Besluit (implementatie) Vervanging Archiefbescheiden

Onder verwijzing naar de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 over te gaan tot implementatie van vervanging van de inkomende en uitgaande fysieke stukken, gerekend vanaf 6 weken na publicatie in de Steenwijkerland Expres en de website van de gemeente Steenwijkerland, zolang de uitvoering van dit proces op de vastgestelde wijze geschiedt en dit wordt bevestigd door de controle ter zake.

De vervanging vindt plaats door middel van een digitale reproductie.

Voor wat betreft de in de hiervoor genoemde voorschriften neergelegde eisen aan dit besluit en het feitelijke vervangingsproces, wordt verwezen naar het Handboek Substitutie.

De vervanging betreft

• ●

  de op papier inkomende en uitgaande post, geregistreerd in het zaaksysteem

   

• ●

  de faxen als inkomende post inzake het hierboven genoemde

Niet onder dit Besluit vallen:

• ●

  bescheiden die reeds digitaal zijn opgesteld en waarvan is vastgesteld dat ze archiefbescheiden zijn, zoals:

  • -

    mail;

  • -

    e-formulieren;

  • -

    fysieke gegevensdragers die digitale archiefbescheiden bevatten.

     

• ●

  cultuur historische archiefbescheiden

   

• ●

  in het handboek substitutie opgenomen uitzonderingen

De digitaal opgeslagen archiefbescheiden zullen in het Document Management en Record Management gedeelte van het zaaksysteem gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard volgens de eisen, zoals gesteld in de Archiefregeling en opgenomen in het handboek substitutie.

Hierbij geldt, dat indien door voortschrijding van de technologie, dan wel vervanging van de gebruikte technologie, dan wel door achteruitgang van de gegevensdrager, dan wel vermindering van de kwaliteit van de digitaal opgeslagen archiefbescheiden, conversie naar een nieuw bestandsformaat of migratie zal plaatsvinden.

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed c.q. gegevensbron voor overheidsorganen en recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals bepaald in artikel 2 aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.

Dit besluit zal in de Steenwijkerland Expres en op de website van de gemeente Steenwijkerland worden geplaatst.

Steenwijk, 09-05-2017

Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland,

de secretaris, drs. S.S. Weistra

waarnemend burgemeester, J.H. Bats

Bezwaarmogelijkheid:

Als u het niet eens bent met dit besluit, kunt u binnen zes weken na bekendmaking van dit besluit een bezwaarschrift indienen bij burgemeester en wethouders van Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk. In het bezwaarschrift moet u aangeven tegen welk besluit u bezwaar maakt en waarom u het niet eens bent met dit besluit. Verder moet u de datum en uw naam en adres vermelden. Overigens kunnen ook andere belanghebbenden dan u tegen dit besluit bezwaar maken.

Het indienen van een bezwaarschrift heeft geen schorsende werking. Wanneer u een bezwaarschrift heeft ingediend en u meent dat de zaak zo spoedeisend is dat de beslissing op het bezwaarschrift niet kan worden afgewacht, dan kunt u de voorzieningenrechter vragen om een zogenaamde voorlopige voorziening te treffen. Dit verzoek moet u richten aan: de voorzieningenrechter van de rechtbank Overijssel, Zittingsplaats Zwolle, Postbus 10067, 8000 GB Zwolle. U kunt het verzoekschrift ook digitaal indienen via: loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht. Daarvoor moet u wel beschikken over een elektronische handtekening (DigiD). Aan het indienen van een verzoek om een voorlopige voorziening zijn kosten verbonden; informatie over de hoogte van dit griffierecht kunt u bij de griffie van de rechtbank krijgen.