Organisatie | Heemskerk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling gemeente Heemskerk 2012 |
Citeertitel | Organisatieregeling gemeente Heemskerk 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Organogram 2012 |
Deze regeling vervangt de Organisatieregeling gemeente Heemskerk 2006.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-12-2011 | 08-02-2019 | nieuwe regeling | 13-12-2011 De Kennemer, 28-12-2011 | BIVO/2011/29882 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Alle organisatieonderdelen en -eenheden die werkzaamheden verrichten ten behoeve van de gemeente Heemskerk onder (in)directe verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders.
Overlegorgaan, bestaande uit de secretaris/ algemeen directeur, de waarnemend secretaris / algemeen directeur, de concerncontroller en de bureauhoofden.
Secretaris/ algemeen directeur
De medewerker, namens burgemeester en wethouders benoemd door de secretaris, die is belast met onderzoek en advies op het gebied van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de ambtelijke organisatie.
Een als zodanig door burgemeester en wethouders aangewezen organisatorische eenheid.
Iedere organisatorische eenheid binnen een afdeling die als zodanig door de secretaris/algemeen directeur is aangewezen.
De medewerker, namens burgemeester en wethouders benoemd door de secretaris/algemeen directeur, die is belast met en verantwoordelijk is voor de algemene en dagelijkse leiding van een bureau.
De medewerker, namens burgemeester en wethouders benoemd door de secretaris/algemeen directeur, die is belast met de functionele leiding - zonder hiërarchische bevoegdheid - van een werkeenheid.
Degene, namens burgemeester en wethouders benoemd door het bureauhoofd, die is belast is met de uitvoering van een bepaald deel van de tot de gemeente behorende taken en verantwoordelijkheden.
De groep bureauhoofden, die is belast met de aansturing van de organisatorische eenheden die zich bezig houden met een primair proces dat leidt tot een extern product.
De groep bureauhoofden die is belast met de aansturing van de ondersteunende taken op het gebied van de bedrijfsvoering.
De bevoegdheid van leidinggevenden om te beslissen over alle facetten van de bedrijfsvoering binnen hun werkgebied, op basis van door het bestuur goedgekeurd strategisch beleid en binnen de centraal vastgestelde kaders (waaronder jaarplannen, budgetten en protocollen).
Het stelsel van organisatorische maatregelen, gericht op het tot stand brengen en in stand houden van een goede werking van de administratie.
Een opdracht aan de ambtelijke organisatie waarin wordt aangegeven wat het bestuur wil ten
4 DE AMBTELIJKE ORGANISATIE IN RELATIE TOT DE BESTUURSORGANEN
De secretaris/algemeen directeur draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris/ algemeen directeur, met inachtneming van het bepaalde in artikel 23, burgemeester en wethouders ten behoeve van de door het college te nemen besluiten.
Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in artikel 5 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de raad, burgemeester en wethouders en de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester.
De secretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat de leden van de raad en de griffier informatie wordt verstrekt over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover de leden van de raad en de griffier daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, per e-mail, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad en de griffier rekening wordt gehouden.
Tenzij de Algemene wet bestuursrecht of de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daar tegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en/of de ondertekening van stukken mandateren aan de secretaris/ algemeen directeur, de waarnemend secretaris/ algemeen directeur, een bureauhoofd, of met instemming van zijn leidinggevende aan een medewerker.
Het bepaalde in artikel 12 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.
4.3 Paragraaf 3: Uitvoerende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de ambtelijke organisatie
Burgemeester en wethouders stellen, na overleg met de secretaris/algemeen directeur en onverlet het budgetrecht van de raad zoals vastgelegd in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, voor een begrotingsjaar de richtlijnen vast waarbinnen het gemeentelijke middelenbeleid door de organisatorische eenheden, al of niet op basis van de artikelen 12, 13, 14 en 15 van deze regeling zal worden uitgevoerd.
De organisatorische eenheden die zich bezig houden met planning en control taken zijn in het bijzonder belast met de coördinatie en de evaluatie van het gemeentelijke middelenbeleid. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen over de voorbereiding van dit beleid, voor zover dit aan de organisatorische onderdelen is opgedragen, en de rapportage door de directeur en de betreffende de uitvoering daarvan.
Burgemeester en wethouders stellen vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de organisatorische onderdelen moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking worden daartoe nader bepaald.
Hoofdstuk 5 DE WERKWIJZE VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE
Ter bevordering van het functioneren van de ambtelijke organisatie, voeren de secretaris/algemeen directeur, de waarnemend directeur, de concerncontroller en de bureauhoofden regelmatig overleg in een Breed Management Overleg (BMO) over het beleid en de uitvoering van taken op het terrein van personeelsbeleid,informatiseringbeleid, organisatie, financiën, huisvesting en automatisering en de interne organisatie. Daarnaast vindt informatieoverdracht en informatie-uitwisseling plaats, worden operationele vraagstukken afgestemd en vindt voortgangscontrole plaats.
Ter bevordering van het functioneren van de ambtelijke organisatie, kan in opdracht van de secretaris/algemeen directeur een Strategisch Voorbereidend Overleg (SVO) op thema worden ingericht. Bureauhoofden nemen zitting in een SVO op basis van vakkennis en competentie. Op thematiek vindt overleg over de ambtelijke strategie plaats met de bedoeling deze te kunnen vertalen in beleid en uitvoering. Er kunnen meerdere SVO’s naast elkaar bestaan. Na de uitwerking van het thema, wordt het SVO ontbonden.
De voorzitter van het Breed Management Overleg stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementoverleg vast. Zaken voor agendering kunnen bij de voorzitter of de secretaris worden ingediend. De secretaris van het managementoverleg zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken tijdig voor de vergadering in het bezit zijn van de leden.
Voor zover hij dat in aanvulling op wat dat betreft in dit reglement is bepaald nodig acht, stelt de secretaris/algemeen directeur in het Breed Management Overleg procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
Ten aanzien van aangelegenheden waarin dat wenselijk wordt geacht, geven burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het maken van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming bestuursopdracht. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.
Onder toezicht van burgemeester en wethouders kan het Breed Management Overleg besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden raakt. Het beheer hiervan wordt opgedragen aan een projectleider.
Het organisatieonderdeel dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel, met als doelstelling tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.
5.3 Paragraaf 3: De hoofden van de organisatorische eenheden
De secretaris/ algemeen directeur is krachtens mandaat bevoegd de hoofden van de organisatorische eenheden te benoemen.
Met inachtneming van door burgemeester en wethouders gestelde regels, doet het hoofd van een organisatorische eenheid voorstellen aan de secretaris/algemeen directeur tot het treffen van maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn onderdeel opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, richt hij het voorstel aan burgemeester en wethouders.
7 DE DEELNEMING IN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN EN OVERIGE RECHTSPERSONEN
Bij raadsbesluit waarin wordt besloten een gemeenschappelijke regeling te treffen tot oprichting van, of deelneming in rechtspersonen als bedoeld in artikel 155 van de Gemeentewet, wordt bepaald welke organisatorische eenheden ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ondersteunende werkzaamheden verrichten. Voor deelneming in bestaande gemeenschappelijke regelingen en overige rechtspersonen geldt dezelfde werkwijze.
De vertegenwoordigers van het gemeentebestuur en de in artikel 2, lid 5 en 6 aangewezen organisatorische eenheden bevorderen voor zover mogelijk dat het beheer van de door het gemeentebestuur opgerichte rechtspersonen plaatsvindt alsof die rechtspersonen organisatorische eenheden zijn in de zin van dit reglement.
Zij, die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om, op nader door het orgaan dat de desbetreffende vertegenwoordiger heeft benoemd of aangewezen te bepalen wijze, regelmatig verslag uit te brengen over hun werkzaamheden in dat bestuur.
8 SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN
Periodiek, doch minimaal één maal in de vier jaar, brengt de secretaris/algemeen directeur aan burgemeester en wethouders rapport uit over het functioneren van het bij of krachtens deze regeling bepaalde. Vervolgens brengt hij zodanig rapport uit op ieder tijdstip waarop hij dat nodig acht. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft, bij voorbeeld ten gevolge van maatschappelijke ontwikkelingen of het door de raad vastgestelde beleid.
Voor zover dit nodig is kunnen door burgemeester en wethouders voor bepaalde aangewezen organisatorische onderdelen afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.
Voor zover uit deze regeling taken en verantwoordelijkheden voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling, berusten deze bij de medewerkers die voor dat tijdstip met overeenkomstige taken en verantwoordelijkheden waren belast, tenzij hiervoor in onderling overleg een andere regeling wordt getroffen.
Tot het tijdstip van inwerkingtreding van op grond van deze regeling te nemen nadere besluiten, blijven op de daarin nader te regelen aangelegenheden betrekking hebbende regels en instructies die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn vastgesteld, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.