Reglement e-mail- en internetgebruik 2005

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• 1.

  WBP: Wet bescherming persoonsgegevens;

• 2.

  gemeente: de gemeente Leek;

• 3.

  CBP: College bescherming persoonsgegevens als bedoeld in artikel 52, WBP;

• 4.

  betrokkene: gebruiker van de elektronische communicatiemiddelen op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en die aan te merken is als:

  • a.

    medewerker in dienst van de gemeente

  • b.

    persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband;

• 5.

  e-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten;

• 6.

  internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde internetfaciliteiten;

• 7.

  elektronische communicatiemiddelen: e-mail- en/of internetfaciliteiten;

• 8.

  persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de WBP;

• 9.

  verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

• 10.

  bestand: elk, al dan niet geautomatiseerd, gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

• 11.

  verantwoordelijke: het college van B&W, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

• 12.

  onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit reglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1.

  Dit reglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit reglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.

• 2.

  Dit reglement geldt voor werknemers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of nietbetaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

Artikel 3 Doeleinden

De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

• a.

  het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• c.

  het beveiligen van het systeem en het netwerk.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer

• 1.

  Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

• 2.

  Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

• 3.

  Door de verantwoordelijke worden een of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen

• 1.

  Betrokkenen gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

• 2.

  Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenen is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit reglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

• 3.

  Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken, te gokken of te gamen. Evenmin is het betrokkenen toegestaan met behulp van de emailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

• 4.

  Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken of te gamen, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

• 5.

  Zonder voorafgaande toestemming van de systeembeheerder(s) is het betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten een elektronisch bericht aan alle of vrijwel alle betrokkenen van de gemeente tegelijkertijd te versturen.

• 6.

  Indien betrokkenen met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde en vijfde lid, van overeenkomstige toepassing.

• 7.

  Het is betrokkenen niet toegestaan financiële transacties te verrichten zoals aankoop of bestellen op 'internetwinkelsites', het verzenden of opvragen dan wel downloaden van videobanden, cd-, dvd- of audiobestanden of filmbanden en streaming van deze bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s).

• 8.

  Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

Artikel 6 Controle

• 1.

  Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.

  • a.

    Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt beperkt tot de verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke) en in mindere mate tot inhoudelijke gegevens (gebruikersidentificatie, toeganggegevens internet en dergelijke).

  • b.

    Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle steekproefsgewijs plaats.

  • c.

    Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma's vindt op geautomatiseerde wijze plaats.

• 2.

  Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens. Indien een betrokkene of een groep betrokkenen wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden.

• 3.

  Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats.

• 4.

  Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo veel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt.

• 5.

  Indien geconstateerd wordt dat een betrokkene dit reglement overtreedt, wordt de betrokkene zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door de gemeentesecretaris.

• 6.

  Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door OR-leden, GO-leden, bedrijfsartsen en andere betrokkenen met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het elektronische verkeer.

Artikel 7 Bewaring en verwijdering

• 1.

  Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het CBP, Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene, dan worden de gegevens verwijderd.

• 2.

  Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

Artikel 8 Personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt

De vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan:

• a.

  de gemeentesecretaris om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• c.

  degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

Artikel 9 Rechten van de betrokkene

• 1.

  Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt wordt een overzicht verschaft van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt.

• 2.

  De betrokkene kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens (zijnde geen brongegevens) te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

• 3.

  De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.

• 4.

  De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 10 Sancties

• 1.

  Overtreding van dit reglement kan voor werknemers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente.

• 2.

  Overtreding van dit reglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:

  • a.

    maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;

  • b.

    maatregelen die beëindiging van werkzaamheden behelzen.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist het college.

Artikel 12 Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie

• 1.

  Dit reglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle betrokkenen die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op 5 juli 2005.

• 3.

  Dit reglement wordt tweejaarlijks geëvalueerd door de verantwoordelijke en de Ondernemingsraad.

Artikel 13 Slotbepaling

Onverminderd het bepaalde in dit reglement zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden WBP van toepassing zijn.