Verzuimprotocol gemeente Leek

Ziek- en herstelmelding

• -

  In geval van ziekte meldt de medewerker zich op de eerste verzuimdag voor 09.00 uur ziek bij de leidinggevende (afdelingsmanager of teamleider). Onder de eerste verzuimdag wordt verstaan: de eerste werkdag tijdens ziekteverzuim, dus de dag waarop men normaal gesproken werkt.

• -

  Is de leidinggevende niet aanwezig is, dan meldt de medewerker zich ziek bij de teamcoördinator, of indien ook deze afwezig is bij het team Personeel & Organisatie. Het team Personeel & Organisatie informeert dan de leidinggevende over de ziekmelding. In dat geval neemt de leidinggevende alsnog dezelfde dag contact op met de medewerker.

• -

  De leidinggevende geeft de ziekmelding per omgaande door aan het team P&O.

• -

  P&O verzorgt diezelfde dag de ziekmelding naar de arbodienst.

• -

  Bij (gedeeltelijke) herstelmelding geldt dezelfde procedure als hierboven beschreven.

Vakantie en verzuim

• -

  Een zieke medewerker moet toestemming vragen aan zijn leidinggevende om op vakantie te gaan. De leidinggevende vraagt, indien gewenst, het advies van de bedrijfsarts.

• -

  Indien de medewerker ziek wordt tijdens de vakantie, dan dient een ziekte van betekenis te worden gemeld vanaf het vakantieadres. De verplichtingen bij ziekte gelden voor zover mogelijk ook tijdens vakantie.

• -

  Op grond van de CAR/LLUWO kan de door ziekte niet genoten vakantie alsnog verleend worden. Indien een medewerker in aanmerking wil komen voor teruggave van niet genoten vakantiedagen in verband met ziekte, dan dient de medewerker bij terugkomst een medische verklaring (met aard en duur van de ziekte) te overleggen. Men zal zich ter plekke dus moeten vervoegen bij een arts.

Contact tussen zieke medewerker en leidinggevende

• -

  Het voeren van een ziekmeldingsgesprek en het verstrekken en verkrijgen van de noodzakelijke informatie is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende en de medewerker.

• -

  De volgende onderwerpen worden besproken tussen de leidinggevende en de medewerker:

  • *

    De verwachte verzuimduur

  • *

    De oorzaak van het verzuim. De medewerker meldt in ieder geval wat de beperkingen met betrekking tot de inzetbaarheid zijn om het werk te doen, zodat de werkgever kan beoordelen of en zo ja welke actie nodig is op het gebied van verzuimbegeleiding en werkhervatting. De medewerker hoeft, als hij dat niet wil, niet aan de werkgever te zeggen wat de precieze klachten zijn.

  • *

    De mogelijkheid van werkgerelateerde problemen.

  • *

    Het overnemen van taken en het afzeggen van afspraken.

  • *

    Indien de medewerker tijdens het verzuim niet thuis verblijft, geeft hij aan waar hij te bereiken is.

    Op grond van het gesprek vormt de leidinggevende zich een oordeel over de inzetbaarheid.

• -

  Als verwacht wordt dat een medewerker niet binnen enkele dagen hersteld is, wordt tijdens het eerste gesprek een vervolgcontact gepland. Dit vindt uiterlijk plaats in de tweede week na de ziekmelding. Tijdens dit tweede contact beoordeelt de leidinggevende of een bezoek aan de bedrijfsarts gewenst is. De leidinggevende geeft dit door aan de arbodienst.

• -

  De leidinggevende neemt de eerste tijd iedere twee weken contact op met de medewerker. Nadat het plan van aanpak (uiterlijk na 8 weken) is vastgesteld evalueren de leidinggevende en de medewerker het verzuimverloop en de re-integratieactiviteiten minimaal eenmaal per zes weken.

• -

  Indien er sprake is van langdurig verzuim of langdurig verzuim verwacht wordt, wordt van de gesprekken tussen medewerker en leidinggevenden een gesprekverslag gemaakt. De leidinggevende zorgt ervoor dat dit gesprekverslag in het verzuimdossier bij P&O wordt opgenomen.

• -

  Het contact tijdens de verzuimperiode vindt plaats:

  • *

    uit belangstelling: om na te gaan hoe het met de medewerker gaat en hoe het herstel verloopt;

  • *

    om na te gaan of er een mogelijke relatie ligt in de aard van het verzuim en de werksituatie en hoe dit eventueel opgelost kan worden. Mogelijk kan er vanuit de organisatie ook bepaalde hulp en/of begeleiding geboden worden;

  • *

    om op tijd te kunnen ingrijpen als de medewerker om medische redenen het eigen werk niet meer zou kunnen verrichten, maar eventueel wel geschikt is voor ander werk;

  • *

    om de medewerker op de hoogte te houden van de ontwikkelingen of veranderingen in de organisatie;

  • *

    om te kunnen bepalen of de werkgever voor tijdelijke vervanging moet zorgen.

• -

  In geval van frequent (3x binnen 12 maanden of 2 x binnen een kwartaal) of ander problematisch verzuim houdt de leidinggevende een verzuimgesprek met een medewerker (over oorzaken, gevolgen en mogelijke acties). Van dit gesprek wordt verslag gedaan. De leidinggevende zorgt dat het verslag in het verzuimdossier wordt opgenomen.

• -

  Bij herstel na een verzuimperiode van minstens 4 weken heeft de leidinggevende een terugkeergesprek met de medewerker om hem 'bij te praten' over de ontwikkelingen.

Contact tussen arbodienst en medewerker

• -

  Indien de leidinggevende dit gewenst acht, bezoekt de medewerker in de derde verzuimweek de bedrijfsarts. De leidinggevende doet hiertoe in de tweede verzuimweek een gemotiveerd verzoek aan de arbodienst. De medewerker wordt geïnformeerd door de leidinggevende. De medewerker ontvangt een oproep van de arbodienst. Indien door de aard of frequentie van het verzuim dit gewenst is, kan de medewerker eerder opgeroepen worden (op aangeven van leidinggevende).

• -

  Indien de leidinggevende niet al eerder een verzoek daartoe gedaan heeft, roept de arbodienst de medewerker op voor een spreekuurbezoek in de vijfde verzuimweek.

• -

  Tijdens het spreekuur verstrekt de medewerker alle relevante informatie omtrent zijn klachten aan de bedrijfsarts. De bedrijfsarts zal deze informatie nodig hebben om te kunnen adviseren aan de werkgever en de medewerker.

• -

  De bedrijfsarts en de medewerker maken met elkaar afspraken over het behandeladvies. In het behandeladvies kan worden ingegaan op de herstelprognose, (tijdelijke) aanpassing van de werkplek en/of (tijdelijke) aanpassing van de functie-inhoud.

• -

  Minimaal iedere 6 weken is er contact tussen bedrijfsarts en medewerker.

• -

  Een medewerker kan altijd (ook buiten ziekteperiodes) zelf een afspraak met de bedrijfsarts maken voor een spreekuurbezoek.

Contact tussen de werkgever en de arbodienst

• -

  De arbodienst informeert de leidinggevende nadat de medewerker op het spreekuur is geweest over de mate van inzetbaarheid, de prognose ten aanzien van de verzuimduur, herstelbevorderende maatregelen en de datum van een eventueel vervolgcontact. Indien mogelijk en gewenst, is er na het spreekuurbezoek telefonisch contact met de desbetreffende leidinggevende. Van elk spreekuurcontact wordt een schriftelijke rapportage toegezonden aan de werkgever.

• -

  De leidinggevende informeert in alle gevallen het team P&O over het verzuimverloop.

• -

  Minimaal een maal per jaar wordt in een Sociaal Medisch Team (SMT) het verzuimbeleid in algemene zin besproken. Individuele verzuimgevallen worden regelmatig, indien daaraan behoefte is, in een SMT in kleiner verband besproken. Bij het SMT zijn aanwezig de bedrijfsarts, de leidinggevende en P&O.

Werken aan herstel

• -

  De medewerker dient tijdens de arbeidsongeschiktheid geen arbeid te verrichten, behalve voor zover het werkzaamheden betreft, welke voor het herstel van de gezondheid zijn voorgeschreven, of waarvoor toestemming is verleend door leidinggevende, op advies van de arbodienst.

• -

  De medewerker dient alles te doen om te voorkomen dat de inzetbaarheid vermindert (hetgeen het geval kan zijn door b.v. deel te nemen aan dans- en feestavonden of door sport te beoefenen) en zich in te spannen om de inzetbaarheid te vergroten. De medewerker meldt inzetbeperkende omstandigheden aan de leidinggevende.

• -

  Indien de medewerker zich tijdens de arbeidsongeschiktheid zodanig gedraagt, dat daardoor de genezing kan worden belemmerd, is de werkgever gerechtigd sancties toe te passen.

• -

  Als de bedrijfsarts heeft aangegeven dat de medewerker weer gedeeltelijk de werkzaamheden mag hervatten of vervangende arbeid mag verrichten in het kader van re-integratie heeft dit tot doel de belastbaarheid op te voeren om uiteindelijk weer volledig arbeidsgeschikt te worden verklaard. Om dit proces te bevorderen dienen bezoeken aan behandelende artsen en therapeuten zoveel mogelijk buiten de tijden plaats te vinden waarop de werkzaamheden in het kader van reintegratie worden uitgevoerd.

• -

  In overleg met de bedrijfsarts wordt door de leidinggevende samen met de medewerker bepaald hoeveel uur de medewerker weer aan de slag gaat en wat de meest geschikte tijden zijn. Deze tijden moeten passen in het rooster van de werkgever. Het zelf bepalen van de werktijden (flexibele werktijden) kan pas weer geschieden vanaf het moment dat de medewerker weer 100% arbeidsgeschikt is.

Bijhouden verzuimverloop door de werkgever

• -

  Ten behoeve van een plan van aanpak en het re-integratieverslag, houdt het team P&O het verzuimverloop bij. In het verzuimdossier worden alle feitelijke gegevens, gespreksverslagen en correspondentie vastgelegd.

• -

  De leidinggevende is verantwoordelijk voor de inhoud en aanlevering van stukken ten behoeve van het verzuimdossier.

• -

  De medewerker krijgt een kopie van belangrijke stukken, zoals gesprekverslagen.

• -

  Gelet op het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens kunnen slechts functionarissen over deze gegevens beschikken voor zover ze deze direct nodig hebben voor de uitvoering van hun taak, zoals leidinggevende en medewerkers van het team P&O.

• -

  Medische gegevens worden beheerd door de arbodienst en vallen onder privacyafspraken.

Probleemanalyse en advies door de arbodienst

• -

  Als ingeschat wordt of blijkt dat volledige of gedeeltelijke werkhervatting langer dan zes weken gaat duren, stelt de arbodienst zo spoedig mogelijk een probleemanalyse en re-integratieadvies op. De werkgever verstrekt informatie met betrekking tot de functie en werkzaamheden aan de arbodienst.

• -

  De arbodienst gaat in het re-integratieadvies in op de beperkingen en de medisch verantwoorde mogelijkheden om te werken.

• -

  De probleemanalyse kan medische of andere privacygevoelige informatie bevatten, zoals een beschrijving van de klachten en een diagnose. De werkgever ontvangt alleen dat gedeelte van de probleemanalyse dat nodig is om een plan van aanpak voor reintegratie te kunnen maken. De medewerker kan wel beschikken over de volledige probleemanalyse.

Plan van aanpak

• -

  Binnen acht weken na de eerste verzuimdag wordt door de leidinggevende en de medewerker een plan van aanpak opgesteld. De medewerker is verplicht medewerking te verlenen aan het opstellen van het plan van aanpak. Het plan van aanpak is gebaseerd op de probleemanalyse en het advies van de arbodienst.

• -

  Een plan van aanpak is niet vereist indien voor alle betrokkenen duidelijk is dat terugkeer in het arbeidsproces niet aan de orde zal zijn.

• -

  In het plan van aanpak komen de volgende zaken aan de orde:

  • *

    doel van het plan (eigen functie, andere functie, extern);

  • *

    acties van de werkgever en medewerker om terugkeer te bespoedigen met daaraan gekoppeld een planning;

  • *

    afspraken over contact tussen arbodienst en door de medewerker geraadpleegde behandelaars;

  • *

    de inschakeling van een re-integratiebedrijf, als er sprake is van reintegratie bij een andere werkgever;

  • *

    op welke data de acties geëvalueerd worden.

• -

  De leidinggevende verstrekt een exemplaar van het plan van aanpak aan de medewerker en de arbodienst. Ook zorgt de leidinggevende er voor dat het plan van aanpak in het verzuimdossier bij P&O wordt opgenomen.

• -

  Het plan van aanpak wordt zo vaak als nodig geëvalueerd en bijgesteld, maar in ieder geval minimaal een maal per 6 weken.

Ziekmelding bij het UWV

• -

  Het team P&O, eventueel door tussenkomst van de arbodienst, geeft in de 13e verzuimweek de ziekmelding door aan het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV).

• -

  Het team P&O meldt eventuele mutaties in het verzuim van de medewerker aan bij het UWV.

• -

  Indien na ziekmelding blijkt dat reintegratie niet mogelijk is en dat er sprake zal zijn van 80-100% afkeuring, wordt de medewerker versneld aangemeld bij het UWV (verkorte wachttijd).

• -

  Indien er recht bestaat op een Ziektewet-uitkering dient de ziekmelding direct doorgegeven te worden aan het UWV.

Verplichte evaluaties plan van aanpak

• -

  Na 1 jaar verzuim vindt er een verplichte evaluatie plaats door werkgever en medewerker van het re-integratietraject gedurende het afgelopen verzuimjaar. Geëvalueerd wordt of het plan van aanpak succesvol is of (opnieuw) bijgesteld moet worden. In week 42 ontvangt de medewerker van het UWV hiervoor een attendering.

• -

  Na 1 jaar en 8 maanden (87 weken) wordt de eindevaluatie plan van aanpak WIA opgesteld door de leidinggevende en de medewerker samen.

• -

  Deze evaluaties worden vastgelegd. De leidinggevende verstrekt een kopie aan de medewerker en de arbodienst en zorgt ervoor dat het origineel in het verzuimdossier bij P&O wordt opgenomen.

Re-integratieverslag

• -

  Ten behoeve van de aanvraag WIA wordt het re-integratieverslag samengesteld. Het is een samenvatting van het bijgehouden dossier en bestaat uit drie delen: de werkgeversbijdrage, een medisch deel en de werknemersbijdrage.

• -

  De werkgeversbijdrage bevat het plan van aanpak, eventuele bijstellingen, de eerstejaars evaluatie en de eindevaluatie.

• -

  De werknemersbijdrage bevat het oordeel van de medewerker over het gehele traject (inspanningen van de medewerker, de werkgever en de arbodienst). Het UWV heeft hiervoor een formulier opgesteld.

• -

  Het medische deel wordt geleverd door de bedrijfsarts en omvat de probleemanalyse, eventuele bijstellingen en een actueel oordeel.

• -

  Het re-integratieverslag komt tot stand in overleg met de medewerker. De medewerker kan echter weigeren zijn bijdrage aan de werkgever te laten zien (b.v. in geval van arbeidsconflict of medische aspecten).

Aanvraag WIA

• -

  Na 1 jaar en 8 maanden (87 weken) verzuim zendt het UWV een WIA aanvraagformulier toe aan de medewerker. Deze moet, samen met de leidinggevende, het formulier volledig invullen en retour sturen voor week 9*

• -

  Bij het aanvraagformulier WIA moet het re-integratieverslag worden gevoegd.

• -

  De leidinggevende zorgt ervoor dat in het verzuimdossier een kopie van het aanvraagformulier en het re-integratieverslag wordt opgenomen.

• -

  Het UWV beoordeelt op basis van het re-integratieverslag of er voldoende re-integratie-inspanningen verricht zijn door medewerker en werkgever.

• -

  De medewerker wordt voor een WIA-onderzoek uitgenodigd bij het UWV.

• -

  In week 104 start de mogelijke WIA-uitkering.

• -

  Na de beslissing op de WIA-aanvraag kan de definitieve afronding van de reintegratie plaatsvinden (b.v. vermindering aanstellingsomvang, andere functie, ontslag).

Privacy

• -

  De arboarts heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de medische gegevens en andere bijzonderheden die de persoonlijke levenssfeer betreffen. Normaal gesproken zijn deze gegevens niet relevant voor een advies aan de werkgever over de mate en duur van de arbeidsongeschiktheid, noodzakelijke behandelingen en eventuele aanpassingen die kunnen worden getroffen in het kader van werkhervatting.

• -

  Acht de arboarts het wenselijk om deze gegevens aan derden, waaronder de werkgever, te verstrekken, dan is daartoe toestemming van de medewerker nodig.

• -

  Er zijn uitzonderingsgevallen denkbaar waarin zonder toestemming van betrokkene medische gegevens mogen worden verstrekt. In dergelijke bijzondere gevallen zal de gezondheid, veiligheid en welzijn binnen de organisatie in het geding zijn, zoals bij bepaalde infectieziekten.

• -

  Ook voor medewerkers en leidinggevenden geldt dat zij vertrouwelijk omgaan met de hun bekende informatie over personen.