Procedureregeling vacaturevoorziening bestuursdienst gemeente Leek

1 Ontstaan van de vacature

• 1.1.

  Het college van burgemeester en wethouders bepaalt of er sprake is van een vacature. Een en ander binnen de door de gemeenteraad vastgestelde formatieomvang.

• 1.2.

  De coördinatie van de sollicitatieprocedure ligt in handen van de afdeling P&O.

2 De personeelsadvertentie

• 2.1.

  Aan de hand van de organieke functiebeschrijving wordt door de afdeling P&O, in nauw overleg met het betrokken sectorhoofd/afdelingshoofd, de personeelsadvertentie opgesteld.

• 2.2.

  In de advertentie worden de volgende essentiële kenmerken van de vacante functie opgenomen:

  • -

    functienaam

  • -

    functieomvang

  • -

    voornaamste taken en bevoegdheden

  • -

    plaats in de organisatie

  • -

    functie-eisen

  • -

    bijzondere arbeidsvoorwaarden zoals onregelmatige dienst of consignatie

  • -

    inkomensindicatie

  • -

    het door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde voorkeursbeleid ten aanzien van groeperingen die op de arbeidsmarkt een achterstandspositie innemen

  • -

    naam en telefoonnummer van het afdelingshoofd en voorzover wenselijk van de P&O functionaris, waar nadere informatie kan worden ingewonnen sluitingsdatum.

• 2.3.

  De in de advertentietekst op te nemen functie-eisen kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding, kennis, ervaring) en persoonlijke kenmerken. Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken worden slechts gesteld indien dit in verband met een goed functioneren in de vacante functie noodzakelijk is.

• 2.4.

  De concepttekst van de advertentie wordt voor akkoord voorgelegd aan de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder P&O.

3 Werving

• 3.1.

  Aan de hand van een onderzoek wordt vastgesteld op welke wijze de vacature kan worden vervuld. Daarbij wordt aandacht geschonken aan:

  • -

    de keuze tussen (pre)interne en externe werving

  • -

    het vastgestelde loopbaan- en opleidingsbeleid

  • -

    het organisatiebelang en het persoonlijk belang van de zittende medewerk(st)ers.

• 3.2.

  Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek als genoemd onder 3.1 kan gekozen worden uit drie manieren van vacaturevoorziening:

  • -

    pre-interne vacaturevoorziening (fase 1)

  • -

    interne vacaturevoorziening (fase 2)

  • -

    externe vacaturevoorziening (fase 3)

• 3.3.

  Tot een volgende fase wordt besloten indien is komen vast te staan dat een eerdere fase niet het gewenste resultaat zal opleveren.

• 3.4.

  Aan de hand van de gegevens zoals die zijn verzameld naar aanleiding van de gehouden functioneringsgesprekken wordt nagegaan of er medewerk(st)ers, qua opleiding, capaciteit en interesse, in aanmerking komen voor de vacaturevoorziening.

• 3.5.

  Tot pre-interne vacaturevoorziening wordt tevens de kandidaat toegelaten die op basis van een inleenovereenkomst de vacante functie vervult en waarvan, na een daartoe ingesteld onderzoek is vastgesteld dat deze als enige voor benoeming in aanmerking komt.

• 3.6.

  Het onderzoek als bedoeld in de vorige leden van dit artikel wordt geïnitieerd door de afdeling P&O in nauwe samenwerking met de betrokken sectorhoofden/afdelingshoofden.

• 3.7.

  Door het sectorhoofd/afdelingshoofd binnen wiens sector/afdeling de vacature is ontstaan en P&O, wordt met de potentiële kandidaten een oriënterend gesprek gevoerd.

• 3.8.

  De uitkomsten van deze gesprekken worden teruggekoppeld naar de portefeuillehouder en de gemeentesecretaris.

• 3.9.

  De in principe benoembare kandidaten worden vervolgens uitgenodigd voor een gesprek met de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder (voorzover deze daar prijs op stelt) en het sectorhoofd/afdelingshoofd.

• 3.10 .

  Aansluitend voeren de kandidaten een gesprek met betrokken medewerk(st)ers van de eenheid, alsmede een gesprek met een medewerker van P&O ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden.

• 3.11.

  Zodra er over een "overplaatsing" in principe overeenstemming is bereikt, wordt een benoemingsvoorstel gericht aan het college van burgemeester en wethouders. In dit voorstel wordt de keuze gemotiveerd en worden alle consequenties voor de organisatie nauwkeurig uitgewerkt.

• 3.12

  Het bepaalde in de artikelen 6.6 tot en met 6. 17 is op fase 1 van overeenkomstige toepassing.

Interne vacaturevoorziening (fase 2)

• 3.13

  Indien de vacature niet op basis van de pre-interne vacaturevoorziening kan worden ingevuld, worden eventuele andere interne kandidaten in de gelegenheid gesteld te solliciteren.

• 3.14.

  Tot interne kandidaten worden gerekend:

  • -

    alle medewerk(st)ers met een tijdelijke of vaste ambtelijke aanstelling bij de bestuursdienst

  • -

    alle medewerk(st)ers met een tijdelijke of vaste ambtelijke aanstelling bij het openbaar basisonderwijs in de gemeente Leek

  • -

    alle medewerk(st)ers met een tijdelijke of vaste aanstelling bij de vrijwillige brandweer van de gemeente Leek

  • -

    tijdelijke krachten in het kader van het Jeugdwerk Garantieplan, de Banenpool of andere werkverruimende maatregelen

  • -

    uitzendkrachten en ander ingehuurd personeel, voorzover zij, op het moment van de vacaturemelding een dienstverhouding hebben van minimaal twee maanden.

• 3.15.

  Gelijktijdig met de interne verspreiding van de advertentietekst worden externe kandidaten, aangedragen door de Stichting Bestuurspersoneelsdienst BANN, het Regionaal Bureau voor de Arbeidsvoorziening (RBA), alsmede kandidaten afkomstig van een aantal instellingen waarmee daartoe afspraken zijn gemaakt, in de gelegenheid gesteld te solliciteren.

Externe vacaturevoorziening (fase 3)

• 3.16.

  Indien de vacature niet op basis van de interne vacaturevoorziening kan worden ingevuld, wordt overgegaan tot volledige externe werving.

• 3.17.

  Per vacature wordt een mediakeuze gemaakt.

4 Selectie (met betrekking tot fase 2 en 3)

• 4.1.

  Sollicitanten ontvangen zo spoedig mogelijk na ontvangst van de sollicitatiebrief een bevestiging van de afdeling P&O. In deze bevestiging wordt tevens het verloop van de procedure aangegeven.

• 4.2.

  Gedurende de procedure worden in ieder geval de volgende termijnen in acht genomen:

  • a.

    eerste gespreksronde, ongeveer drie weken na de sluitingsdatum;

  • b.

    afronding van de gehele procedure, ongeveer acht weken na de sluitingsdatum.

• 4.3.

  De primaire selectie op basis van de functie-eisen wordt uitgevoerd door de afdeling P&O. Daarbij wordt tevens aangegeven welke kandidaten behoren tot de groeperingen die deel uitmaken van het voorkeursbeleid.

• 4.4.

  Het desbetreffende sectorhoofd/afdelingshoofd selecteert in principe zes kandidaten voor een kennismakingsgesprek in de eerste ronde.

• 4.5.

  De definitieve selectie wordt door het sectorhoofd/afdelingshoofd in samenspraak met de afdeling P&O, bij de gemeentesecretaris beargumenteerd.

• 4.6.

  Bij de selectie wordt uitgegaan van de functie-eisen zoals die in de advertentie zijn opgenomen.

• 4.7.

  Gedurende de procedure worden er geen nieuwe functie-eisen toegevoegd.

• 4.8.

  Discriminatie in welke vorm dan ook, op grond van leeftijd, geslacht, bevolkingsgroep, ras, relationele voorkeur, burgerlijke staat, kostwinnerschap en politieke c.q. maatschappelijke levensovertuiging, mag op geen enkele wijze een rol spelen.

• 4.9.

  Bij gelijkwaardigheid van kandidaten wordt voorrang gegeven aan de groeperingen als bedoeld in lid 3.

5 Samenstelling en taak van de sollicitatiecommissies (met betrekking tot fase 2 en fase 3)

• 5.1.

  Ter vervulling van de vacante functie worden maximaal twee sollicitatieronden gehouden. Voor de tweede ronde komen in principe drie kandidaten in aanmerking.

• 5.2.

  De commissie in de eerste ronde bestaat uit de volgende personen:

  • -

    het hoofd van de sector/afdeling

  • -

    een P&O-functionaris

  • -

    een medewerk(st)er van de afdeling

• 5.3.

  Het hoofd van de sector/afdeling treedt op als gespreksleider.

• 5.4.

  De commissie in de tweede ronde bestaat uit de volgende personen:

  • -

    de portefeuillehouder

  • -

    de gemeentesecretaris

  • -

    het hoofd van de sector, dan wel het afdelingshoofd

6 Procedure en sollicitatiegesprekken (met betrekking tot fase 2 en 3)

• 6.1.

  De P&O-functionaris stelt, in overleg met de leden van de eerste sollicitatiecommissie, een datum vast voor de eerste gespreksronde.

• 6.2.

  De P&O-functionaris stelt een gespreksschema op en draagt er zorg voor dat alle commissieleden een afschrift ontvangen van de sollicitatiebrieven van de opgeroepen kandidaten, alsmede een exemplaar van de advertentietekst.

• 6.3.

  De sollicitanten worden door de afdeling P&O, zo mogelijk ten minste een week voor de datum van het gesprek, schriftelijk uitgenodigd.

• 6.4.

  De uitnodiging bevat in ieder geval informatie over:

  • a.

    datum, tijd en plaats van het gesprek;

  • b.

    namen en functies van degenen met wie het gesprek wordt gevoerd;

  • c.

    de te verwachten duur van het gesprek.

• 6.5.

  Bij het opstellen van het gespreksschema wordt rekening gehouden met het feit dat zoveel mogelijk vermeden dient te worden dat opgeroepen kandidaten met elkaar in contact treden.

• 6.6.

  Tijdens het gesprek wordt aan de sollicitant alle informatie verstrekt die nodig is om zich een zo volledig mogelijk beeld te vormen. Het gaat daarbij onder andere om het aantal (opgeroepen) kandidaten, de wijze waarop de vacature is ontstaan, informatie omtrent de organisatie en de functie en over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

• 6.7.

  De leden van de commissie stellen geen vragen over persoonlijke kenmerken van de sollicitant die niet in de functie-eisen zijn opgenomen, tenzij dergelijke kenmerken door de sollicitant in de sollicitatiebrief zijn opgenomen.

• 6.8.

  Aansluitend aan het sollicitatiegesprek wordt de kandidaat in de gelegenheid gesteld een bezoek te brengen aan de afdeling c.q. de organisatorische eenheid waar de desbetreffende functie vacant is.

• 6.9.

  Tijdens dit bezoek wordt door een medewerk(st)er, aangewezen door het sectorhoofd/afdelingshoofd, een korte uitleg gegeven over de taakstelling van de afdeling/eenheid.

• 6.10.

  Na afloop van de eerste gespreksronde selecteert de commissie drie kandidaten voor de tweede ronde.

• 6.11.

  De niet voor in aanmerking komende kandidaten ontvangen zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht van hun afwijzing.

• 6.12.

  De P&O-functionaris stelt in overleg met de leden van de tweede commissie een gespreksdatum vast.

• 6.13.

  Het bepaalde in de leden 2 tot en met 5, alsmede lid 7 van dit artikel is op de tweede commissie van overeenkomstige toepassing.

• 6.14.

  Na afloop van het gesprek met de tweede commissie worden door de P&O-functionaris met de kandidaat principeafspraken gemaakt over arbeidsvoorwaarden en rechtspositie.

• 6.15.

  Tevens vindt een gesprek plaats met de medewerk(st)ers van de afdeling/eenheid. Daarbij wordt van tevoren door het hoofd van de sector/afdeling een gespreksleider aangewezen.

• 6.16.

  Dit gesprek heeft een informeel karakter en is bedoeld om zowel de kandidaat als de medewerk(st)ers in de gelegenheid te stellen in te gaan op een mogelijke samenwerking in de toekomst.

• 6.17.

  Tijdens dit gesprek wordt door de medewerk(st)ers geen onderzoek gedaan naar de vakinhoudelijke geschiktheid van de kandidaat. Het bepaalde in artikel 4.8 is onverkort van toepassing.

7 Nader onderzoek

• 7.1.

  Indien inlichtingen over de sollicitant worden gevraagd aan derden, gebeurt dit eerst na diens toestemming. De gevraagde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature. Er mag geen inbreuk worden gemaakt op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant.

• 7.2.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 7.1 wordt ten aanzien van sollicitanten, waaronder begrepen tijdelijke medewerk(st)ers, voor een functie bij Burgerzaken altijd een antecedentenonderzoek gehouden.

• 7.3.

  Een medisch onderzoek, voorzover dit gelet op de te vervullen functie is vereist, kan slechts plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een bedrijfsarts. Het onderzoek verloopt volgens de daartoe vastgestelde normen.

• 7.3.

  Een medisch onderzoek vindt plaats op kosten van de organisatie.

• 7.4.

  De datum waarop het onderzoek plaatsvindt wordt zoveel mogelijk in overleg met de kandidaat vastgesteld. De kandidaat neemt hiertoe persoonlijk contact op met de bedrijfsarts.

8 Eindselectie en beslissing (met betrekking tot fase 2 en 3)

• 8.1.

  De voordracht tot benoeming komt tot stand na overleg tussen (afgevaardigden van) de beide sollicitatiecommissies. De medewerk(st)ers van de desbetreffende afdeling/eenheid worden in de gelegenheid gesteld hun voorkeur uit te spreken.

• 8.2.

  Een voorstel aan het college van burgemeester en wethouders wordt opgesteld door de P&O-functionaris. Daarbij wordt tevens een voorstel gedaan met betrekking tot de inschaling en de datum van indiensttreding.

• 8.3.

  Het voorstel bevat tevens algemene informatie over de gevolgde procedure.

• 8.4.

  Nadat de beslissing tot stand is gekomen, ontvangt de benoemde kandidaat een benoemingsbrief. In deze brief worden de belangrijkste arbeidsvoorwaarden en voorwaarden tot benoeming opgenomen.

• 8.5.

  De kandidaten die na de tweede ronde zijn afgewezen, alsmede de kandidaten die niet voor een gesprek zijn uitgenodigd ontvangen, binnen de termijn als bedoeld in artikel 4.2 onder b, schriftelijk bericht.

9 Overige richtlijnen

• 9.1.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 8:4, onder d van de Algemene wet bestuursrecht heeft iedere sollicitant, binnen zes weken na afronding van de procedure, de mogelijkheid een klacht in te dienen bij het college van burgemeester en wethouders wanneer hij/zij onzorgvuldig is behandeld. De klacht heeft geen opschortende werking en geeft geen recht om alsnog benoemd te worden.

• 9.2.

  Het college van burgemeester en wethouders neemt naar aanleiding van de klacht eerst een beslissing nadat advies is uitgebracht door een bezwarencommissie als bedoeld in het volgende lid.

• 9.3.

  De bezwarencommissie bestaat uit drie leden en is als volgt samengesteld:

  • -

    een lid van het college dat niet betrokken is geweest bij de sollicitatieprocedure, anders dan het uiteindelijke aanstellingsbesluit;

  • -

    een lid van de raadscommissie Algemene en Bestuurlijke Zaken;

  • -

    een lid van de Ondernemingsraad voorzover deze niet betrokken is geweest bij de sollicitatieprocedure.

• 9.4.

  Een P&O-functionaris treedt op als adviseur en ambtelijk secretaris van de commissie. Deze functionaris heeft geen stemrecht.

• 9.5.

  De commissie brengt aan het college van burgemeester en wethouders schriftelijk advies uit op basis van een meerderheid van stemmen, binnen dertig dagen nadat alle betrokkenen zijn gehoord.

• 9.6.

  Het college van burgemeester en wethouders beslist binnen een maand na ontvangst van het advies en doet hiervan terstond mededeling aan de sollicitant die de klacht heeft ingediend.

• 9.7.

  De sollicitanten die voor een gesprek zijn opgeroepen hebben recht op een vergoeding van de gemaakte reiskosten, op basis van de kosten van het openbaar vervoer (2e klasse).

• 9.8.

  Sollicitatiebrieven alsmede overige door de kandidaten ter beschikking gestelde bescheiden worden, met uitzondering van de bescheiden van de benoemde kandidaat, een jaar na afloop van de procedure, door de afdeling IVA, vernietigd. Aan commissieleden uitgereikte afschriften van bescheiden worden, door P&O, onmiddellijk na de procedure vernietigd.

• 9.9.

  Gedurende de procedure wordt ervoor gewaakt dat de inhoud van de sollicitatiebescheiden ter kennis komt van personen die niet bij de procedure zijn betrokken.

10 Slotbepalingen

• 10.1.

  Deze procedureregeling is van toepassing op alle vacatures en treedt in werking op 1 januari 1997.

• 10.2.

  Voor vacatures van sectorhoofd wordt een ad hoc procedure vastgesteld.

• 10.3.

  Een afwijkende procedure als bedoeld in het vorige lid, mag geen afbreuk doen aan de rechten van de sollicitant zoals die in deze procedureregeling zijn vastgelegd.

• 10.4.

  Bij een procedure vastgesteld ter benoeming van een sectorhoofd wordt de Ondernemingsraad betrokken.