per lokale heffing, het volume en bedrag aan kwijtscheldingen, de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing, de ontwikkeling van de lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

Artikel 22. weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan de raad ter vaststellingaan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico´s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald.

• 2.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico´s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico´s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico´s in beeld en actualiseert de risico´s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.

• 3.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico´s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen wordt opgevangen.

Artikel 23. onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan de raad ter vaststelling aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 2.

  Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een nota rioleringsplan aan de raad ter vaststelling aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 3.

  Het college biedt tenminste eens in de vier jaareen nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft het kader weer voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 4.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud van openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 24. financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

a.de kasgeldlimiet;

b. de renterisico norm;

c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

d. de rentevisie;

e. de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 25. bedrijfsvoering

• 1.

  Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de gemeente.

• 2.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering, alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

• 3.

  Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 26. verbonden partijen

• 1.

  Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verbonden partijen aan de raad ter vaststelling aan.

• 2.

  Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

• 3.

  De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

• 4.

  In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 27. grondbeleid

• 1.

  Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de relatie met de programma´s van de begroting;

  • b.

    de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • c.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • d.

    de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

  • e.

    de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

• 2.

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma´s.

• 1.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan de raad ter vaststelling aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies.

   

  Hoofdstuk 6. slotbepalingen

• 1.Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 1.Deze verordening kan worden aangehaald als “financiële verordening gemeente Hilversum”.

   

  Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 5 november 2003 en nadien gewijzigd in de vergadering van de raad van 12 mei 2004.

   

  Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

  van 12 mei 2004.

  De griffier, De voorzitter,

  K.E. Driehuijs E.C. Bakker