Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
wet: de Wet Persoonsregistraties (WPR);
- b.
verordening: de Privacyverordening;
- c.
houder: degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie;
- d.
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de houder de gegevens beheert en die belast is met de bewaking van en de dagelijkse zorg voor de registratie;
- e.
persoonsregistratie: de persoonsregistratie als bedoeld in artikel 1 van de verordening;
- f.
commissie: de privacycommissie als bedoeld in artikel 16 van de verordening;
- g.
dienst: de dienst Onderwijs Cultuur Sport Welzijn (OCSW);
- h.
nieuwkomer: de persoon met welke de gemeente Groningen een inburgeringscontract heeft afgesloten dan wel de persoon die een beschikking in de zin van de Wet Inburgering Nieuwkomers heeft ontvangen;
- i.
aspirant-nieuwkomer: de persoon welke recentelijk in Nederland is ingestroomd en van wie met criteria van potentiële achterstand dient te worden vastgesteld of deze in aanmerking komen voor een inburgeringscontract dan wel inburgeringbeschikking;
Artikel 2 Doelstelling(en) van de persoonsregistratie
De persoonsregistratie heeft tot doel informatie te leveren ten behoeve van het onderzoeken van aspirant nieuwkomers en het inburgeren van nieuwkomers. Verder levert zij informatie over het afsluiten van inburgeringscontracten met, en het afgeven van inburgeringbeschikkingen aan nieuwkomers.
Artikel 3 Categorieën personen, opgenomen in de persoonsregistratie
De persoonsregistratie bevat uitsluitend gegevens over aspirant-nieuwkomers en/of nieuwkomers die wegens huidige of voormalige woonachtigheid vallen onder de verantwoording van de gemeente Groningen.
Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
- 1.
De persoonsregistratie bevat over de in artikel 3 bedoelde personen ten hoogste de in de Bijlage genoemde gegevens.
- 2.
De in lid 1 bedoelde gegevens worden verkregen door verstrekking uit de volgende registraties: De Gemeentelijke Basis Administratie van de gemeente Groningen, de bestanden van Humanitas, de bestanden van de Dienst SoZaWe van de gemeente Groningen, de bestanden van de Centrale Opvang Asielzoekers (COA), de bestanden van de Vreemdelingendienst, de bestanden van het Alfa College te Groningen en de bestanden van het Noorderpoort College te Groningen.
Artikel 5 Houder en beheerder
- 1.
Burgemeester en wethouders zijn houder van de persoonsregistratie en zijn als zodanig verantwoordelijk voor de werking van deze registratie overeenkomstig het reglement.
- 2.
De algemeen directeur van de dienst is beheerder van deze persoonsregistratie.
De beheerder is belast met de dagelijkse zorg.
Artikel 6 Functioneren van de persoonsregistratie
- 1.
Het bijhouden van de registratie gebeurt uitsluitend door of in opdracht van de beheerder met in acht neming van de door de houder daarover vastgestelde voorschriften.
- 2.
De in de registratie opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in art. 2 van dit reglement omschreven doelstellingen.
Artikel 7 Toegang tot de persoonsregistratie
- 1.
Rechtstreekse toegang tot de persoonsregistratie hebben uitsluitend:
de beheerder;
- b.
de door hem aangewezen ambtenaren van de dienst;
- c.
de medewerkers van het Accountantsbureau, belast met de accountantscontrole of de controle op de naleving van dit reglement;
- d.
de leden van de privacycommissie, voor het toezicht op de naleving van de verordening en de bij of krachtens die verordening en dit reglement gestelde regels.
- 2.
De persoonsregistratie is toegankelijk op naam (alfabetisch gerangschikte dossiers) of Project Opvang Nieuwkomernummer.
Artikel 8 Verstrekking van de gegevens
- 1.
Uit de registratie worden uitsluitend persoonsgegevens verstrekt aan die personen alsmede hun leidinggevenden binnen de Dienst OCSW welke belast zijn met de inburgering van nieuwkomers.
- 2.
Aan de in het eerste lid genoemde personen worden slechts gegevens verstrekt, indien deze voor de uitoefening van hun taak als leidinggevende of medewerker inburgering nieuwkomers noodzakelijk zijn.
- 3.
Uit de registratie worden aan derden geen persoonsgegevens verstrekt, tenzij dit geschiedt op grond van artikel 11 van de Verordening.
Artikel 9 Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens
- 1.
Persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie worden door de beheerder uit de persoonsregistratie verwijderd:
- a.
binnen 5 jaar na beëindiging van het inburgeringstraject;
- b.
na een daartoe strekkend besluit van de houder c.q. de beheerder.
- 2.
De houder kan op verzoek van de beheerder bepalen dat persoonsgegevens langer opgeslagen blijven dan de in het eerste lid genoemde periode.
- 3.
Zowel het ter beschikking houden als de vernietiging van de registratie of van daarin opgenomen persoonsgegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet.
Artikel 10 Wijze van in kennis stellen van de geregistreerde van het bestaan en het doel van de persoonsregistratie
- 1.
De geregistreerde wordt bij de eerste opname van de gegevens in kennis gesteld van het bestaan en het doel van de persoonsregistratie.
- 2.
De verplichting als bedoeld in lid 1 geldt niet voorzover de in kennis stelling op grond van art. 28, lid 2 van de wet achterwege kan blijven.
Artikel 11 Inzagerecht en mededeling van derdenverstrekking
- 1.
Verzoeken om inzage als bedoeld in artikel 29, leden 1 en 2, van de Wet, alsmede verzoeken om mededeling van derdenverstrekking als bedoeld in artikel 32 van de Wet, kunnen schriftelijk worden ingediend bij de houder.
- 2.
De houder beslist binnen een maand op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
- 3.
Een afwijzing van een verzoek wordt met redenen omkleed.
- 4.
De houder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 12 Correctierecht
- 1.
Verzoeken om correctie als bedoeld in artikel 31 van de Wet worden schriftelijk ingediend bij de houder.
- 2.
De leden 2 en 3 van artikel 11 zijn van overeenkomstige toepassing.
Artikel 13 Vergoeding van kosten
- 1.
Voor de berichten bedoeld in artikel 12 kan een vergoeding worden berekend overeenkomstig het tarief, genoemd in de Legesverordening 1995.
- 2.
Deze vergoeding wordt teruggegeven in geval een in genoemd artikel bedoeld verzoek wordt geweigerd, of indien het verzoek leidt tot daadwerkelijke verbetering van de betreffende gegevens.
Artikel 14 Organisatie en beveiliging
- 1.
De beheerder stelt een beveiligingsplan op waarin is aangegeven welke voorzieningen van technische en organisatorische aard zijn getroffen:
- a.
ter bescherming van gegevens tegen kwaadwillendheid, onachtzaamheid en verkeerd gebruik door het personeel dat met de bewerking of bewaring is belast, alsmede tegen beschadiging door derden;
- b.
teneinde herstel mogelijk te maken bij de beschadiging van de gegevens; ter
ter bescherming van gegevens voor het geval aan andere personen dan genoemd in artikel 7 door middel van beeldschermen rechtstreeks toegang tot de registratie mogelijk wordt gemaakt.
Deze voorzieningen zijn er met name op gericht dat deze personen niet meer of andere gegevens aan de registratie kunnen onttrekken dan hen is toegestaan.
- 2.
Het beveiligingsplan wordt ter vaststelling aangeboden aan de houder.
- 3.
Op de deugdelijkheid en de naleving van alle ter bescherming van de gegevens getroffen voorzieningen vindt een periodieke controle plaats door ambtenaren die tot de organisatie van de beheerder behoren.
Artikel 15 Slotbepalingen
- 1.
Dit reglement bevat een bijlage;
Deze bevat de gegevens die over de ingeschreven personen kunnen worden opgenomen.
Deze bijlage maakt onderdeel uit van dit reglement;
- 2.
Dit reglement zal worden opgenomen in het register als bedoeld in artikel 5 van de verordening;
- 3.
Dit reglement kan worden aangehaald als:
"Privacyreglement registratie Bureau Nieuwkomers gemeente Groningen;
- 4.
Dit reglement treedt in werking op de dag van haar bekendmaking.
- 5.
Dit reglement ligt ter inzage bij de dienst Onderwijs Sport Welzijn;
- 9.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de houder.